Der vollständige Leitfaden zur Automatisierung des Mitarbeiteraufbaus

Undervon Sharvaani, Content-Marketing-Manager

Es ist der erste Tag an Ihrem neuen Arbeitsplatz. Nervöse Energie strömt durch Ihre Adern. Sie freuen sich darauf, neue Leute kennenzulernen, und Sie sind gespannt darauf, an die Arbeit zu gehen und Teil eines neuen Teams zu sein. Gleichzeitig freut sich Ihr Arbeitgeber genauso sehr darüber, Sie an Bord zu haben. Sie spüren die Begeisterung, eine wichtige Position besetzt zu haben, und sind wahrscheinlich begeistert, ein neues Teammitglied zu haben, das bereit ist, zu kurz- und langfristigen Herausforderungen beizutragen. Weder Sie noch Ihre neue Organisation möchten diese Erfahrung zu etwas anderem als großartig machen.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Wir alle haben das schon durchlebt. Die Energie und Begeisterung von beiden Seiten stellt eine einzigartige Gelegenheit dar, die Berufserfahrung und den Onboarding-Prozess der Mitarbeiter auf einer äußerst positiven Note zu beginnen. Ein automatisierte Mitarbeiter-Onboarding-Lösung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter nicht nur schneller produktiv sind, sondern während ihrer gesamten Beschäftigungsdauer auch eine hohe Moral und viel Energie haben.

Was sollte der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess beinhalten?

Als neuer Mitarbeiter hier bei Jitterbit kann ich das persönlich nachvollziehen. An meinem ersten Tag vor zwei Monaten, als ich meinen neuen Computer zum ersten Mal einschaltete, war ich sofort gespannt, was als Nächstes passieren würde. Wie wird das Onboarding-Erlebnis für Mitarbeiter bei Jitterbit sein? Ich war gespannt darauf, die Schritte des Onboarding-Prozesses zu absolvieren:

• Lerne meinen neuen Chef kennen. Was wären seine Erwartungen an meine ersten Monate im Unternehmen? Welche Art von Persönlichkeit hätte er? Was für ein Kommunikationsstil wäre typisch für ihn?
• Lernen Sie meine Kollegen kennen. Mit wem werde ich in absehbarer Zukunft zusammenarbeiten? Welche Persönlichkeiten haben sie? Gibt es ein oder zwei Personen im Besonderen, denen ich nahestehen würde?
• Kritische Assets und Systemzugang erhalten. Ich hatte meinen Laptop bereits, aber welche weiteren Ressourcen/Mittel würde ich benötigen, um erfolgreich zu sein? Wie würde ich meine Schlüssel für das lokale Büro erhalten? Würde mir rechtzeitig Zugriff auf unsere Unternehmensnachrichten, E-Mail- und Dateiverzeichnisse gewährt werden, die für die Ausübung meiner Arbeit erforderlich sind?
• Für Leistungen anmelden. Als Vollzeitbeschäftigter habe ich Anspruch auf bestimmte Leistungen. Krankenversicherung, Zahnbehandlung und andere Faktoren sind ein wichtiger Teil meiner Arbeit und ihrer Auswirkungen auf mein Privatleben.
• Stellen Sie eine pünktliche und korrekte Vergütung sicher. Als Content-Marketing-Manager ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle beschäftigungsbezogenen Ausgaben, die ich haben könnte, ordnungsgemäß verwaltet werden.

Glücklicherweise verlief mein Einarbeitungsprozess dank der effizienten Arbeitsweise und Erfahrung der Personalabteilung (HR) reibungslos und zeitnah. Angesichts der üblichen Herausforderungen bei der Mitarbeitereinarbeitung schätze ich mich glücklich. Das Onboarding oder Offboarding eines Mitarbeiters ist eine Kombination aus vielen verschiedenen sich überschneidenden Prozessen. Die Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter umfasst die Einrichtung neuer Mitarbeiter in HR-Informationssystemen (HRIS), Spesenmanagementsystemen, Gehaltsabrechnungssystemen und Systemen zur Leistungsverwaltung.

