A Jitterbit simplifica as operações com sua própria integração de API

Desafio

Enfrentar necessidades internas para otimizar operações e aquisições integradas

A Jitterbit foi fundada em 2003 por um pequeno grupo de engenheiros de software que trabalhavam para desenvolver uma plataforma de integração de dados fácil de usar. Agora operando em locais no United States, Reino Unido, Holanda, América Latina, Austrália e Índia, a empresa continua focada em seu objetivo principal: tornar rápido e fácil para as empresas integrar dados e impulsionar a inovação.

Como o Jitterbit continua a se expandir, ele tem suas próprias demandas de integração para atender. Os sistemas de CRM e ERP da empresa precisam trabalhar juntos de forma integrada para dar suporte às suas operações críticas de negócios, incluindo suas funções de vendas e contabilidade. Além disso, no acompanhamento de novas aquisições de negócios, a Jitterbit precisa agir rapidamente para reunir diferentes sistemas e aplicativos legados em um único ambiente de TI unificado.

“À medida que procuramos fundir as entidades adquiridas, temos que pegar todos os dados e colocá-los em um só lugar”, diz Christina Jacobsen, diretora de operações de vendas da Jitterbit. “Tenho que ser capaz de ver como estamos indo como empresa de forma holística. Se eu não tiver todos esses dados em uma plataforma, como posso fornecer uma imagem de como será o próximo trimestre em todas as regiões?”

Quando você cria integrações para escalar conforme você cresce, você não precisa montar uma equipe enorme. Sem nossas integrações, precisaríamos de duas vezes o número de pessoas fornecendo suporte de backend, no mínimo.”
Cristina Jacobsen, Diretor de Operações de Vendas, Jitterbit

Solução

Integrando sistemas-chave e incorporando dados de aquisição com a plataforma Jitterbit

A Jitterbit enfrentou uma complexa série de projetos de conectividade, incluindo a integração de seus Salesforce Sistema de CRM com seu aplicativo NetSuite ERP e a integração de dados de negócios de sua recente expansão na região da Ásia-Pacífico (APAC). Para realizar a integração e incorporar os dados de aquisição sem problemas, a empresa empregou sua própria tecnologia comprovada.

Antes de abordar o Salesforce e integração do NetSuite, a equipe Jitterbit descobriu que, primeiro, precisava repensar e reestruturar estrategicamente seu fluxo de trabalho para inserir e gerenciar dados de pedidos. “A parte mais difícil de uma integração é identificar lacunas no processo”, diz Jacobsen. “Quando você digita pedidos no Word, todos os dados não entram Salesforce. Tivemos que dar um passo para trás e conduzir todo um processo de gerenciamento de pedidos para que as pessoas usassem Salesforce para criar formulários de pedido. Isso nos colocaria na fila para integrar Salesforce para o NetSuite.”

O esforço provou ser altamente benéfico, criando e aplicando um processo eficaz de entrada de pedidos que captura todos os dados necessários. Com a nova prática em vigor, a equipe construiu a integração, que permite que os representantes de vendas insiram dados apenas uma vez no Salesforce aplicativo para acesso também no ambiente NetSuite. Ao sincronizar automaticamente dados de clientes, contas, contatos e pedidos, a solução elimina a entrada manual de dados e acelera consideravelmente o processo de criação de pedidos de vendas.

A Jitterbit também alavancou com sucesso sua tecnologia ao incorporar os novos dados de negócios de sua aquisição na APAC. “Usamos o Jitterbit para migrar os dados APAC para o nosso Salesforce CRM”, diz Jacobsen. “E ao tirar a APAC de seu sistema ERP para o NetSuite, conseguimos mudar a integração para apontar para dois ambientes diferentes, as principais operações da Jitterbit e sua nova localização na APAC.”

