Työntekijöiden perehdytysautomaation täydellinen opas

Sharvaani, Sisältömarkkinointipäällikkö

On uuden työsi ensimmäinen päivä. Suonissasi virtaa hermostunutta energiaa. Olet innoissasi uusien ihmisten tapaamisesta, ja olet innoissasi päästessäsi töihin ja osaksi uutta tiimiä. Samaan aikaan työnantajasi on aivan yhtä innoissaan saadessaan sinut mukaan. He tuntevat sen innostuksen, joka liittyy tärkeän tehtävän täyttämiseen, ja ovat todennäköisesti innoissaan saadessaan uuden tiimiläisen, joka on valmis tarttumaan lyhyen ja pitkän aikavälin haasteisiin. Kumpikaan teistä tai uudesta organisaatiostasi ei halua tästä kokemuksesta yhtään mitään muuta kuin mahtavan.

Kuulostaako tutulta? Me kaikki olemme kokeneet sen. Molemminpuolinen energia ja innostus tarjoavat ainutlaatuisen tilaisuuden aloittaa työsuhde ja työntekijän perehdytysprosessi erittäin positiivisissa merkeissä. automaattinen työntekijän perehdytysratkaisu auttaa varmistamaan, että uudet työntekijät eivät ainoastaan saavuta tuottavuutta nopeammin, vaan heillä on myös hyvä työmotivaatio ja paljon energiaa koko työsuhteensa ajan.

Mitä työntekijän perehdytysprosessin tulisi sisältää?

Uutena työntekijänä täällä Jitterbitillä pystyn samaistumaan tähän henkilökohtaisesti. Ensimmäisenä päivänäni kaksi kuukautta sitten, kun käynnistin uuden tietokoneeni ensimmäistä kertaa, olin heti innokas näkemään, mitä seuraavaksi tapahtuisi. Millainen Jitterbitin perehdytysprosessi mahtaisi olla? Olin innoissani voidessani suorittaa perehdytysprosessin vaiheet:

• Tapaa uusi esimieheni. Mitkä hänen odotuksensa olisivat ensimmäisille kuukausilleni yrityksessä? Millainen persoonallisuus hänellä olisi? Millainen viestijä hän olisi?
• Tässä ovat kollegani. Kenen kanssa työskentelisin lähitulevaisuudessa? Millaisia persoonallisuuksia heillä on? Onko siellä yhtä tai kahta henkilöä, joiden kanssa olisin erityisen läheinen?
• Vastaanota kriittiset resurssit ja järjestelmäoikeudet. Minulla oli jo kannettava tietokoneeni, mutta mitä muita resursseja tarvitsisin menestyäkseni? Miten saisin avaimet paikalliseen toimistoon? Tarjottaisiinko minulle ajoissa pääsy työn tekemiseen tarvittaviin yrityksen viestintäkanaviin, sähköpostiin ja tiedostohakemistoihin?
• Rekisteröidy etuuksien saajaksi. Kokoaikaisena työntekijänä olen oikeutettu tiettyihin etuuksiin. Sairausvakuutus, hammashoito ja muut huomioon otettavat seikat ovat tärkeä osa työtäni ja sen vaikutusta henkilökohtaiseen elämääni.
• Varmista oikea-aikainen ja tarkka korvaus. Sisältömarkkinointipäällikkönä on tärkeää varmistaa mahdollisten työsuhteeseen liittyvien kulujeni asianmukainen hallinta.

Onneksi perehdyttämisprosessini sujui saumattomasti ja ajallaan HR:n tehokkaan työmoraalin ja kokemuksen ansiosta. Ottaen huomioon työntekijöiden perehdyttämiseen yleensä liittyvät haasteet, pidän itseäni onnekkaana. Työntekijän perehdyttäminen tai työssä aloittamiseen ja siitä poistumiseen liittyvät prosessit koostuvat monista eri päällekkäisistä prosesseista. Uuden työntekijän perehdytyslista sisältää uusien työntekijöiden tietojen syöttämisen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin (HRIS), kulujenhallintajärjestelmiin, palkanlaskentajärjestelmiin ja etuuksien hallintajärjestelmiin.

