O Guia Completo para Automação de Onboarding de Funcionários

Por Sharvaani, Gerente de Marketing de Conteúdo

É o primeiro dia no seu novo emprego. Você tem uma energia nervosa correndo nas veias. Você está animado para conhecer novas pessoas, e está animado para começar a trabalhar e fazer parte de uma nova equipe. Ao mesmo tempo, seu empregador está tão animado quanto você por tê-lo a bordo. Eles sentem a empolgação de preencher uma vaga crítica e provavelmente estão entusiasmados por ter um novo membro na equipe pronto para contribuir com os desafios de curto e longo prazo. Nem você nem sua nova organização querem que essa experiência seja nada menos do que incrível.

Parece familiar? Todos nós já passamos por isso. A energia e o entusiasmo, de ambas as partes, representam uma oportunidade única para iniciar a experiência de emprego e o processo de integração de funcionários com uma nota altamente positiva. Um solução automatizada de integração de funcionários ajuda a garantir que os novos funcionários não apenas sejam produtivos mais rapidamente, mas também mantenham um alto moral e muita energia durante todo o curso de seu emprego.

O que o processo de integração de funcionários deve incluir?

Como um novo funcionário aqui na Jitterbit, eu consigo me identificar pessoalmente. No primeiro dia, há dois meses, quando liguei meu computador novo pela primeira vez, fiquei imediatamente animado para ver o que aconteceria a seguir. Como seria a experiência de integração de funcionários na Jitterbit? Eu estava animado para concluir as etapas do processo de integração:

• Conheça meu novo gerente. Quais seriam as expectativas dele para os meus primeiros meses na empresa? Que tipo de personalidade ele teria? Que tipo de comunicador ele seria?
• Conheça meus colegas. Com quem eu estarei trabalhando no futuro previsível? Que tipo de personalidades eles têm? Há uma ou duas pessoas em particular com quem eu seria próximo?
• Receber ativos críticos e acesso ao sistema. Eu já tenho o meu notebook, mas quais outros recursos eu precisaria para ter sucesso? Como eu receberia minhas chaves do escritório local? Seria me fornecido acesso em tempo hábil às nossas mensagens corporativas, e-mail e diretórios de arquivos necessários para fazer o meu trabalho?
• Cadastre-se nos benefícios. Como funcionário em tempo integral, qualifico-me para certos benefícios. Assistência médica, odontológica e outras considerações são uma parte importante do meu trabalho e de seu efeito na minha vida pessoal.
• Garanta uma remuneração pontual e precisa. Como gerente de marketing de conteúdo, é importante garantir o gerenciamento adequado de quaisquer despesas relacionadas ao emprego que eu possa ter.

Felizmente, o fluxo do meu processo de integração foi fluido e pontual, graças à ética de trabalho eficiente e à experiência do Recursos Humanos (RH). Dados os desafios habituais com a integração de funcionários, considero-me com sorte. A integração ou o desligamento de um funcionário é uma combinação de muitos processos diferentes que se sobrepõem. A lista de verificação de integração de novos funcionários inclui a configuração de novos funcionários nos Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS), sistemas de gestão de despesas, sistemas de gestão de folha de pagamento e sistemas de administração de benefícios.

Para cada novo funcionário que entra ou sai de uma organização, muitos departamentos de RH que não têm a capacidade de integrar dados precisam executar os mesmos processos repetidas vezes, manualmente — o que simplesmente aumenta a margem de erro e pode causar insatisfação nos funcionários e maior rotatividade.

O que é Automação de Onboarding?

A automação de integração refere-se ao uso de tecnologia e à integração de diferentes sistemas de RH para otimizar o processo de integração de funcionários.

Infelizmente, a maior parte dos dados de RH é armazenada em vários sistemas de registro. Por exemplo, quando os dados dos candidatos não são conectados adequadamente aos sistemas de folha de pagamento, despesas e gestão de ativos durante o processo de integração, isso pode prejudicar a produtividade e afetar o moral.

Como resultado, muitos gerentes de RH estão recorrendo a plataformas de desenvolvimento de código baixo para acelerar a troca de informações entre sistemas discretos de integração de funcionários, usando processos automatizados de integração para eliminar grande parte do trabalho manual árduo que tem sido o flagelo de muitas divisões de recursos humanos.

