Jitterbit Optimiza las operaciones con su propia integración de API.

Desafío

En respuesta a las necesidades internas de optimizar las operaciones e integrar adquisiciones

Jitterbit fue fundada en 2003 por un pequeño grupo de ingenieros de software que trabajaban en el desarrollo de una plataforma de integración de datos fácil de usar. Actualmente, con operaciones en diversas ubicaciones de la región United States, el Reino Unido, los Países Bajos, América Latina, Australia e India, la empresa sigue enfocada en su objetivo principal: facilitar y agilizar la integración de datos para que las empresas puedan impulsar la innovación.

A medida que Jitterbit continúa expandiéndose, tiene sus propias demandas de integración que atender. Los sistemas de CRM y ERP de la empresa deben funcionar juntos sin problemas para respaldar sus operaciones críticas para el negocio, incluidas sus funciones de ventas y contabilidad. Además, como seguimiento a las adquisiciones de nuevos negocios, Jitterbit tiene que actuar con rapidez para unificar diferentes sistemas y aplicaciones heredados en un solo entorno de TI unificado.

“A medida que buscamos fusionar las entidades adquiridas, tenemos que tomar todos los datos y reunirlos en un solo lugar”, dice Christina Jacobsen, directora de Operaciones de Ventas de Jitterbit. “Tengo que poder ver cómo nos va como empresa de manera integral. Si no tengo todos esos datos en una sola plataforma, ¿cómo puedo ofrecer una imagen de cómo será el próximo trimestre en todas las regiones?”

Cuando creas integraciones para escalar a medida que creces, no tienes que armar un equipo enorme. Sin nuestras integraciones, necesitaríamos el doble de personas brindando soporte backend, como mínimo.”
Christina Jacobsen, Director de Operaciones de Ventas, Jitterbit

Solución

Integración de sistemas clave e incorporación de datos de adquisición con la plataforma Jitterbit

Jitterbit se enfrentó a una serie compleja de proyectos de conectividad, entre los que se incluían la integración de su sistema CRM Salesforce con su aplicación ERP NetSuite y la incorporación de datos comerciales derivados de su reciente expansión en la región de Asia-Pacífico (APAC). Para llevar a cabo la integración e incorporar sin contratiempos los datos de la adquisición, la empresa utilizó su propia tecnología de probada eficacia.

Antes de abordar la integración entre Salesforce y NetSuite, el equipo de Jitterbit descubrió que, en primer lugar, debía replantear estratégicamente y rediseñar su flujo de trabajo para la entrada y gestión de datos de pedidos. “La parte más difícil de una integración es identificar las brechas en el proceso”, dice Jacobsen. “Cuando se escriben los pedidos en Word, no todos los datos se transfieren a Salesforce. Tuvimos que dar un paso atrás y impulsar todo un proceso de gestión de pedidos para que el personal utilizara Salesforce para crear formularios de pedido. Esto nos prepararía para integrar Salesforce con NetSuite”.”

La iniciativa resultó muy beneficiosa, ya que permitió crear e implementar un proceso eficaz de ingreso de órdenes que captura todos los datos necesarios. Una vez establecida la nueva práctica, el equipo desarrolló la integración, la cual permite a los representantes de ventas ingresar los datos solo una vez en la aplicación Salesforce para que también estén disponibles en el entorno de NetSuite. Al sincronizar automáticamente los datos de clientes, cuentas, contactos y pedidos, la solución elimina la entrada manual de datos y acelera considerablemente el proceso de creación de órdenes de venta.

Jitterbit también aprovechó con éxito su tecnología para incorporar los nuevos datos comerciales de su adquisición en la región de Asia-Pacífico. “Utilizamos Jitterbit para migrar los datos de APAC a nuestro CRM Salesforce”, explica Jacobsen. “Y al trasladar a APAC de su sistema ERP a NetSuite, pudimos modificar la integración para que apuntara a dos entornos diferentes: las operaciones principales de Jitterbit y su nueva sede en APAC”.”

