Jitterbit Simplifica as operações com sua própria integração de API.

Desafio

Diante de necessidades internas para otimizar operações e integrar aquisições

A Jitterbit foi fundada em 2003 por um pequeno grupo de engenheiros de software que trabalhavam no desenvolvimento de uma plataforma de integração de dados fácil de usar. Atualmente com operações em diversas localidades da região United States, no Reino Unido, na Holanda, na América Latina, na Austrália e na Índia, a empresa continua focada em seu objetivo principal: tornar mais rápido e fácil para as empresas integrarem dados e impulsionarem a inovação.

À medida que a Jitterbit continua a expandir, ela tem suas próprias demandas de integração para atender. Os sistemas de CRM e ERP da empresa precisam funcionar juntos perfeitamente para dar suporte às suas operações críticas para os negócios, incluindo suas funções de vendas e contabilidade. Além disso, no pós-aquisição de novos negócios, a Jitterbit precisa agir rapidamente para unir diferentes sistemas legados e aplicativos em um único ambiente de TI unificado.

“À medida que buscamos integrar as entidades adquiridas, precisamos coletar todos os dados e reuni-los em um só lugar”, diz Christina Jacobsen, Diretora de Operações de Vendas da Jitterbit. “Preciso ser capaz de analisar nosso desempenho como empresa de forma holística. Se eu não tiver todos esses dados em uma única plataforma, como posso fornecer um panorama de como será o próximo trimestre em todas as regiões?”

Quando você cria integrações para escalar conforme o seu crescimento, você não precisa montar uma equipe enorme. Sem as nossas integrações, precisaríamos do dobro de pessoas fornecendo suporte de backend, no mínimo.”
Christina Jacobsen, Diretor de Operações de Vendas, Jitterbit

Solução

Integrando sistemas-chave e incorporando dados de aquisição com a plataforma Jitterbit

A Jitterbit enfrentou uma série complexa de projetos de conectividade, incluindo a integração de seu sistema de CRM Salesforce com seu aplicativo de ERP NetSuite e a incorporação de dados comerciais decorrentes de sua recente expansão na região da Ásia-Pacífico (APAC). Para realizar a integração e incorporar os dados da aquisição de maneira harmoniosa, a empresa utilizou sua própria tecnologia comprovada.

Antes de iniciar a integração entre o Salesforce e o NetSuite, a equipe da Jitterbit descobriu que, em primeiro lugar, precisava repensar estrategicamente e reestruturar seu fluxo de trabalho para inserção e gerenciamento de dados de pedidos. “A parte mais difícil de uma integração é identificar lacunas no processo”, diz Jacobsen. “Quando você digita os pedidos no Word, nem todos os dados são transferidos para o Salesforce. Tivemos que dar um passo atrás e implementar todo um processo de gerenciamento de pedidos para que as pessoas usassem o Salesforce na criação de formulários de pedido. Isso nos prepararia para integrar o Salesforce ao NetSuite.”

A iniciativa se mostrou extremamente benéfica, criando e implementando um processo eficaz de entrada de pedidos que captura todos os dados necessários. Com a nova prática em vigor, a equipe desenvolveu a integração, que permite que os representantes de vendas insiram os dados apenas uma vez no aplicativo Salesforce para que também fiquem disponíveis no ambiente NetSuite. Ao sincronizar automaticamente os dados de clientes, contas, contatos e pedidos, a solução elimina a entrada manual de dados e acelera significativamente o processo de criação de pedidos de vendas.

A Jitterbit também aproveitou com sucesso sua tecnologia para incorporar os novos dados comerciais provenientes de sua aquisição na região da Ásia-Pacífico. “Utilizamos a Jitterbit para migrar os dados da APAC para o nosso CRM Salesforce”, afirma Jacobsen. “E, ao migrar a APAC de seu sistema ERP para o NetSuite, conseguimos alterar a integração para que ela apontasse para dois ambientes diferentes: as operações principais da Jitterbit e sua nova unidade na APAC.”