Desafios com os Processos de Integração Manual

1. Papelada sem fim

Muitas organizações dependem de um processo de integração de novos funcionários que inclui uma abordagem baseada em papel para os questionários de novos contratados, em que os documentos são enviados por e-mail para o novo funcionário, preenchidos e depois devolvidos à organização por fax ou e-mail. Infelizmente, o departamento de RH precisa inserir manualmente todos os detalhes do novo contratado no sistema de RH (HRIS). É preciso concordar que um sistema de integração como esse é, no mínimo, trabalhoso. No entanto, a produtividade, a velocidade e a precisão podem sofrer um impacto significativo quando esses dados precisam ser inseridos em mais de um sistema.

2. Inconsistências interdepartamentais

A integração (onboarding) ou o desligamento (offboarding) podem ser coordenados centralmente pelo departamento de recursos humanos, mas também envolvem muitos outros departamentos, como suporte de TI, segurança, operações, instalações, finanças e, às vezes, outras unidades de negócios. Isso pressiona os gerentes de RH a atuarem como gerentes de projeto, coordenando, por exemplo, a aquisição de computadores funcionais sincronizados com o Wi-Fi do escritório, um crachá e outros ativos, para que tudo esteja pronto no primeiro dia do novo funcionário. Qualquer tipo de falha de comunicação entre os departamentos pode atrasar o processo de integração e reduzir o moral de um funcionário, que fica imaginando por que a organização não estava preparada para ele no primeiro dia. A necessidade do momento, portanto, é a automação da integração.

Benefícios da Automação do Processo de Integração

1. Eficiência Melhorada e Economia de Tempo

A automação elimina tarefas manuais e repetitivas, como o provisionamento de recursos ou a configuração de folha de pagamento, liberando as equipes de RH para concentrarem-se em iniciativas estratégicas. Por exemplo, automatizar o provisionamento e o desprovisionamento de recursos garante que os novos colaboradores estejam equipados com as ferramentas de que precisam desde o primeiro dia.

2. Experiências de Candidatos Aprimoradas

Um processo de integração suave, começando com o recrutamento de candidatos e se estendendo até a finalização das decisões de contratação, garante uma impressão positiva para os novos contratados. A automação ajuda a reduzir atrasos e proporciona uma experiência perfeita.

3. Processos Precisos e em Conformidade

Tarefas como concessão de benefícios de matrícula, extensão de comissões de folha de pagamento e planejamento de cenários são executadas com precisão, reduzindo erros e garantindo a conformidade com os requisitos regulatórios.

4. Insights de Dados Aprimorados

A automação permite a criação de painéis de incidentes de funcionários, fornecendo insights valiosos sobre o desempenho, a conformidade e o engajamento dos colaboradores, ajudando o RH a tomar decisões informadas.

5. Processos Escaláveis e Consistentes

Seja integrando um único funcionário ou um grande grupo, a automação garante um processo padronizado e escalável que mantém a consistência entre departamentos e locais.

6. Desligamento Integrado

A automação vai além da integração para incluir o desligamento e a rescisão, tornando as transições mais suaves, ao mesmo tempo em que garante a conformidade, recupera ativos e protege dados sensíveis.

Automação de Onboarding: Exemplo do Mundo Real

Ultradent, uma empresa global de suprimentos e fabricação odontológica, é uma organização que percebeu essa necessidade de automação de funcionários e decidiu fazer algo a respeito. Seus clientes são dentistas, consultórios associados, agências governamentais e universidades que empregam mais de 1.400 pessoas em 7 locais globais.

Ineficiências no Processo de Integração da Ultradent

Antes de abordar seus processos de gerenciamento de dados relacionados a RH, a Ultradent enfrentava vários desafios. Estes incluíam:

• Tempo até a produtividade atrasado. Fluxos de trabalho manuais e dependentes de RH retardaram a integração, introduziram gargalos e criaram vulnerabilidades de segurança e riscos de conformidade.
• Falta de tecnologia de integração. Ferramentas desconectadas e inserção manual de dados causaram atrasos e erros.
• Altos custos de licenciamento. Altos custos de licenciamento devido a atrasos nos processos de desligamento de clientes geram alta insatisfação dos funcionários e uma percepção negativa da empresa entre os colaboradores.

