Jitterbit stroomlijnt operaties met zijn eigen API-integratie

Uitdaging

Geconfronteerd met interne behoeften om activiteiten en acquisities aan boord te stroomlijnen

Jitterbit werd in 2003 opgericht door een kleine groep software-ingenieurs die werkten aan de ontwikkeling van een gebruiksvriendelijk data-integratieplatform. Nu actief op locaties in de United States, het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Latijns-Amerika, Australië en India, blijft het bedrijf zich richten op zijn hoofddoel: het voor bedrijven snel en eenvoudig maken om gegevens te integreren en innovatie te stimuleren.

Naarmate Jitterbit blijft groeien, heeft het zijn eigen integratievereisten om aan te pakken. De CRM- en ERP-systemen van het bedrijf moeten naadloos samenwerken om zijn bedrijfskritische activiteiten te ondersteunen, inclusief zijn verkoop- en boekhoudfuncties. Bovendien moet Jitterbit, in het vervolg op nieuwe bedrijfsacquisities, snel handelen om verschillende legacysystemen en applicaties samen te brengen in één uniforme IT-omgeving.

"Als we de overgenomen entiteiten willen samenvoegen, moeten we alle gegevens op één plek verzamelen", zegt Christina Jacobsen, Jitterbit Director of Sales Operations. "Ik moet holistisch kunnen kijken naar hoe we het als bedrijf doen. Als ik niet al die gegevens op één platform heb, hoe kan ik dan een beeld schetsen van hoe het volgende kwartaal eruit zal zien in alle regio's?"

Wanneer je integraties bouwt die schalen naarmate je groeit, hoef je geen enorm team samen te stellen. Zonder onze integraties zouden we minimaal twee keer zoveel mensen nodig hebben die backend-ondersteuning bieden.”
Christina Jacobsen, Directeur Verkoopactiviteiten, Jitterbit

Het resultaat

Sleutelsystemen integreren en acquisitiegegevens opnemen met het Jitterbit-platform

Jitterbit stond voor een complexe reeks connectiviteitsprojecten, waaronder de integratie van zijn Salesforce CRM-systeem met zijn NetSuite ERP-applicatie en de onboarding van bedrijfsgegevens van zijn recente uitbreiding in de regio Azië-Pacific (APAC). Om de integratie uit te voeren en de acquisitiegegevens soepel te integreren, gebruikte het bedrijf zijn eigen bewezen technologie.

Alvorens de Salesforce en NetSuite-integratie, ontdekte het Jitterbit-team dat het eerst zijn workflow voor het invoeren en beheren van ordergegevens strategisch moest heroverwegen en herontwerpen. "Het moeilijkste deel van een integratie is het identificeren van hiaten in het proces", zegt Jacobsen. “Als je bestellingen in Word typt, gaan niet alle gegevens erin Salesforce. We moesten een stap terug doen en een heel orderbeheerproces aansturen om mensen te laten gebruiken Salesforce bestelformulieren maken. Dit zou ons in de rij zetten om te integreren Salesforce naar NetSuite.”

De inspanning bleek zeer nuttig, het creëren en afdwingen van een effectief orderinvoerproces dat alle vereiste gegevens vastlegt. Met de nieuwe praktijk op zijn plaats, bouwde het team de integratie, waardoor verkoopvertegenwoordigers slechts één keer gegevens hoeven in te voeren in de Salesforce aanvraag ook voor toegang in de NetSuite-omgeving. Door het automatisch synchroniseren van klant-, account-, contact- en ordergegevens, elimineert de oplossing handmatige gegevensinvoer en versnelt het proces van het aanmaken van verkooporders aanzienlijk.

Jitterbit maakte ook met succes gebruik van zijn technologie bij het integreren van de nieuwe bedrijfsgegevens van de APAC-acquisitie. “We gebruikten Jitterbit om de APAC-gegevens naar ons te migreren Salesforce CRM”, zegt Jacobsen. "En door APAC van zijn ERP-systeem naar NetSuite te halen, konden we de integratie wijzigen om naar twee verschillende omgevingen te verwijzen, de belangrijkste activiteiten van Jitterbit en de nieuwe APAC-locatie."

