La guía completa para la automatización de la incorporación de empleados

Por Sharvaani, Gerente de marketing de contenidos

Es tu primer día en tu nuevo trabajo. Tienes energía nerviosa fluyendo por tus venas. Estás emocionado por conocer gente nueva, y estás emocionado por poner manos a la obra y ser parte de un nuevo equipo. Al mismo tiempo, tu empleador está igual de emocionado de tenerte a bordo. Sienten la emoción de cubrir un puesto crucial, y probablemente estén encantados de tener un nuevo miembro en el equipo listo para contribuir a los desafíos a corto y largo plazo. Ni tú ni tu nueva organización quieren que esta experiencia sea nada menos que increíble.

¿Te suena familiar? Todos hemos pasado por eso. La energía y el entusiasmo, de ambas partes, representan una oportunidad única para iniciar la experiencia laboral y el proceso de incorporación de empleados con una nota muy positiva. Un solución automatizada de incorporación de empleados ayuda a garantizar que los nuevos empleados no solo sean productivos más rápido, sino que también mantengan una alta moral y un gran entusiasmo durante todo el transcurso de su empleo.

¿Qué debe incluir el proceso de incorporación de empleados?

Como nuevo empleado aquí, en Jitterbit, puedo identificarme personalmente. El primer día, hace dos meses, cuando encendí mi nueva computadora por primera vez, me emociono de inmediato ver qué pasaría después. ¿Cómo iba a ser la experiencia de incorporación de empleados en Jitterbit? Estaba emocionado por completar los pasos del proceso de incorporación:

• Conoce a mi nuevo gerente. ¿Cuáles serían sus expectativas para mis primeros meses en la empresa? ¿Qué tipo de personalidad tendría? ¿Qué tipo de comunicador sería?
• Conoce a mis colegas. ¿Con quién trabajaría en el futuro previsible? ¿Qué tipo de personalidad tienen? ¿Habría una o dos personas en particular con las que tendría una relación cercana?
• Recibir activos críticos y acceso al sistema. Ya tengo mi computadora portátil, ¿pero qué otros recursos necesitaría para tener éxito? ¿Cómo recibiría mis llaves para la oficina local? ¿Se me proporcionará acceso oportuno a nuestra mensajería corporativa, correo electrónico y directorios de archivos necesarios para hacer mi trabajo?
• Inscríbase para recibir beneficios. Como empleado de tiempo completo, reúno los requisitos para ciertos beneficios. La atención médica, dental y otras consideraciones son una parte importante de mi trabajo y su efecto en mi vida personal.
• Asegure una compensación oportuna y precisa. Como gerente de marketing de contenidos, es importante asegurar la gestión adecuada de cualquier gasto relacionado con el empleo que pueda tener.

Afortunadamente, el flujo de mi proceso de incorporación fue fluido y oportuno, gracias a la ética de trabajo eficiente y la experiencia de Recursos Humanos (RR. HH.). Dados los desafíos habituales con la incorporación de empleados, me considero afortunado. La incorporación o desvinculación de un empleado es una combinación de muchos procesos diferentes que se superponen. La lista de verificación de incorporación de nuevos empleados incluye configurar a los nuevos empleados en los sistemas de información de recursos humanos (HRIS), sistemas de gestión de gastos, sistemas de gestión de nómina y sistemas de administración de beneficios.

Por cada nuevo empleado que se incorpora o se va de una organización, muchos departamentos de recursos humanos que carecen de la capacidad de integrar datos deben realizar los mismos procesos una y otra vez de forma manual, lo que simplemente aumenta el margen de error y puede causar insatisfacción en los empleados y una mayor rotación.

¿Qué es la automatización de la incorporación?

La automatización de la incorporación se refiere al uso de tecnología y la integración de diferentes sistemas de recursos humanos para agilizar el proceso de incorporación de empleados.

Desafortunadamente, la mayoría de los datos de recursos humanos se almacenan en múltiples sistemas de registro. Por ejemplo, cuando los datos de los candidatos no se conectan adecuadamente a los sistemas de nómina, gastos y gestión de activos durante el proceso de incorporación, esto puede perjudicar la productividad y afectar la moral.

Como resultado, muchos gerentes de recursos humanos están recurriendo a plataformas de desarrollo de código bajo para acelerar el intercambio de información entre sistemas discretos de incorporación de empleados, utilizando procesos de incorporación automatizados para eliminar gran parte del trabajo duro y manual que ha sido el azote de muchos departamentos de recursos humanos.

