Den komplette guide til automatisering af medarbejderintroduktion

Af Sharvaani, Content Marketing Manager

Det er din første dag på dit nye job. Du har nervøs energi i blodet. Du glæder dig til at møde nye mennesker, og du glæder dig til at komme i gang med arbejdet og blive en del af et nyt team. Samtidig er din arbejdsgiver mindst lige så spændt på at få dig ombord. De mærker begejstringen over at besætte en vigtig stilling og er sandsynligvis begejstrede for at få et nyt teammedlem, der er klar til at bidrage til kort- og langfristede udfordringer. Hverken du eller din nye organisation ønsker, at denne oplevelse skal være andet end fantastisk.

Lyder det bekendt? Vi har alle prøvet det. Energien og spændingen fra begge sider repræsenterer en enestående mulighed for at starte ansættelsesforløbet og onboardingsprocessen på en yderst positiv note. En automatiseret løsning til onboards af medarbejdere hjælper med at sikre, at nye medarbejdere ikke kun bliver produktive hurtigere, men også har en høj moral og et højt energiniveau gennem hele deres ansættelse.

Hvad bør employee onboarding-processen inkludere?

Som ny medarbejder her hos Jitterbit kan jeg personligt relatere til det. På min første dag for to måneder siden, da jeg tændte min nye computer for første gang, blev jeg straks spændt på at se, hvad der skulle ske herefter. Hvordan vil modtagelsen af nye medarbejdere hos Jitterbit være? Jeg glædede mig til at gennemføre trinene i onboarding-processen:

• Mød min nye leder. Hvad ville hans forventninger være til mine første måneder i virksomheden? Hvilken type personligheid ville han have? Hvilken type kommunikator ville han være?
• Mød mine kolleger. Hvem skal jeg arbejde sammen med i den overskuelige fremtid? Hvilken type personligheder har de? Er der en eller to personer helt specifikt, som jeg ville komme til at stå tæt på?
• Modtag kritiske aktiver og systemadgang. Jeg havde allerede min bærbar computer, men hvilke andre aktiver vil jeg få brug for for at få succes? Hvordan vil jeg modtage mine nøgler til det lokale kontor? Vil jeg få rettidig adgang til vores virksomhedsbeskeder, e-mail og filmapper, der er nødvendige for at udføre mit arbejde?
• Tilmeld dig goder. Som fuldtidsansat er jeg berettiget til visse goder. Sygesikring, tandlægeforsikring og andre overvejelser er en vigtig del af mit arbejde og dets indflydelse på mit personlige liv.
• Sørg for rettidig og nøjagtig kompensation. Som content marketing manager er det vigtigt at sikre en korrekt håndtering af eventuelle ansættelsesrelaterede udgifter, som jeg måtte have.

Heldigvis forløb min introduktionsproces gnidningsfrit og rettidigt, takket være HR-afdelingens effektive arbejdsmoral og erfaring. I betragtning af de sædvanlige udfordringer med medarbejderintroduktion, anser jeg mig selv for heldig. Onboarding eller offboarding af en medarbejder er en kombination af mange forskellige overlappende processer. Tjeklisten til introduktion af nye medarbejdere omfatter oprettelse af nye medarbejdere i HR-informationssystemer (HRIS), udgiftsstyringssystemer, lønadministrationssystemer og fordelsadministrationssystemer.

For hver ny medarbejder, der ansættes eller stopper i en organisation, må mange HR-afdelinger, der mangler evnen til at integrere data, udføre de samme processer igen og igen manuelt – hvilket blot øger risikoen for fejl og kan forårsage utilfredshed blandt medarbejderne og højere udskiftning.

Hvad er onboarding-automatisering?

Onboarding-automatisering refererer til brugen af teknologi og integrationen af forskellige HR-systemer til at strømline medarbejdernes modtagelses- og introduktionsproces.

Desværre er de fleste HR-data gemmet i flere forskellige systemer. Når kandidatdata for eksempel ikke er ordentligt forbundet til løn-, udgifts- og aktiveringssystemer under on boarding-processen, kan det skade produktiviteten og forringe moralen.

Som et resultat vender mange HR-chefer sig mod low-code-udviklingsplatforme for at fremskynde udvekslingen af information mellem separate medarbejder-onboarding-systemer ved hjælp af automatiserede onboarding-processer til at fjerne en stor del af det hårde, manuelt arbejde, der har været en byrde for mange HR-afdelinger.

