Den kompletta guiden till automatiserad medarbetarpå onboarding

Av Sharvaani, Content Marketing Manager

Det är din första dag på ditt nya jobb. Du har nervös energi som flödar genom årorna. Du är spänd på att träffa nya människor, och du ser fram emot att börja arbeta och vara en del av ett nytt team. Samtidigt är din arbetsgivare minst lika entusiastiska över att ha dig ombord. De känner glädjen över att ha tillsatt en kritisk tjänst och är sannolikt överlyckliga över att ha en ny medarbetare redo att bidra till kortsiktiga och långsiktiga utmaningar. Varken du eller din nya organisation vill att den här upplevelsen ska bli något mindre än fantastisk.

Låter det bekant? Vi har alla varit med om det. Den energi och entusiasm, från båda håll, representerar en unik möjlighet att starta anställningsupplevelsen och introduktionen av anställda på en mycket positiv note. En automatiserad lösning för introduktion av nyanställda hjälper till att säkerställa att nyanställda inte bara blir produktiva snabbare, utan också har hög moral och hög energi under hela sin anställningstid.

Vad bör introduktionsprocessen för anställda inkludera?

Som nyanställd här på Jitterbit kan jag personligen relatera. På min första dag för två månader sedan, när jag slog på min nya dator för första gången, blev jag omedelbart spänd på att se vad som skulle hända härnäst. Hur skulle introduktionsprocessen för anställda på Jitterbit bli? Jag såg fram emot att slutföra stegen i introduktionsprocessen:

• Möt min nya chef. Vilka förväntningar skulle han ha på mina första månader på företaget? Vilken typ av personlighet skulle han ha? Vilken typ av kommunikatör skulle han vara?
• Träffa mina kollegor. Vem kommer jag att arbeta med den närmaste tiden? Vilken typ av personligheter har de? Finns det en eller två personer som jag kommer att stå särskilt nära?
• Ta emot kritiska tillgångar och systemåtkomst. Jag hade redan min bärbara dator, men vilka andra tillgångar skulle jag behöva för att lyckas? Hur skulle jag få mina nycklar till det lokala kontoret? Skulle jag få i tid tillgång till vår företagssammankoppling, e-post och filkataloger som är nödvändiga för att utföra mitt jobb?
• Registrera dig för förmåner. Som heltidsanställd har jag rätt till vissa förmåner. Sjukvård, tandvård och andra faktorer är en viktig del av mitt arbete och dess inverkan på mitt privatliv.
• Säkerställ en i rätt tid och korrekt ersättning. Som innehållsmarknadschef är det viktigt att säkerställa att alla anställningsrelaterade utgifter som jag kan ha hanteras på rätt sätt.

Lyckligtvis var mitt introduktionsflöde smidigt och tidsspecifikt, tack vare personalavdelningens (HR) effektiva arbetsmoral och erfarenhet. Med tanke på de vanliga utmaningarna med personalintroduktion anser jag mig ha tur. Introduktion eller avslut av en anställd är en kombination av många olika överlappande processer. Checklistan för introduktion av nyanställda inkluderar att registrera nya medarbetare i HR-informationssystem (HRIS), utgiftshanteringssystem, lönehanteringssystem och system för förmånsadministration.

För varje ny medarbetare som börjar eller lämnar en organisation måste många HR-avdelningar som saknar förmåga att integrera data utföra samma processer om och om igen, manuellt – vilket enbart ökar risken för misstag och kan orsaka missnöje hos medarbetarna samt högre personalomsättning.

Vad är Onboarding-automatisering?

Onboarding-automation avser användningen av teknik och integration av olika HR-system för att förenkla och effektivisera processen för introduktion av nyanställda.

Tyvärr lagras de flesta HR-data i flera olika system. När kandidatdata till exempel inte kopplas ordentligt till lön-, utgifts- och tillgångshanteringssystem under onboardingprocessen kan det skada produktiviteten och sänka moralen.

Som ett resultat vänder sig många HR-chefer till lågkodsutvecklingsplattformar för utbyte av information mellan skilda system för introduktion av nyanställda, och använder automatiserade introduktionsprocesser för att ta bort en stor del av det tunga, manuella arbete som har varit en plåga för många HR-avdelningar.