Desafíos con los procesos de incorporación manual

1. Trámite interminable

Muchas organizaciones dependen de un proceso de incorporación de nuevos empleados que incluye un enfoque en papel para los cuestionarios de los nuevos contratados, mediante el cual los documentos se envían por correo electrónico al nuevo empleado, se completan y luego se devuelven por fax o correo electrónico a la organización. Desafortunadamente, el departamento de recursos humanos debe ingresar manualmente todos los detalles del nuevo empleado en el sistema de información de recursos humanos (HRIS). De acuerdo, un sistema de incorporación de este tipo es engorroso, por decir lo mínimo. Sin embargo, la productividad, la velocidad y la precisión pueden sufrir un golpe importante cuando estos datos deben ingresarse en más de un sistema.

2. Inconsistencias interdepartamentales

La incorporación o desvinculación puede ser coordinada de forma centralizada por el departamento de recursos humanos, pero también involucra a muchos otros departamentos, como soporte de TI, seguridad, operaciones, instalaciones, finanzas y, a veces, otras unidades de negocio. Esto presiona a los gerentes de recursos humanos para que actúen como gestores de proyectos, coordinando, por ejemplo, que la adquisición de computadoras funcionales sincronizadas con el wifi de la oficina, una tarjeta de identificación y otros activos estén listos para el primer día del nuevo empleado. Cualquier tipo de falta de comunicación entre departamentos puede retrasar el proceso de incorporación y reducir la moral del empleado, ya que este se queda preguntándose por qué la organización no estaba lista para él en el primer día. La necesidad del momento es entonces la automatización de la incorporación.

Beneficios de la automatización del proceso de incorporación

1. Eficiencia mejorada y ahorro de tiempo

La automatización elimina las tareas manuales y repetitivas, como el aprovisionamiento de recursos o la configuración de la nómina, lo que permite que los equipos de recursos humanos se concentren en iniciativas estratégicas. Por ejemplo, automatizar el aprovisionamiento y la baja de recursos garantiza que los nuevos empleados cuenten con las herramientas que necesitan desde el primer día.

2. Experiencias mejoradas para los candidatos

Un proceso de incorporación fluido, que comienza con la contratación de candidatos y se extiende hasta la finalización de las decisiones de contratación, garantiza una impresión positiva para los nuevos empleados. La automatización ayuda a reducir las demoras y ofrece una experiencia impecable.

3. Procesos precisos y conformes

Las tareas como la provisión de beneficios de inscripción, la extensión de comisiones de nómina y la planificación de escenarios se ejecutan con precisión, lo que reduce los errores y garantiza el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.

4. Mejores perspectivas de datos

La automatización permite la creación de paneles de incidentes de los empleados, lo que proporciona información valiosa sobre el desempeño, el cumplimiento y el compromiso del personal, y ayuda a Recursos Humanos a tomar decisiones informadas.

5. Procesos escalables y consistentes

Ya sea que se trate de la incorporación de un solo empleado o de un grupo grande, la automatización garantiza un proceso estandarizado y escalable que mantiene la consistencia en todos los departamentos y ubicaciones.

6. Salida sin fricción

La automatización va más allá de la incorporación para incluir la desvinculación y la terminación, lo que hace que las transiciones sean más fluidas al tiempo que garantiza el cumplimiento, recupera activos y protege los datos confidenciales.

Automatización de incorporación: Ejemplo del mundo real

Ultradent, una empresa global de suministro y fabricación dental, es una organización que comprendió esta necesidad de automatización para los empleados y decidió hacer algo al respecto. Sus clientes son dentistas, prácticas grupales, agencias gubernamentales y universidades que emplean a más de 1,400 personas en 7 ubicaciones globales.

Ineficacias en el proceso de incorporación de Ultradent

Antes de abordar sus procesos de gestión de datos relacionados con recursos humanos, Ultradent enfrentaba varios desafíos. Estos incluyeron:

• Tiempo de productividad retrasado. Los flujos de trabajo manuales y dependientes de recursos humanos ralentizaban la incorporación, introducían cuellos de botella y generaban vulnerabilidades de seguridad y riesgos de cumplimiento.
• Falta de tecnología de integración. Las herramientas desconectadas y la entrada manual de datos causaron retrasos y errores.
• Altos costos de licencia. Los altos costos de licencia debido a retrasos en los procesos de baja de clientes generan una gran insatisfacción en los empleados y una mala percepción de la empresa entre ellos.

