Der vollständige Leitfaden zur Automatisierung des Mitarbeiter-Onboardings

Von Sharvaani, Content Marketing-Manager

Es ist der erste Tag in Ihrem neuen Job. Durch deine Adern fließt nervöse Energie. Sie freuen sich darauf, neue Leute kennenzulernen, und Sie freuen sich darauf, zur Arbeit zu gehen und Teil eines neuen Teams zu sein. Gleichzeitig freut sich Ihr Arbeitgeber genauso, Sie an Bord zu haben. Sie spüren die Aufregung, eine kritische Position zu besetzen, und sind wahrscheinlich begeistert, ein neues Teammitglied zu haben, das bereit ist, zu kurz- und langfristigen Herausforderungen beizutragen. Weder Sie noch Ihre neue Organisation möchten diese Erfahrung zu etwas weniger als Erstaunlichem machen.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Wir alle haben das schon erlebt. Die Energie und Begeisterung auf beiden Seiten stellt eine einmalige Gelegenheit dar, das Arbeitserlebnis und den Onboarding-Prozess der Mitarbeiter auf eine äußerst positive Weise zu beginnen. Ein Lösung zur automatisierten Einarbeitung von Mitarbeitern trägt dazu bei, dass neue Mitarbeiter nicht nur schneller produktiv sind, sondern auch während der gesamten Dauer ihrer Beschäftigung über eine hohe Moral und viel Energie verfügen.

Was sollte der Onboardingprozess für Mitarbeiter beinhalten?

Als neuer Mitarbeiter hier bei Jitterbit kann ich mich persönlich identifizieren. Am ersten Tag vor zwei Monaten, als ich meinen neuen Computer zum ersten Mal einschaltete, war ich sofort gespannt, was als nächstes passieren würde. Wie wird die Onboarding-Erfahrung für Mitarbeiter bei Jitterbit aussehen? Ich war begeistert, die Schritte des Onboarding-Prozesses abzuschließen:

• Lernen Sie meinen neuen Manager kennen. Welche Erwartungen hätte er an meine ersten Monate im Unternehmen? Welche Persönlichkeit hätte er? Welche Art von Kommunikator wäre er?
• Lernen Sie meine Kollegen kennen. Mit wem würde ich auf absehbare Zeit zusammenarbeiten? Was für Persönlichkeiten haben sie? Gibt es eine oder zwei Personen, denen ich besonders nahe stehen würde?
• Erhalten Sie wichtige Assets und Systemzugriff. Ich hatte bereits einen Laptop, aber welche anderen Ressourcen brauchte ich, um erfolgreich zu sein? Wie würde ich meine Schlüssel zum örtlichen Büro erhalten? Bekäme ich rechtzeitig Zugriff auf unsere Unternehmensnachrichten, E-Mails und Dateiverzeichnisse, die ich für meine Arbeit brauche?
• Melden Sie sich für Leistungen an. Als Vollzeitbeschäftigter habe ich Anspruch auf bestimmte Leistungen. Medizinische, zahnmedizinische und andere Überlegungen sind ein wichtiger Teil meiner Arbeit und wirken sich auf mein Privatleben aus.
• Stellen Sie eine rechtzeitige und genaue Entschädigung sicher. Als Content-Marketing-Manager ist es wichtig, die ordnungsgemäße Verwaltung aller beschäftigungsbezogenen Ausgaben sicherzustellen, die mir möglicherweise entstehen.

Glücklicherweise verlief mein Onboarding-Prozess dank der effizienten Arbeitsmoral und Erfahrung von Human Resources (HR) nahtlos und zeitnah. Angesichts der üblichen Herausforderungen beim Mitarbeiter-Onboarding schätze ich mich glücklich. Das Onboarding oder Offboarding eines Mitarbeiters ist eine Kombination aus vielen verschiedenen sich überschneidenden Prozessen. Die neue Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste umfasst die Einrichtung neuer Mitarbeiter in Personalinformationssystemen (HRIS), Spesenverwaltungssystemen, Lohnverwaltungssystemen und Leistungsverwaltungssystemen.

