Jitterbit agiliza las operaciones con su propia integración API

Acelerar los flujos de trabajo principales de ventas y contabilidad, incorporar nuevas adquisiciones y mejorar la visibilidad de los datos en toda la empresa con la tecnología Jitterbit

RETO

Hacer frente a las necesidades internas para optimizar las operaciones y las adquisiciones a bordo

Jitterbit fue fundada en 2003 por un pequeño grupo de ingenieros de software que trabajaban para desarrollar una plataforma de integración de datos fácil de usar. Ahora opera en todas las ubicaciones del United States, el Reino Unido, los Países Bajos, América Latina, Australia y la India, el company sigue centrado en su objetivo principal: hacer que a las empresas les resulte rápido y sencillo integrar datos e impulsar la innovación.

A medida que Jitterbit continúa expandiéndose, tiene que abordar sus propias demandas de integración. El companyLos sistemas CRM y ERP de Microsoft deben funcionar juntos a la perfección para respaldar sus operaciones críticas para el negocio, incluidas sus funciones de ventas y contabilidad. Además, en el seguimiento de nuevas adquisiciones comerciales, Jitterbit tiene que actuar rápidamente para reunir diferentes sistemas y aplicaciones heredados en un único entorno de TI unificado.

"A medida que buscamos fusionar las entidades adquiridas, tenemos que tomar todos los datos y colocarlos en un solo lugar", dice Christina Jacobsen, directora de operaciones de ventas de Jitterbit. “Tengo que poder ver cómo nos va como grupo company holísticamente. Si no tengo todos esos datos en una plataforma, ¿cómo puedo proporcionar una imagen de cómo será el próximo trimestre en todas las regiones?

“Cuando construyes integraciones para escalar a medida que creces, no tienes que armar un gran equipo. Sin nuestras integraciones, necesitaríamos dos veces la cantidad de personas que brindan soporte de back-end, como mínimo”.
— Christina Jacobsen, directora de operaciones de ventas, Jitterbit

SOLUTION

Integración de sistemas clave e incorporación de datos de adquisición con la plataforma Jitterbit

Jitterbit enfrentó una serie compleja de proyectos de conectividad, incluida la integración de su Salesforce Sistema CRM con su aplicación NetSuite ERP y la incorporación de datos comerciales de su reciente expansión en la región de Asia Pacífico (APAC). Para realizar la integración e incorporar sin problemas los datos de adquisición, el company empleó su propia tecnología probada.

Antes de abordar el Salesforce y la integración de NetSuite, el equipo de Jitterbit descubrió que, primero, necesitaba repensar y rediseñar estratégicamente su flujo de trabajo para ingresar y administrar datos de pedidos. “La parte más difícil de una integración es identificar las brechas en el proceso”, dice Jacobsen. “Cuando escribe pedidos en Word, todos los datos no entran en Salesforce. Tuvimos que dar un paso atrás e impulsar todo un proceso de gestión de pedidos para que la gente usara Salesforce para crear formularios de pedido. Esto nos pondría en cola para integrar Salesforce a NetSuite”.

El esfuerzo demostró ser muy beneficioso, creando y aplicando un proceso de entrada de pedidos efectivo que captura todos los datos requeridos. Con la nueva práctica implementada, el equipo creó la integración, que permite a los representantes de ventas ingresar datos solo una vez en el Salesforce solicitud de acceso en el entorno NetSuite también. Al sincronizar automáticamente los datos de clientes, cuentas, contactos y pedidos, la solución elimina la entrada manual de datos y acelera enormemente el proceso de creación de pedidos de ventas.

Jitterbit también aprovechó con éxito su tecnología al incorporar los nuevos datos comerciales de su adquisición de APAC. “Utilizamos Jitterbit para migrar los datos de APAC a nuestro Salesforce CRM”, dice Jacobsen. “Y al trasladar APAC de su sistema ERP a NetSuite, pudimos cambiar la integración para señalar dos entornos diferentes, las operaciones principales de Jitterbit y su nueva ubicación en APAC”.