Cómo Ultradent optimizó la incorporación de personal con la automatización de recursos humanos

Ultradent adoptó la solución de Jitterbit solución de automatización de recursos humanos. De este modo, pudo optimizar sus flujo de incorporación, que incluyó la integración de los siguientes procesos:

1. Reclutamiento de candidatos
2. Finalizando las decisiones de contratación
3. Aprovisionamiento y desaprovisionamiento de activos
4. Brindando beneficios de inscripción
5. Ampliación de las comisiones de nómina
6. Creación de tableros de incidentes de empleados
7. Creación de certificados de capacitación
8. La gestión de sus viajes y otros gastos
9. Planificación de escenarios
10. Desvinculación y baja

“Buscábamos crear una experiencia de incorporación fluida y alejarnos de un proceso lento que incluía múltiples departamentos, sistemas y dependencias de personal”, dijo Jason Namoc, ingeniero de integración en Ultradent. “Siempre hemos estado a la vanguardia de la tecnología, y por eso nos asociamos con Jitterbit. El resultado es una experiencia fluida que aceleró el tiempo de productividad de los empleados y aumentó su satisfacción”, añadió.

Todos estos pasos del proceso de incorporación, que de otro modo habrían sido engorrosos, se integraron con la solución de automatización de recursos humanos de Jitterbit. Los datos de los nuevos empleados se recopilaron en un único punto de creación, al cual tenían acceso todos los sistemas clave, lo que permitió el aprovisionamiento automático de recursos en todas las aplicaciones.

Por consiguiente, hubo una menor dependencia de los humanos (reduciendo así el margen de error humano), eliminando con ello las vulnerabilidades de seguridad y los problemas de cumplimiento. En general, se redujo el tiempo hasta la productividad, lo que hizo que los empleados estuvieran más felices y satisfechos.

Automatice su proceso de incorporación con Jitterbit

Como líder en el Cuadrante Mágico de Gartner para la plataforma como servicio de integración empresarial para 10 años consecutivos, Jitterbit tiene la capacidad técnica para conectar sistemas complejos que van desde HRM, gestión de gastos, gestión de beneficios y más, con aplicaciones especializadas de reconocimiento de empleados o bienestar ejecutándose localmente o en la nube.

Jitterbit ayuda a las organizaciones a automatizar e integrar aplicaciones, herramientas de incorporación de empleados, silos de datos y sistemas distribuidos. Las plantillas de Jitterbit, por ejemplo, ofrecen integraciones únicas y preconfiguradas que mueven rápidamente los datos en una dirección entre objetos similares en dos aplicaciones o sistemas. En lo que respecta a la gestión de incorporación y desvinculación en recursos humanos, las plantillas de Jitterbit incluyen:

• Workday <<>> Incorporación y salida de empleados en ServiceNow. Esta nueva plantilla para la incorporación de empleados está diseñada para usuarios tanto de Workday como de ServiceNow. Se trata de una solución lista para usar que permite integrar la gestión del capital humano (HCM) de Workday con ITSM de ServiceNow. La plantilla de procesos de Workday a ServiceNow ofrece una experiencia unificada para los procesos de incorporación de empleados con el fin de habilitar al trabajador, incluyendo solicitudes de TI, instalaciones y seguridad para entregarle la computadora portátil, la tarjeta de identificación, el espacio de trabajo, etc.
• Workday <<>> Salesforce Incorporación y salida de empleados. Esta plantilla está diseñada para usuarios tanto de Workday como de Salesforce. Se trata de una solución preconfigurada para integrar Workday Human Capital Management (HCM) con Salesforce Sales Cloud. La plantilla de procesos de Workday a Salesforce ofrece una experiencia unificada para los procesos comunes de incorporación y salida de empleados.
• Workday <<>> Incorporación y salida de empleados en Oracle NetSuite. Esta plantilla es una solución lista para usar que permite integrar el sistema de gestión de capital humano (HCM) Workday con el ERP de NetSuite. La plantilla de procesos de Workday a NetSuite ofrece una experiencia unificada para los procesos comunes de incorporación y salida de empleados.

Con una herramienta potente y fácil de usar plataforma de integración de API en la nube, Jitterbit permite a los gerentes de recursos humanos y a otras partes interesadas conectarse a cualquier aplicación local o en la nube, lo que les permite impulsar el retorno de la inversión (ROI), aumentar la satisfacción del cliente y optimizar la prestación y gestión de servicios, dándoles una ventaja en un mercado extremadamente competitivo.

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