La guida completa all'automazione dell'onboarding dei dipendenti

Di Sharvanani, Content Marketing Manager

È il primo giorno del tuo nuovo lavoro. Hai energia nervosa che scorre nelle tue vene. Sei entusiasta di incontrare nuove persone e sei entusiasta di metterti al lavoro e far parte di un nuovo team. Allo stesso tempo, il tuo datore di lavoro è altrettanto entusiasta di averti a bordo. Provano l'entusiasmo di ricoprire una posizione critica e sono probabilmente entusiasti di avere un nuovo membro del team pronto a contribuire alle sfide a breve e lungo termine. Né tu né la tua nuova organizzazione volete rendere questa esperienza qualcosa di meno che sorprendente.

Vi suona familiare? Ci siamo passati tutti. L'energia e l'entusiasmo, da entrambe le parti, rappresentano un'opportunità unica per iniziare l'esperienza lavorativa e il processo di onboarding dei dipendenti con una nota altamente positiva. Un soluzione automatizzata per l'inserimento dei dipendenti aiuta a garantire che non solo i nuovi dipendenti siano più produttivi e rapidi, ma che abbiano anche un morale alto e molta energia per tutto il corso del loro impiego.

Cosa dovrebbe includere il processo di onboarding dei dipendenti?

Come nuovo dipendente qui, a Jitterbit, posso capirlo personalmente. Il primo giorno, due mesi fa, quando ho acceso per la prima volta il mio nuovo computer, ero subito entusiasta di vedere cosa sarebbe successo dopo. Qual è l'esperienza di onboarding dei dipendenti presso Jitterbit Sarà come? Ero entusiasta di completare i passaggi del processo di onboarding:

• Ti presento il mio nuovo manager. Quali sarebbero le sue aspettative per i miei primi mesi in azienda? Che tipo di personalità avrebbe? Che tipo di comunicatore sarebbe?
• Incontra i miei colleghi. Con chi lavorerei per il prossimo futuro? Che tipo di personalità hanno? Ci sono una o due persone in particolare con cui sarei vicino?
• Ricevi risorse critiche e accesso al sistema. Avevo già il mio laptop, ma di quali altre risorse avrei bisogno per avere successo? Come riceverò le mie chiavi all'ufficio locale? Mi sarebbe stato fornito un accesso tempestivo alla nostra messaggistica aziendale, e-mail e directory di file necessarie per svolgere il mio lavoro?
• Iscriviti per i vantaggi. In qualità di dipendente a tempo pieno, ho diritto a determinati benefit. Le considerazioni mediche, dentistiche e di altro tipo sono una parte importante del mio lavoro e il loro effetto sulla mia vita personale.
• Garantire un risarcimento tempestivo e accurato. In qualità di responsabile del marketing dei contenuti, è importante garantire la corretta gestione di eventuali spese legate all'impiego che potrei avere.

Fortunatamente, il flusso del mio processo di onboarding è stato fluido e tempestivo, grazie all'etica e all'esperienza del lavoro efficienti delle Risorse Umane (HR). Date le solite sfide con l'inserimento dei dipendenti, mi considero fortunato. L'onboarding o l'offboarding di un dipendente è una combinazione di molti diversi processi sovrapposti. La nuova lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti include la creazione di nuovi dipendenti nei sistemi informativi delle risorse umane (HRIS), nei sistemi di gestione delle spese, nei sistemi di gestione delle buste paga e nei sistemi di amministrazione dei benefici.

Per ogni nuovo dipendente che entra o lascia un'organizzazione, molti reparti delle risorse umane che non hanno la capacità di integrare i dati insieme devono eseguire gli stessi processi più e più volte, manualmente, il che aumenta semplicemente il margine di errore e può causare insoddisfazione dei dipendenti e maggiore attrito.

Che cos'è l'automazione dell'onboarding?

L'automazione dell'onboarding si riferisce all'uso della tecnologia e all'integrazione di diversi sistemi HR per semplificare il processo di onboarding dei dipendenti.

Sfortunatamente, la maggior parte dei dati HR è archiviata in più sistemi di registrazione. Ad esempio, quando i dati dei candidati non sono correttamente collegati ai sistemi di gestione delle buste paga, delle spese e delle risorse durante il processo di onboarding, possono danneggiare la produttività e ferire il morale.

Di conseguenza, molti responsabili delle risorse umane si stanno rivolgendo a piattaforme di sviluppo low-code per accelerare lo scambio di informazioni tra sistemi discreti di onboarding dei dipendenti, utilizzando processi di onboarding automatizzati per rimuovere gran parte del duro lavoro manuale che è stato la rovina di molte divisioni delle risorse umane .

