Jitterbit Virtaviivaistaa toimintoja omalla API-integraatiollaan

Haaste

Tarve virtaviivaistaa toimintoja ja perehdyttää yritysostoja sisäisten tarpeiden vuoksi

Jitterbitin perusti vuonna 2003 pieni joukko ohjelmistokehittäjiä, joiden tavoitteena oli kehittää helppokäyttöinen tietojen integrointialusta. Yritys toimii nykyään useissa toimipisteissä United States:ssä, Isossa-Britanniassa, Alankomaissa, Latinalaisessa Amerikassa, Australiassa ja Intiassa, ja se keskittyy edelleen ydintavoitteeseensa: auttaa yrityksiä integroimaan tietoja nopeasti ja helposti sekä edistämään innovaatioita.

Jitterbitin laajentuessa sillä on omat integraatiotarpeensa ratkaistavanaan. Yrityksen CRM- ja ERP-järjestelmien on toimittava saumattomasti yhteen sen liiketoiminnan kannalta kriittisten toimintojen, kuten myynti- ja kirjanpitotoimintojen, tukemiseksi. Lisäksi uusien yrityskauppojen seurauksena Jitterbitin on toimittava nopeasti yhdistääkseen eri vanhat järjestelmät ja sovellukset yhdeksi yhtenäiseksi IT-ympäristöksi.

“Kun pyrimme yhdistämään ostetut yritykset, meidän on koottava kaikki tiedot yhteen paikkaan”, sanoo Jitterbitin myyntioperaatioiden johtaja Christina Jacobsen. “Minun täytyy pystyä tarkastelemaan yrityksemme toimintaa kokonaisvaltaisesti. Jos minulla ei ole kaikkea dataa yhdellä alustalla, kuinka voisin antaa kuvan siitä, miltä ensi vuosineljännes näyttää kaikilla alueilla?”

Kun rakennat integraatioita skaalautumaan yrityksesi kasvaessa, sinun ei tarvitse koota valtavaa tiimiä. Ilman integraatioitamme tarvitsisimme vähintään kaksinkertaisen määrän ihmisiä taustatukeen.”
Christina Jacobsen, myyntitoimintojen johtaja, Jitterbit

Ratkaisu

Keskeisten järjestelmien integrointi ja yritysostotietojen sisällyttäminen Jitterbit-alustaan

Jitterbit joutui toteuttamaan monimutkaisen sarjan yhteysprojekteja, joihin kuuluivat muun muassa sen Salesforce-CRM-järjestelmän integrointi NetSuite-ERP-sovellukseen sekä Aasian ja Tyynenmeren (APAC) alueella äskettäin toteutetun laajennuksen liiketoimintatietojen siirtäminen järjestelmään. Integroinnin toteuttamiseksi ja hankittujen tietojen sujuvaksi yhdistämiseksi yritys hyödynsi omaa, toimivaksi todettua teknologiaansa.

Ennen kuin Jitterbit-tiimi ryhtyi toteuttamaan Salesforce:n ja NetSuite-järjestelmän integraatiota, se huomasi, että sen oli ensinnäkin strategisesti mietittävä uudelleen ja suunniteltava uudelleen tilaus tietojen syöttämiseen ja hallintaan liittyvä työnkulku. “Integraation vaikein osa on prosessin puutteiden tunnistaminen”, Jacobsen sanoo. “Kun tilauksia syötetään Wordissa, kaikki tiedot eivät siirry Salesforce:hen. Meidän piti ottaa askel taaksepäin ja uudistaa koko tilaustenhallintaprosessi niin, että työntekijät käyttäisivät Salesforce-järjestelmää tilauslomakkeiden luomiseen. Tämä valmistelisi meidät integroimaan Salesforce:n NetSuiteen.”

Hanke osoittautui erittäin hyödylliseksi, sillä sen avulla luotiin ja otettiin käyttöön tehokas tilauskirjausprosessi, joka kerää kaikki tarvittavat tiedot. Uuden toimintatavan käyttöönoton myötä tiimi rakensi integraation, jonka ansiosta myyntiedustajat voivat syöttää tiedot vain kerran Salesforce-sovellukseen, jolloin ne ovat käytettävissä myös NetSuite-ympäristössä. Synkronoimalla asiakas-, tili-, yhteyshenkilö- ja tilaustiedot automaattisesti ratkaisu poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen tarpeen ja nopeuttaa huomattavasti myyntitilausten luomista.

Jitterbit hyödynsi teknologiaansa menestyksekkäästi myös integroimalla APAC-yritysostosta saadut uudet liiketoimintatiedot. “Käytimme Jitterbitia siirtämään APAC-tiedot Salesforce-CRM-järjestelmäämme”, Jacobsen kertoo. “Ja siirtämällä APAC:n ERP-järjestelmän NetSuiteen pystyimme muuttamaan integraation kohdistamaan tiedot kahteen eri ympäristöön: Jitterbitin päätoimintaan ja sen uuteen APAC-toimipisteeseen.”