Für jeden neuen oder ausscheidenden Mitarbeiter müssen viele Personalabteilungen, denen die Fähigkeit zur Datenintegration fehlt, dieselben Prozesse immer wieder manuell durchführen – was einfach das Fehlerpotential erhöht und zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter sowie höherer Fluktuation führen kann.

Was ist Onboarding-Automatisierung?

Onboarding-Automatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologie und die Integration verschiedener HR-Systeme zur Rationalisierung des Onboarding-Prozesses von Mitarbeitern.

Leider sind die meisten HR-Daten in mehreren Führungssystemen gespeichert. Wenn beispielsweise Kandidatendaten während des Onboarding-Prozesses nicht richtig mit Gehaltsabrechnungs-, Spesen- und Anlagenverwaltungssystemen verknüpft werden, kann dies die Produktivität beeinträchtigen und der Moral schaden.

Infolgedessen greifen viele Personalverantwortliche auf Low-Code-Entwicklungsplattformen zurück, um den Informationsaustausch zwischen separaten Systemen für das Onboarding von Mitarbeitern zu beschleunigen. Dabei nutzen sie automatisierte Onboarding-Prozesse, um einen Großteil der schweren, manuellen Arbeit zu beseitigen, die für viele Personalabteilungen ein großes Ärgernis war.

Herausforderungen bei manuellen Onboarding-Prozessen

1. Endloser Papierkram

Viele Unternehmen verlassen sich auf einen Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter, der einen papierbasierten Ansatz für Fragebögen für Neueinstellungen beinhaltet, bei dem Dokumente per E-Mail an den neuen Mitarbeiter gesendet, ausgefüllt und dann per Fax oder E-Mail an das Unternehmen zurückgeschickt werden. Leider ist die Personalabteilung gezwungen, alle Details der Neueinstellung manuell in das HRIS einzugeben. Man muss zustimmen, dass ein solches Onboarding-System gelinde gesagt umständlich ist. Produktivität, Geschwindigkeit und Genauigkeit können jedoch stark darunter leiden, wenn diese Daten in mehr als ein System eingegeben werden müssen.

2. Abteilungsübergreifende Inkonsistenzen

Das Onboarding oder Offboarding wird zwar oft zentral von der Personalabteilung koordiniert, bindet aber auch viele andere Abteilungen ein, wie etwa IT-Support, Sicherheit, Betrieb, Facility Management, Finanzwesen und manchmal auch andere Geschäftsbereiche. Dies setzt HR-Manager unter Druck, als Projektmanager zu agieren und beispielsweise zu koordinieren, dass die Beschaffung funktionsfähiger, mit dem Büro-WLAN synchronisierter Computer, ein Ausweis und andere Arbeitsmittel bis zum ersten Tag des neuen Mitarbeiters bereitstehen. Jede Art von Fehlkommunikation zwischen den Abteilungen kann den Onboarding-Prozess verzögern und die Motivation des Mitarbeiters mindern, da er sich fragt, warum das Unternehmen am ersten Tag nicht auf ihn vorbereitet war. Das Gebot der Stunde ist daher die Automatisierung des Onboardings.

Vorteile der Automatisierung des Onboarding-Prozesses

1. Verbesserte Effizienz und Zeitersparnis

Automatisierung eliminiert manuelle, repetitive Aufgaben wie die Bereitstellung von Assets oder die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, sodass sich HR-Teams auf strategische Initiativen konzentrieren können. Beispielsweise stellt die Automatisierung der Bereitstellung und Entziehung von Assets sicher, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an mit den benötigten Tools ausgestattet sind.

2. Verbesserte Bewerbererfahrungen

Ein reibungsloser Onboarding-Prozess, der bei der Rekrutierung von Kandidaten beginnt und sich bis zur Finalisierung der Einstellungsentscheidungen erstreckt, sorgt für einen positiven Eindruck bei neuen Mitarbeitern. Automatisierung trägt dazu bei, Verzögerungen zu reduzieren und sorgt für ein nahtloses Erlebnis.

