Jitterbit effektiviserer driften med sin egen API-integrasjon

Utfordring

Står overfor interne behov for å effektivisere drift og integrere oppkjøp

Jitterbit ble grunnlagt i 2003 av en liten gruppe programvareingeniører som arbeidet med å utvikle en brukervennlig plattform for dataintegrasjon. Selskapet, som i dag har virksomhet på flere steder i United States, Storbritannia, Nederland, Latin-Amerika, Australia og India, holder fortsatt fokus på sitt hovedmål: å gjøre det raskt og enkelt for bedrifter å integrere data og fremme innovasjon.

Ettersom Jitterbit fortsetter å utvide seg, har selskapet egne integrasjonsbehov å adressere. Selskapets CRM- og ERP-systemer må fungere sømløst sammen for å støtte forretningskritiske operasjoner, inkludert salgs- og regnskapsfunksjoner. I tillegg, etter nye forretningsoppkjøp, må Jitterbit raskt bringe ulike eldre systemer og applikasjoner sammen i et enkelt, enhetlig IT-miljø.

“Ettersom vi ser på å slå sammen de oppkjøpte enhetene, må vi samle all dataen og få den på ett sted”, sier Christina Jacobsen, Jitterbit Director of Sales Operations. “Jeg må kunne se hvordan vi gjør det som selskap helhetlig. Hvis jeg ikke har all den dataen på én plattform, hvordan kan jeg gi et bilde av hvordan neste kvartal vil se ut på tvers av alle regioner?”

Når du bygger integrasjoner for å skalere etter hvert som du vokser, trenger du ikke å sette sammen et stort team. Uten våre integrasjoner ville vi trengt minst dobbelt så mange folk til å yte backend-støtte.”
Christina Jacobsen, direktør for salgsdrift, Jitterbit

Løsning

Integrering av nøkkelsystemer og innlemming av oppkjøpsdata med Jitterbit-plattformen

Jitterbit sto overfor en rekke komplekse tilkoblingsprosjekter, blant annet integrasjonen av CRM-systemet Salesforce med ERP-applikasjonen NetSuite og innlesingen av forretningsdata fra selskapets nylige ekspansjon i Asia-Stillehavsregionen (APAC). For å gjennomføre integrasjonen og på en smidig måte innlemme dataene fra oppkjøpet, benyttet selskapet sin egen velprøvde teknologi.

Før Jitterbit-teamet tok fatt på integrasjonen mellom Salesforce og NetSuite, oppdaget de at de først måtte gjennomføre en strategisk revurdering og omstrukturering av arbeidsflyten for registrering og håndtering av ordredata. “Det vanskeligste ved en integrasjon er å identifisere hull i prosessen”, sier Jacobsen. “Når du skriver inn bestillinger i Word, havner ikke alle dataene i Salesforce. Vi måtte ta et skritt tilbake og innføre en hel ordrehåndteringsprosess der folk bruker Salesforce til å opprette ordreskjemaer. Dette ville legge til rette for at vi kunne integrere Salesforce med NetSuite.”

Tiltaket viste seg å være svært gunstig, da det førte til etablering og gjennomføring av en effektiv prosess for ordreinnlegging som fanger opp alle nødvendige data. Med den nye praksisen på plass utviklet teamet en integrasjon som gjør det mulig for selgerne å legge inn data bare én gang i Salesforce-applikasjonen, slik at disse også blir tilgjengelige i NetSuite-miljøet. Ved automatisk å synkronisere kunde-, konto-, kontakt- og ordredata eliminerer løsningen manuell dataregistrering og fremskynder prosessen med å opprette salgsordrer betydelig.

Jitterbit utnyttet også teknologien sin på en vellykket måte ved å integrere de nye forretningsdataene fra oppkjøpet i APAC-regionen. “Vi brukte Jitterbit til å migrere APAC-dataene til vårt Salesforce CRM-system,” sier Jacobsen. “Og ved å flytte APAC fra ERP-systemet til NetSuite, kunne vi endre integrasjonen slik at den pekte mot to forskjellige miljøer: Jitterbits hovedvirksomhet og den nye APAC-lokasjonen.”