Hyödyt

Prosessien muuttaminen, toiminnan pitäminen keveänä ja yrityksenä menestyminen

Luomalla integraatioita keskeisiin liiketoimintajärjestelmiinsä Jitterbit muutti aiemmin huomattavaa manuaalista työtä vaativat, aikaa vievät tehtävät. “Myyjä laati tarjouksen Salesforce-järjestelmässä, lähetti sen sähköpostitse laskutusosastolle, ja laskutusosasto kopioi ja liitti jokaisen rivin NetSuiteen luodakseen siellä tilauksen ja laskun”, Jacobsen kertoo. “Nyt syötämme tiedot Salesforce-järjestelmään, ja ne siirretään NetSuiteen. Prosessi on täysin virtaviivaistettu.”

Äskettäin integroidut järjestelmät ja automatisoidut työnkulut säästävät valtavasti aikaa Jitterbitin tiimin jäseniltä. “Virtaviivaistamalla prosesseja ja synkronoimalla tilaustiedot automaattisesti CRM- ja ERP-järjestelmiemme välillä puolitimme tilausten ja laskujen luomiseen kuluvan ajan – jopa 25 minuutista 10 minuuttiin”, kertoo Jitterbitin kirjanpitäjä Rupa Prajapati.

Suurempi kokonaistehokkuus mahdollistaa sen, että Jitterbit pystyy tekemään enemmän vähemmällä ja pitämään tiiminsä ketterinä liiketoiminnan kasvaessa ja menestyessä. “Kun rakennat integraatioita skaalautumaan kasvusi myötä, sinun ei tarvitse koota valtavaa tiimiä”, Jacobsen sanoo. “Ilman integraatioitamme tarvitsisimme vähintään kaksi kertaa enemmän ihmisiä taustatukeen.”

Proaktiivisen asiakasvuorovaikutuksen edistäminen ja tiimien saaminen mukaan nopeammin

Jitterbitin integroitu liiketoimintaympäristö mahdollistaa tarkan ennustamisen ja raportoinnin sen laajenevassa globaalissa toiminnassa. Entistä parempi myyntitilien näkyvyys ohjaa ennakoivampiin ja avuliaampiin asiakaskohtaamisiin. Jos esimerkiksi yritys on rekisteröitynyt Jitterbit-alustan kokeiluversioon mutta ei ole aloittanut sen käyttöä, tilivastaava voi ottaa yhteyttä selvittääkseen, tarvitaanko opastusta tai tukea.

Lisäksi, kun Jitterbitin yrityskaupat ja -järjestelyt (M&A) jatkuvat, uusien tiimien ja henkilöstön tuominen mukaan on paljon helpompaa integroitujen järjestelmien ja työnkulkujen ansiosta. “Kaikki tekevät yrityksessä samoja asioita ja syöttävät tietoja samaan paikkaan”, Jacobsen sanoo. “Perehdytys on helppoa, kun kaikki tietävät, mitkä prosessit ovat.”

Työnkulkujen optimointi säilyttäen samalla joustavuus

Entä integraatiohankkeiden odottamaton etu? Mahdollisuus tunnistaa alueita, joilla tehokkuutta voidaan parantaa. “Integraatiot pakottavat ajattelemaan tietyllä tavalla ja tekemään käytännössä puuteanalyysin”, Jacobsen sanoo. “Ne vaativat kurinalaisuutta, jotta asiat hoidetaan tehokkaammin. Jos olet myyjä, haluaisitko mieluummin käsitellä 10 sähköpostiviestiä vai klikata hiirtä muutaman kerran Salesforce-järjestelmässä ja jatkaa päivääsi?”

Tehostamalla prosesseja ja synkronoimalla tilaustiedot automaattisesti CRM- ja ERP-järjestelmiemme välillä puolitimme tilausten ja laskujen luontiin kuluvan ajan – jopa 25 minuutista 10 minuuttiin.”
Rupa Prajapati, Kirjanpitäjä, Jitterbit

Vaikka Jitterbitin integraatioteknologia toimii hyvänä sysäyksenä prosessien optimoinnille, se pystyy myös helposti mukautumaan yrityksen olemassa oleviin prosesseihin. Esimerkiksi organisaatio, joka haluaa luottaa yhteen tiettyyn alustaan totuuden lähteenä monissa kriittisissä liiketoimintafunktioissa, voi tehdä niin jatkossakin. “Jitterbitin kanssa et ole sidottu kiinteään tapaan tehdä asioita”, Jacobsen sanoo. “Se on muokattavissa ja mukautettavissa yrityksesi ja sen toimintatapojen mukaan.”

Tulevaisuudessa Jitterbit aikoo hyödyntää teknologiaansa datan tuomisessa varastoympäristöön edistynyttä analytiikkaa varten. Yrityksen kasvaessa se tulee edelleen luottamaan omaan teknologiaansa yhdistääkseen yritysostojen datan saumattomasti ja optimoidakseen liiketoimintansa. “Pyöritämme liiketoimintaamme Jitterbitillä”, Jacobsen sanoo. “Seisomme sanojemme takana.”