3. Genaue und regelkonforme Prozesse

Aufgaben wie die Bereitstellung von Leistungsansprüchen für Neueinstellungen, die Auszahlung von Gehaltsprovisionen und die Szenarioplanung werden mit Präzision ausgeführt, wodurch Fehler reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt wird.

4. Verbesserte Dateneinblicke

Automatisierung ermöglicht die Erstellung von Dashboards für Mitarbeitervorfälle, die wertvolle Einblicke in die Leistung, die Einhaltung von Vorschriften und das Engagement der Mitarbeiter bieten und der Personalabteilung helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

5. Skalierbare und konsistente Prozesse

Ob es sich um die Einarbeitung eines einzelnen Mitarbeiters oder einer großen Gruppe handelt – Automatisierung gewährleistet einen standardisierten, skalierbaren Prozess, der die Konsistenz über Abteilungen und Standorte hinweg aufrechterhält.

6. Reibungsloses Offboarding

Die Automatisierung geht über das Onboarding hinaus und umfasst auch das Offboarding und die Kündigung, wodurch Übergänge reibungsloser gestaltet und gleichzeitig die Compliance sichergestellt, Vermögenswerte zurückgewonnen und sensible Daten geschützt werden.

Onboarding-Automatisierung: Ein Praxisbeispiel

Ultradent, ein globales Dentalhandels- und -herstellungsunternehmen, ist eine Organisation, die diesen Bedarf an Mitarbeiterautomatisierung erkannte und beschloss, etwas dagegen zu tun. Zu den Kunden gehören Zahnärzte, Praxisgemeinschaften, Regierungsbehörden und Universitäten, die über 1.400 Mitarbeiter an 7 globalen Standorten beschäftigen.

Ineffizienzen im Onboarding-Prozess von Ultradent

Bevor sich Ultradent mit seinen HR-bezogenen Datenverwaltungsprozessen befasste, gab es mehrere Herausforderungen. Dazu gehörten:

• Verzögerte Zeit bis zur Produktivität. Manuelle, HR-abhängige Arbeitsabläufe verlangsamten das Onboarding, verursachten Engpässe und schufen Sicherheitslücken sowie Compliance-Risiken.
• Mangel an Integrationstechnologie. Disjunkte Tools und manuelle Dateneingabe führten zu Verzögerungen und Fehlern.
• Hohe Lizenzkosten. Hohe Lizenzkosten aufgrund von Verzögerungen bei den Offboarding-Prozessen von Kunden führen zu einer hohen Mitarbeiterunzufriedenheit und einer schlechten Wahrnehmung des Unternehmens bei den Mitarbeitern.

Wie Ultradent das Onboarding durch HR-Automatisierung optimierte

Ultradent setzte auf Jitterbit HR-Automatisierungslösung. Es war dadurch in der Lage, seine Onboarding-Workflow, was die Integration der folgenden Prozesse beinhaltete:

1. Rekrutierung von Kandidaten
2. Abschluss von Einstellungsentscheidungen
3. Bereitstellung und Entzug von Assets
4. Bereitstellung von Immatrikulationsvorteilen
5. Erweiterung der Gehaltsabrechnungsprovisionen
6. Erstellung von Dashboards für Mitarbeitervorfälle
7. Erstellen von Schulungszertifikaten
8. Verwaltung ihrer Reise- und sonstigen Ausgaben
9. Szenarioplanung
10. Offboarding und Kündigung

“Wir wollten ein nahtloses Onboarding-Erlebnis schaffen und uns von einem zeitaufwendigen Prozess verabschieden, der mehrere Abteilungen, Systeme und personelle Abhängigkeiten umfasste”, sagte Jason Namoc, Integration Engineer bei Ultradent. “Wir waren schon immer an der technologischen Speerspitze, und deshalb haben wir uns für Jitterbit entschieden. Das Ergebnis ist eine nahtlose Erfahrung, die die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter verkürzt und ihre Zufriedenheit gesteigert hat”, fügte er hinzu.

