La guida completa all'automazione dell'onboarding dei dipendenti

Di Sharvaani, Content Marketing Manager

È il primo giorno nel tuo nuovo lavoro. Hai un'energia nervosa che ti scorre nelle vene. Sei entusiasta di conoscere nuove persone, e sei entusiasta di metterti al lavoro e far parte di una nuova squadra. Allo stesso tempo, il tuo datore di lavoro è altrettanto entusiasta di averti a bordo. Prova l'entusiasmo di aver coperto una posizione cruciale, ed è probabilmente entusiasta di avere un nuovo membro del team pronto a contribuire alle sfide a breve e lungo termine. Né tu né la tua nuova organizzazione volete che questa esperienza sia meno che straordinaria.

Suona familiare? Ci siamo passati tutti. L'energia e l'entusiasmo, da entrambe le parti, rappresentano un'opportunità unica per iniziare l'esperienza lavorativa e il processo di inserimento dei dipendenti con una nota estremamente positiva. Un soluzione di onboarding automatizzato per i dipendenti aiuta a garantire che i nuovi dipendenti non solo diventino produttivi più rapidamente, ma mantengano anche un alto morale e un'alta energia per l'intera durata del loro impiego.

Cosa dovrebbe includere il processo di onboarding dei dipendenti?

Come nuovo dipendente qui in Jitterbit, posso immedesimarmi personalmente. Il primo giorno, due mesi fa, quando ho acceso per la prima volta il mio nuovo computer, sono stato immediatamente entusiasta di vedere cosa sarebbe successo dopo. Come sarebbe stata l'esperienza di inserimento aziendale (onboarding) in Jitterbit? Ero entusiasta di completare le fasi del processo di onboarding:

• Vi presento il mio nuovo responsabile. Quali sarebbero le sue aspettative per i miei primi mesi in azienda? Che tipo di personalità avrebbe? Che tipo di comunicatore sarebbe?
• Vi presento i miei colleghi. Con chi lavorerò nel prossimo futuro? Che tipo di personalità hanno? Ci sono una o due persone in particolare con cui andrò più d'accordo?
• Ricevere risorse critiche e accesso al sistema. Avevo già il mio computer portatile, ma di quali altri beni avrei bisogno per avere successo? Come riceverò le chiavi dell'ufficio locale? Mi verrà fornito un accesso tempestivo alla nostra messaggistica aziendale, all'e-mail e alle directory dei file necessarie per svolgere il mio lavoro?
• Iscriviti ai benefici. Come dipendente a tempo pieno, ho diritto a determinati benefici. L'assistenza medica, odontoiatrica e altre considerazioni sono una parte importante del mio lavoro e del suo effetto sulla mia vita personale.
• Garantire una retribuzione tempestiva e accurata. Come content marketing manager, è importante garantire la corretta gestione di eventuali spese relative all'impiego che potrei avere.

Fortunatamente, il flusso del mio processo di inserimento è stato fluido e tempestivo, grazie all'etica del lavoro efficiente e all'esperienza delle Risorse Umane (HR). Date le consuete sfide legate all'inserimento dei dipendenti, mi ritengo fortunato. L'inserimento o la cessazione del rapporto di lavoro di un dipendente è una combinazione di molti processi diversi che si sovrappongono. La checklist per l'inserimento dei nuovi dipendenti include la configurazione dei nuovi dipendenti nei sistemi informativi delle risorse umane (HRIS), nei sistemi di gestione delle spese, nei sistemi di gestione delle paghe e nei sistemi di amministrazione dei benefit.

Per ogni nuovo dipendente che entra o lascia un'organizzazione, molti reparti HR che non hanno la capacità di integrare i dati devono eseguire gli stessi processi più e più volte, manualmente, il che aumenta semplicemente il margine di errore e può causare insoddisfazione tra i dipendenti e un maggiore turnover.

Cos'è l'Automazione dell'Onboarding?

L'automazione dell'onboarding si riferisce all'uso della tecnologia e all'integrazione di diversi sistemi HR per semplificare il processo di inserimento dei dipendenti.

Purtroppo, la maggior parte dei dati delle risorse umane è archiviata in più sistemi di registrazioni. Ad esempio, quando i dati dei candidati non sono collegati correttamente ai sistemi di gestione delle paghe, delle spese e degli asset durante il processo di onboarding, ciò può compromettere la produttività e danneggiare il morale.

Di conseguenza, molti responsabili delle risorse umane si stanno rivolgendo a piattaforme di sviluppo low-code per accelerare lo scambio di informazioni tra i vari sistemi di inserimento dei dipendenti, utilizzando processi di onboarding automatizzati per eliminare gran parte del lavoro duro e manuale che è stato la rovina di molti reparti di risorse umane.