Beneficios

Transformar procesos, mantener operaciones ágiles y prosperar como negocio

Al desarrollar integraciones para sus sistemas empresariales clave, Jitterbit transformó tareas que antes requerían mucho tiempo y un esfuerzo manual considerable. “Un vendedor creaba una cotización en Salesforce, la enviaba por correo electrónico al departamento de facturación, y este copiaba y pegaba cada línea en NetSuite para crear allí el pedido y la factura”, explica Jacobsen. “Ahora, ingresamos los datos en Salesforce y se transfieren automáticamente a NetSuite. El proceso está totalmente optimizado”.”

Los sistemas recién integrados y los flujos de trabajo automatizados brindan un enorme ahorro de tiempo a los miembros del equipo de Jitterbit. “Al optimizar los procesos y sincronizar automáticamente los datos de los pedidos entre nuestros sistemas CRM y ERP, reducimos a la mitad el tiempo para crear pedidos y facturas, de hasta 25 minutos a 10”, dice Rupa Prajapati, contadora de Jitterbit.

Una mayor eficiencia general le permite a Jitterbit hacer más con menos, manteniendo a sus equipos reducidos incluso a medida que su negocio crece y prospera. “Cuando creas integraciones para escalar a medida que creces, no tienes que reunir un equipo enorme”, dice Jacobsen. “Sin nuestras integraciones, necesitaríamos el doble de personas para brindar soporte de backend, como mínimo”.”

Impulsar la interacción proactiva con los clientes e integrar a los equipos más rápidamente

El entorno empresarial integrado de Jitterbit permite realizar pronósticos e informes precisos en sus crecientes operaciones globales. Y una mayor visibilidad de las cuentas de ventas impulsa interacciones más proactivas y útiles con los clientes. Por ejemplo, si una empresa se ha registrado para una prueba de la plataforma Jitterbit pero no ha comenzado a usarla, un representante de cuenta puede comunicarse para ver si se necesita orientación o soporte.

Además, a medida que continúan las actividades de fusión y adquisición (M&A) de Jitterbit, incorporar nuevos equipos y personal es mucho más fácil con sistemas y flujos de trabajo integrados. “Todos hacen lo mismo en toda la empresa y cargan los datos en el mismo lugar”, dice Jacobsen. “Es fácil incorporar a nuevos empleados cuando todos conocen cuáles son los procesos”.”

Optimizar los flujos de trabajo manteniendo la flexibilidad

¿Y cuál es un beneficio inesperado de los proyectos de integración? La oportunidad de identificar áreas donde se puede mejorar la eficiencia. “Las integraciones te obligan a pensar de cierta manera y, en esencia, a realizar un análisis de brechas”, dice Jacobsen. “Imponen la disciplina necesaria para hacer las cosas de manera más eficaz. Si fueras vendedor, ¿preferirías tener que lidiar con 10 correos electrónicos o simplemente dar unos cuantos clics en Salesforce y seguir con tu día?”

Al optimizar los procesos y sincronizar automáticamente los datos de los pedidos entre nuestros sistemas CRM y ERP, redujimos a la mitad el tiempo necesario para crear pedidos y facturas, pasando de hasta 25 minutos a 10.”
Rupa Prajapati, Contador, Jitterbit

Si bien es útil como elemento impulsor para la optimización de procesos, la tecnología de integración de Jitterbit también puede adaptarse fácilmente a los procesos existentes de una empresa. Una organización que prefiera depender de una plataforma específica como fuente única de verdad para múltiples funciones comerciales críticas puede seguir haciéndolo, por ejemplo. “Con Jitterbit, no estás comprometido con una forma fija de hacer las cosas”, dice Jacobsen. “Es modificable y personalizable para adaptarse a tu negocio y a cómo opera”.”

De cara al futuro, Jitterbit planea utilizar su tecnología para llevar datos a un entorno de almacenamiento con el fin de realizar análisis avanzados. Y a medida que la empresa crezca, seguirá confiando en su propia tecnología para incorporar sin problemas los datos de fusiones y adquisiciones y optimizar sus operaciones comerciales. “Dirigimos nuestro negocio con Jitterbit”, afirma Jacobsen. “Predicamos con el ejemplo”.”