Für jeden neuen Mitarbeiter, der einem Unternehmen beitritt oder es verlässt, müssen viele Personalabteilungen, die nicht in der Lage sind, Daten zu integrieren, dieselben Prozesse immer wieder manuell durchführen – was die Fehlermöglichkeiten erhöht und zu Unzufriedenheit und höherer Fluktuation bei den Mitarbeitern führen kann.

Was ist Onboarding-Automatisierung?

Unter Onboarding-Automatisierung versteht man den Einsatz von Technologie und die Integration verschiedener HR-Systeme, um den Onboarding-Prozess von Mitarbeitern zu optimieren.

Leider werden die meisten HR-Daten in mehreren Datensystemen gespeichert. Wenn beispielsweise Bewerberdaten während des Onboarding-Prozesses nicht richtig mit Gehaltsabrechnungs-, Spesen- und Vermögensverwaltungssystemen verknüpft werden, kann dies die Produktivität beeinträchtigen und die Arbeitsmoral schädigen.

Infolgedessen wenden sich viele Personalmanager Low-Code-Entwicklungsplattformen zu, um den Informationsaustausch zwischen diskreten Onboarding-Systemen für Mitarbeiter zu beschleunigen, und verwenden automatisierte Onboarding-Prozesse, um einen Großteil der harten, manuellen Arbeit zu beseitigen, die der Fluch vieler Personalabteilungen war .

Herausforderungen bei manuellen Onboarding-Prozessen

1. Nie endender Papierkram

Viele Unternehmen verlassen sich auf einen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter, der einen papierbasierten Ansatz für Fragebögen für neue Mitarbeiter umfasst, wobei die Dokumente per E-Mail an den neuen Mitarbeiter gesendet, ausgefüllt und dann per Fax oder E-Mail an das Unternehmen zurückgesendet werden. Leider muss die Personalabteilung alle Details des neuen Mitarbeiters manuell in das HRIS eingeben. Zugegeben, ein solches Onboarding-System ist gelinde gesagt mühsam. Produktivität, Geschwindigkeit und Genauigkeit können jedoch erheblich beeinträchtigt werden, wenn diese Daten in mehr als ein System eingegeben werden müssen.

2. Inkonsistenzen zwischen den Abteilungen

Onboarding oder Offboarding können zentral von der Personalabteilung koordiniert werden, aber auch viele andere Abteilungen wie IT-Support, Sicherheit, Betrieb, Einrichtungen, Finanzen und manchmal andere Geschäftsbereiche einbeziehen. Dies setzt die HR-Manager unter Druck, als Projektmanager zu fungieren und beispielsweise die Beschaffung von funktionsfähigen Computern zu koordinieren, die mit dem Büro-WLAN synchronisiert sind, eine ID-Karte und andere Vermögenswerte sollten alle bis zum ersten Tag der Neueinstellung fertig sein. Jede Art von Missverständnissen zwischen Abteilungen kann den Onboarding-Prozess verzögern und die Arbeitsmoral eines Mitarbeiters mindern, da er sich fragt, warum die Organisation nicht am ersten Tag für ihn bereit war. Das Gebot der Stunde ist dann das Onboarding der Automatisierung.

Vorteile der Onboarding-Prozessautomatisierung

1. Verbesserte Effizienz und Zeitersparnis

Durch die Automatisierung entfallen manuelle, sich wiederholende Aufgaben wie die Bereitstellung von Vermögenswerten oder die Einrichtung der Gehaltsabrechnung, sodass sich HR-Teams auf strategische Initiativen konzentrieren können. Durch die Automatisierung der Bereitstellung und Aufhebung der Bereitstellung von Vermögenswerten wird beispielsweise sichergestellt, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an mit den Tools ausgestattet sind, die sie benötigen.

2. Verbesserte Kandidatenerfahrungen

Ein reibungsloser Onboarding-Prozess, der mit der Rekrutierung von Kandidaten beginnt und bis zur endgültigen Einstellungsentscheidung reicht, hinterlässt bei neuen Mitarbeitern einen positiven Eindruck. Automatisierung trägt dazu bei, Verzögerungen zu reduzieren und sorgt für ein nahtloses Erlebnis.