Joka kerta, kun organisaatioon tulee uusi työntekijä tai sieltä lähtee työntekijä, monien sellaisten HR-osastojen, joilta puuttuu kyky yhdistää tietoja, täytyy tehdä samat prosessit uudelleen ja uudelleen manuaalisesti – mikä vain lisää virheiden mahdollisuutta ja voi aiheuttaa tyytymättömyyttä työntekijöissä sekä suurempaa vaihtuvuutta.

Perehdyttämisautomaatio

Perehdytyksen automatisoinnilla tarkoitetaan teknologian hyödyntämistä ja eri HR-järjestelmien integrointia työntekijän perehdytysprosessin sujuvoittamiseksi.

Valitettavasti suurin osa henkilöstötiedoista on tallennettuna useisiin eri järjestelmiin. Esimerkiksi silloin, kun ehdokastietoja ei ole liitetty asianmukaisesti palkanmaksu-, kulunvalvonta- ja resurssienhallintajärjestelmiin perehdytysprosessin aikana, se voi heikentää tuottavuutta ja lannistaa työntekijöiden mielialaa.

Tämän seurauksena monet henkilöstöpäällikköä työllistävät organisaatiot kääntyvät matalakoodisten kehitysalustojen puoleen nopeuttaakseen tiedonvaihtoa erillisten työntekijöiden perehdytysjärjestelmien välillä, ja ne hyödyntävät automatisoituja perehdytysprosesseja poistaakseen suuren osan siitä raskaasta manuaalisesta työstä, joka on ollut monien HR-osastojen vitsaus.

Haasteet manuaalisissa perehdytysprosesseissa

1. Loppumaton paperityö

Monet organisaatiot luottavat uuden työntekijän perehdytysprosessiin, joka sisältää paperipohjaisen lähestymistavan uusien työntekijöiden kyselylomakkeille. Siinä asiakirjat lähetetään uudelle työntekijälle sähköpostitse, täytetään ja faksataan tai lähetetään sitten takaisin organisaatiolle sähköpostitse. Valitettavasti HR-osaston edellytetään syöttävän kaikki uuden työntekijän tiedot manuaalisesti HRIS-järjestelmään. Voidaan todeta, että tällainen perehdytysjärjestelmä on vähintäänkin kankea. Tuottavuus, nopeus ja tarkkuus voivat kuitenkin kärsiä merkittävästi, kun nämä tiedot on syötettävä useampaan kuin yhteen järjestelmään.

2. Osastojen väliset ristiriitaisuudet

Perehdytys tai työsuhteen päättäminen voidaan koordinoida keskitetysti HR-osastolta, mutta siihen osallistuu myös monia muita osastoja, kuten IT-tuki, turvallisuus, toiminnot, kiinteistönhallinta, taloushallinto ja toisinaan muut liiketoimintayksiköt. Tämä asettaa HR-päälliköille paineita toimia projektipäälliköinä, jotka koordinoivat esimerkiksi sitä, että toimiston WiFiin synkronoidut toimivat tietokoneet, henkilökortti ja muut työvälineet ovat valmiina uuden työntekijän ensimmäisenä päivänä. Millainen tahansa väärinymmärrys osastojen välillä voi viivästyttää perehdytysprosessia ja heikentää työntekijän motivaatiota, kun he jäävät ihmettelemään, miksi organisaatio ei ollut valmis heitä varten ensimmäisenä päivänä. Tämän hetken tarve onkin perehdytyksen automatisointi.

Perehdytysprosessin automatisoinnin hyödyt

1. Parempi tehokkuus ja ajansäästö

Automaatio poistaa manuaaliset, toistuvat tehtävät, kuten resurssien valmistelun tai palkanlaskennan määrittämisen, mikä vapauttaa HR-tiimit keskittymään strategisiin hankkeisiin. Esimerkiksi resurssien valmistelun ja käytöstä poiston automatisointi varmistaa, että uusilla työntekijöillä on tarvittavat työkalut käytössään ensimmäisestä päivästä lähtien.

2. Parannetut hakijakokemukset

Sujuva perehdytysprosessi, joka alkaa hakijoiden rekrytoinnista ja ulottuu aina työllistymispäätösten viimeistelyyn asti, varmistaa positiivisen vaikutuksen uusille työntekijöille. Automaatio auttaa vähentämään viivästyksiä ja tarjoaa saumattoman kokemuksen.