Fordeler

Transformere prosesser, holde driften slank, og blomstre som en bedrift

Ved å utvikle integrasjoner for sine viktigste forretningssystemer har Jitterbit forvandlet tidkrevende oppgaver som tidligere krevde betydelig manuelt arbeid. “En selger opprettet et tilbud i Salesforce, sendte det på e-post til faktureringsavdelingen, og der kopierte og limte de inn hver enkelt linje i NetSuite for å opprette ordre og faktura der,” sier Jacobsen. “Nå legger vi inn dataene i Salesforce, og de overføres automatisk til NetSuite. Prosessen er fullstendig strømlinjeformet.”

De nylig integrerte systemene og automatiserte arbeidsflytene gir enorme tidsbesparelser for Jitterbit-teammedlemmene. “Ved å effektivisere prosesser og automatisk synkronisere ordredata mellom våre CRM- og ERP-systemer, reduserte vi tiden det tar å opprette bestillinger og fakturaer med halvparten – fra opptil 25 minutter til 10,” sier Jitterbit-regnskapsfører Rupa Prajapati.

Økt total effektivitet gjør at Jitterbit kan gjøre mer med mindre, og holder teamene slanke selv om virksomheten vokser og trives. “Når du bygger integrasjoner for å skalere etter hvert som du vokser, trenger du ikke å sette sammen et stort team,” sier Jacobsen. “Uten integrasjonene våre ville vi minst trengt dobbelt så mange folk til å yte backend-støtte.”

Fremme proaktiv kundedialog og få team om bord raskere

Jitterbits integrerte forretningsmiljø muliggjør nøyaktig prognostisering og rapportering på tvers av dens voksende globale drift. Og forbedret synlighet i salgskontoer gir mer proaktiv, hjelpsom interaksjon med kunder. For eksempel, hvis en bedrift har registrert seg for en prøveperiode av Jitterbit-plattformen, men ikke har begynt å bruke den, kan en kontorepresentant ta kontakt for å se om veiledning eller støtte er nødvendig.

I tillegg, ettersom Jitterbits fusjons- og oppkjøpsaktiviteter (M&A) fortsetter, er det langt enklere å integrere nye team og ansatte med integrerte systemer og arbeidsflyter. “Alle gjør det samme i hele selskapet og legger inn data på samme sted”, sier Jacobsen. “Det er enkelt å ta i bruk når alle kjenner prosessene.”

Optimalisere arbeidsflyter samtidig som fleksibiliteten opprettholdes

Og en uventet fordel ved integrasjonsprosjekter? Muligheten til å avdekke områder der effektiviteten kan økes. “Integrasjoner tvinger deg til å tenke på en bestemt måte og i praksis gjennomføre en gap-analyse,” sier Jacobsen. “De fremmer disiplin for å gjøre ting mer effektivt. Hvis du er selger, vil du helst ha 10 e-poster å ta stilling til, eller bare klikke noen ganger med musen i Salesforce og fortsette dagen din?”

Ved å effektivisere prosesser og automatisk synkronisere ordredata mellom CRM- og ERP-systemene våre, kuttet vi tiden det tar å opprette bestillinger og fakturaer i to – fra opptil 25 minutter til 10.”
Rupa Prajapati, Regnskapsfører, Jitterbit

Selv om Jitterbits integrasjonsteknologi er nyttig som en pådriver for prosessoptimalisering, kan den også enkelt tilpasses eksisterende prosesser i en bedrift. En organisasjon som foretrekker å stole på én bestemt plattform som “sannhetskilde” for flere kritiske forretningsfunksjoner, kan for eksempel fortsette med det. “Med Jitterbit er du ikke bundet til en fast måte å gjøre ting på,” sier Jacobsen. "Det er modifiserbart og tilpassbart for å passe din bedrift og hvordan den fungerer."

Fremover planlegger Jitterbit å bruke teknologien sin til å bringe data inn i et lager for avansert analyse. Og etter hvert som selskapet vokser, vil det fortsette å stole på sin egen teknologi for sømløst å inkorporere M&A-data og optimalisere sine forretningsoperasjoner. “Vi driver vår virksomhet med Jitterbit,” sier Jacobsen. “Vi legger pengene våre der munnen vår er.”