3. Präzise und konforme Prozesse

Aufgaben wie die Bereitstellung von Mitgliedsbeiträgen, die Erhöhung der Lohn- und Gehaltsprovisionen und die Szenarioplanung werden präzise ausgeführt, wodurch Fehler reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt wird.

4. Verbesserte Dateneinblicke

Durch die Automatisierung können Dashboards zu Mitarbeitervorfällen erstellt werden. Diese bieten wertvolle Einblicke in die Leistung, Compliance und das Engagement der Mitarbeiter und helfen der Personalabteilung, fundierte Entscheidungen zu treffen.

5. Skalierbare und konsistente Prozesse

Unabhängig davon, ob es sich um die Einarbeitung eines einzelnen Mitarbeiters oder einer großen Gruppe handelt, sorgt die Automatisierung für einen standardisierten, skalierbaren Prozess, der die Konsistenz über Abteilungen und Standorte hinweg gewährleistet.

6. Nahtloses Offboarding

Die Automatisierung geht über das Onboarding hinaus und umfasst auch das Offboarding und die Kündigung. Sie sorgt für reibungslosere Übergänge und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften, die Wiederherstellung von Vermögenswerten und den Schutz vertraulicher Daten.

Onboarding-Automatisierung: Beispiel aus der Praxis

Ultradent, ein weltweit tätiges Unternehmen für Dentalbedarf und -herstellung, hat diesen Bedarf an Mitarbeiterautomatisierung erkannt und beschlossen, etwas dagegen zu unternehmen. Zu seinen Kunden zählen Zahnärzte, Gemeinschaftspraxen, Behörden und Universitäten, die über 1,400 Mitarbeiter an sieben Standorten weltweit beschäftigen.

Ineffizienzen im Onboarding-Prozess von Ultradent

Bevor Ultradent seine HR-bezogenen Datenmanagementprozesse in Angriff nahm, stand das Unternehmen vor mehreren Herausforderungen. Dazu gehörten:

• Verzögerte Zeit bis zur Produktivität. Manuelle, von der Personalabteilung abhängige Arbeitsabläufe verlangsamten das Onboarding, führten zu Engpässen und schufen Sicherheitslücken und Compliance-Risiken.
• Fehlende Integrationstechnologie. Nicht verbundene Tools und manuelle Dateneingabe verursachten Verzögerungen und Fehler.
• Hohe Lizenzkosten. Hohe Lizenzkosten aufgrund von Verzögerungen bei Offboarding-Prozessen von Kunden führen zu hoher Unzufriedenheit der Mitarbeiter und einer schlechten Wahrnehmung des Unternehmens bei den Mitarbeitern.

Wie Ultradent das Onboarding mit HR-Automatisierung optimierte

Ultradent hat sich Jitterbits angenommen HR-Automatisierungslösung. Dadurch konnte das Unternehmen seine Onboarding-Workflow, dazu gehörte die Integration der folgenden Prozesse:

1. Kandidaten rekrutieren
2. Abschluss von Einstellungsentscheidungen
3. Assets bereitstellen und Bereitstellung aufheben
4. Bereitstellung von Einschreibevorteilen
5. Verlängerung der Gehaltsabrechnung
6. Erstellen von Dashboards für Mitarbeitervorfälle
7. Ausbildungsnachweise erstellen
8. Verwaltung ihrer Reise- und sonstigen Ausgaben
9. Szenarioplanung
10. Offboarding und Kündigung

„Wir wollten ein nahtloses Onboarding-Erlebnis schaffen und uns von einem zeitaufwändigen Prozess entfernen, der mehrere Abteilungen, Systeme und Personalabhängigkeiten umfasste“, sagte Jason Namoc, Integration Engineer bei Ultradent. „Wir waren immer an der Spitze der Technologie und deshalb haben wir uns mit Jitterbit zusammengetan. Das Ergebnis ist eine nahtlose Erfahrung, die die Time-to-Productivity der Mitarbeiter beschleunigt und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht“, fügte er hinzu.