3. Tarkat ja vaatimustenmukaiset prosessit

Tehtävät, kuten ilmoittautumisetujen tarjoaminen, palkanlaskentapalkkioiden laajentaminen ja skenaariosuunnittelu, suoritetaan tarkasti, mikä vähentää virheitä ja varmistaa säännösten noudattamisen.

4. Paremmat tietojen oivallukset

Automaatio mahdollistaa työntekijöiden poissaolo- tai vaaratilannetaulujen luomisen, mikä tarjoaa arvokasta tietoa työntekijöiden suoriutumisesta, vaatimustenmukaisuudesta ja sitoutumisesta sekä auttaa HR:ää tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.

5. Skaalautuvat ja yhdenmukaiset prosessit

Oli kyseessä sitten yhden työntekijän tai suuren ryhmän perehdytys, automaatio varmistaa standardoidun, skaalautuvan prosessin, joka säilyttää yhtenäisyyden eri osastoilla ja toimipisteissä.

6. Saumaton perehdytyksen purku

Automatisointi ulottuu perehdytyksen ulkopuolelle kattaen myös työsuhteen päättymisen ja irtisanomiset, mikä tekee siirtymistä sujuvampia ja varmistaa samalla sääntöjen noudattamisen, omaisuuden palauttamisen ja arkaluonteisen tiedon suojaamisen.

Perehdytyksen automatisointi: Esimerkki todellisesta elämästä

Ultradent, maailmanlaajuinen hammashoitotarvikkeiden ja valmistuksen yritys, on yksi organisaatio, joka ymmärsi tämän työntekijöiden automaation tarpeen ja päätti tehdä sille jotain. Sen asiakkaita ovat hammaslääkärit, ketjupraktiikat, valtion virastot ja yliopistot, jotka työllistävät yli 1 400 henkilöä 7 maailmanlaajuisessa toimipisteessä.

Tehottomuudet Ultradentin perehdytysprosessissa

Ennen henkilöstöhallinnon tietojenkäsittelyprosesseihinsa puuttumista Ultradentilla oli useita haasteita. Näitä olivat:

• Viivästynyt tuottavuuden saavuttaminen. Manuaaliset, HR-riippuvaiset työnkulut hidastivat perehdytystä, loivat pullonkauloja sekä aiheuttivat tietoturvahaavoittuvuuksia ja vaatimuksenmukaisuusriskejä.
• Integraatioteknologian puute. Erilliset työkalut ja manuaalinen tietojen syöttö aiheuttivat viivästyksiä ja virheitä.
• Korkeat lisensiointikustannukset. Asiakkaiden off-boarding-prosessien viivästyksistä johtuvat korkeat lisenssikustannukset johtavat työntekijöiden suureen tyytymättömyyteen ja heikkoon mielikuvaan yrityksestä työntekijöiden keskuudessa.

Miten Ultradent tehosti perehdytystään HR-automaation avulla

Ultradent otti käyttöön Jitterbitin HR-automaatioratkaisu. Se pystyi siten virtaviivaistamaan perehdytysprosessi, johon sisältyi seuraavien prosessien integrointi:

1. Ehdokkaiden rekrytointi
2. Rekrytointipäätösten viimeistely
3. Resurssien käyttöönotto ja käytöstä poisto
4. Ilmoittautumisetujen tarjoaminen
5. Palkanlaskennan provisioiden laajentaminen
6. Työntekijöiden poikkeamatapahtumien seurantapaneelien luominen
7. Koulutustodistuksien luominen
8. Heidän matka- ja muiden kulujensa hallinta
9. Skenaariosuunnittelu
10. Perehdytys ja työsuhteen päättäminen

“Halusimme luoda saumattoman perehdytyskokemuksen ja luopua aikaa vievästä prosessista, joka sisälsi useita osastoja, järjestelmiä ja riippuvuuksia eri henkilöstöryhmistä”, sanoo Ultradentin integraatioinsinööri Jason Namoc. “Olemme aina olleet teknologian aallonharjalla, ja siksi otimme yhteyttä Jitterbittiin. Tuloksena on saumaton kokemus, joka nopeutti työntekijöiden tuottavuutta ja lisäsi tyytyväisyyttä”, hän lisäsi.

