Le guide complet de l'automatisation de l'intégration des employés

Par Sharvaani, Responsable du marketing de contenu

C'est le premier jour de votre nouveau travail. Vous avez de l'énergie nerveuse qui coule dans vos veines. Vous êtes impatient de rencontrer de nouvelles personnes et vous avez hâte de vous mettre au travail et de faire partie d'une nouvelle équipe. En même temps, votre employeur est tout aussi ravi de vous compter parmi ses effectifs. Il ressent l'excitation de pourvoir un poste crucial et est probablement enchanté d'avoir un nouveau membre dans l'équipe prêt à contribuer aux défis à court et à long terme. Ni vous ni votre nouvelle organisation ne voulez que cette expérience soit tout autre chose qu'extraordinaire.

Ça vous dit quelque chose ? Nous sommes tous passés par là. L'énergie et l'enthousiasme, des deux côtés, représentent une opportunité unique de commencer l'expérience professionnelle et le processus d'intégration des employés sur une note très positive. Un solution d'intégration automatisée des employés contribue à garantir non seulement que les nouveaux employés sont productifs plus rapidement, mais qu'ils conservent également un moral et une énergie élevés tout au long de leur emploi.

Que devrait inclure le processus d'intégration des employés ?

En tant que nouvel employé ici, chez Jitterbit, je peux personnellement m'identifier. Le premier jour, il y a deux mois, lorsque j'ai allumé mon nouvel ordinateur pour la première fois, j'ai immédiatement eu hâte de voir ce qui allait se passer ensuite. Quelle allait être l'expérience d'intégration des employés chez Jitterbit ? J'avais hâte de franchir les étapes du processus d'intégration :

• Voici mon nouveau responsable. Quelles seraient ses attentes pour mes premiers mois dans l'entreprise ? Quel genre de personnalité aurait-il ? Quel type de communicateur serait-il ?
• Voici mes collègues. Avec qui vais-je travailler dans un avenir prévisible ? Quel type de personnalité ont-ils ? Y a-t-il une ou deux personnes en particulier avec qui je serais proche ?
• Recevoir des actifs critiques et l'accès au système. J'avais déjà mon ordinateur portable, mais de quels autres atouts aurais-je besoin pour réussir ? Comment receurais-je mes clés pour le bureau local ? Me fournirait-on un accès rapide à notre messagerie d'entreprise, à notre courrier électronique et aux répertoires de fichiers nécessaires pour faire mon travail ?
• Inscrire aux prestations. En tant qu'employé à temps plein, je bénéficie de certains avantages. Les soins médicaux, dentaires et d'autres considérations constituent une partie importante de mon travail et de son impact sur ma vie personnelle.
• Garantir une rémunération ponctuelle et précise. En tant que responsable du marketing de contenu, il est important de veiller à la bonne gestion de tous mes frais professionnels.

Heureusement, le déroulement de mon processus d'intégration a été fluide et rapide, grâce à l'éthique de travail efficace et à l'expérience des Ressources Humaines (RH). Compte tenu des défis habituels liés à l'intégration des employés, je m'estime chanceux. L'intégration ou le départ d'un employé est une combinaison de nombreux processus différents qui se chevauchent. La liste de contrôle pour l'intégration d'un nouvel employé comprend la configuration des nouveaux employés dans les systèmes d'information des ressources humaines (SIRH), les systèmes de gestion des dépenses, les systèmes de gestion de la paie et les systèmes d'administration des avantages sociaux.

Pour chaque nouvel employé qui intègre ou quitte une organisation, de nombreux départements RH qui manquent de la capacité d'intégrer les données doivent répéter les mêmes processus manuellement — ce qui ne fait qu'augmenter la marge d'erreur et peut entraîner l'insatisfaction des employés ainsi qu'un taux de rotation plus élevé.

Qu'est-ce que l'automatisation de l'intégration ?

L'automatisation de l'intégration désigne l'utilisation de la technologie et l'intégration de différents systèmes de RH pour rationaliser le processus d'accueil des employés.

Malheureusement, la plupart des données RH sont stockées dans de multiples systèmes d'enregistrement. Par exemple, lorsque les données des candidats ne sont pas correctement connectées aux systèmes de paie, de gestion des dépenses et des actifs lors du processus d'intégration, cela peut nuire à la productivité et affecter le moral.

Par conséquent, de nombreux responsables des ressources humaines se tournent vers des plates-formes de développement low-code pour accélérer l'échange d'informations entre les systèmes d'intégration des employés distincts, en utilisant des processus d'intégration automatisés pour éliminer une grande partie du travail manuel ardu qui fait le fléau de nombreux services des ressources humaines.

