Jitterbit Ottimizza le operazioni grazie alla propria integrazione API.

Sfida

Di fronte a esigenze interne per ottimizzare le operazioni e integrare le acquisizioni

Jitterbit è stata fondata nel 2003 da un piccolo gruppo di ingegneri informatici impegnati nello sviluppo di una piattaforma di integrazione dei dati di facile utilizzo. Oggi presente con sedi in United States, Regno Unito, Paesi Bassi, America Latina, Australia e India, l’azienda continua a concentrarsi sul proprio obiettivo principale: consentire alle aziende di integrare i dati e promuovere l’innovazione in modo rapido e semplice.

Mentre Jitterbit continua a crescere, deve far fronte alle proprie esigenze di integrazione. I sistemi CRM ed ERP dell'azienda devono funzionare insieme in modo sinergico per supportare le sue attività critiche per il business, incluse le funzioni di vendita e contabilità. Inoltre, a seguito di nuove acquisizioni commerciali, Jitterbit deve agire rapidamente per integrare diversi sistemi e applicazioni legacy in un unico ambiente IT unificato.

“Mentre ci apprestiamo a integrare le entità acquisite, dobbiamo raccogliere tutti i dati e portarli in un unico posto”, afferma Christina Jacobsen, Direttore delle Operazioni di Vendita di Jitterbit. “Devo essere in grado di valutare la nostra situazione come azienda in modo olistico. Se non ho tutti questi dati su un'unica piattaforma, come posso fornire un quadro di come sarà il prossimo trimestre in tutte le regioni?”

Quando sviluppi integrazioni per crescere in modo scalabile, non devi mettere insieme un team enorme. Senza le nostre integrazioni, avremmo bisogno del doppio del personale per il supporto di back-end, come minimo.”
Christina Jacobsen, Direttore delle Sales Operations, Jitterbit

Soluzione

Integrazione dei sistemi chiave e incorporazione dei dati di acquisizione con la piattaforma Jitterbit

Jitterbit ha dovuto affrontare una serie complessa di progetti di connettività, tra cui l’integrazione del proprio sistema CRM Salesforce con l’applicazione ERP NetSuite e l’importazione dei dati aziendali derivanti dalla sua recente espansione nella regione Asia-Pacifico (APAC). Per realizzare l’integrazione e incorporare senza intoppi i dati acquisiti, l’azienda ha utilizzato la propria tecnologia collaudata.

Prima di affrontare l’integrazione tra Salesforce e NetSuite, il team di Jitterbit ha scoperto che, innanzitutto, era necessario ripensare strategicamente e riorganizzare il proprio flusso di lavoro per l’inserimento e la gestione dei dati relativi agli ordini. “La parte più difficile di un’integrazione è individuare le lacune nel processo”, afferma Jacobsen. “Quando si digitano gli ordini in Word, non tutti i dati vengono inseriti in Salesforce. Abbiamo dovuto fare un passo indietro e riorganizzare l’intero processo di gestione degli ordini in modo che gli utenti utilizzassero Salesforce per creare i moduli d’ordine. Questo ci avrebbe permesso di procedere con l’integrazione di Salesforce con NetSuite.”

L’iniziativa si è rivelata estremamente vantaggiosa, consentendo di creare e implementare un processo efficace di inserimento degli ordini che acquisisce tutti i dati richiesti. Una volta messa in atto la nuova procedura, il team ha realizzato l’integrazione, che permette ai rappresentanti commerciali di inserire i dati una sola volta nell’applicazione Salesforce, rendendoli accessibili anche nell’ambiente NetSuite. Grazie alla sincronizzazione automatica dei dati relativi a clienti, conti, contatti e ordini, la soluzione elimina l’inserimento manuale dei dati e accelera notevolmente il processo di creazione degli ordini di vendita.

Jitterbit ha inoltre sfruttato con successo la propria tecnologia per integrare i nuovi dati aziendali provenienti dall’acquisizione nell’area APAC. “Abbiamo utilizzato Jitterbit per migrare i dati APAC nel nostro CRM Salesforce”, afferma Jacobsen. “E trasferendo APAC dal proprio sistema ERP a NetSuite, siamo riusciti a modificare l’integrazione in modo che puntasse a due ambienti diversi: le operazioni principali di Jitterbit e la sua nuova sede APAC”.”

