Den komplette guiden til automatisering av medarbeideropplæring

Av Sharvaani, Innholdsmarkedsføringssjef

Det er din første dag i den nye jobben. Du har nervøs energi som strømmer gjennom årene dine. Du gleder deg til å treffe nye mennesker, og du gleder deg til å komme i gang med arbeidet og være en del av et nytt team. Samtidig er arbeidsgiveren din minst like spent på å ha deg ombord. De kjenner på spenningen ved å fylle en kritisk stilling, og er sannsynligvis fra seg av begeistring over å ha et nytt teammedlem klart til å bidra til kortsiktige og langsiktige utfordringer. Verken du eller din nye organisasjon ønsker at denne opplevelsen skal bli noe mindre enn fantastisk.

Høres det kjent ut? Vi har alle vært gjennom det. Energien og engasjementet fra begge parter representerer en enestående mulighet til å starte ansettelsesforholdet og onboarding-prosessen på en svært positiv note. En automatisert løsning for onboarding av ansatte bidrar til å sikre at nye ansatte ikke bare blir produktive raskere, men også har høy moral og mye energi gjennom hele ansettelsesforholdet.

Hva bør ansettelsesprosessen for nyansatte inkludere?

Som ny ansatt her hos Jitterbit kan jeg relatere personlig. På min første dag for to måneder siden, da jeg slo på den nye datamaskinen min for første gang, ble jeg umiddelbart spent på hva som ville skje videre. Hvordan ville opplevelsen av onboarding for ansatte hos Jitterbit bli? Jeg gledet meg til å fullføre trinnene i onboarding-prosessen:

• Møt min nye sjef. Hva ville forventningene hans være til mine første måneder i bedriften? Hva slags personlighet ville han ha? Hva slags kommunikator ville han være?
• Møt kollegene mine. Hvem skal jeg jobbe sammen med i overskuelig fremtid? Hva slags personlighetstype har de? Er det én eller to personer spesifikt som jeg vil stå spesielt nær?
• Motta kritiske ressurser og systemtilgang. Jeg hadde allerede laptopen min, men hvilke andre ressurser trenger jeg for å lykkes? Hvordan får jeg nøklene til det lokale kontoret? Vil jeg få tidsriktig tilgang til våre bedriftsmeldinger, e-post og filkatalogene som er nødvendige for å gjøre jobben min?
• Meld deg på fordeler. Som fast ansatt har jeg rett til visse goder. Medisinsk forsikring, tannlege og andre hensyn er en viktig del av jobben min og dens påvirkning på mitt personlige liv.
• Sørg for rettidig og nøyaktig kompensasjon. Som innholdsmarkedsføringssjef er det viktig å sørge for riktig håndtering av eventuelle arbeidsrelaterte utgifter jeg måtte ha.

Heldigvis var onboarding-prosessen min sømløs og tidsriktig, takket være HR-avdelingens effektive arbeidsmoral og erfaring. Gitt de vanlige utfordringene med ansatt-onboarding, anser jeg meg selv som heldig. Onboarding eller offboarding av en ansatt er en kombinasjon av mange forskjellige overlappende prosesser. Sjekklisten for onboarding av en ny ansatt inkluderer oppsett av nye ansatte i HR-systemer (HRIS), utgiftsstyringssystemer, lønnssystemer og systemer for administrasjon av goder.

For hver ny ansatt som kommer til eller forlater en organisasjon, må mange HR-avdelinger som mangler evnen til å integrere data, utføre de samme prosessene om og om igjen manuelt – noe som ganske enkelt øker feilmarginen og kan føre til misnøye blant ansatte og økt avgang.

Hva er onboarding-automatisering?

Onboarding-automatisering refererer til bruken av teknologi og integrasjon av ulike HR-systemer for å forenkle og strømlinjeforme prosessen med ansettelse og introduksjon av nye medarbeidere.

Dessverre er de fleste HR-data lagret i flere forskjellige kildesystemer. For eksempel, når kandidatdata ikke er ordentlig koblet til lønns-, utgifts- og utstyrsforvaltningssystemer under ombordstigningsprosessen, kan det skade produktiviteten og svekke moralen.

Som et resultat vender mange HR-ledere seg til lavkode-utviklingsplattformer for å få fart på utvekslingen av informasjon mellom separate systemer for ansattboarding, og bruker automatiserte onboarding-prosesser for te å fjerne mye av det harde, manuelle arbeidet som har vært en plage for mange HR-avdelinger.

