door Sharvaani, Content Marketing Manager
Het is de eerste dag op je nieuwe baan. Er stroomt nerveuze energie door je aderen. Je vindt het spannend om nieuwe mensen te ontmoeten en je vindt het spannend om aan de slag te gaan en deel uit te maken van een nieuw team. Tegelijkertijd is je werkgever net zo enthousiast om je aan boord te hebben. Ze voelen de opwinding van het vervullen van een kritieke functie en zijn waarschijnlijk enthousiast dat er een nieuw teamlid klaar staat om bij te dragen aan uitdagingen op korte en lange termijn. Noch jij, noch je nieuwe organisatie willen deze ervaring iets minder dan geweldig maken.
Klinkt bekend? We hebben het allemaal meegemaakt. De energie en opwinding, van beide kanten, vertegenwoordigen een unieke kans om de werkervaring en het onboardingproces van werknemers op een zeer positieve toon te starten. Een Geautomatiseerde oplossing voor het onboarden van werknemers zorgt ervoor dat nieuwe werknemers niet alleen sneller productief zijn, maar ook een hoog moreel en veel energie hebben gedurende hun hele dienstverband.
Wat moet het onboardingproces voor werknemers omvatten?
Als nieuwe medewerker hier, bij Jitterbit, kan ik me er persoonlijk in vinden. Op dag één, twee maanden geleden, toen ik mijn nieuwe computer voor het eerst aanzette, was ik meteen enthousiast om te zien wat er zou gebeuren. Hoe zal de onboarding-ervaring van medewerkers bij Jitterbit eruitzien? Ik was verheugd om de stappen van het onboardingproces te voltooien:
- Maak kennis met mijn nieuwe manager. Wat zouden zijn verwachtingen zijn voor mijn eerste maanden bij het bedrijf? Wat voor persoonlijkheid zou hij hebben? Wat voor communicator zou hij zijn?
- Ontmoet mijn collega's. Met wie zou ik in de nabije toekomst samenwerken? Wat voor soort persoonlijkheden hebben ze? Zijn er een of twee personen in het bijzonder met wie ik een hechte band zou hebben?
- Ontvang kritieke activa en systeemtoegang. Ik had al mijn laptop, maar welke andere middelen had ik nodig om succesvol te zijn? Hoe zou ik mijn sleutels van het lokale kantoor ontvangen? Zou ik tijdig toegang krijgen tot onze bedrijfsberichten, e-mail en bestandsmappen die nodig zijn om mijn werk te doen?
- Schrijf je in voor de voordelen. Als voltijdse werknemer kom ik in aanmerking voor bepaalde voordelen. Medische, tandheelkundige en andere overwegingen vormen een belangrijk onderdeel van mijn werk en het effect ervan op mijn persoonlijke leven.
- Zorg voor tijdige en correcte compensatie. Als contentmarketingmanager is het belangrijk om te zorgen voor een goed beheer van eventuele werkgerelateerde uitgaven die ik heb.
Gelukkig verliep mijn onboardingproces naadloos en tijdig, dankzij de efficiënte werkethiek en ervaring van Human Resources (HR). Gezien de gebruikelijke uitdagingen met onboarding van medewerkers, prijs ik mezelf gelukkig. Onboarding of offboarding van een medewerker is een combinatie van veel verschillende overlappende processen. De nieuwe checklist voor onboarding van medewerkers omvat het opzetten van nieuwe medewerkers in Human Resource Information Systems (HRIS), onkostenbeheersystemen, salarisbeheersystemen en uitkeringsadministratiesystemen.
Voor elke nieuwe werknemer die bij een organisatie komt of deze verlaat, moeten veel HR-afdelingen die niet in staat zijn om gegevens samen te integreren, dezelfde processen keer op keer handmatig uitvoeren - wat alleen maar meer ruimte voor fouten vergroot en kan leiden tot ontevredenheid van werknemers en meer verloop.
Wat is onboardingautomatisering?
Onder automatisering van onboarding verstaan we het gebruik van technologie en de integratie van verschillende HR-systemen om het onboardingproces van werknemers te stroomlijnen.
Helaas worden de meeste HR-gegevens opgeslagen in meerdere systemen van record. Wanneer kandidatengegevens bijvoorbeeld niet goed zijn gekoppeld aan payroll-, expense- en asset management-systemen tijdens het onboardingproces, kan dit de productiviteit schaden en het moreel schaden.
Als gevolg hiervan wenden veel HR-managers zich tot low-code ontwikkelingsplatforms om de uitwisseling van informatie tussen discrete onboarding-systemen voor werknemers te versnellen, waarbij geautomatiseerde onboarding-processen worden gebruikt om veel van de harde, handmatige arbeid te verwijderen die de vloek is geweest van veel HR-afdelingen .