Sfide con i processi manuali di onboarding

1. Scartoffie infinite

Molte organizzazioni si affidano a un processo di onboarding dei nuovi dipendenti che include un approccio cartaceo per i questionari dei nuovi assunti, in base al quale i documenti vengono inviati tramite e-mail al nuovo assunto, compilati e quindi inviati via fax o e-mail all'organizzazione. Sfortunatamente, il dipartimento delle risorse umane è tenuto a inserire manualmente tutti i dettagli delle nuove assunzioni nell'HRIS. Per essere d'accordo, un tale sistema di onboarding è a dir poco ingombrante. Tuttavia, la produttività, la velocità e la precisione possono subire un duro colpo quando questi dati devono essere inseriti in più di un sistema.

2. Incongruenze interdipartimentali

L'onboarding o l'offboarding possono essere coordinati a livello centrale dal dipartimento delle risorse umane, ma possono coinvolgere anche molti altri dipartimenti, come il supporto IT, la sicurezza, le operazioni, le strutture, la finanza e talvolta altre unità aziendali. Ciò esercita pressioni sui responsabili delle risorse umane affinché agiscano come project manager, coordinando, ad esempio, l'approvvigionamento di computer funzionali sincronizzati con il WiFi dell'ufficio, una carta d'identità e altri beni dovrebbero essere tutti pronti entro il primo giorno della nuova assunzione. Qualsiasi tipo di cattiva comunicazione tra i reparti può ritardare il processo di onboarding e ridurre il morale di un dipendente, poiché si chiedono perché l'organizzazione non fosse pronta per loro fin dal primo giorno. La necessità del momento è quindi l'automazione di bordo.

Vantaggi dell'automazione dei processi di onboarding

1. Maggiore efficienza e risparmio di tempo

L'automazione elimina le attività manuali e ripetitive come il provisioning di asset o l'impostazione del libro paga, liberando i team delle risorse umane per concentrarsi su iniziative strategiche. Ad esempio, l'automazione del provisioning e del deprovisioning di asset garantisce che i nuovi dipendenti siano dotati degli strumenti di cui hanno bisogno fin dal primo giorno.

2. Esperienze dei candidati migliorate

Un processo di onboarding fluido, che inizia con il reclutamento dei candidati e si estende fino alla finalizzazione delle decisioni di assunzione, assicura un'impressione positiva per i nuovi assunti. L'automazione aiuta a ridurre i ritardi e fornisce un'esperienza fluida.

3. Processi accurati e conformi

Attività quali l'erogazione di benefit per gli iscritti, l'estensione delle commissioni sulle buste paga e la pianificazione degli scenari vengono eseguite con precisione, riducendo gli errori e garantendo la conformità ai requisiti normativi.

4. Approfondimenti sui dati migliorati

L'automazione consente la creazione di dashboard sugli incidenti dei dipendenti, fornendo preziose informazioni sulle prestazioni, la conformità e il coinvolgimento dei dipendenti, aiutando le risorse umane a prendere decisioni informate.

5. Processi scalabili e coerenti

Che si tratti dell'inserimento di un singolo dipendente o di un gruppo numeroso, l'automazione garantisce un processo standardizzato e scalabile che mantiene la coerenza tra reparti e sedi.

6. Offboarding senza soluzione di continuità

L'automazione si estende oltre l'onboarding e include anche l'offboarding e la cessazione, rendendo le transizioni più fluide e garantendo al contempo la conformità, il recupero delle risorse e la salvaguardia dei dati sensibili.

Automazione dell'onboarding: esempio pratico

Ultradente, un'azienda globale di fornitura e produzione di prodotti odontoiatrici, è un'organizzazione che ha compreso questa necessità di automazione dei dipendenti e ha deciso di fare qualcosa al riguardo. I suoi clienti sono dentisti, studi di gruppo, agenzie governative e università che impiegano oltre 1,400 persone in 7 sedi globali.

Inefficienze nel processo di onboarding di Ultradent

Prima di affrontare i processi di gestione dei dati correlati alle risorse umane, Ultradent ha dovuto affrontare diverse sfide. Tra queste:

• Tempo ritardato per la produttività. I flussi di lavoro manuali, dipendenti dalle risorse umane, rallentavano l'onboarding, introducevano colli di bottiglia e creavano vulnerabilità di sicurezza e rischi per la conformità.
• Mancanza di tecnologia di integrazione. Strumenti scollegati e l'immissione manuale dei dati causavano ritardi ed errori.
• Costi di licenza elevati. Gli elevati costi di licenza dovuti ai ritardi nei processi di off-boarding dei clienti comportano un elevato livello di insoddisfazione dei dipendenti e una scarsa percezione dell'azienda da parte degli stessi.