Benefícios

Transformando processos, mantendo as operações enxutas e prosperando como empresa

Ao criar integrações para seus principais sistemas de negócios, a Jitterbit transformou tarefas demoradas que anteriormente envolviam esforço manual significativo. “Um vendedor criaria uma cotação em Salesforce, enviava por e-mail para o Billing, e o Billing copiava e colava todas as linhas no NetSuite para criar o pedido e faturar lá”, diz Jacobsen. “Agora, inserimos os dados em Salesforce e é enviado para o NetSuite. É totalmente simplificado.”

Os sistemas recém-integrados e os fluxos de trabalho automatizados oferecem imensa economia de tempo para os membros da equipe Jitterbit. “Ao simplificar os processos e sincronizar automaticamente os dados dos pedidos entre nossos sistemas CRM e ERP, reduzimos o tempo de criação de pedidos e faturas pela metade – de até 25 minutos para 10”, diz Rupa Prajapati, contador da Jitterbit.

Uma maior eficiência geral permite que a Jitterbit faça mais com menos, mantendo suas equipes enxutas mesmo quando seus negócios crescem e prosperam. “Quando você cria integrações para escalar à medida que cresce, não precisa montar uma equipe enorme”, diz Jacobsen. “Sem nossas integrações, precisaríamos de, no mínimo, duas vezes mais pessoas fornecendo suporte de back-end.”

Impulsionando a interação proativa com o cliente e trazendo as equipes a bordo mais rapidamente

O ambiente de negócios integrado da Jitterbit permite previsões e relatórios precisos em suas operações globais em expansão. E a visibilidade aprimorada das contas de vendas gera interações mais proativas e úteis com os clientes. Por exemplo, se uma empresa se inscreveu para uma avaliação da plataforma Jitterbit, mas não começou a usá-la, um representante de conta pode entrar em contato para ver se é necessário orientação ou suporte.

Além disso, à medida que as atividades de fusões e aquisições (M&A) da Jitterbit continuam, trazer novas equipes e funcionários é muito mais fácil com sistemas e fluxos de trabalho integrados. “Todos estão fazendo a mesma coisa em toda a empresa e inserindo dados no mesmo lugar”, diz Jacobsen. “É fácil integrar quando todos sabem quais são os processos.”

Otimizando os fluxos de trabalho, mantendo a flexibilidade

E um benefício inesperado dos projetos de integração? A chance de identificar áreas para maior eficiência. “As integrações forçam você a pensar de uma certa maneira e, essencialmente, realizar uma análise de lacunas”, diz Jacobsen. “Eles reforçam a disciplina para fazer as coisas de forma mais eficaz. Se você é um vendedor, prefere ter 10 e-mails para lidar ou apenas clicar com o mouse algumas vezes em Salesforce e continuar o seu dia?”

Ao otimizar processos e sincronizar automaticamente os dados de pedidos entre nossos sistemas CRM e ERP, reduzimos o tempo de criação de pedidos e faturas pela metade – de até 25 minutos para 10.”
Rupa Prajapati, Contador, Jitterbit

Embora útil como uma função de forçamento para otimização de processos, a tecnologia de integração do Jitterbit também pode acomodar facilmente os processos existentes de uma empresa. Uma organização que prefere confiar em uma plataforma específica como a fonte da verdade para várias funções críticas de negócios pode continuar a fazê-lo, por exemplo. “Com o Jitterbit, você não está comprometido com uma maneira fixa de fazer as coisas”, diz Jacobsen. “É modificável e personalizável para se adequar ao seu negócio e como ele funciona.”

Olhando para o futuro, a Jitterbit planeja usar sua tecnologia para trazer dados para um ambiente de warehouse para análises avançadas. E à medida que a empresa cresce, ela continuará contando com sua própria tecnologia para incorporar dados de fusões e aquisições e otimizar suas operações comerciais. “Dirigimos nossos negócios no Jitterbit”, diz Jacobsen. “Estamos colocando nosso dinheiro onde está nossa boca.”