Benefici

Trasformare i processi, mantenere le operazioni snelle e prosperare come azienda

Realizzando integrazioni per i propri sistemi aziendali chiave, Jitterbit ha trasformato attività che in precedenza richiedevano molto tempo e un notevole sforzo manuale. “Un addetto alle vendite creava un preventivo in Salesforce, lo inviava via e-mail all’ufficio fatturazione, e quest’ultimo copiava e incollava ogni riga in NetSuite per creare lì l’ordine e la fattura”, spiega Jacobsen. “Ora inseriamo i dati in Salesforce e questi vengono trasferiti automaticamente a NetSuite. Il processo è completamente ottimizzato.”

I sistemi recentemente integrati e i flussi di lavoro automatizzati offrono un enorme risparmio di tempo per i membri del team di Jitterbit. “Razionalizzando i processi e sincronizzando automaticamente i dati degli ordini tra i nostri sistemi CRM ed ERP, abbiamo dimezzato il tempo necessario per creare ordini e fatture, passando da un massimo di 25 minuti a 10”, afferma Rupa Prajapati, contabile di Jitterbit.

Una maggiore efficienza complessiva consente a Jitterbit di fare di più con meno, mantenendo i suoi team snelli anche mentre il suo business cresce e prospera. “Quando si creano integrazioni per scalare man mano che si cresce, non è necessario mettere insieme un team enorme”, afferma Jacobsen. “Senza le nostre integrazioni, avremmo bisogno di un numero doppio di persone per il supporto di back-end, come minimo.”

Promuovere l'interazione proattiva con i clienti e coinvolgere i team più rapidamente

L'ambiente aziendale integrato di Jitterbit consente previsioni e report accurati in tutte le sue crescenti operazioni globali. E una maggiore visibilità sugli account di vendita favorisce interazioni più proattive e utili con i clienti. Ad esempio, se un'azienda si è iscritta a una prova della piattaforma Jitterbit ma non ha iniziato a utilizzarla, un account manager può mettersi in contatto per verificare se è necessaria una guida o un supporto.

Inoltre, man mano che le attività di fusione e acquisizione (M&A) di Jitterbit continuano, l'inserimento di nuovi team e personale è molto più semplice grazie a sistemi e flussi di lavoro integrati. “Tutti fanno la stessa cosa in tutta l'azienda e inseriscono i dati nello stesso posto”, afferma Jacobsen. “È facile l'inserimento quando tutti conoscono quali sono i processi.”

Ottimizzazione dei flussi di lavoro pur mantenendo la flessibilità

E un vantaggio inaspettato dei progetti di integrazione? L’opportunità di individuare aree in cui migliorare l’efficienza. “Le integrazioni ti costringono a ragionare in un certo modo e, in sostanza, a effettuare un’analisi delle lacune”, afferma Jacobsen. “Imprimono la disciplina necessaria per agire in modo più efficace. Se fossi un venditore, preferiresti dover gestire 10 e-mail o semplicemente fare qualche clic del mouse in Salesforce e andare avanti con la tua giornata?”

Ottimizzando i processi e sincronizzando automaticamente i dati degli ordini tra i nostri sistemi CRM ed ERP, abbiamo dimezzato il tempo necessario per creare ordini e fatture, passando da un massimo di 25 minuti a 10.”
Rupa Prajapati, Commercialista, Jitterbit

Sebbene utile come elemento di spinta per l'ottimizzazione dei processi, la tecnologia di integrazione di Jitterbit può anche adattarsi facilmente ai processi esistenti di un'azienda. Un'organizzazione che preferisce affidarsi a una specifica piattaforma come fonte di verità per molteplici funzioni aziendali critiche può continuare a farlo, ad esempio. “Con Jitterbit non siete vincolati a un modo fisso di fare le cose”, afferma Jacobsen. “È modificabile e personalizzabile per adattarsi alla vostra attività e al modo in cui viene gestita.”

Guardando al futuro, Jitterbit prevede di utilizzare la propria tecnologia per portare i dati in un ambiente di data warehouse per analisi avanzate. E man mano che l'azienda cresce, continuerà a fare affidamento sulla propria tecnologia per incorporare senza interruzioni i dati di M&A e ottimizzare le proprie operazioni commerciali. “Gestiamo la nostra attività con Jitterbit”, afferma Jacobsen. “Mettiamo in pratica ciò che dociamo.”