Jitterbit Stroomlijnt de bedrijfsvoering met eigen API-integratie

Uitdaging

Geconfronteerd met interne behoeften om de operaties te stroomlijnen en overnames in te passen

Jitterbit werd in 2003 opgericht door een kleine groep software-ingenieurs die zich toelegden op de ontwikkeling van een gebruiksvriendelijk platform voor gegevensintegratie. Het bedrijf is inmiddels actief op verschillende locaties in de United States, het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Latijns-Amerika, Australië en India, en blijft zich richten op zijn kerndoelstelling: het voor bedrijven snel en eenvoudig maken om gegevens te integreren en innovatie te stimuleren.

Terwijl Jitterbit blijft groeien, heeft het ook eigen integratiebehoeften aan te pakken. De CRM- en ERP-systemen van het bedrijf moeten naadloos samenwerken om de bedrijfskritische activiteiten te ondersteunen, waaronder de verkoop- en boekhoudfuncties. Bovendien moet Jitterbit, in het vervolg op nieuwe bedrijfsovernames, snel handelen om verschillende verouderde systemen en applicaties samen te brengen in één enkele, uniforme IT-omgeving.

“Terwijl we ernaar streven om de overgenomen entiteiten te integreren, moeten we al onze data verzamelen en op één plek onderbrengen”, zegt Christina Jacobsen, Director of Sales Operations bij Jitterbit. “Ik moet kunnen bekijken hoe we het als bedrijf holistisch doen. Als ik niet al die data in één platform heb, hoe kan ik dan een beeld schetsen van hoe het volgende kwartaal eruit zal zien in alle regio's?”

Wanneer je integraties bouwt om mee te schalen naarmate je groeit, hoef je geen enorm team samen te stellen. Zonder onze integraties zouden we minstens twee keer zoveel mensen nodig hebben voor backend-ondersteuning.”
Christina Jacobsen, Directeur Sales Operations, Jitterbit

Oplossing

Het integreren van kernsystemen en het verwerken van acquisitiegegevens met het Jitterbit-platform

Jitterbit kreeg te maken met een reeks complexe integratieprojecten, waaronder de integratie van zijn Salesforce CRM-systeem met de NetSuite ERP-applicatie en de integratie van bedrijfsgegevens uit de recente uitbreiding in de regio Azië-Pacific (APAC). Om de integratie uit te voeren en de overgenomen gegevens soepel in het systeem op te nemen, maakte het bedrijf gebruik van zijn eigen beproefde technologie.

Voordat het Jitterbit-team aan de slag ging met de integratie van Salesforce en NetSuite, kwam het erachter dat het eerst zijn workflow voor het invoeren en beheren van ordergegevens strategisch moest herzien en herstructureren. “Het moeilijkste deel van een integratie is het opsporen van hiaten in het proces”, zegt Jacobsen. “Als je bestellingen in Word invoert, komen niet alle gegevens in Salesforce terecht. We moesten een stap terug doen en het hele orderbeheerproces herzien, zodat mensen Salesforce zouden gaan gebruiken om orderformulieren aan te maken. Dit zou de weg vrijmaken voor de integratie van Salesforce met NetSuite.”

Deze inspanning bleek zeer vruchtbaar: er werd een effectief proces voor orderinvoer opgezet en geïmplementeerd waarmee alle vereiste gegevens worden vastgelegd. Nadat de nieuwe werkwijze was ingevoerd, heeft het team de integratie gerealiseerd, waardoor verkopers gegevens slechts één keer hoeven in te voeren in de Salesforce-applicatie, waarna deze ook beschikbaar zijn in de NetSuite-omgeving. Door klant-, account-, contact- en ordergegevens automatisch te synchroniseren, maakt de oplossing handmatige gegevensinvoer overbodig en versnelt het het aanmaken van verkooporders aanzienlijk.

Jitterbit heeft zijn technologie ook met succes ingezet bij het integreren van de nieuwe bedrijfsgegevens afkomstig van de overname in de APAC-regio. “We hebben Jitterbit gebruikt om de APAC-gegevens te migreren naar ons Salesforce CRM”, zegt Jacobsen. “En door APAC van zijn ERP-systeem over te zetten naar NetSuite, konden we de integratie aanpassen zodat deze naar twee verschillende omgevingen verwijst: de hoofdactiviteiten van Jitterbit en de nieuwe APAC-vestiging.”