Como a Ultradent otimizou a integração de funcionários com automação de RH

A Ultradent adotou a tecnologia da Jitterbit solução de automação de RH. Dessa forma, foi possível otimizar o seu fluxo de integração, o que incluiu a integração dos seguintes processos:

1. Recrutamento de candidatos
2. Finalizando as decisões de contratação
3. Provisionamento e desprovisionamento de ativos
4. Oferecendo benefícios de matrícula
5. Estendendo as comissões de folha de pagamento
6. Criando painéis de incidentes de funcionários
7. Criando certificados de treinamento
8. Gerenciamento de viagens e outras despesas
9. Planejamento de cenários
10. Offboarding e rescisão

“Estávamos procurando criar uma experiência de integração perfeita e nos afastar de um processo demorado que envolvia vários departamentos, sistemas e dependências de pessoal”, disse Jason Namoc, engenheiro de integração da Ultradent. “Sempre estivemos na vanguarda da tecnologia e é por isso que nos envolvemos com a Jitterbit. O resultado é uma experiência integrada que acelerou a produtividade dos funcionários e aumentou a satisfação deles”, acrescentou.

Todas essas etapas do processo de integração, que antes eram trabalhosas, foram integradas com a solução de automação de RH da Jitterbit. Os dados dos novos funcionários foram coletados em um único ponto de criação, que pôde ser acessado por todos os principais sistemas, resultando no provisionamento automático de ativos em todos os aplicativos.

Consequentemente, houve menor dependência de humanos (reduzindo assim a margem para erro humano), eliminando vulnerabilidades de segurança e problemas de conformidade. No geral, o tempo até a produtividade foi reduzido, tornando os funcionários mais felizes e satisfeitos.

Automatize o seu Processo de Integração com a Jitterbit

Como líder no Quadrante Mágico da Gartner para Plataforma de Integração como Serviço Empresarial para 10 anos consecutivos, o Jitterbit possui a capacidade técnica de integrar sistemas complexos que vão desde RH, gestão de despesas, gerenciamento de benefícios e muito mais, com aplicativos especializados de recompensa ou bem-estar para funcionários, executados localmente ou na nuvem.

A Jitterbit ajuda organizações a automatizar e integrar aplicativos, ferramentas de integração de funcionários, silos de dados e sistemas distribuídos. Os modelos da Jitterbit, por exemplo, oferecem integrações únicas e pré-construídas que movem rapidamente dados em uma direção entre objetos semelhantes em dois aplicativos ou sistemas. Quando se trata de gerenciamento de admissão e desligamento no RH, os modelos da Jitterbit incluem:

• Workday <<>> Integração e desligamento de funcionários no ServiceNow. Este novo modelo de integração de novos funcionários foi desenvolvido para usuários tanto do Workday quanto do ServiceNow. Trata-se de uma solução pronta para uso destinada à integração do Workday Human Capital Management (HCM) com o ServiceNow ITSM. O modelo de processo do Workday para o ServiceNow oferece uma experiência unificada para os processos de integração de funcionários, com o objetivo de ativar o trabalhador, incluindo solicitações de TI, instalações e segurança para a emissão do laptop, crachá, espaço de trabalho etc.
• Workday <<>> Salesforce Integração e desligamento de funcionários. Este modelo foi desenvolvido para usuários tanto do Workday quanto do Salesforce. Trata-se de uma solução pronta para uso destinada à integração do Workday – Gestão de Capital Humano (HCM) – com o Salesforce Sales Cloud. O modelo de processo do Workday para o Salesforce oferece uma experiência unificada para os processos comuns de integração e desligamento de funcionários.
• Workday <<>> Oracle NetSuite: Integração e Desligamento de Funcionários. Este modelo é uma solução pronta para uso destinada à integração do Workday Human Capital Management (HCM) ao ERP NetSuite. O modelo de processo Workday para NetSuite oferece uma experiência unificada para os processos comuns de integração e desligamento de funcionários.

Com um potente e fácil de usar plataforma de integração de API em nuvem, o Jitterbit permite que gestores de RH e outras partes interessadas se conectem a qualquer aplicativo local ou em nuvem, permitindo-lhes impulsionar o ROI, aumentar a satisfação do cliente e otimizar a entrega e a gestão de serviços, dando-lhes uma vantagem em um mercado extremamente competitivo.

Experimente os benefícios por si mesmo—agende uma demonstração com um especialista em automação de RH para começar!