Utmaningar med manuella introduktionsprocesser

1. Ändlöst pappersarbete

Många organisationer förlitar sig på en introduktionsprocess för nyanställda som bygger på pappersbaserade metoder för nyanställdas frågeformulär, där dokument skickas via e-post till den nyanställde, fylls i och sedan faxas eller skickas tillbaka via e-post till organisationen. Tyvärr måste HR-avdelningen manuellt registrera alla uppgifter om den nyanställde i HRIS. Att hålla med om att ett sådant introduktionssystem är minst sagt omständligt är lätt. Produktiviteten, hastigheten och träffsäkerheten kan dock ta ansenlig stryk när dessa data måste registreras i mer än ett system.

2. Inkonsekvenser mellan avdelningar

Onboarding eller offboarding kan samordnas centralt av HR-avdelningen, men involverar också många andra avdelningar, såsom IT-support, säkerhet, drift, fastighetsskötsel, ekonomi och ibland andra affärsenheter. Detta sätter press på HR-cheferna att fungera som projektledare och samordna till exempel inköp av funktionella datorer synkade med kontjets WiFi, ett ID-kort och andra tillgångar som bör vara klara till den nyanställdes första dag. Eventuell misskommunikation mellan avdelningar kan försena onboardingprocessen och sänka en anställds moral, eftersom de lämnas med en undran över varför organisationen inte var redo för dem på dag ett. Dagens givna behov är därför automatisering av onboarding.

Fördelar med automatisering av introduktionsprocessen

1. Förbättrad effektivitet och tidsbesparingar

Automatisering eliminerar manuella, repetitiva uppgifter som att tillhandahålla resurser eller sätta upp lönehantering, vilket frigör HR-team för att fokusera på strategiska initiativ. Att till exempel automatisera tilldelning och borttagning av resurser säkerställer att nyanställda är utrustade the de verktyg de behöver från dag ett.

2. Förbättrade kandidatupplevelser

En smidig introduktionsprocess, som börjar med att rekrytera kandidater och sträcker sig till att slutföra anställningsbeslut, säkerställer ett positivt intryck för nyanställda. Automatisering bidrar till att minska förseningar och ger en sömlös upplevelse.

3. Exakta och regelrätta processer

Uppgifter som att tillhandahålla anmälningsförmåner, utöka löneadministrationens provisioner och utföra scenarioplanering utförs med precision, vilket minskar antalet fel och säkerställer efterlevnad av regelverk.

4. Förbättrade datainsikter

Automatisering möjliggör skapandet av instrumentpaneler för medarbetarincidenter, vilket ger värdefulla insikter om medarbetarnas prestationer, regelefterlevnad och engagemang, och hjälper HR att fatta välgrundade beslut.

5. Skalbara och konsekventa processer

Oavsett om det gäller introduktion av en enskild anställd eller en större grupp säkerställer automatisering en standardiserad, skalbar process som upprätthåller konsekvens över avdelningar och platser.

6. Smidig offboarding

Automatisering sträcker sig bortom introduktionen till att även omfatta avslut och uppsägning, vilket gör övergångarna smidigare samtidigt som det säkerställer regelefterlevnad, återfår tillgångar och skyddar känslig data.

Automatisering av introduktion: Verkligt exempel

Ultradent, ett globalt företag inom tandvårdsartiklar och tillverkning, är en organisation som insåg detta behov av automatisering för anställda och bestämde sig för att göra något åt det. Dess kunder är tandläkare, gruppraktiker, offentliga myndigheter och universitet som sysselsätter över 1 400 personer på 7 globala platser.

Ineffektivitet i Ultradents introduktionsprocess

Innan Ultradent tog itu med sina HR-relaterade datahanteringsprocesser hade de flera utmaningar. Dessa inkluderade:

• Fördröjd tid till produktivitet. Manuella, HR-beroende arbetsflöden saktade ner introduktionen, skapade flaskhalsar och ledde till säkerhetsrisker och efterlevnadsproblem.
• Brist på integrationsteknik. Frånkopplade verktyg och manuell datainmatning orsakade förseningar och fel.
• Höga licenskostnader. Höga licenskostnader på grund av förseningar i kundernas avvecklingsprocesser leder till hög personalohälsa och en dålig uppfattning om företaget bland de anställda.