Uitdagingen met handmatige onboarding-processen
1. Oneindig veel papierwerk
Veel organisaties vertrouwen op een onboardingproces voor nieuwe werknemers dat een papieren aanpak omvat voor vragenlijsten voor nieuwe werknemers, waarbij documenten per e-mail naar de nieuwe werknemer worden gestuurd, worden ingevuld en vervolgens worden gefaxt of gemaild naar de organisatie. Helaas moet de HR-afdeling alle gegevens van nieuwe werknemers handmatig invoeren in het HRIS. Ik ben het ermee eens dat zo'n onboardingsysteem op zijn zachtst gezegd omslachtig is. De productiviteit, snelheid en nauwkeurigheid kunnen echter een flinke deuk oplopen als deze gegevens in meer dan één systeem moeten worden ingevoerd.
2. Interdepartementale inconsistenties
Onboarding of offboarding kan centraal worden gecoördineerd door de HR-afdeling, maar er zijn ook veel andere afdelingen bij betrokken, zoals IT-ondersteuning, beveiliging, operations, faciliteiten, financiën en soms andere bedrijfsonderdelen. Dit zet de HR-managers onder druk om op te treden als projectmanagers en coördineert bijvoorbeeld de aanschaf van functionele computers die zijn gesynchroniseerd met de wifi op kantoor, een ID-kaart en andere middelen moeten allemaal klaar zijn op de eerste dag van de nieuwe aanwerving. Elke vorm van miscommunicatie tussen afdelingen kan het onboardingproces vertragen en het moreel van een medewerker verminderen, omdat ze zich afvragen waarom de organisatie op de eerste dag niet klaar voor hen was. De noodzaak van het uur is dan onboarding-automatisering.
Voordelen van onboarding procesautomatisering
1. Verbeterde efficiëntie en tijdsbesparing
Automatisering elimineert handmatige, repetitieve taken zoals het provisioneren van activa of het opzetten van de salarisadministratie, waardoor HR-teams zich kunnen richten op strategische initiatieven. Automatisering van provisioning en deprovisioning van activa zorgt er bijvoorbeeld voor dat nieuwe werknemers vanaf dag één zijn uitgerust met de tools die ze nodig hebben.
2. Verbeterde kandidaatervaringen
Een soepel onboardingproces, beginnend met het werven van kandidaten en doorlopend tot het afronden van de aannamebeslissingen, zorgt voor een positieve indruk bij nieuwe medewerkers. Automatisering helpt vertragingen te verminderen en biedt een naadloze ervaring.
3. Nauwkeurige en conforme processen
Taken zoals het verstrekken van inschrijvingsvoordelen, het verstrekken van salariscommissies en het plannen van scenario's worden nauwkeurig uitgevoerd, waardoor fouten worden beperkt en wordt voldaan aan de wettelijke vereisten.
4. Verbeterde data-inzichten
Met automatisering kunt u dashboards voor werknemersincidenten maken. Deze bieden waardevolle inzichten in de prestaties, naleving en betrokkenheid van werknemers, zodat HR weloverwogen beslissingen kan nemen.
5. Schaalbare en consistente processen
Of het nu gaat om het onboarden van één enkele werknemer of een grote groep, automatisering zorgt voor een gestandaardiseerd, schaalbaar proces dat consistentie behoudt over afdelingen en locaties heen.
6. Naadloze offboarding
Automatisering gaat verder dan onboarding en omvat ook offboarding en ontslag. Hierdoor verlopen overgangen soepeler en wordt naleving van wet- en regelgeving gewaarborgd, worden activa hersteld en worden gevoelige gegevens beschermd.
Onboardingautomatisering: praktijkvoorbeeld
ultradent, een wereldwijd bedrijf in tandheelkundige benodigdheden en productie, is een organisatie die deze behoefte aan automatisering van werknemers inzag en besloot er iets aan te doen. De klanten zijn tandartsen, groepspraktijken, overheidsinstanties en universiteiten die meer dan 1,400 mensen in dienst hebben op 7 locaties wereldwijd.
Inefficiënties in het onboardingproces van Ultradent
Voordat Ultradent hun HR-gerelateerde datamanagementprocessen aanpakte, had het verschillende uitdagingen. Deze omvatten:
- Vertraagde tijd tot productiviteit. Handmatige, HR-afhankelijke workflows vertraagden de onboarding, zorgden voor knelpunten en creëerden beveiligingsproblemen en nalevingsrisico's.
- Gebrek aan integratietechnologie. Niet-aangesloten hulpmiddelen en handmatige gegevensinvoer zorgden voor vertragingen en fouten.
