Jitterbit stroomlijnt operaties met zijn eigen API-integratie

Versnelling van de belangrijkste verkoop- en boekhoudworkflows, integratie van nieuwe acquisities en verbetering van de zichtbaarheid van gegevens in de hele onderneming met Jitterbit-technologie

UITDAGING

Geconfronteerd met interne behoeften om activiteiten en acquisities aan boord te stroomlijnen

Jitterbit werd in 2003 opgericht door een kleine groep software-ingenieurs die werkten aan de ontwikkeling van een gebruiksvriendelijk data-integratieplatform. Nu actief op locaties in de United States, het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Latijns-Amerika, Australië en India, de company blijft gefocust op zijn kerndoel: het voor bedrijven snel en gemakkelijk maken om data te integreren en innovatie te stimuleren.

Terwijl Jitterbit zich blijft uitbreiden, moet het zijn eigen integratie-eisen aanpakken. De companyDe CRM- en ERP-systemen van het bedrijf moeten naadloos samenwerken om de bedrijfskritische activiteiten te ondersteunen, inclusief de verkoop- en boekhoudfuncties. Bovendien moet Jitterbit in de follow-up van nieuwe bedrijfsovernames snel handelen in het samenbrengen van verschillende oudere systemen en applicaties in één uniforme IT-omgeving.

“Terwijl we de overgenomen entiteiten willen samenvoegen, moeten we alle gegevens op één plek verzamelen”, zegt Christina Jacobsen, Jitterbit Director of Sales Operations. “Ik moet kunnen kijken hoe het met ons gaat als a company holistisch. Als ik al die gegevens niet op één platform heb, hoe kan ik dan een beeld geven van hoe het volgende kwartaal er in alle regio’s uit zal zien?”

“Als je integraties bouwt op schaal terwijl je groeit, hoef je geen enorm team samen te stellen. Zonder onze integraties zouden we minimaal twee keer zoveel mensen nodig hebben voor backend-ondersteuning.”
— Christina Jacobsen, directeur verkoopactiviteiten, Jitterbit

OPLOSSING

Sleutelsystemen integreren en acquisitiegegevens opnemen met het Jitterbit-platform

Jitterbit stond voor een complexe reeks connectiviteitsprojecten, waaronder de integratie van zijn Salesforce CRM-systeem met de NetSuite ERP-applicatie en de onboarding van bedrijfsgegevens van de recente uitbreiding in de regio Azië-Pacific (APAC). Om de integratie uit te voeren en de acquisitiegegevens soepel te integreren, moet de company gebruikte zijn eigen bewezen technologie.

Alvorens de Salesforce en NetSuite-integratie, ontdekte het Jitterbit-team dat het eerst zijn workflow voor het invoeren en beheren van ordergegevens strategisch moest heroverwegen en herontwerpen. "Het moeilijkste deel van een integratie is het identificeren van hiaten in het proces", zegt Jacobsen. “Als je bestellingen in Word typt, gaan niet alle gegevens erin Salesforce. We moesten een stap terug doen en een heel orderbeheerproces aansturen om mensen te laten gebruiken Salesforce bestelformulieren maken. Dit zou ons in de rij zetten om te integreren Salesforce naar NetSuite.”

De inspanning bleek zeer nuttig, het creëren en afdwingen van een effectief orderinvoerproces dat alle vereiste gegevens vastlegt. Met de nieuwe praktijk op zijn plaats, bouwde het team de integratie, waardoor verkoopvertegenwoordigers slechts één keer gegevens hoeven in te voeren in de Salesforce aanvraag ook voor toegang in de NetSuite-omgeving. Door het automatisch synchroniseren van klant-, account-, contact- en ordergegevens, elimineert de oplossing handmatige gegevensinvoer en versnelt het proces van het aanmaken van verkooporders aanzienlijk.

Jitterbit maakte ook met succes gebruik van zijn technologie bij het integreren van de nieuwe bedrijfsgegevens van de APAC-acquisitie. “We gebruikten Jitterbit om de APAC-gegevens naar ons te migreren Salesforce CRM”, zegt Jacobsen. "En door APAC van zijn ERP-systeem naar NetSuite te halen, konden we de integratie wijzigen om naar twee verschillende omgevingen te verwijzen, de belangrijkste activiteiten van Jitterbit en de nieuwe APAC-locatie."

