De Complete Gids voor Automatisering van Werknemersinvoering

Door Sharvaani, Content Marketing Manager

Het is je eerste dag op je nieuwe baan. Je aderen stromen vol met nerveuze energie. Je vindt het spannend om nieuwe mensen te ontmoeten, en je hebt zin om aan het werk te gaan en deel uit te maken van een nieuw team. Tegelijkertijd is je werkgever net zo enthousiast om jou aan boord te hebben. Ze voelen de opwinding dat een cruciale positie is vervuld, en zijn waarschijnlijk dolblij met een nieuw teamlid dat klaarstaat om bij te dragen aan de korte- en langetermijnuitdagingen. Noch jij, noch je nieuwe organisatie wil dat deze ervaring minder dan geweldig wordt.

Komt dit bekend voor? We hebben het allemaal meegemaakt. De energie en het enthousiasme, van beide kanten, vertegenwoordigen een unieke kans om de werkervaring en het onboardingproces van medewerkers op een zeer positieve manier te beginnen. Een geautomatiseerde oplossing voor de onboarding van medewerkers helpt ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers niet alleen sneller productief zijn, maar gedurende hun hele dienstverband ook een hoog moraal en veel energie behouden.

Wat moet het onboardingstraject voor medewerkers omvatten?

Als nieuwe medewerker hier bij Jitterbit kan ik me daar persoonlijk in verplaatsen. Op dag één, twee maanden geleden, toen ik voor het eerst mijn nieuwe computer aanzette, was ik meteen enthousiast om te zien wat er zou gebeuren. Hoe zou de onboarding-ervaring voor medewerkers bij Jitterbit zijn? Ik stond te popelen om de stappen van het onboardingproces te doorlopen:

• Maak kennis met mijn nieuwe manager. Wat zouden zijn verwachtingen zijn voor mijn eerste maanden bij het bedrijf? Wat voor soort persoonlijkheid zou hij hebben? Wat voor soort communicator zou hij zijn?
• Maak kennis met mijn collega's. Met wie zou ik de voorzienbare toekomst samenwerken? Wat voor type persoonlijkheden hebben ze? Zijn er één of twee personen in het bijzonder met wie ik nauw zou samenwerken?
• Ontvang kritieke bedrijfsmiddelen en systeemtoegang. Ik had mijn laptop al, maar welke andere middelen zou ik nodig hebben om succesvol te zijn? Hoe zou ik mijn sleutels tot het lokale kantoor ontvangen? Zou ik tijdig toegang krijgen tot onze zakelijke berichtenservices, e-mail en bestandmappen die nodig zijn om mijn werk te doen?
• Meld je aan voor uitkeringen. Als fulltime werknemer kom ik in aanmerking voor bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden. Medische zorg, tandheelkundige zorg en andere aspecten vormen een belangrijk onderdeel van mijn baan en de invloed daarvan op mijn persoonlijk leven.
• Zorg voor een tijdige en nauwkeurige vergoeding. Als contentmarketingmanager is het belangrijk om te zorgen voor een goed beheer van al mijn werk gerelateerde uitgaven.

Gelukkig verliep mijn inwerkproces soepel en tijdig, dankzij de efficiënte werkhouding en ervaring van Human Resources (HR). Gezien de gebruikelijke uitdagingen bij de onboarding van medewerkers, mag ik van geluk spreken. Het in- of uit dienst treden van een medewerker is een combinatie van vele verschillende overlappende processen. De checklist voor de onboarding van een nieuwe medewerker omvat onder meer het aanmaken van nieuwe medewerkers in Human Resource Information Systems (HRIS), declaratiesystemen, loonadministratiesystemen en systemen voor secundaire arbeidsvoorwaarden.

Voor elke nieuwe medewerker die in dienst treedt of een organisatie verlaat, moeten veel HR-afdelingen die niet over de capaciteit beschikken om data te integreren, dezelfde processen keer op keer handmatig uitvoeren — wat simpel gezegd de kans op fouten vergroot en kan zorgen voor ontevredenheid onder medewerkers en een hoger verloop.

Wat is onboarding-automatisering?

Onboarding-automatisering verwijst naar het gebruik van technologie en de integratie van verschillende HR-systemen om het onboardingproces van medewerkers te stroomlijnen.

Helaas worden de meeste HR-gegevens opgeslagen in meerdere bronsystemen. Wanneer kandidaatgegevens tijdens het onboardingproces bijvoorbeeld niet goed zijn gekoppeld aan systemen voor loonadministratie, onkosten en vermogensbeheer, kan dit de productiviteit schaden en het moraal aantasten.

Als gevolg hiervan wenden veel HR-managers zich tot low-code-ontwikkelingsplatforms om de uitwisseling van informatie tussen afzonderlijke systemen voor de onboarding van medewerkers te versnellen, waarbij ze geautomatiseerde onboardingprocessen gebruiken om veel van het harde handmatige werk weg te nemen dat de achilleshiel is geweest van vele HR-afdelingen.