Défis liés aux processus d'intégration manuels

1. De la paperasse sans fin

De nombreuses organisations s'appuient sur un processus d'intégration des nouveaux employés qui comprend une approche papier pour les questionnaires des nouvelles embauches, selon laquelle les documents sont envoyés par courriel au nouvel employé, remplis, puis renvoyés par télécopieur ou par courriel à l'organisation. Malheureusement, le service des ressources humaines est tenu de saisir manuellement toutes les coordonnées des nouvelles embauches dans le SIRH. Il faut bien l'admettre, un tel système d'intégration est pour le moins fastidieux. Cependant, la productivité, la rapidité et la précision peuvent en prendre un coup important lorsque ces données doivent être saisies dans plus d'un système.

2. Incohérences interministérielles

L'intégration ou le départ des collaborateurs peuvent être coordonnés de manière centralisée par le département des ressources humaines, mais impliquent également de nombreux autres services, tels que le support informatique, la sécurité, les opérations, les services généraux, les finances et, parfois, d'autres unités opérationnelles. Cela exerce une pression sur les responsables RH qui doivent agir en tant que chefs de projet, en coordonnant, par exemple, l'achat d'ordinateurs fonctionnels connectés au réseau Wi-Fi du bureau, la création d'une carte d'identité et la mise à disposition d'autres équipements qui doivent tous être prêts pour le premier jour du nouveau salarié. Tout type de mauvaise communication entre les départements peut retarder le processus d'intégration et nuire au moral de l'employé, qui se demande pourquoi l'organisation n'était pas prête à l'accueillir dès le premier jour. L'impératif actuel est donc l'automatisation de l'intégration.

Avantages de l'automatisation du processus d'intégration

1. Efficacité améliorée et gain de temps

L'automatisation élimine les tâches manuelles et répétitives telles que l'attribution de ressources ou la configuration de la paie, libérant ainsi les équipes RH pour qu'elles se concentrent sur des initiatives stratégiques. Par exemple, l'automatisation de l'attribution et du retrait des ressources garantit que les nouveaux employés disposent des outils dont ils ont besoin dès leur premier jour.

2. Expériences de candidats améliorées

Un processus d'intégration fluide, allant du recrutement des candidats à la finalisation des décisions d'embauche, garantit une impression positive aux nouveaux employés. L'automatisation contribue à réduire les délais et offre une expérience transparente.

3. Processus précis et conformes

Les tâches telles que l'octroi de prestations d'inscription, le versement de commissions sur la paie et la planification de scénarios sont exécutées avec précision, ce qui réduit les erreurs et garantit la conformité aux exigences réglementaires.

4. Amélioration des analyses de données

L'automatisation permet la création de tableaux de bord des incidents liés aux employés, offrant des informations précieuses sur la performance, la conformité et l'engagement des salariés, et aidant les RH à prendre des décisions éclairées.

5. Processus évolutifs et cohérents

Qu'il s'agisse d'intégrer un seul employé ou un groupe important, l'automatisation garantit un processus standardisé et évolutif qui maintient la cohérence entre les départements et les sites.

6. Transition de départ fluide

L'automatisation va au-delà de l'intégration pour inclure le départ et le licenciement, rendant les transitions plus fluides tout en garantissant la conformité, la récupération des actifs et la protection des données sensibles.

Automatisation de l'intégration : Exemple concret

Ultradent, une entreprise mondiale de fabrication et de fourniture de produits dentaires, est une organisation qui a compris ce besoin d'automatisation des tâches des employés et a décidé d'agir. Ses clients sont des dentistes, des cabinets de groupe, des agences gouvernementales et des universités qui emploient plus de 1 400 personnes sur 7 sites dans le monde.

Inefficacités dans le processus d'intégration d'Ultradent

Avant de se pencher sur leurs processus de gestion des données liées aux ressources humaines, Ultradent faisait face à plusieurs défis. Ceux-ci comprenaient :

• Délai d'accès à la productivité. Les flux de travail manuels et dépendants des RH ralentissaient l'intégration, créaient des goulots d'étranglement et engendraient des vulnérabilités de sécurité ainsi que des risques de non-conformité.
• Manque de technologie d'intégration. Des outils déconnectés et la saisie manuelle de données ont provoqué des retards et des erreurs.
• Coûts de licence élevés. Des coûts de licence élevés dus aux retards dans les processus de départ des clients entraînent une forte insatisfaction des employés et une mauvaise perception de l'entreprise parmi ces derniers.