Sfide con i processi di onboarding manuali

1. Scartoffie interminabili

Molte organizzazioni si affidano a un processo di inserimento dei nuovi dipendenti che prevede un approccio cartaceo per i questionari delle nuove assunzioni, per cui i documenti vengono inviati via e-mail al neoassunto, compilati e poi restituiti all'organizzazione via fax o via e-mail. Sfortunatamente, il dipartimento HR è tenuto a inserire manualmente tutti i dettagli del nuovo dipendente nell'HRIS. Concordare sul fatto che un tale sistema di onboarding sia a dir poco macchinoso è il minimo. Tuttavia, produttività, velocità e precisione possono subire un duro colpo quando questi dati devono essere inseriti in più di un sistema.

2. Incoerenze interdipartimentali

L'inserimento (onboarding) o la cessazione del rapporto (offboarding) possono essere coordinati centralmente dal dipartimento HR, ma coinvolgono anche molti altri reparti, come il supporto IT, la sicurezza, le operations, i servizi generali, la finanza e talvolta altre unità aziendali. Ciò esercita una pressione sui responsabili delle risorse umane affinché agiscano come project manager, coordinando, ad esempio, l'approvvigionamento di computer funzionali sincronizzati con il WiFi dell'ufficio, un tesserino identificativo e altri beni che dovrebbero essere tutti pronti per il primo giorno del nuovo assunto. Qualsiasi tipo di errore di comunicazione tra i reparti può ritardare il processo di onboarding e ridurre il morale del dipendente, che si ritrova a chiedersi perché l'organizzazione non fosse pronta per lui il primo giorno. La priorità assoluta è quindi l'automazione dell'onboarding.

Vantaggi dell'automazione del processo di onboarding

1. Maggiore efficienza e risparmio di tempo

L'automazione elimina le attività manuali e ripetitive come il provisioning delle risorse o la configurazione delle paghe, liberando i team HR affinché possano concentrarsi su iniziative strategiche. Ad esempio, l'automazione del provisioning e del deprovisioning delle risorse garantisce che i nuovi dipendenti siano dotati degli strumenti di cui hanno bisogno fin dal primo giorno.

2. Esperienze dei candidati migliorate

Un processo di inserimento agevole, che inizia con la selezione dei candidati e si estende alla finalizzazione delle decisioni di assunzione, garantisce un'impressione positiva ai nuovi assunti. L'automazione contribuisce a ridurre i ritardi e offre un'esperienza senza interruzioni.

3. Processi Accurati e Conformi

Compiti quali l'erogazione dei benefici di iscrizione, l'estensione delle commissioni sui salari e la pianificazione degli scenari vengono eseguiti con precisione, riducendo gli errori e garantendo la conformità ai requisiti normativi.

4. Approfondimenti sui dati migliorati

L'automazione consente la creazione di dashboard sugli incidenti dei dipendenti, fornendo preziose informazioni sulle prestazioni, sulla conformità e sul coinvolgimento dei dipendenti, aiutando le risorse umane a prendere decisioni informate.

5. Process Scalabili e Coerenti

Che si tratti dell'inserimento di un singolo dipendente o di un grande gruppo, l'automazione garantisce un processo standardizzato e scalabile che mantiene la coerenza tra reparti e sedi.

6. Offboarding senza intoppi

L'automazione va oltre l'onboarding per includere l'offboarding e la cessazione del rapporto di lavoro, rendendo le transizioni più fluide e garantendo al contempo la conformità, il recupero degli asset e la protezione dei dati sensibili.

Automazione dell'onboarding: Esempio dal mondo reale

Ultradent, un'azienda globale di fornitura e produzione dentale, è un'organizzazione che ha compreso questa necessità di automazione per i dipendenti e ha deciso di fare qualcosa al riguardo. I suoi clienti sono dentisti, gruppi di studi dentistici, enti governativi e università che impiegano oltre 1.400 persone in 7 sedi globali.

Inefficienze nel processo di onboarding di Ultradent

Prima di affrontare i loro processi di gestione dei dati relativi alle risorse umane, Ultradent presentava diverse sfide. Queste includevano:

• Tempo di produttività ritardato. I flussi di lavoro manuali e dipendenti dalle risorse umane rallentavano l'onboarding, introducevano colli di bottiglia e creavano vulnerabilità di sicurezza e rischi di conformità.
• Mancanza di tecnologia di integrazione. Strumenti disconnessi e inserimento manuale dei dati hanno causato ritardi ed errori.
• Elevati costi di licenza. Gli elevati costi di licenza dovuti ai ritardi nei processi di off-boarding dei clienti portano a una forte insoddisfazione dei dipendenti e a una scarsa percezione dell'azienda da parte degli stessi.