Alle diese sonst umständlichen Schritte des Onboarding-Prozesses wurden in die HR-Automatisierungslösung von Jitterbit integriert. Die Daten neuer Mitarbeiter wurden an einem einzigen Erstellungspunkt erfasst, der von allen wichtigen Systemen aus zugänglich war, was zu einer automatischen Bereitstellung von Ressourcen über alle Anwendungen hinweg führte.

Folglich gab es eine geringere Abhängigkeit von Menschen (wodurch der Spielraum für menschliche Fehler verringert wurde), wodurch Sicherheitslücken und Compliance-Probleme beseitigt wurden. Insgesamt wurde die Zeit bis zur Produktivität verkürzt, wodurch die Mitarbeiter glücklicher und zufriedener wurden.

Automatisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess mit Jitterbit

Als führender Anbieter im Gartner Magic Quadrant für Enterprise Integration Platform as a Service für 10 Jahre in Folge, Jitterbit hat die technische Fähigkeit, komplexe Systeme zu verbinden, von HRM, Kostenmanagement, Leistungsverwaltung und mehr, mit speziellen Anwendungen für Mitarbeiterprämien oder Wohlbefinden, die vor Ort oder in der Cloud ausgeführt werden.

Jitterbit unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung und Integration von Anwendungen, Onboarding-Tools für Mitarbeiter, Datensilos und verteilten Systemen. Die Vorlagen von Jitterbit bieten beispielsweise einzelne, vorgefertigte Integrationen, die Daten schnell in eine Richtung zwischen ähnlichen Objekten über zwei Anwendungen oder Systeme hinweg verschieben. Wenn es um das Onboarding- und Offboarding-Management innerhalb der Personalabteilung geht, umfassen die Vorlagen von Jitterbit:

• Workday << >> ServiceNow Mitarbeiter-Onboarding Offboarding. Diese neue Onboarding-Vorlage für Mitarbeiter ist für Benutzer von beiden konzipiert Workday und ServiceNow. Es ist eine vorgefertigte Lösung für die Integration Workday Human Capital Management (HCM) an ServiceNow ITSM. Der Workday zu ServiceNow Die Prozessvorlage bietet ein einheitliches Erlebnis für die Onboarding-Prozesse von Mitarbeitern, um den Mitarbeiter zu aktivieren, einschließlich IT, Einrichtungen und Sicherheitsanfragen, um den Laptop, den Ausweis, den Arbeitsplatz usw. des Mitarbeiters auszustellen.
• Workday << >> Salesforce Mitarbeiter-Onboarding Offboarding. Diese Vorlage ist für Benutzer von beiden konzipiert Workday und Salesforce. Es ist eine vorgefertigte Lösung für die Integration Workday Human Capital Management (HCM) an Salesforce Sales-Cloud. Der Workday zu Salesforce Die Prozessvorlage bietet eine einheitliche Erfahrung für gängige Onboarding- und Offboarding-Prozesse von Mitarbeitern.
• Workday <<>> Onboarding von Oracle NetSuite-Mitarbeitern Offboarding. Diese Vorlage ist eine vorgefertigte Lösung für die Integration Workday Human Capital Management (HCM) zu NetSuite ERP. Der Workday to NetSuite Process Template bietet ein einheitliches Erlebnis für gängige Onboarding- und Offboarding-Prozesse von Mitarbeitern.

Mit einem leistungsstarken und einfach zu bedienenden Cloud-API-IntegrationsplattformJitterbit ermöglicht es Personalmanagern und anderen Beteiligten, eine Verbindung zu beliebigen lokalen oder Cloud-Anwendungen herzustellen. So können sie den ROI steigern, die Kundenzufriedenheit erhöhen und die Servicebereitstellung und -verwaltung optimieren, was ihnen einen Wettbewerbsvorteil in einem äußerst wettbewerbsintensiven Markt verschafft.

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen –Planen Sie eine Demo mit einem HR-Automatisierungsexperten, um loszulegen!