BENEFICIOS

Transformar los procesos, mantener las operaciones optimizadas y prosperar como empresa 

Mediante la creación de integraciones para sus sistemas comerciales clave, Jitterbit transformó tareas que consumían mucho tiempo y que antes implicaban un esfuerzo manual significativo. “Un vendedor crearía una cotización en Salesforce, email a Facturación, y Facturación copiaría y pegaría cada línea en NetSuite para crear el pedido y la factura allí”, dice Jacobsen. “Ahora, ingresamos los datos en Salesforce y se envía a NetSuite. Está totalmente optimizado”.

Los sistemas recientemente integrados y los flujos de trabajo automatizados brindan un inmenso ahorro de tiempo a los miembros del equipo de Jitterbit. “Al optimizar los procesos y sincronizar automáticamente los datos de los pedidos entre nuestros sistemas CRM y ERP, reducimos a la mitad el tiempo de creación de pedidos y facturas, de 25 minutos a 10”, dice Rupa Prajapati, contable de Jitterbit.

Una mayor eficiencia general le permite a Jitterbit hacer más con menos, manteniendo sus equipos ágiles incluso cuando su negocio crece y prospera. “Cuando construyes integraciones para escalar a medida que creces, no tienes que armar un gran equipo”, dice Jacobsen. "Sin nuestras integraciones, necesitaríamos el doble de personas que brindaran soporte de back-end, como mínimo".

Impulsar la interacción proactiva con el cliente y traer equipos a bordo más rápido 

El entorno comercial integrado de Jitterbit permite realizar pronósticos e informes precisos en todas sus operaciones globales en expansión. Y la visibilidad mejorada de las cuentas de ventas impulsa interacciones más proactivas y útiles con los clientes. Por ejemplo, si una empresa se ha registrado para una prueba de la plataforma Jitterbit pero no ha comenzado a usarla, un representante de cuenta puede comunicarse para ver si necesita orientación o soporte.

Además, a medida que continúan las actividades de fusiones y adquisiciones (M&A) de Jitterbit, incorporar nuevos equipos y personal es mucho más fácil con sistemas y flujos de trabajo integrados. “Todo el mundo está haciendo lo mismo en todo el mundo. company e ingresar datos en el mismo lugar”, dice Jacobsen. "Es fácil incorporarse cuando todos saben cuáles son los procesos".

Optimización de los flujos de trabajo manteniendo la flexibilidad 

¿Y un beneficio inesperado de los proyectos de integración? La oportunidad de identificar áreas para una mayor eficiencia. "Las integraciones te obligan a pensar de cierta manera y esencialmente a realizar un análisis de brechas", dice Jacobsen. “Imponen disciplina para hacer las cosas de manera más efectiva. Si eres vendedor, ¿preferirías tener 10? emails para tratar o simplemente haga clic con el mouse unas cuantas veces en Salesforce y continuar con tu día?

“Al optimizar los procesos y sincronizar automáticamente los datos de los pedidos entre nuestros sistemas CRM y ERP, reducimos a la mitad el tiempo para crear pedidos y facturas, de 25 minutos a 10”.
– Rupa Prajapati, contador, Jitterbit

Si bien es útil como función forzada para la optimización de procesos, la tecnología de integración de Jitterbit también puede adaptarse fácilmente a una companyLos procesos existentes. Una organización que prefiera confiar en una plataforma específica como fuente de verdad para múltiples funciones comerciales críticas puede continuar haciéndolo, por ejemplo. "Con Jitterbit, no estás comprometido con una forma fija de hacer las cosas", dice Jacobsen. "Es modificable y personalizable para adaptarse a su negocio y a su funcionamiento".

De cara al futuro, Jitterbit planea utilizar su tecnología para llevar datos a un entorno de almacén para análisis avanzados. Y como el company crece, seguirá confiando en su propia tecnología para incorporar sin problemas datos de fusiones y adquisiciones y optimizar sus operaciones comerciales. "Manejamos nuestro negocio con Jitterbit", dice Jacobsen. "Estamos poniendo nuestro dinero en lo que decimos".