Benefícios

Transformando processos, mantendo operações enxutas e prosperando como negócio

Ao criar integrações para seus principais sistemas de negócios, a Jitterbit transformou tarefas demoradas que antes exigiam um esforço manual significativo. “Um vendedor criava uma cotação no Salesforce, enviava por e-mail para o departamento de Faturamento, e o departamento de Faturamento copiava e colava cada linha no NetSuite para criar o pedido e a fatura lá”, diz Jacobsen. “Agora, inserimos os dados no Salesforce e eles são enviados automaticamente para o NetSuite. O processo está totalmente otimizado.”

Os sistemas recém-integrados e os fluxos de trabalho automatizados proporcionam uma imensa economia de tempo para os membros da equipe da Jitterbit. “Ao otimizar os processos e sincronizar automaticamente os dados de pedidos entre nossos sistemas de CRM e ERP, reduzimos pela metade o tempo necessário para criar pedidos e faturas – de até 25 minutos para 10”, afirma Rupa Prajapati, contadora da Jitterbit.

Uma maior eficiência geral permite que a Jitterbit faça mais com menos, mantendo suas equipes enxutas mesmo com o crescimento e a prosperidade do seu negócio. “Quando você cria integrações para escalar conforme cresce, não precisa montar uma equipe enorme”, diz Jacobsen. “Sem nossas integrações, precisaríamos do dobro de pessoas para fornecer suporte de backend, no mínimo.”

Impulsionando a interação proativa com o cliente e integrando as equipes mais rapidamente

O ambiente de negócios integrado da Jitterbit permite previsões e relatórios precisos em suas operações globais em expansão. E a visibilidade aprimorada das contas de vendas impulsiona interações mais proativas e úteis com os clientes. Por exemplo, se uma empresa se inscreveu para um teste da plataforma Jitterbit, mas ainda não começou a usá-la, um representante de contas pode entrar em contato para verificar se é necessária orientação ou suporte.

Além disso, à medida que as atividades de fusões e aquisições (M&A) da Jitterbit continuam, integrar novas equipes e funcionários é muito mais fácil com sistemas e fluxos de trabalho integrados. “Todos fazem a mesma coisa na empresa e inserem dados no mesmo lugar”, diz Jacobsen. “É fácil integrar novos funcionários quando todos conhecem os processos.”

Otimizando fluxos de trabalho enquanto mantém a flexibilidade

E qual é um benefício inesperado dos projetos de integração? A oportunidade de identificar áreas onde é possível aumentar a eficiência. “As integrações obrigam você a pensar de uma determinada maneira e, essencialmente, a realizar uma análise de lacunas”, afirma Jacobsen. “Elas impõem disciplina para fazer as coisas de forma mais eficaz. Se você fosse um vendedor, preferiria ter 10 e-mails para lidar ou apenas clicar algumas vezes com o mouse no Salesforce e seguir com o seu dia?”

Ao otimizar os processos e sincronizar automaticamente os dados de pedidos entre nossos sistemas de CRM e ERP, reduzimos pela metade o tempo para criar pedidos e faturas – de até 25 minutos para 10.”
Rupa Prajapati, Contador(a), Jitterbit

Embora seja útil como um fator impulsionador para a otimização de processos, a tecnologia de integração da Jitterbit também pode se adaptar facilmente aos processos existentes de uma empresa. Uma organização que prefere confiar em uma plataforma específica como a fonte da verdade para várias funções críticas de negócios pode continuar a fazê-lo, por exemplo. “Com a Jitterbit, você não está preso a uma maneira fixa de fazer as coisas”, diz Jacobsen. “Ela é modificável e personalizável para se ajustar ao seu negócio e à forma como ele opera.”

Olhando para o futuro, a Jitterbit planeja usar sua tecnologia para trazer dados para um ambiente de data warehouse para análises avançadas. E à medida que a empresa cresce, ela continuará confiando em sua própria tecnologia para incorporar perfeitamente dados de fusões e aquisições e otimizar suas operações comerciais. “Nós conduzimos nossos negócios com o Jitterbit”, diz Jacobsen. “Estamos colocando nosso dinheiro onde está nossa palavra.”