Hur Ultradent effektiviserade introduktionen med HR-automatisering

Ultradent anammade Jitterbits HR-automatiseringslösning. Det kunde därmed effektivisera sin introduktionsflöde, vilket inkluderade att integrera följande processer:

1. Rekrytera kandidater
2. Slutgiltiga anställningsbeslut
3. Tillhandahållande och avveckling av tillgångar
4. Tillhandahålla inskrivningsförmåner
5. Förlänga lönekommissioner
6. Skapa instrumentpaneler för personalincidenter
7. Skapa utbildningsbevis
8. Hantera deras resor och andra utgifter
9. Scenarioanalys
10. Avveckling och anställningens avslutande

“– Vi ville skapa en sömlös introduktionsupplevelse och gå bort från en tidskrävande process som innefattade flera avdelningar, system och personalberoenden, säger Jason Namoc, integrationsingenjör på Ultradent. – Vi har alltid legat i framkant när det gäller teknik, och det är därför vi anlitade Jitterbit. Resultatet är en sömlös upplevelse som snabbare har gjort de anställda produktiva och ökat deras nöjdhet, till agregó han.

Alla dessa i övrigt omständliga introduktionssteg integrerades med Jitterbits HR-automatiseringslösning. Uppgifter om nya medarbetare samlades in vid en enda skapelsepunkt, som var tillgänglig för alla nyckelsystem, vilket ledde till automatisk etablering av resurser i alla applikationer.

Följaktligen var beroendet av människor mindre (vilket minskade utrymmet för den mänskliga faktorn), och därmed eliminerades säkerhetsrisker och efterlevnadsproblem. Sammantaget förkortades tiden till produktivitet, vilket gjorde medarbetarna gladare och mer nöjda.

Automatisera din onboarding-process med Jitterbit

Som ledare i Gartners Magic Quadrant för Enterprise Integration Platform as a Service för 10 år i rad, Jitterbit har den tekniska förmågan att sammankoppla komplexa system som sträcker sig från HRM, utgiftshantering, förmånsadministration med mera, med specialiserade belönings- eller friskvårdsapplikationer för anställda som körs lokalt eller i molnet.

Jitterbit hjälper organisationer att automatisera och integrera applikationer, verktyg för introduktion av nyanställda, datasilor och distribuerade system. Jitterbits mallar erbjuder till exempel enskilda, förbyggda integrationer som snabbt flyttar data i en riktning mellan liknande objekt i två applikationer eller system. När det gäller hantering av introduktion och avslut (onboarding och offboarding) inom HR, inkluderar Jitterbits mallar:

• Workday <<>> ServiceNow – Introduktion och avslutning av anställning. Denna mall för introduktion av nya medarbetare är utformad för användare av både Workday och ServiceNow. Det är en färdigpaketerad lösning för att integrera Workday Human Capital Management (HCM) med ServiceNow ITSM. Processmallen för Workday till ServiceNow erbjuder en enhetlig upplevelse för introduktionsprocesser för att aktivera den anställde, inklusive IT-, lokal- och säkerhetsförfrågningar för att tilldela den anställde en bärbar dator, passerkort, skrivbordsplats etc.
• Workday <<>> Salesforce Introduktion och avslutning av anställning. Denna mall är avsedd för användare av både Workday och Salesforce. Det är en färdigpaketerad lösning för att integrera Workday Human Capital Management (HCM) med Salesforce Sales Cloud. Processmallen för Workday till Salesforce ger en enhetlig upplevelse för vanliga processer vid anställning och avgång av medarbetare.
• Workday <<>> Oracle NetSuite – Introduktion och avslutning av anställning. Denna mall är en färdiglösning för integration av Workday Human Capital Management (HCM) med NetSuite ERP. Processmallen för Workday till NetSuite erbjuder en enhetlig upplevelse för vanliga processer vid anställning och avgång av medarbetare.

Med en kraftfull och lättanvänd molnbaserad API-integrationsplattform, Jitterbit gör det möjligt för HR-chefer och andra intressenter att ansluta till valfri lokal applikation eller molnapplikation, vilket gör att de kan driva avkastning på investeringen (ROI), öka kundnöjsheten och optimera tjänsteleverans och hantering, vilket ger dem ett försprång på en extremt konkurrensutsatt marknad.

Upplev fördelarna själv—boka en demo med en expert på HR-automatisering för att komma igång!