Come Ultradent ha semplificato l'onboarding con l'automazione delle risorse umane

Ultradent ha abbracciato Jitterbit'S Soluzione di automazione delle risorse umane. In questo modo è stato in grado di semplificare la sua flusso di lavoro di onboarding, che prevedeva l'integrazione dei seguenti processi:

1. Reclutamento di candidati
2. Finalizzazione delle decisioni di assunzione
3. Asset di provisioning e deprovisioning
4. Fornire vantaggi di iscrizione
5. Estendere le commissioni sui salari
6. Creazione di dashboard sugli incidenti dei dipendenti
7. Creazione di certificati di formazione
8. Gestire i loro viaggi e altre spese
9. Pianificazione dello scenario
10. Offboarding e terminazione

"Stavamo cercando di creare un'esperienza di onboarding senza intoppi e di abbandonare un processo dispendioso in termini di tempo che coinvolgeva più reparti, sistemi e dipendenze del personale", ha affermato Jason Namoc, ingegnere di integrazione presso Ultradent. "Siamo sempre stati all'avanguardia della tecnologia, ed è per questo che abbiamo collaborato con Jitterbit"Il risultato è un'esperienza senza intoppi che ha accelerato i tempi di entrata in produttività dei dipendenti e aumentato la loro soddisfazione", ha aggiunto.

Tutti questi passaggi del processo di onboarding altrimenti complessi sono stati integrati con JitterbitLa soluzione di automazione delle risorse umane di [nome dell'azienda]. I dati dei nuovi dipendenti venivano raccolti in un unico punto di creazione, accessibile da tutti i sistemi chiave, consentendo il provisioning automatico delle risorse in tutte le applicazioni.

Di conseguenza, c'era una minore dipendenza dagli esseri umani (riducendo quindi lo spazio per l'errore umano), eliminando così le vulnerabilità della sicurezza e i problemi di conformità. Nel complesso, il tempo necessario per raggiungere la produttività è stato ridotto, rendendo i dipendenti più felici e soddisfatti.

Automatizza il tuo processo di onboarding con Jitterbit

In qualità di leader nel Quadrante Magico di Gartner per la piattaforma di integrazione aziendale come servizio per 10 anni consecutivi, Jitterbit possiede la capacità tecnica di collegare sistemi complessi che vanno dalla gestione delle risorse umane, gestione delle spese, gestione dei benefit e molto altro, con applicazioni specializzate per la remunerazione o il benessere dei dipendenti eseguite in locale o nel cloud.

Jitterbit Aiuta le organizzazioni ad automatizzare e integrare applicazioni, strumenti di onboarding dei dipendenti, silos di dati e sistemi distribuiti. JitterbitI modelli di , ad esempio, offrono integrazioni singole e predefinite che spostano rapidamente i dati in una direzione tra oggetti simili in due applicazioni o sistemi. Quando si tratta di gestione dell'onboarding e dell'offboarding all'interno delle risorse umane, JitterbitI modelli includono:

• Workday << >> ServiceNow Offboarding dei dipendenti. Questo nuovo modello di onboarding dei dipendenti è progettato per gli utenti di entrambi Workday e ServiceNow. È una soluzione preconfezionata per l'integrazione Workday Gestione del capitale umano (HCM) a ServiceNow ITSM. IL Workday a ServiceNow Il modello di processo fornisce un'esperienza unificata per i processi di onboarding dei dipendenti per attivare il lavoratore, inclusi IT, strutture e richieste di sicurezza per rilasciare il laptop, il badge, lo spazio sulla scrivania del dipendente e così via.
• Workday << >> Salesforce Offboarding dei dipendenti. Questo modello è progettato per gli utenti di entrambi Workday e Salesforce. È una soluzione preconfezionata per l'integrazione Workday Gestione del capitale umano (HCM) a Salesforce Nuvola di vendita. IL Workday a Salesforce Il modello di processo offre un'esperienza unificata per i processi comuni di onboarding e offboarding dei dipendenti.
• Workday <<>> Oracle NetSuite Employee Onboarding Offboarding. Questo modello è una soluzione preconfezionata per l'integrazione Workday Human Capital Management (HCM) a NetSuite ERP. IL Workday to NetSuite Process Template fornisce un'esperienza unificata per i comuni processi di onboarding e offboarding dei dipendenti.

Con un potente e facile da usare piattaforma di integrazione API cloud, Jitterbit Consente ai responsabili delle risorse umane e ad altri stakeholder di connettersi a qualsiasi applicazione on-premise o in cloud, permettendo loro di incrementare il ROI, aumentare la soddisfazione del cliente e ottimizzare l'erogazione e la gestione dei servizi, offrendo loro un vantaggio competitivo in un mercato estremamente concorrenziale.

Prova tu stesso i vantaggi:Per iniziare, prenota una demo con un esperto di automazione delle risorse umane!