Uitdagingen bij handmatige onboardingprocessen

Eindeloos papierwerk

Veel organisaties vertrouwen op een onboardingproces voor nieuwe medewerkers dat gebruikmaakt van een op papier gebaseerde aanpak voor vragenlijsten voor nieuwe werknemers, waarbij documenten per e-mail naar de nieuwe medewerker worden gestuurd, ingevuld en vervolgens per fax of e-mail naar de organisatie worden teruggestuurd. Helaas is de HR-afdeling verplicht om alle gegevens van de nieuwe medewerker handmatig in te voeren in het HRIS. Om het zachtjes uit te drukken: een dergelijk onboardsysteem is omslachtig. De productiviteit, snelheid en nauwkeurigheid kunnen echter een flinke deuk oplopen wanneer deze gegevens in meer dan één systeem moeten worden ingevoerd.

2. Interdepartementale tegenstrijdigheden

Onboarding of offboarding kan centraal worden gecoördineerd door de HR-afdeling, maar is ook van invloed op vele andere afdelingen, zoals IT-support, beveiliging, operations, facilitaire zaken, finance en soms andere bedrijfsonderdelen. Dit legt druk op HR-managers om als projectmanager te fungeren en bijvoorbeeld de inkoop te coördineren van functionele computers die zijn gesynchroniseerd met de kantoor-wifi, waarbij een ID-kaart en andere middelen op de eerste werkdag van de nieuwe medewerker klaar moeten zijn. Elke vorm van miscommunicatie tussen afdelingen kan het onboardingproces vertragen en het moraal van een medewerker verlagen, omdat deze zich afvraagt waarom de organisatie niet klaar voor hen was op dag één. De behoefte van dit moment is dan ook onboarding-automatisering.

Voordelen van het automatiseren van het onboardingproces

1. Verbeterde efficiëntie en tijdsbesparing

Automatisering elimineert handmatige, repetitieve taken zoals het toewijzen van bedrijfsmiddelen of het instellen van de loonadministratie, waardoor HR-teams zich kunnen richten op strategische initiatieven. Het automatiseren van de toewijzing en intrekking van bedrijfsmiddelen zorgt er bijvoorbeeld voor dat nieuwe medewerkers vanaf dag één zijn uitgerust met de hulpmiddelen die ze nodig hebben.

2. Verbeterde kandidaatervaringen

Een soepel onboardingproces, beginnend bij het werven van kandidaten tot het afronden van aanwervingsbeslissingen, zorgt voor een positieve indruk bij nieuwe medewerkers. Automatisering helpt vertragingen te verminderen en zorgt voor een naadloze ervaring.

3. Nauwkeurige en Compliant Processen

Taken zoals het verstrekken van inschrijvingsvoordelen, het uitbreiden van looncommissies en scenarioplanning worden met precisie uitgevoerd, waardoor fouten worden verminderd en naleving van wettelijke voorschriften wordt gewaarborgd.

4. Verbeterde gegevensinzichten

Automatisering maakt het mogelijk om dashboards voor personeelsincidenten te creëren, die waardevolle inzichten bieden in de prestaties, naleving en betrokkenheid van medewerkers, en zo HR helpen om weloverwogen beslissingen te nemen.

5. Schaalbare en consistente processen

Of het nu gaat om het inwerken van een enkele medewerker of een grote groep, automatisering zorgt voor een gestandaardiseerd, schaalbaar proces dat consistentie behoudt over afdelingen en locaties heen.

6. Vlekkeloze offboarding

Automatisering reikt verder dan onboarding en omvat ook offboarding en beëindiging, waardoor overgangen soepeler verlopen en tegelijkertijd naleving wordt gewaarborgd, bedrijfsmiddelen worden teruggehaald en gevoelige gegevens worden beschermd.

Onboarding-automatisering: Praktijkvoorbeeld

Ultradent, een wereldwijd tandheelkundig leverings- en productiebedrijf, is één organisatie die deze behoefte aan automatisering voor werknemers inzag en besloot er iets aan te doen. De klanten zijn tandartsen, groepspraktijken, overheidsinstanties en universiteiten die meer dan 1.400 mensen in dienst hebben op 7 wereldwijde locaties.

Inefficiënties in het onboardingproces van Ultradent

Voordat ze hun HR-gerelateerde gegevensbeheerprocessen aanpakten, kende Ultradent verschillende uitdagingen. Deze omvatten:

• Vertraagde tijd tot productiviteit. Handmatige, HR-afhankelijke workflows vertraagden de onboarding, veroorzaakten knelpunten en brachten beveiligingsrisico's en compliance-risico's met zich mee.
• Gebrek aan integratietechnologie. Niet-gekoppelde tools en handmatige gegevensinvoer veroorzaakten vertragingen en fouten.
• Hoge licentiekosten. Hoge licentiekosten als gevolg van vertragingen in de off-boardingprocessen van klanten leiden tot een grote ontevredenheid bij werknemers en een slechte perceptie van het bedrijf onder medewerkers.