Comment Ultradent a rationalisé l'intégration grâce à l'automatisation des RH

Ultradent a adopté celui de Jitterbit solution d'automatisation des RH. Il a ainsi pu rationaliser son flux d'intégration, qui comprenait l'intégration des processus suivants :

1. Recrutement de candidats
2. Finalisation des décisions d'embauche
3. Provisionnement et déprovisionnement des actifs
4. Fourniture des avantages liés à l'inscription
5. Extension des commissions sur salaires
6. Création de tableaux de bord des incidents d'employés
7. Création de certificats de formation
8. La gestion de leurs frais de déplacement et autres dépenses
9. Planification de scénarios
10. Départ et licenciement

“ Nous cherchions à créer une expérience d'intégration fluide et à nous éloigner d'un processus chronophage qui impliquait de multiples départements, systèmes et dépendances en personnel ”, a déclaré Jason Namoc, ingénieur en intégration chez Ultradent. “ Nous avons toujours été à la pointe de la technologie, et c'est pourquoi nous avons fait appel à Jitterbit. Le résultat est une expérience fluide qui a accéléré le temps d'accès à la productivité des employés et accru leur satisfaction ”, a-t-il ajouté.

Toutes ces étapes du processus d'intégration, par ailleurs fastidieuses, ont été intégrées à la solution d'automatisation des RH de Jitterbit. Les données des nouveaux employés ont été collectées en un seul point de création, accessible par tous les systèmes clés, ce qui a permis le provisionnement automatique des ressources dans toutes les applications.

Par conséquent, il y a eu moins de dépendance à l'égard des humains (réduisant ainsi la marge d'erreur humaine), éliminant ainsi les vulnérabilités de sécurité et les problèmes de conformité. Globalement, le délai de mise en productivité a été réduit, ce qui a rendu les employés plus heureux et plus satisfaits.

Automatisez votre processus d'intégration avec Jitterbit

En tant que leader du Magic Quadrant de Gartner pour les plates-formes d'intégration d'entreprise en tant que service (iPaaS) pour 10 années consécutives, Jitterbit a la capacité technique d'interconnecter des systèmes complexes allant des RH, gestion des notes de frais, de la gestion des avantages sociaux et plus encore, avec des applications spécialisées de récompense ou de bien-être des employés s'exécutant sur site ou dans le cloud.

Jitterbit aide les entreprises à automatiser et à intégrer des applications, des outils d'intégration des employés, des silos de données et des systèmes distribués. Les modèles de Jitterbit, par exemple, offrent des intégrations uniques et préconçues qui déplacent rapidement les données dans une seule direction entre des objets similaires dans deux applications ou systèmes. En ce qui concerne la gestion de l'intégration et du départ des collaborateurs au sein des ressources humaines, les modèles de Jitterbit incluent :

• Workday <<>> Intégration et départ des collaborateurs dans ServiceNow. Ce nouveau modèle d'intégration des nouveaux collaborateurs est conçu pour les utilisateurs de Workday et de ServiceNow. Il s'agit d'une solution prête à l'emploi permettant d'intégrer la gestion du capital humain (HCM) de Workday à la gestion des services informatiques (ITSM) de ServiceNow. Le modèle de processus Workday vers ServiceNow offre une expérience unifiée pour les processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, permettant de les rendre opérationnels, notamment via les demandes informatiques, logistiques et de sécurité nécessaires à la mise à disposition de leur ordinateur portable, de leur badge, de leur poste de travail, etc.
• Workday <<>> Salesforce Intégration et départ des collaborateurs. Ce modèle est destiné aux utilisateurs des solutions Workday et Salesforce. Il s'agit d'une solution prête à l'emploi permettant d'intégrer la gestion du capital humain (HCM) de Workday à Sales Cloud de Salesforce. Le modèle de processus Workday vers Salesforce offre une expérience unifiée pour les processus courants d’intégration et de départ des collaborateurs.
• Workday <<>> Intégration et départ des collaborateurs dans Oracle NetSuite. Ce modèle est une solution clé en main permettant d'intégrer la solution de gestion du capital humain (HCM) Workday à l'ERP NetSuite. Le modèle de processus Workday vers NetSuite offre une expérience unifiée pour les processus courants d'intégration et de départ des collaborateurs.

Avec un outil puissant et facile à utiliser plateforme d'intégration d'API cloud, Jitterbit permet aux responsables des ressources humaines et à d'autres parties prenantes de se connecter à n'importe quelle application sur site ou dans le cloud, leur permettant ainsi de stimuler le retour sur investissement (ROI), d'accroître la satisfaction client et d'optimiser la prestation et la gestion des services, leur conférant ainsi un avantage sur un marché extrêmement concurrentiel.

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