Le guide complet sur l'automatisation de l'intégration des employés

Par Sharvaani, Marketing Manager Content

C'est le premier jour à votre nouveau travail. Vous avez une énergie nerveuse qui coule dans vos veines. Vous êtes ravi de rencontrer de nouvelles personnes et vous êtes ravi de vous mettre au travail et de faire partie d'une nouvelle équipe. En même temps, votre employeur est tout aussi ravi de vous avoir à bord. Ils ressentent l'excitation de pourvoir un poste critique et sont probablement ravis d'avoir un nouveau membre de l'équipe prêt à contribuer aux défis à court et à long terme. Ni vous ni votre nouvelle organisation ne voulez faire de cette expérience quelque chose de moins qu'incroyable.

Cela vous semble familier ? Nous l'avons tous vécu. L'énergie et l'enthousiasme, des deux côtés, représentent une occasion unique de commencer l'expérience de travail et le processus d'intégration des employés sur une note très positive. solution automatisée d'intégration des employés contribue à garantir que non seulement les nouveaux employés sont productifs plus rapidement, mais qu'ils ont également un moral élevé et une énergie élevée tout au long de leur emploi.

Que doit inclure le processus d’intégration des employés ?

En tant que nouvel employé ici, à JitterbitJe comprends parfaitement. Le premier jour, il y a deux mois, lorsque j'ai allumé mon nouvel ordinateur, j'étais impatient de voir la suite. Comment se déroule l'intégration des employés chez Jitterbit Comment ça va se passer ? J'étais impatient de terminer les étapes du processus d'intégration :

• Rencontrez mon nouveau manager. Quelles seraient ses attentes pour mes premiers mois dans l'entreprise ? Quel type de personnalité aurait-il ? Quel type de communicant serait-il ?
• Rencontrez mes collègues. Avec qui devrais-je travailler dans un avenir prévisible ? Quel type de personnalités ont-ils ? Y a-t-il une ou deux personnes en particulier avec qui je serais proche ?
• Recevez les actifs critiques et l'accès au système. J'avais déjà mon ordinateur portable, mais de quels autres atouts aurais-je besoin pour réussir ? Comment recevrais-je mes clés au bureau local? Aurais-je accès en temps opportun à nos répertoires de messagerie, de courrier électronique et de fichiers d'entreprise nécessaires pour faire mon travail ?
• Inscrivez-vous pour bénéficier des avantages. En tant qu'employé à temps plein, j'ai droit à certains avantages. Les considérations médicales, dentaires et autres sont une partie importante de mon travail et son effet sur ma vie personnelle.
• Assurer une indemnisation rapide et précise. En tant que responsable du marketing de contenu, il est important d'assurer la bonne gestion de toutes les dépenses liées à l'emploi que je pourrais avoir.

Heureusement, mon flux de processus d'intégration s'est déroulé sans heurts et en temps opportun, grâce à l'éthique de travail efficace et à l'expérience des ressources humaines (RH). Compte tenu des défis habituels liés à l'intégration des employés, je me considère chanceux. L'intégration ou la désintégration d'un employé est une combinaison de nombreux processus différents qui se chevauchent. La liste de contrôle d'intégration des nouveaux employés comprend la configuration des nouveaux employés dans les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH), les systèmes de gestion des dépenses, les systèmes de gestion de la paie et les systèmes d'administration des avantages.

Pour chaque nouvel employé rejoignant ou quittant une organisation, de nombreux services RH qui n'ont pas la capacité d'intégrer des données ensemble doivent exécuter les mêmes processus encore et encore, manuellement, ce qui augmente simplement la marge d'erreur et peut provoquer l'insatisfaction des employés et une plus grande attrition.

Qu'est-ce que l'automatisation de l'intégration ?

L’automatisation de l’intégration fait référence à l’utilisation de la technologie et à l’intégration de différents systèmes RH pour rationaliser le processus d’intégration des employés.

Malheureusement, la plupart des données RH sont stockées dans plusieurs systèmes d'enregistrement. Par exemple, lorsque les données des candidats ne sont pas correctement connectées aux systèmes de gestion des salaires, des dépenses et des actifs pendant le processus d'intégration, cela peut nuire à la productivité et au moral.

En conséquence, de nombreux responsables RH se tournent vers des plates-formes de développement low-code pour accélérer l'échange d'informations entre des systèmes d'intégration d'employés discrets, en utilisant des processus d'intégration automatisés pour supprimer une grande partie du travail manuel pénible qui a été le fléau de nombreuses divisions des ressources humaines. .