Voordelen

Processen transformeren, operationeel slank blijven en als bedrijf floreren

Door integraties te bouwen voor zijn belangrijkste bedrijfssystemen heeft Jitterbit tijdrovende taken getransformeerd die voorheen veel handmatig werk vergden. “Een verkoper stelde een offerte op in Salesforce, stuurde die per e-mail naar de factureringsafdeling, en de factureringsafdeling kopieerde en plakte elke regel in NetSuite om daar de bestelling en factuur aan te maken,” zegt Jacobsen. “Nu voeren we de gegevens in Salesforce in en worden ze automatisch naar NetSuite doorgestuurd. Het proces is volledig gestroomlijnd.”

De nieuw geïntegreerde systemen en geautomatiseerde workflows zorgen voor een enorme tijdsbesparing voor de teamleden van Jitterbit. “Door processen te stroomlijnen en ordergegevens automatisch te synchroniseren tussen onze CRM- en ERP-systemen, hebben we de tijd om orders en facturen te maken gehalveerd – van maximaal 25 minuten tot 10”, zegt Rupa Prajapati, accountant bij Jitterbit.

Dankzij een grotere algehele efficiëntie kan Jitterbit meer bereiken met minder, waardoor de teams slank blijven, zelfs nu het bedrijf groeit en bloeit. “Wanneer je integraties bouwt om mee te schalen naarmate je groeit, hoef je geen enorm team samen te stellen,” zegt Jacobsen. “Zonder onze integraties zouden we minstens twee keer zoveel mensen nodig hebben voor de back-endondersteuning.”

Het stimuleren van proactieve klantinteractie en het sneller meekrijgen van teams

De geïntegreerde bedrijfsomgeving van Jitterbit zorgt voor nauwkeurige prognoses en rapportages binnen zijn groeiende wereldwijde activiteiten. En verbeterd zicht op verkoopaccounts zorgt voor proactievere, nuttigere interacties met klanten. Als een bedrijf zich bijvoorbeeld heeft aangemeld voor een proefversie van het Jitterbit-platform maar deze nog niet gebruikt, kan een accountmanager contact opnemen om te kijken of begeleiding of ondersteuning nodig is.

Bovendien, aangezien de fusie- en overnameactiviteiten (M&A) van Jitterbit doorgaan, is het integreren van nieuwe teams en medewerkers een stuk eenvoudiger met geïntegreerde systemen en workflows. “Iedereen doet hetzelfde binnen het bedrijf en voert gegevens op dezelfde plaats in,” zegt Jacobsen. “Het is eenvoudig om mensen in te werken wanneer iedereen weet wat de processen zijn.”

Het optimaliseren van workflows met behーフ behoud van flexibiliteit

En een onverwacht voordeel van integratieprojecten? De kans om gebieden te identificeren waar de efficiëntie kan worden verbeterd. “Integraties dwingen je om op een bepaalde manier te denken en in feite een gap-analyse uit te voeren”, zegt Jacobsen. “Ze zorgen ervoor dat je gedisciplineerd te werk gaat om dingen effectiever te doen. Als je een verkoper bent, heb je dan liever 10 e-mails om af te handelen of klik je liever een paar keer met de muis in Salesforce en ga je gewoon verder met je dag?”

Door processen te stroomlijnen en ordergegevens automatisch te synchroniseren tussen onze CRM- en ERP-systemen, hebben we de tijd voor het aanmaken van orders en facturen gehalveerd – van maximaal 25 minuten tot 10.”
Rupa Prajapati, Accountant, Jitterbit

Hoewel nuttig als een dwingende factor voor procesoptimalisatie, kan de integratietechnologie van Jitterbit zich ook gemakkelijk aanpassen aan de bestaande processen van een bedrijf. Een organisatie die er de voorkeur aan geeft om te vertrouwen op één specifiek platform als bron van waarheid voor meerdere kritieke bedrijfsfuncties, kan dit bijvoorbeeld blijven doen. “Met Jitterbit ben je niet gebonden aan een vaste manier van werken,” zegt Jacobsen. “Het is aanpasbaar en personaliseerbaar om te passen bij je bedrijf en hoe dat opereert.”

Vooruitkijken, Jitterbit is van plan zijn technologie te gebruiken om gegevens naar een warehouse-omgeving te brengen voor geavanceerde analyses. En naarmate het bedrijf groeit, zal het op zijn eigen technologie blijven vertrouwen om M&A-gegevens naadloos te integreren en zijn bedrijfsactiviteiten te optimaliseren. “We runnen ons bedrijf op Jitterbit”, zegt Jacobsen. “We zetten onze woorden om in daden.”