Hoe Ultradent onboarding stroomlijnde met HR-automatisering

Ultradent omarmde Jitterbit's HR-automatiseringsoplossing. Het was daardoor in staat om haar onboarding-workflow, wat de integratie van de volgende processen omvatte:

1. Kandidaten werven
2. Het afronden van aanstellingsbeslissingen
3. Het toewijzen en intrekken van assets
4. Inschrijvingsvoordelen bieden
5. Uitbreiding van looncommissies
6. Dashboard voor personeelsincidenten maken
7. Trainingscertificaten maken
8. Het beheren van hun reis- en andere uitgaven
9. Scenarioplanning
10. Uitdiensttreding en beëindiging

“We wilden een naadloze onboarding-ervaring creëren en afstappen van een tijdrovend proces met meerdere afdelingen, systemen en personeelsafhankelijkheden,” zei Jason Namoc, integratie-ingenieur bij Ultradent. “We hebben altijd vooraan gelopen op het gebied van technologie, en daarom zijn we de samenwerking met Jitterbit aangegaan. Het resultaat is een naadloze ervaring die de productiviteitstijd van medewerkers heeft versneld en de medewerkerstevredenheid heeft vergroot,” vo agregó hij eraan toe.

Al deze overigens omslachtige stappen van het onboardingproces werden geïntegreerd met de HR-automatiseringsoplossing van Jitterbit. Gegevens van nieuwe werknemers werden verzameld op één enkel aanmaakpunt, dat toegankelijk was voor alle belangrijke systemen, wat leidde tot de automatische provisioning van assets in alle applicaties.

Als gevolg hiervan was er minder afhankelijkheid van mensen (waardoor de kans op menselijke fouten kleiner werd), waardoor beveiligingsrisico's en nalevingsproblemen werden weggenomen. Over het algemeen werd de tijd tot productiviteit verkort, waardoor werknemers gelukkiger en tevredener werden.

Automatiseer je onboardingproces met Jitterbit

Als leider in Gartner's Magic Quadrant voor Enterprise Integration Platform as a Service voor 10 opeenvolgende jaren, Jitterbit heeft de technische capaciteit om complexe systemen te koppelen, variërend van HRM, onkostenbeheer, voordelenbeheer en meer, met gespecialiseerde belonings- of welzijnstoepassingen voor werknemers die on-premises of in de cloud draaien.

Jitterbit helpt organisaties bij het automatiseren en integreren van applicaties, onboardingstools voor medewerkers, datasilo's en gedistribueerde systemen. De sjablonen van Jitterbit bieden bijvoorbeeld enkele, kant-en-klare integraties die snel gegevens in één richting verplaatsen tussen vergelijkbare objecten in twee applicaties of systemen. Wat betreft het beheer van onboarding en offboarding binnen HR, omvatten de sjablonen van Jitterbit:

• Workday <<>> ServiceNow: inwerken en uitschrijven van medewerkers. Dit sjabloon voor de onboarding van nieuwe medewerkers is ontworpen voor gebruikers van zowel Workday als ServiceNow. Het is een kant-en-klare oplossing voor de integratie van Workday Human Capital Management (HCM) met ServiceNow ITSM. De Workday naar ServiceNow-processjabloon biedt een uniforme ervaring voor onboardingprocessen van medewerkers om de medewerker aan de slag te laten gaan, inclusief IT-, faciliteiten- en beveiligingsaanvragen voor het verstrekken van de laptop, de badge, de werkplek enz. van de medewerker.
• Workday <<>> Salesforce Inwerken en uitschrijven van medewerkers. Dit sjabloon is bedoeld voor gebruikers van zowel Workday als Salesforce. Het is een kant-en-klare oplossing voor de integratie van Workday Human Capital Management (HCM) met Salesforce Sales Cloud. De Workday naar Salesforce-processjabloon biedt een uniforme ervaring voor gangbare onboarding- en offboarding-processen van medewerkers.
• Workday <<>> Oracle NetSuite: inwerken en uitschrijven van medewerkers. Dit sjabloon is een kant-en-klare oplossing voor de integratie van Workday Human Capital Management (HCM) met NetSuite ERP. Het Workday-naar-NetSuite-processjabloon biedt een uniforme ervaring voor gangbare processen rond de indiensttreding en het vertrek van medewerkers.

Met een krachtige en gebruiksvriendelijke cloud API-integratieplatform, stelt Jitterbit HR-managers en andere belanghebbenden in staat om verbinding te maken met elke on-premises of in-cloud applicatie, waardoor ze ROI kunnen stimuleren, de klanttevredenheid kunnen verhogen en de levering en het beheer van diensten kunnen optimaliseren, wat hen een voorsprong geeft in een uiterst competitieve markt.

Ervaar de voordelen zelf—plan een demo met een HR-automatiseringsexpert om aan de slag te gaan!