Alvaria stapt over op het low-code integratieplatform van Jitterbit

Achtergrond

Alvaria, gevormd door de samenvoeging van Aspect Software en Noble Systems, is een wereldwijde marktleider in het leveren van technologieoplossingen voor contactcenters, klantervaring en personeelsbetrokkenheid.

Samenvatting

• Alvaria, voorheen bekend als Aspect Software, kampte met operationele silo's, corrupte data en onnauwkeurige rapportages veroorzaakt door verouderde bedrijfs- en IT-processen
• Met als doel te werken vanuit een gedistribueerde cloudomgeving heeft Alvaria Jitterbit Harmony geïmplementeerd om te zorgen voor naadloze integratie en geautomatiseerde workflows tussen Salesforce, Netsuite, Apptus en andere belangrijke systemen
• Nu opereert het Alvaria-team vanuit een volledig verbonden cloudomgeving, wat zorgt voor nauwkeurigere voorspellingen, snellere doorlooptijden van offertes en een verbeterde klantervaring.

Uitdaging

Een verouderde IT-afdeling en inefficiënte bedrijfsprocessen vertraagden de werkstroomactiviteiten

Met een handmatig quote-to-cash-proces dat tot wel drie maanden kon duren, onnauwkeurige prognoses die vaak resulteerden in kwartaalverliezen in de trechter, en batchverwerking die de operaties vertraagde, had Alvaria dringend behoefte aan een moderne integratieoplossing. Het werd het team van Alvaria echter al snel duidelijk dat ze de tools en vaardigheden misten die nodig waren om het voorliggende project te voltooien.

“Het werd me overduidelijk dat we de expertise niet hadden om ons zelfs maar voor te stellen wat we moesten doen”, zegt Stefanie Causey, Director of IS Solution Delivery bij Alvaria. “En daar bovenop hadden we ook nog eens een zeer krap tijdsschema.”

Metalen langetermijndoel om de bedrijfsactiviteiten volledig in de cloud uit te voeren, moesten ze eerst drie hoofddoelen bereiken: migreren van Oracle EBS naar een meer gedistribueerde omgeving, handmatige financiële processen automatiseren en batchverwerking elimineren met echte integratie.

Oplossing

Alvaria kiest voor Jitterbit Harmony om zijn werkprocessen te moderniseren en te stroomlijnen

Slechts een paar maanden na de implementatie van Jitterbit Harmony, een low-code integratieplatform, ging Alvaria live met een geoptimaliseerd Salesforce Sales Cloud-platform dat volledig was geïntegreerd met NetSuite en Apttus CPQ en CLM. In deze nieuw geïntegreerde omgeving beheert Sales Cloud salesopportuniteiten, offertes en prognoses, volgt en automatiseert Apttus goedkeuringsprocessen en verzorgt NetSuite de facturering en afhandeling.

Jitterbit koppelt en zet deze accounts, verkoopkansen en offertes uit Salesforce naadloos om in klant- en verkoopordergegevens in NetSuite. Zodra een order is afgehandeld, koppelt Jitterbit die gegevens weer aan Salesforce en maakt automatisch activa en verkoopkansen aan voor doorlopend onderhoud. Het nieuwe systeem werkt in realtime en is transactiegebaseerd, waardoor een naadloze koppeling tussen workflows mogelijk is.

“Elk bedrijf of elke leverancier waarmee ik heb gesproken zegt: ‘Wij hebben een oplossing voor datatransmissie’,” zei Causey. “Maar ik zeg: ‘Nou, goed voor jullie. Ik heb Jitterbit.’”

Voordelen

Harmony leidt Alvaria de toekomst in met volledige automatisering en integratie

Nu Harmony de CPQ- en CRM-systemen van Alvaria volledig met elkaar verbindt, heeft het financiële team volledig inzicht in het gehele proces, weet het serviceteam precies welke producten zijn aangeschaft en kan het verkoopteam offertes veel sneller opstellen. “We zijn van aanzienlijke schommelingen in onze prognoses tussen het begin en het einde van het kwartaal – waarbij we naarmate het kwartaal vorderde soms wel 60 procent van de pijplijn kwijtraakten – overgestapt op kwaliteitsmaatstaven en aanzienlijk verbeterde prognoses”, aldus Causey.

Dankzij automatisering is handmatige gegevensinvoer, die voorheen problemen met de gegevenskwaliteit en -nauwkeurigheid veroorzaakte, overbodig geworden. Met behulp van API’s kan het team van Alvaria gegevens vastleggen en overdragen, klanten tijdig en nauwkeurig factureren, kosten verlagen en de algehele klantervaring verbeteren. “Met de realtime API’s van Jitterbit kan ik kunstmatige intelligentie integreren in onze Salesforce-instantie voor directe taalvertaling van tickets van klanten over de hele wereld. Dit betekent dat we vragen sneller kunnen beantwoorden, de klantervaring kunnen verbeteren en kosten kunnen besparen.”

Harmony heeft Alvaria een schaalbare, gedistribueerde cloudoplossing geboden die aansluit bij hun zakelijke behoeften, de drempels en fouten in het verkoopproces vermindert, zorgt voor nauwkeurigere rapportages en een verouderde IT-afdeling naar de 21e eeuw heeft gebracht.