Utfordringer med manuelle ombordstigningsprosesser

1. Evig arbeid med papirarbeid

Mange organisasjoner er avhengige av en introduksjonsprosess for nyansatte som innebærer en papirbasert tilnærming til spørreskjemaer for nykommere, der dokumenter sendes på e-post til den nyansatte, fylles ut og deretter fakses eller sendes på e-post tilbake til organisasjonen. HR-avdelingen må dessverre legge inn alle opplysninger om den nyansatte manuelt i HRIS-systemet. Det er mildt sagt tungvint med et slikt system for mottak av nyansatte. Produktiviteten, hastigheten og nøyaktigheten kan imidlertid lide et kraftig tilbakeslag når disse dataene må legges inn i mer enn én system.

2. Inkonsekvenser mellom departementene

Onboarding eller offboarding kan koordineres sentralt av HR-avdelingen, men involverer også mange andre avdelinger, som IT-støtte, sikkerhet, drift, lokaler, økonomi og noen ganger andre forretningsenheter. Dette legger press på HR-lederne til å fungere som prosjektledere, for eksempel ved å koordinere at innkjøp av funksjonelle datamaskiner synkronisert med kontor-Wi-Fi, et ID-kort og andre ressurser er klare til den nyansatte sin første dag. Eventuelle feilkommunikasjon mellom avdelinger kan forsinke onboarding-prosessen og redusere en ansatts moral, ettersom de sitter igjen og lurer på hvorfor organisasjonen ikke var klar for dem på dag én. Behovet for øyeblikket er derfor automatisering av onboarding.

Fordeler med automatisering av ombordstningsprosessen

1. Forbedret effektivitet og tidsbesparelser

Automatisering eliminerer manuelle, repetitive oppgaver som klargjøring av ressurser eller oppsett av lønnsskjøring, slik at HR-teamene kan fokusere på strategiske initiativer. For eksempel sikrer automatisering av klargjøring og deaktivering av ressurser at nye medarbeidere er utstyrt med verktøyene de trenger fra første dag.

2. Forbedrede kandidatopplevelser

En smidig onboardingprosess, som starter med rekruttering av kandidater og strekker seg til endelige ansettelsesbeslutninger, sikrer et positivt inntrykk for nyankomne. Automatisering bidrar til å redusere forsinkelser og gir en sømløs opplevelse.

3. Nøyaktige og etterlevelsesdyktige prosesser

Oppgaver som å tilby innmeldingsfordeler, utvide lønnskommisjoner og scenario-planlegging utføres med presisjon, noe som reduserer feil og sikrer overholdelse av regulatoriske krav.

4. Forbedret datainnsikt

Automatisering muliggjør opprettelsen av dashbord for ansattehendelser, som gir verdifull innsikt i ansattes prestasjoner, etterlevelse og engasjement, og hjelper HR med å ta informerte beslutninger.

5. Skalerbare og konsistente prosesser

Enten det gjelder innlemming av en enkelt ansatt eller en stor gruppe, sørger automasjon for en standardisert, skalerbar prosess som opprettholder konsekvens på tvers av avdelinger og lokasjoner.

6. Smidig avsluttet arbeidsforhold

Automatisering strekker seg lenger enn onboarding til å inkludere offboarding og oppsigelse, noe som gjør overgangene smidigere samtidig som det sikrer etterlevelse, gjenvinner eiendeler og beskytter sensitive data.

Automatisering av ombordstigning: Eksempel fra den virkelige verden

Ultradent, et globalt selskap for tannhelseprodukter og -produksjon, er en organisasjon som forsto dette behovet for automatisering for ansatte, og bestemte seg for å gjøre noe med det. Kundene deres er tannleger, tannlegepraksiser, offentlige etater og universiteter som sysselsetter over 1400 mennesker på 7 globale steder.

Ineffektivitet i Ultradents onboarding-prosess

Før de tok tak i sine HR-relaterte databehandlingsprosesser, hadde Ultradent flere utfordringer. Disse inkluderte:

• Forsinket tid til produktivitet. Manuelle, HR-avhengige arbeidsprosesser saktet ned onboarding, introduserte flaskehalser og skapte sikkerhetssårbarheter og etterlevelsesrisikoer.
• Manglende integrasjonsteknologi. Frakoblede verktøy og manuell dataregistrering førte til forsinkelser og feil.
• Høye lisenskostnader. Høye lisenskostnader på grunn av forsinkelser i kundenes avviklingsprosesser fører til stor ansattoppgjørelse og dårlig oppfatning av selskapet blant de ansatte.