Udfordringer ved manuelle onboards-processer

1. Uendeligt papirarbejde

Mange organisationer er afhængige af en ny medarbejder-onboardingproces, der indeholder en papirbaseret tilgang til spørgeskemaer for nyansatte, hvor dokumenter sendes pr. e-mail til den nyansatte, udfyldes og derefter faxes eller sendes via e-mail tilbage til organisationen. Desværre kræves det af HR-afdelingen, at de manuelt indtaster alle oplysninger om nyansatte i HRIS. Det må siges, at et sådan onboarding-system mildt sagt er besværligt. Produktiviteten, hastigheden og nøjagtigheden kan dog lide et alvorligt knæk, når disse data skal indtastes i mere end ét system.

2. Tværafdelingsmæssige uoverensstemmelser

Onboarding eller offboarding kan koordineres centralt af HR-afdelingen, men involverer også mange andre afdelinger, såsom IT-support, sikkerhed, drift, ejendomsservice, økonomi og nogle gange andre forretningsenheder. Dette presser HR-cheferne til at fungere som projektledere, der for eksempel koordinerer, at indkøbet af funktionelle computere synkroniseret med kontorets wi-fi, et ID-kort og andre aktiver står klar til den nye medarbejders første dag. Enhver form for miskommunikation mellem afdelinger kan forsinke onboarding-processen og svække en medarbejders moral, da de efterlades med en følelse af undren over, hvorfor organisationen ikke var klar til dem på dag ét. Det, der er stærkt brug for i øjeblikket, er derfor automatisering af onboarding.

Fordele ved automatisering af onboarding-processen

1. Forbedret effektivitet og tidsbesparelser

Automatisering fjerner manuelle, gentagne opgaver som klargøring af aktiver eller opsætning af løn, hvilket frigør HR-teams til at fokusere på strategiske initiativer. For eksempel sikrer automatisering af klargøring og fjernelse af aktiver, at nye medarbejdere er udstyret med de værktøjer, de har brug for fra dag ét.

2. Forbedrede kandidatoplevelser

En smidig onboarding-proces, der starter med rekruttering af kandidater og strækker sig til at færdiggøre ansættelsesbeslutninger, sikrer et positivt indtryk for nyansatte. Automatisering hjælper med at reducere forsinkelser og giver en problemfri oplevelse.

3. Nøjagtige og overholdende processer

Opgaver som at yde tilmeldingsfordele, udbetale lønprovisioner og udføre scenarieplanlægning udføres med præcision, hvilket reducerer fejl og sikrer overholdelse af lovgivningsmæssige krav.

4. Forbedrede dataindsigter

Automatisering muliggør oprettelsen af dashboards over medarbejderhændelser, hvilket giver værdifuld indsigt i medarbejdernes præstation, overholdelse af regler og engagement, og hjælper HR med at træffe informerede beslutninger.

5. Skalerbare og konsekvente processer

Uanset om det drejer sig om at onboarde en enkelt medarbejder eller en større gruppe, sikrer automation en standardiseret, skalerbar proces, der opretholder konsistens på tværs af afdelinger og lokationer.

6. Smidig offboarding

Automatisering rækker ud over onboarding til også at omfatte offboarding og opsigelse, hvilket gør overgange mere smidige og samtidig sikrer overholdelse af regler, indsamling af aktiver og beskyttelse af følsomme data.

Onboarding-automatisering: Virkeligt eksempel

Ultradent, en global leverandør og producent af tandlægeartikler, er én organisation, der indså dette behov for automatisering af medarbejdere og besluttede at gøre noget ved det. Dens kunder er tandlæger, tandlægepraksisfællesskaber, offentlige institutioner og universiteter, som beskæftiger over 1.400 mennesker på 7 globale lokationer.

Ineffektivitet i Ultradents onboarding-proces

Før Ultradent tog fat på deres HR-relaterede datastyringsprocesser, havde de flere udfordringer. Disse omfattede:

• Forsinket tid til produktivitet. Manuelle, HR-afhængige arbejdsgange forlangsommede Onboarding, skabte flaskehalse og medførte sikkerhedssårbarheder og compliance-risici.
• Manglende integrationsteknologi. Afbrudte værktøjer og manuel dataindtastning forårsagede forsinkelser og fejl.
• Høje licensomkostninger. Høje licensomkostninger på grund af forsinkelser i kunders offboarding-processer fører til stor utilfredshed blandt medarbejderne og et dårligt syn på virksomheden blandt de ansatte.