Défis liés aux processus d'intégration manuelle

1. Une paperasse sans fin

De nombreuses organisations s'appuient sur un processus d'intégration des nouveaux employés qui comprend une approche papier pour les questionnaires des nouveaux employés, dans laquelle les documents sont envoyés par e-mail au nouvel employé, remplis, puis faxés ou renvoyés par e-mail à l'organisation. Malheureusement, le service des ressources humaines est tenu de saisir manuellement tous les détails des nouvelles embauches dans le SIRH. Pour convenir, un tel système d'embarquement est pour le moins lourd. Cependant, la productivité, la vitesse et la précision peuvent en pâtir lorsque ces données doivent être saisies dans plusieurs systèmes.

2. Incohérences interministérielles

L'intégration ou la désintégration peut être coordonnée de manière centralisée par le service des ressources humaines, mais implique également de nombreux autres services, tels que le support informatique, la sécurité, les opérations, les installations, les finances et parfois d'autres unités commerciales. Cela met la pression sur les responsables RH pour qu'ils agissent en tant que chefs de projet, en coordonnant, par exemple, l'achat d'ordinateurs fonctionnels synchronisés avec le WiFi du bureau, une carte d'identité et d'autres actifs qui devraient tous être prêts le premier jour de la nouvelle embauche. Toute sorte de mauvaise communication entre les départements peut retarder le processus d'intégration et réduire le moral d'un employé, car il se demande pourquoi l'organisation n'était pas prête pour lui dès le premier jour. Le besoin de l'heure est alors l'automatisation de l'intégration.

Avantages de l'automatisation des processus d'intégration

1. Amélioration de l'efficacité et gain de temps

L'automatisation élimine les tâches manuelles et répétitives telles que la mise en service des actifs ou la configuration de la paie, ce qui permet aux équipes RH de se concentrer sur des initiatives stratégiques. Par exemple, l'automatisation de la mise en service et de la suppression des actifs garantit que les nouveaux employés disposent des outils dont ils ont besoin dès le premier jour.

2. Expériences améliorées pour les candidats

Un processus d'intégration fluide, qui commence par le recrutement des candidats et se poursuit jusqu'à la finalisation des décisions d'embauche, garantit une impression positive aux nouveaux employés. L'automatisation permet de réduire les délais et d'offrir une expérience fluide.

3. Des processus précis et conformes

Des tâches telles que la fourniture d’avantages d’inscription, l’extension des commissions de paie et la planification de scénarios sont exécutées avec précision, réduisant ainsi les erreurs et garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

4. Amélioration des informations sur les données

L'automatisation permet la création de tableaux de bord des incidents des employés, fournissant des informations précieuses sur les performances, la conformité et l'engagement des employés, aidant ainsi les RH à prendre des décisions éclairées.

5. Processus évolutifs et cohérents

Qu'il s'agisse de l'intégration d'un seul employé ou d'un grand groupe, l'automatisation garantit un processus standardisé et évolutif qui maintient la cohérence entre les services et les sites.

6. Départ en douceur

L'automatisation s'étend au-delà de l'intégration pour inclure le départ et la résiliation, rendant les transitions plus fluides tout en garantissant la conformité, la récupération des actifs et la protection des données sensibles.

Automatisation de l'intégration : exemple concret

Ultradent, une entreprise mondiale de fabrication et de fourniture de matériel dentaire, est l'une des organisations qui a compris ce besoin d'automatisation des employés et a décidé de faire quelque chose à ce sujet. Ses clients sont des dentistes, des cabinets de groupe, des agences gouvernementales et des universités qui emploient plus de 1,400 7 personnes sur XNUMX sites dans le monde.

Inefficacités dans le processus d'intégration d'Ultradent

Avant de s'attaquer à ses processus de gestion des données liées aux RH, Ultradent était confrontée à plusieurs défis. Parmi ceux-ci, on peut citer :

• Temps de productivité retardé. Les flux de travail manuels dépendants des RH ont ralenti l'intégration, introduit des goulots d'étranglement et créé des vulnérabilités de sécurité et des risques de conformité.
• Manque de technologie d'intégration. Les outils déconnectés et la saisie manuelle des données ont entraîné des retards et des erreurs.
• Coûts de licence élevés. Les coûts de licence élevés dus aux retards dans les processus de départ des clients entraînent une forte insatisfaction des employés et une mauvaise perception de l'entreprise parmi les employés.