Hvordan Ultradent forenklet Onboarding med HR-automatisering

Ultradent omfavnet Jitterbits HR-automatiseringsløsning. Det var dermed i stand til å forenkle sin onboarding-flyt, som inkluderte integrering av følgende prosesser:

1. Rekruttering av kandidater
2. Avslutter ansettelsesprosessen
3. Klargjøring og sletting av ressurser
4. Tilbys innmeldingsfordeler
5. Utvidelse av lønnsprovisjoner
6. Opprettelse av dashbord for hendelser med ansatte
7. Opprette opplæringsbevis
8. Administrere reise- og andre utgifter
9. Scenarioanalyse
10. Avvikling og oppsigelse

“– Vi ønsket å skape en sømløs onboarding-opplevelse og gå bort fra en tidkrevende prosess som involverte flere avdelinger, systemer og personavhengigheter, sier Jason Namoc, integreringisingeniør hos Ultradent. – Vi har alltid ligget i forkant når det gjelder teknologi, og det er derfor vi tok kontakt med Jitterbit. Resultatet er en sømløs opplevelse som har akselerert de ansattes tid til produktivitet og økt ansattetilfredsheten, la han til.

Alle disse ellers tungvinte trinnene i onboarding-prosessen ble integrert med Jitterbits HR-automatiseringsløsning. Data om nye ansatte ble samlet inn på ett enkelt opprettelsespunkt, som var tilgjengelig for alle nøkkelsystemer, noe som førte til automatisk klargjøring av ressurser på tvers av alle applikasjoner.

Følgelig var det mindre avhengighet av mennesker (dermed ble rommet for menneskelige feil redusert), og dermed ble sikkerhetssårbarheter og etterlevelsesproblemer eliminert. Totalt sett ble tiden til produktivitet redusert, noe som gjorde ansatte mer fornøyde og tilfredse.

Automatiser ombordstigningsprosessen din med Jitterbit

Som leder i Gartners Magic Quadrant for Enterprise Integration Platform as a Service for 10 på rad, Jitterbit har den tekniske kapasiteten til å koble sammen komplekse systemer som spenner fra HRM, utgiftsstyring, fordelsforvaltning og mer, med spesialiserte applikasjoner for ansattbelønning eller velvære som kjører lokalt eller i skyen.

Jitterbit hjelper organisasjoner med å automatisere og integrere applikasjoner, verktøy for ansatte-onboarding, datasiloer og distribuerte systemer. Jitterbits maler tilbyr for eksempel enkeltstående, forhåndsbygde integrasjoner som raskt flytter data i én retning mellom lignende objekter på tvers av to applikasjoner eller systemer. Når det gjelder håndtering av onboarding og offboarding innen HR, inkluderer Jitterbits maler:

• Workday <<>> ServiceNow – Ansattes inn- og utmelding. Denne malen for innføring av nye ansatte er utviklet for brukere av både Workday og ServiceNow. Det er en ferdigpakket løsning for integrering av Workday Human Capital Management (HCM) med ServiceNow ITSM. Prosessmalen for Workday til ServiceNow gir en enhetlig opplevelse for innkjøringsprosesser for ansatte for å aktivere den ansatte, inkludert IT-, fasilitets- og sikkerhetsforespørsler for å utstede den ansattes bærbare PC, adgangskort, skrivebordsplass osv.
• Workday <<>> Salesforce Ansattes innlemming og utmelding. Denne malen er utviklet for brukere av både Workday og Salesforce. Det er en ferdigpakket løsning for integrering av Workday Human Capital Management (HCM) med Salesforce Sales Cloud. Prosessmalen for Workday til Salesforce gir en enhetlig opplevelse for vanlige prosesser knyttet til ansettelse og avskjedigelse av ansatte.
• Workday <<>> Oracle NetSuite – Ansattes inn- og utmelding. Denne malen er en ferdigpakket løsning for integrering av Workday Human Capital Management (HCM) med NetSuite ERP. Prosessmalen «Workday til NetSuite» gir en enhetlig opplevelse for vanlige prosesser knyttet til ansettelse og avgang av ansatte.

Med en kraftig og brukervennlig skytjeneste for API-integrasjon, Jitterbit setter HR-ledere og andre interessenter i stand til å koble seg til hvilken som helst applikasjon lokalt eller i skyen, slik at de kan drive avkastning (ROI), øke kundetilfredsheten og optimere tjenestelevering og -forvaltning, noe som gir dem et fortrinn i et ekstremt konkurranseutsatt marked.

Opplev fordelene selv—bestill en demo med en HR-automatiseringsekspert for å komme i gang!