Hvordan Ultradent strømlinede onboarding med HR-automatisering

Ultradent tilsluttede sig Jitterbits HR-automationsløsning. Det var derved i stand til at strømline sin onboarding-workflow, hvilket omfattede integration af følgende processer:

1. Rekruttering af kandidater
2. Færdiggørelse af ansættelsesbeslutninger
3. Klargøring og frasalg af aktiver
4. Tilbud om indmeldelsesfordele
5. Forlængelse af lønprovisioner
6. Oprettelse af dashboards til medarbejderhændelser
7. Oprettelse af kursusbeviser
8. Håndtering af deres rejse- og andre udgifter
9. Scenarieplanlægning
10. Offboarding og opsigelse

“Vi ønskede at skabe en problemfri velkomstproces og bevæge os væk fra en tidskrævende proces, der involverede flere afdelinger, systemer og personaleafhængigheder,” sagde Jason Namoc, integrationsingeniør hos Ultradent. “Vi har altid ligget i front med teknologi, og det er derfor, vi valgte at samarbejde med Jitterbit. Resultatet er en problemfri oplevelse, der har fremskyndet medarbejdernes tid til produktivitet og øget medarbejdertilfredsheden,” tilføjede han.

Alle disse ellers besværlige trin i onboarding-processen blev integreret med Jitterbits HR-automatiseringsløsning. Data om nye medarbejdere blev indsamlet på et enkelt oprettelsessted, som var tilgængeligt for alle nøglesystemer, hvilket førte til automatisk klargøring af aktiver på tværs af alle applikationer.

Følgelig var der mindre afhængighed af mennesker (hvorved rummet for menneskelige fejl blev reduceret), og dermed blev sikkerhedssårbarheder og overholdelsesproblemer elimineret. Alt i alt blev tiden til produktivitet forkortet, hvilket gjorde medarbejderne gladere og mere tilfredse.

Automatiser din onboarding-proces med Jitterbit

Som førende i Gartners Magic Quadrant for Enterprise Integration Platform as a Service for 10 år i træk, Jitterbit har den tekniske evne til at forbinde komplekse systemer lige fra HRM, udgiftsstyring, fordelshåndtering og mere, med specialiserede medarbejderbelønnings- eller wellness-applikationer, der kører on-premises eller i skyen.

Jitterbit hjælper organisationer med at automatisere og integrere applikationer, værktøjer til medarbejdernes on-boarding, datasiloer og distribuerede systemer. Jitterbits skabeloner tilbyder for eksempel enkelte, præfabrikerede integrationer, som hurtigt flytter data i én retning mellem lignende objekter på tværs af to applikationer eller systemer. Når det kommer til on-boarding- og off-boarding-administration inden for HR, omfatter Jitterbits skabeloner:

• Workday <<>> ServiceNow – Ansættelse og fratrædelse af medarbejdere. Denne skabelon til onboarding af nye medarbejdere er udviklet til brugere af både Workday og ServiceNow. Det er en færdigpakket løsning til integration af Workday Human Capital Management (HCM) med ServiceNow ITSM. Processkabelonen fra Workday til ServiceNow giver en samlet oplevelse af onboarding-processerne for medarbejdere med henblik på at aktivere den nye medarbejder, herunder IT-, facilitets- og sikkerhedsanmodninger om udlevering af medarbejderens bærbare computer, adgangskort, skrivebordsplads osv.
• Workday <<>> Salesforce Ansattes indkøring og udtrædning. Denne skabelon er udviklet til brugere af både Workday og Salesforce. Det er en færdigpakket løsning til integration af Workday Human Capital Management (HCM) med Salesforce Sales Cloud. Processkabelonen fra Workday til Salesforce giver en ensartet oplevelse for almindelige processer i forbindelse med ansættelse og fratrædelse af medarbejdere.
• Workday <<>> Oracle NetSuite – Ansættelse og fratrædelse af medarbejdere. Denne skabelon er en færdigpakket løsning til integration af Workday Human Capital Management (HCM) med NetSuite ERP. Processkabelonen for integration af Workday med NetSuite giver en ensartet oplevelse i forbindelse med almindelige processer for ansættelse og afskedigelse af medarbejdere.

Med en kraftfuld og let anvendelig sky-API-integrationsplatform, sætter Jitterbit HR-chefer og andre interessenter i stand til at oprette forbindelse til enhver on-premise- eller skybaseret applikation, hvilket giver dem mulighed for at drive ROI, øge kundetilfredsheden og optimere tjenestelevering og -styring, hvilket giver dem en fordel på et ekstremt konkurrencepræget marked.

Oplev fordelene selv—planlæg en demo med en HR-automatiseringsekspert for at komme i gang!