Comment Ultradent a rationalisé l'intégration grâce à l'automatisation des RH

Ultradent a embrassé Jitterbit's Solution d'automatisation des RH. Elle a ainsi pu rationaliser ses flux de travail d'intégration, qui comprenait l'intégration des processus suivants :

1. Recruter des candidats
2. Finaliser les décisions d'embauche
3. Provisionnement et déprovisionnement des actifs
4. Fournir des avantages d'inscription
5. Prolonger les commissions sur les salaires
6. Création de tableaux de bord des incidents employés
7. Création d'attestations de formation
8. Gérer ses déplacements et autres dépenses
9. Planification d'un scénario
10. Offboarding et résiliation

« Nous souhaitions créer une expérience d'intégration fluide et abandonner un processus fastidieux impliquant de nombreux services, systèmes et personnels », explique Jason Namoc, ingénieur d'intégration chez Ultradent. « Nous avons toujours été à la pointe de la technologie, et c'est pourquoi nous avons fait appel à… » Jitterbit« Le résultat est une expérience fluide qui a permis d'accélérer la mise en productivité des employés et d'accroître leur satisfaction », a-t-il ajouté.

Toutes ces étapes du processus d'intégration, autrement fastidieuses, ont été intégrées à JitterbitLa solution d'automatisation des RH de [Nom de l'entreprise] permettait de collecter les données des nouveaux employés à un point unique de création, accessible par tous les systèmes clés, ce qui automatisait l'allocation des ressources dans toutes les applications.

Par conséquent, il y avait moins de dépendance à l'égard des humains (et donc la marge d'erreur humaine réduite), éliminant ainsi les vulnérabilités de sécurité et les problèmes de conformité. Dans l'ensemble, le délai de productivité a été réduit, rendant les employés plus heureux et plus satisfaits.

Automatisez votre processus d'intégration avec Jitterbit

En tant que leader du Magic Quadrant de Gartner pour la plate-forme d'intégration d'entreprise en tant que service pour 10 années consécutives, Jitterbit possède la capacité technique de s'intégrer à des systèmes complexes allant de la GRH, Gestion des dépenses, gestion des avantages sociaux et plus encore, avec des applications spécialisées de récompense ou de bien-être des employés exécutées sur site ou dans le cloud.

Jitterbit aide les organisations à automatiser et à intégrer les applications, les outils d'intégration des employés, les silos de données et les systèmes distribués. JitterbitLes modèles de cette plateforme, par exemple, proposent des intégrations uniques et prédéfinies qui permettent de transférer rapidement des données dans un seul sens entre des objets similaires, et ce, dans deux applications ou systèmes. En matière de gestion de l'intégration et du départ des employés au sein des RH, JitterbitLes modèles de incluent :

• Workday << >> ServiceNow Intégration des employés. Ce nouveau modèle d'intégration des employés est conçu pour les utilisateurs des deux Workday et ServiceNow. Il s'agit d'une solution pré-packagée pour l'intégration Workday Gestion du capital humain (GCH) pour ServiceNow ITSM. Le Workday à ServiceNow Le modèle de processus fournit une expérience unifiée pour les processus d'intégration des employés afin d'activer le travailleur, y compris l'informatique, les installations et les demandes de sécurité pour délivrer l'ordinateur portable, le badge, l'espace de bureau, etc.
• Workday << >> Salesforce Intégration des employés. Ce modèle est conçu pour les utilisateurs des deux Workday et Salesforce. Il s'agit d'une solution pré-packagée pour l'intégration Workday Gestion du capital humain (GCH) pour Salesforce Nuage de vente. Le Workday à Salesforce Le modèle de processus offre une expérience unifiée pour les processus communs d'intégration et de départ des employés.
• Workday <<>> Oracle NetSuite Employee Onboarding Offboarding. Ce modèle est une solution pré-packagée pour l'intégration Workday Gestion du capital humain (HCM) à NetSuite ERP. Le Workday au modèle de processus NetSuite offre une expérience unifiée pour les processus communs d'intégration et de départ des employés.

Avec un puissant et facile à utiliser Plateforme d'intégration d'API cloud, Jitterbit permet aux responsables RH et autres parties prenantes de se connecter à n'importe quelle application sur site ou dans le cloud, ce qui leur permet d'optimiser le retour sur investissement, d'accroître la satisfaction client et d'optimiser la prestation et la gestion des services, leur donnant ainsi un avantage concurrentiel sur un marché extrêmement compétitif.

Découvrez les avantages par vous-même :Planifiez une démonstration avec un expert en automatisation des RH pour commencer !