Voordelen:

Processen transformeren, operaties slank houden en bloeien als bedrijf

Door integraties te bouwen voor zijn belangrijkste bedrijfssystemen, transformeerde Jitterbit tijdrovende taken die voorheen veel handmatig werk met zich meebrachten. “Een verkoper zou een offerte maken in Salesforce, mail het naar Billing, en Billing kopieerde en plakte elke regel in NetSuite om de order en factuur daar te maken,” zegt Jacobsen. “Nu voeren we de gegevens in Salesforce en het wordt gepusht naar NetSuite. Het is volledig gestroomlijnd.”

De nieuw geïntegreerde systemen en geautomatiseerde workflows zorgen voor enorme tijdwinst voor Jitterbit-teamleden. "Door processen te stroomlijnen en ordergegevens automatisch te synchroniseren tussen onze CRM- en ERP-systemen, halveren we de tijd om bestellingen en facturen te maken - van maximaal 25 minuten tot 10", zegt Jitterbit Accountant Rupa Prajapati.

Door een grotere algehele efficiëntie kan Jitterbit meer doen met minder, waardoor zijn teams slank blijven, zelfs als het bedrijf groeit en bloeit. "Als je integraties bouwt op schaal terwijl je groeit, hoef je geen enorm team samen te stellen", zegt Jacobsen. "Zonder onze integraties zouden we minimaal twee keer zoveel mensen nodig hebben voor backend-ondersteuning."

Proactieve klantinteractie stimuleren en teams sneller aan boord brengen

De geïntegreerde zakelijke omgeving van Jitterbit zorgt voor nauwkeurige prognoses en rapportage over de groeiende wereldwijde activiteiten. En een beter inzicht in verkoopaccounts zorgt voor meer proactieve, behulpzame interacties met klanten. Als een bedrijf zich bijvoorbeeld heeft aangemeld voor een proefversie van het Jitterbit-platform maar het nog niet is gaan gebruiken, kan een accountvertegenwoordiger contact opnemen om te zien of begeleiding of ondersteuning nodig is.

En nu de fusie- en overnameactiviteiten (M&A) van Jitterbit doorgaan, is het veel gemakkelijker om nieuwe teams en personeel aan boord te halen met geïntegreerde systemen en workflows. "Iedereen doet hetzelfde in het hele bedrijf en voert gegevens in op dezelfde plek", zegt Jacobsen. "Het is gemakkelijk om aan boord te komen als iedereen weet wat de processen zijn."

Workflows optimaliseren met behoud van flexibiliteit

En een onverwacht voordeel van integratieprojecten? De kans om gebieden te identificeren voor grotere efficiëntie. "Integraties dwingen je om op een bepaalde manier te denken en in feite een gapanalyse uit te voeren", zegt Jacobsen. "Ze dwingen discipline af om dingen effectiever te doen. Als je een verkoper bent, zou je dan liever 10 e-mails moeten afhandelen of gewoon een paar keer op de muis klikken Salesforce en ga verder met je dag?

Door processen te stroomlijnen en automatisch ordergegevens te synchroniseren tussen onze CRM- en ERP-systemen, hebben we de tijd voor het maken van orders en facturen gehalveerd – van 25 minuten naar 10 minuten.”
Rupa Prajapati, Accountant, Jitterbit

Hoewel Jitterbit's integratietechnologie nuttig is als forcerende functie voor procesoptimalisatie, kan het ook gemakkelijk de bestaande processen van een bedrijf accommoderen. Een organisatie die er de voorkeur aan geeft om te vertrouwen op één specifiek platform als bron van waarheid voor meerdere kritieke bedrijfsfuncties, kan dat bijvoorbeeld blijven doen. "Met Jitterbit zit je niet vast aan een vaste manier van doen", zegt Jacobsen. "Het is aanpasbaar en aanpasbaar aan je bedrijf en de manier waarop het draait."

Vooruitkijkend is Jitterbit van plan om zijn technologie te gebruiken om data in een warehouse-omgeving te brengen voor geavanceerde analyses. En naarmate het bedrijf groeit, zal het blijven vertrouwen op zijn eigen technologie om M&A-data naadloos te integreren en zijn bedrijfsactiviteiten te optimaliseren. "We runnen ons bedrijf op Jitterbit", zegt Jacobsen. "We zetten ons geld waar onze mond is."