All diese ansonsten umständlichen Schritte des Onboarding-Prozesses wurden in die HR-Automatisierungslösung von Jitterbit integriert. Die Daten der neuen Mitarbeiter wurden an einem einzigen Entstehungspunkt erfasst, auf den alle Schlüsselsysteme zugreifen konnten, was zu einer automatischen Bereitstellung von Assets in allen Anwendungen führte.

Infolgedessen gab es eine geringere Abhängigkeit von Menschen (wodurch der Spielraum für menschliches Versagen verringert wurde), wodurch Sicherheitslücken und Compliance-Probleme beseitigt wurden. Insgesamt verkürzte sich die Einarbeitungszeit, was die Mitarbeiter glücklicher und zufriedener machte.

Automatisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess mit Jitterbit

Als Marktführer im Magic Quadrant von Gartner für Enterprise Integration Platform as a Service für 10 aufeinanderfolgende Jahre, Jitterbit verfügt über die technische Fähigkeit, komplexe Systeme von HRM zu verknüpfen, Spesenmanagement, Leistungsmanagement und mehr, mit spezialisierten Anwendungen für Mitarbeiterbelohnungen oder Wellness, die lokal (on-premises) oder in der Cloud ausgeführt werden.

Jitterbit hilft Unternehmen dabei, Anwendungen, Tools für das Onboarding von Mitarbeitern, Datensilos und verteilte Systeme zu automatisieren und zu integrieren. Jitterbits Vorlagen bieten beispielsweise einzelne, vorgefertigte Integrationen, die Daten schnell in eine Richtung zwischen ähnlichen Objekten über zwei Anwendungen oder Systeme hinweg verschieben. Wenn es um die Verwaltung von Onboarding und Offboarding im Personalwesen geht, umfassen die Vorlagen von Jitterbit:

• Workday <<>> ServiceNow – Einarbeitung und Austritt von Mitarbeitern. Diese Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter richtet sich sowohl an Nutzer von Workday als auch an ServiceNow-Anwender. Es handelt sich um eine vorgefertigte Lösung zur Integration von Workday Human Capital Management (HCM) in ServiceNow ITSM. Die Prozessvorlage „Workday to ServiceNow“ bietet eine einheitliche Oberfläche für die Einarbeitungsprozesse neuer Mitarbeiter, einschließlich IT-, Facility- und Sicherheitsanfragen zur Bereitstellung von Mitarbeiter-Laptops, Ausweisen, Schreibtischplätzen usw.
• Workday <<>> Salesforce Einarbeitung und Austritt von Mitarbeitern. Diese Vorlage richtet sich sowohl an Nutzer von Workday als auch von Salesforce. Es handelt sich um eine vorgefertigte Lösung zur Integration von Workday Human Capital Management (HCM) in Salesforce Sales Cloud. Die Prozessvorlage „Workday zu Salesforce“ bietet eine einheitliche Benutzererfahrung für gängige Onboarding- und Offboarding-Prozesse von Mitarbeitern.
• Workday <<>> Oracle NetSuite – Einarbeitung und Austritt von Mitarbeitern. Diese Vorlage ist eine vorgefertigte Lösung für die Integration von Workday Human Capital Management (HCM) in NetSuite ERP. Die Prozessvorlage „Workday to NetSuite“ bietet eine einheitliche Benutzererfahrung für gängige Prozesse bei der Einarbeitung und dem Ausscheiden von Mitarbeitern.

Mit einem leistungsstarken und benutzerfreundlichen Cloud-API-Integrationsplattform, ermöglicht es Jitterbit Personalleitern und anderen Beteiligten, sich mit jeder beliebigen Anwendung vor Ort oder in der Cloud zu verbinden, wodurch sie den ROI steigern, die Kundenzufriedenheit erhöhen und die Serivceorchestrierung sowie das Management optimieren können, was ihnen einen Vorteil in einem extrem wettbewerbsintensiven Markt verschafft.

Erleben Sie die Vorteile selbst –Vereinbaren Sie eine Demo mit einem Experten für HR-Automatisierung, um loszulegen!