Kaikki nämä muuten työläät perehdytysprosessin vaiheet integroitiin Jitterbitin HR-automaatioratkaisuun. Uuden työntekijän tiedot kerättiin yhdessä luontipisteessä, joka oli kaikkien avainjärjestelmien käytettävissä, mikä johti työkalujen automaattiseen käyttöönottoon kaikissa sovelluksissa.

Tämän seurauksena riippuvuus ihmisistä väheni (mikä puolestaan vähensi inhimillisten virheiden mahdollisuutta), mikä poisti tietoturva-aukot ja vaatimustenmukaisuusongelmat. Kaiken kaikkiaan tuottavuuden saavuttamiseen kuluva aika lyheni, mikä teki työntekijöistä onnellisempia ja tyytyväisempiä.

Automatisoi perehdytysprosessisi Jitterbitin avulla

Yritysintegraatioalustojen palveluna (iPaaS) Gartnerin Magic Quadrant -raportin johtajana 10 peräkkäistä vuotta, Jitterbitillä on tekninen kyvykkyys yhdistää monimutkaisia järjestelmiä, aina HRM:stä, kulujen hallinta, etujen hallintaa ja paljon muuta erikoistuneilla työntekijöiden palkitsemis- tai hyvinvointisovelluksilla, jotka toimivat paikallisesti tai pilvessä.

Jitterbit auttaa organisaatioita automatisoimaan ja integroimaan sovelluksia, työntekijöiden perehdytystyökaluja, tietosiiloja ja hajautettuja järjestelmiä. Esimerkiksi Jitterbitin mallit tarjoavat yksittäisiä, valmiita integraatioita, jotka siirtävät tietoa nopeasti yhteen suuntaan samankaltaisten objektien välillä kahden sovelluksen tai järjestelmän kautta. Mitä tulee HR:n alaiseen perehdytys- ja työsuhteen päättymisen hallintaan, Jitterbitin malleihin sisältyvät:

• Workday <<>> ServiceNow: Työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen päättäminen. Tämä uusi työntekijöiden perehdyttämismalli on suunniteltu sekä Workday:n että ServiceNow:n käyttäjille. Se on valmiiksi koottu ratkaisu Workday:n henkilöstöhallintajärjestelmän (HCM) integroimiseksi ServiceNow ITSM:ään. Workday–ServiceNow-prosessimalli tarjoaa yhtenäisen kokemuksen työntekijöiden perehdyttämisprosesseissa, joiden avulla työntekijä saadaan valmiiksi työhön, mukaan lukien IT-, tilojen ja turvallisuuspyyntöjä työntekijän kannettavan tietokoneen, kulkukortin, työpöytätilan jne. myöntämiseksi.
• Workday <<>> Salesforce Työntekijän perehdytys ja työsuhteen päättäminen. Tämä malli on tarkoitettu sekä Workday- että Salesforce-käyttäjille. Se on valmiiksi koottu ratkaisu Workday Human Capital Management (HCM) -järjestelmän integroimiseksi Salesforce Sales Cloud -palveluun. Workday–Salesforce-prosessimalli tarjoaa yhtenäisen käyttökokemuksen yleisiin työntekijöiden perehdyttämis- ja työsuhteen päättämisprosesseihin.
• Workday <<>> Oracle NetSuite: työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen päättäminen. Tämä malli on valmiiksi koottu ratkaisu Workday Human Capital Management (HCM) -järjestelmän integroimiseksi NetSuite ERP -järjestelmään. Workday–NetSuite-prosessimalli tarjoaa yhtenäisen käyttökokemuksen työntekijöiden tavanomaisissa työsuhteen aloittamis- ja päättämisprosesseissa.

Tehokkaalla ja helppokäyttöisellä pilvi-API-integraatioalusta, Jitterbit antaa HR-päälliköille ja muille sidosryhmille mahdollisuuden yhdistää minkä tahansa paikallisen tai pilvipohjaisen sovelluksen, mikä mahdollistaa sijoitetun pääoman tuoton (ROI) kasvattamisen, asiakastyytyväisyyden parantamisen sekä palvelujen toimituksen ja hallinnan optimoinnin, antaen heille etulyöntiaseman erittäin kilpailluilla markkinoilla.

Koe hyödyt itse –Varaa demo HR-automaation asiantuntijan kanssa päästäksesi alkuun!