VOORDELEN

Processen transformeren, operaties slank houden en bloeien als bedrijf 

Door integraties te bouwen voor zijn belangrijkste bedrijfssystemen, transformeerde Jitterbit tijdrovende taken die voorheen veel handmatig werk met zich meebrachten. “Een verkoper zou een offerte maken in Salesforce, email het naar Billing, en Billing kopieerde en plakte elke regel in NetSuite om daar de bestelling aan te maken en te factureren”, zegt Jacobsen. “Nu voeren we de gegevens in Salesforce en het wordt gepusht naar NetSuite. Het is volledig gestroomlijnd.”

De nieuw geïntegreerde systemen en geautomatiseerde workflows zorgen voor enorme tijdwinst voor Jitterbit-teamleden. "Door processen te stroomlijnen en ordergegevens automatisch te synchroniseren tussen onze CRM- en ERP-systemen, halveren we de tijd om bestellingen en facturen te maken - van maximaal 25 minuten tot 10", zegt Jitterbit Accountant Rupa Prajapati.

Door een grotere algehele efficiëntie kan Jitterbit meer doen met minder, waardoor zijn teams slank blijven, zelfs als het bedrijf groeit en bloeit. "Als je integraties bouwt op schaal terwijl je groeit, hoef je geen enorm team samen te stellen", zegt Jacobsen. "Zonder onze integraties zouden we minimaal twee keer zoveel mensen nodig hebben voor backend-ondersteuning."

Proactieve klantinteractie stimuleren en teams sneller aan boord brengen 

De geïntegreerde zakelijke omgeving van Jitterbit zorgt voor nauwkeurige prognoses en rapportage over de groeiende wereldwijde activiteiten. En een beter inzicht in verkoopaccounts zorgt voor meer proactieve, behulpzame interacties met klanten. Als een bedrijf zich bijvoorbeeld heeft aangemeld voor een proefversie van het Jitterbit-platform maar het nog niet is gaan gebruiken, kan een accountvertegenwoordiger contact opnemen om te zien of begeleiding of ondersteuning nodig is.

En naarmate de fusie- en overnameactiviteiten (M&A) van Jitterbit voortduren, is het veel eenvoudiger om nieuwe teams en personeel aan boord te halen met geïntegreerde systemen en workflows. “Iedereen doet overal hetzelfde company en het invoeren van gegevens op dezelfde plek”, zegt Jacobsen. “Het is gemakkelijk om aan boord te komen als iedereen weet wat de processen zijn.”

Workflows optimaliseren met behoud van flexibiliteit 

En een onverwacht voordeel van integratieprojecten? De kans om gebieden te identificeren voor meer efficiëntie. “Integraties dwingen je om op een bepaalde manier te denken en voeren in feite een gap-analyse uit”, zegt Jacobsen. “Ze dwingen discipline af om dingen effectiever te doen. Als u een verkoper bent, heeft u er liever 10 emails om mee om te gaan of klik gewoon een paar keer met de muis Salesforce en ga verder met je dag?

"Door processen te stroomlijnen en ordergegevens automatisch te synchroniseren tussen onze CRM- en ERP-systemen, halveren we de tijd voor het maken van bestellingen en facturen - van maximaal 25 minuten tot 10."
– Rupa Prajapati, Boekhouder, Jitterbit

Hoewel nuttig als forceerfunctie voor procesoptimalisatie, kan de integratietechnologie van Jitterbit ook gemakkelijk een company'bestaande processen. Een organisatie die er de voorkeur aan geeft te vertrouwen op één specifiek platform als bron van waarheid voor meerdere kritische bedrijfsfuncties, kan dat bijvoorbeeld blijven doen. “Met Jitterbit zit je niet vast aan een vaste manier van doen”, zegt Jacobsen. “Het is aanpasbaar en aanpasbaar, zodat het past bij uw bedrijf en de manier waarop het draait.”

Vooruitkijkend is Jitterbit van plan zijn technologie te gebruiken om gegevens in een magazijnomgeving te brengen voor geavanceerde analyses. En als de company groeit, zal het blijven vertrouwen op zijn eigen technologie om fusie- en overnamegegevens naadloos te integreren en zijn bedrijfsactiviteiten te optimaliseren. “Wij runnen ons bedrijf op Jitterbit”, zegt Jacobsen. “We stoppen ons geld waar onze mond is.”