Come Ultradent ha ottimizzato l'onboarding con l'automazione delle risorse umane

Ultradent ha adottato Jitterbit soluzione di automazione HR. Ciò ha permesso di ottimizzare processo di onboarding, che includeva l'integrazione dei seguenti processi:

1. Reclutamento di candidati
2. Finalizzazione delle decisioni di assunzione
3. Provisioning e deprovisioning di asset
4. Fornire vantaggi di iscrizione
5. Estensione delle commissioni sulle paghe
6. Creazione di dashboard per gli incidenti dei dipendenti
7. Creazione di attestati di formazione
8. La gestione dei loro viaggi e di altre spese
9. Pianificazione degli scenari
10. Offboarding e licenziamento

“Volevamo creare un’esperienza di onboarding fluida e abbandonare un processo laborioso che includeva molteplici reparti, sistemi e dipendenze di personale”, ha dichiarato Jason Namoc, integration engineer presso Ultradent. “Siamo sempre stati all'avanguardia nella tecnologia, ed è per questo che ci siamo affidati a Jitterbit. Il risultato è un’esperienza senza interruzioni che ha accelerato il time-to-productivity dei dipendenti e aumentato la loro soddisfazione”, ha aggiunto.

Tutti questi passaggi del processo di onboarding, altrimenti macchinosi, sono stati integrati con la soluzione di automazione HR di Jitterbit. I dati dei nuovi dipendenti sono stati raccolti in un unico punto di creazione, accessibile da tutti i sistemi chiave, portando al provisioning automatico delle risorse su tutte le applicazioni.

Di conseguenza, vi era una minore dipendenza dagli esseri umani (riducendo così il margine di errore umano), eliminando in tal modo le vulnerabilità di sicurezza e i problemi di conformità. Nel complesso, il tempo necessario per raggiungere la produttività è stato ridotto, rendendo i dipendenti più felici e soddisfatti.

Automatizza il tuo processo di onboarding con Jitterbit

Come leader nel Magic Quadrant di Gartner per la Enterprise Integration Platform as a Service per 10 anni consecutivi, Jitterbit possiede la capacità tecnica di connettere sistemi complessi che vanno dalla gestione delle risorse umane (HRM), gestione delle spese, gestione dei benefit e altro ancora, con applicazioni specializzate per i premi ai dipendenti o il benessere aziendale in esecuzione on-premise o nel cloud.

Jitterbit aiuta le organizzazioni ad automatizzare e integrare applicazioni, strumenti di inserimento del personale, silo di dati e sistemi distribuiti. I modelli di Jitterbit, ad esempio, offrono integrazioni singole e predefinite che spostano rapidamente i dati in una direzione tra oggetti simili in due applicazioni o sistemi. Per quanto riguarda la gestione dell'inserimento e della cessazione del personale nelle risorse umane, i modelli di Jitterbit includono:

• Workday <<>> ServiceNow: inserimento e uscita dei dipendenti. Questo nuovo modello per l’inserimento dei nuovi assunti è pensato per gli utenti sia di Workday che di ServiceNow. Si tratta di una soluzione preconfigurata per l’integrazione di Workday Human Capital Management (HCM) con ServiceNow ITSM. Il modello di processo da Workday a ServiceNow offre un’esperienza unificata per i processi di inserimento dei dipendenti finalizzati all’attivazione del lavoratore, comprese le richieste relative a IT, strutture e sicurezza per l’assegnazione del laptop, del badge, della postazione di lavoro, ecc.
• Workday <<>> Salesforce Inserimento e uscita dei dipendenti. Questo modello è pensato per gli utenti sia di Workday che di Salesforce. Si tratta di una soluzione preconfigurata per l’integrazione di Workday Human Capital Management (HCM) con Salesforce Sales Cloud. Il modello di processo da Workday a Salesforce offre un'esperienza unificata per i processi comuni di inserimento e uscita dei dipendenti.
• Workday <<>> Oracle NetSuite: inserimento e uscita dei dipendenti. Questo modello rappresenta una soluzione preconfigurata per l'integrazione della piattaforma Workday Human Capital Management (HCM) con il sistema ERP NetSuite. Il modello di processo da Workday a NetSuite offre un'esperienza unificata per le procedure standard di inserimento e uscita dei dipendenti.

Con un potente e facile da usare piattaforma di integrazione API basata su cloud, Jitterbit consente ai responsabili delle risorse umane e ad altri stakeholder di connettersi a qualsiasi applicazione on-premise o in-cloud, permettendo loro di incrementare il ROI, aumentare la soddisfazione dei clienti e ottimizzare l'erogazione e la gestione dei servizi, offrendo loro un vantaggio in un mercato estremamente competitivo.

Sperimenta tu stesso i benefici—prenota una demo con un esperto di automazione HR per iniziare!