- Hoge licentiekosten. Hoge licentiekosten als gevolg van vertragingen in het offboardingproces van klanten leiden tot grote ontevredenheid onder werknemers en een negatief beeld van het bedrijf onder werknemers.
Hoe Ultradent Onboarding Stroomlijnde met HR-automatisering
Ultradent omarmde Jitterbit's HR-automatiseringsoplossing. Daardoor kon het zijn activiteiten stroomlijnen onboarding-workflow, waaronder de integratie van de volgende processen:
- Kandidaten werven
- Aanwervingsbeslissingen afronden
- Voorziening en deprovisioning van activa
- Inschrijvingsvoordelen bieden
- Looncommissies verlengen
- Dashboards voor incidenten van medewerkers maken
- Trainingscertificaten maken
- Het beheren van hun reis- en andere uitgaven
- Scenario-planning
- Offboarding en beëindiging
"We wilden een naadloze onboarding-ervaring creëren en afstand nemen van een tijdrovend proces dat meerdere afdelingen, systemen en personeelsafhankelijkheden omvatte", zegt Jason Namoc, integratie-ingenieur bij Ultradent. “We hebben altijd voorop gelopen op het gebied van technologie en daarom zijn we in zee gegaan met Jitterbit. Het resultaat is een naadloze ervaring die de productiviteit van medewerkers bespoedigde en de medewerkerstevredenheid verhoogde.”, voegde hij eraan toe.
Al deze anders omslachtige onboarding-processtappen werden geïntegreerd met Jitterbit's HR-automatiseringsoplossing. Nieuwe werknemersgegevens werden verzameld op één punt van creatie, die toegankelijk was voor alle belangrijke systemen, wat leidde tot automatische provisioning van activa in alle applicaties.
Als gevolg daarvan was er minder afhankelijkheid van mensen (waardoor de ruimte voor menselijke fouten kleiner werd), waardoor beveiligingsproblemen en complianceproblemen werden geëlimineerd. Over het algemeen werd de tijd tot productiviteit verminderd, waardoor werknemers gelukkiger en tevredener werden.
Automatiseer uw onboardingproces met Jitterbit
Als leider in Gartner's Magic Quadrant voor Enterprise Integration Platform as a Service voor 10 opeenvolgende jarenJitterbit heeft de technische capaciteit om complexe systemen te verbinden, variërend van HRM, kostenbeheer, beheer van voordelen en meer, met gespecialiseerde toepassingen voor beloningen of welzijn van werknemers die on-premises of in de cloud worden uitgevoerd.
Jitterbit helpt organisaties bij het automatiseren en integreren van applicaties, tools voor onboarding van werknemers, datasilo's en gedistribueerde systemen. De templates van Jitterbit bieden bijvoorbeeld enkele, vooraf gebouwde integraties die snel data in één richting verplaatsen tussen vergelijkbare objecten in twee applicaties of systemen. Als het gaat om onboarding- en offboardingmanagement binnen HR, omvatten de templates van Jitterbit:
- Workday << >> ServiceNow Onboarding van werknemers Offboarding. Deze nieuwe sjabloon voor onboarding van werknemers is ontworpen voor gebruikers van beide Workday en ServiceNow. Het is een voorverpakte oplossing om te integreren Workday Human Capital Management (HCM) aan ServiceNow ITSM. De Workday naar ServiceNow Processjabloon biedt een uniforme ervaring voor onboardingprocessen van werknemers om de werknemer te activeren, inclusief IT, faciliteiten en beveiligingsverzoeken om de laptop, badge, bureauruimte, enz.
- Workday << >> Salesforce Onboarding van werknemers Offboarding. Deze sjabloon is ontworpen voor gebruikers van beide Workday en Salesforce. Het is een voorverpakte oplossing om te integreren Workday Human Capital Management (HCM) aan Salesforce Verkoopwolk. De Workday naar Salesforce Processjabloon biedt een uniforme ervaring voor algemene onboarding- en offboardingprocessen van werknemers.
- Workday <<>> Oracle NetSuite Medewerker Onboarding Offboarding. Deze sjabloon is een voorverpakte oplossing voor integratie Workday Human Capital Management (HCM) naar NetSuite ERP. De Workday to NetSuite Process Template biedt een uniforme ervaring voor algemene onboarding- en offboardingprocessen van werknemers.
Met een krachtige en gebruiksvriendelijke cloud API-integratieplatformMet Jitterbit kunnen HR-managers en andere belanghebbenden verbinding maken met elke on-premises of in-cloud applicatie. Zo kunnen ze hun ROI verhogen, de klanttevredenheid vergroten en de dienstverlening en het beheer optimaliseren. Dit geeft hen een voorsprong op een uiterst concurrerende markt.
Ervaar zelf de voordelen:Plan een demo met een HR-automatiseringsexpert om aan de slag te gaan!
