Jitterbit rationalisiert den Betrieb mit seiner eigenen API-Integration

Herausforderung

Bewältigung interner Anforderungen zur Rationalisierung von Abläufen und Onboard-Akquisitionen

Jitterbit wurde 2003 von einer kleinen Gruppe von Softwareentwicklern gegründet, die an der Entwicklung einer benutzerfreundlichen Datenintegrationsplattform arbeiteten. Jetzt standortübergreifend in der tätig United States, dem Vereinigten Königreich, den Niederlanden, Lateinamerika, Australien und Indien konzentriert sich das Unternehmen weiterhin auf sein Kernziel: Unternehmen die schnelle und einfache Integration von Daten und Förderung von Innovationen zu ermöglichen.

Im Zuge seiner Expansion muss Jitterbit auch seine eigenen Integrationsanforderungen erfüllen. Die CRM- und ERP-Systeme des Unternehmens müssen nahtlos zusammenarbeiten, um die geschäftskritischen Abläufe, einschließlich der Vertriebs- und Buchhaltungsfunktionen, zu unterstützen. Darüber hinaus muss Jitterbit im Zuge der Übernahme neuer Geschäftsbereiche schnell reagieren und verschiedene Altsysteme und Anwendungen in einer einzigen einheitlichen IT-Umgebung zusammenführen.

„Da wir die übernommenen Unternehmen zusammenführen möchten, müssen wir alle Daten an einem Ort zusammenführen“, sagt Christina Jacobsen, Director of Sales Operations bei Jitterbit. „Ich muss in der Lage sein, unsere Entwicklung als Unternehmen ganzheitlich zu betrachten. Wenn ich nicht alle diese Daten auf einer Plattform habe, wie kann ich dann ein Bild davon liefern, wie das nächste Quartal in allen Regionen aussehen wird?“

Wenn Sie Integrationen erstellen, die mit Ihrem Wachstum skalierbar sind, müssen Sie kein riesiges Team zusammenstellen. Ohne unsere Integrationen bräuchten wir mindestens die doppelte Anzahl an Mitarbeitern für den Backend-Support.“
Christina Jacobsen, Leiter Vertriebsbetrieb, Jitterbit

Die Lösung

Integrieren von Schlüsselsystemen und Einbinden von Erfassungsdaten in die Jitterbit-Plattform

Jitterbit sah sich einer komplexen Reihe von Konnektivitätsprojekten gegenüber, einschließlich der Integration seiner Salesforce CRM-System mit seiner NetSuite ERP-Anwendung und die Einbindung von Geschäftsdaten aus seiner jüngsten Expansion in die Region Asien-Pazifik (APAC). Um die Integration durchzuführen und die Akquisitionsdaten reibungslos einzubinden, setzte das Unternehmen seine eigene bewährte Technologie ein.

Vor der Bewältigung der Salesforce und NetSuite-Integration stellte das Jitterbit-Team fest, dass es zunächst seinen Workflow zur Eingabe und Verwaltung von Auftragsdaten strategisch überdenken und neu gestalten musste. „Der schwierigste Teil einer Integration besteht darin, Lücken im Prozess zu identifizieren“, sagt Jacobsen. „Wenn Sie Bestellungen in Word eingeben, gehen nicht alle Daten hinein Salesforce. Wir mussten einen Schritt zurücktreten und einen ganzen Auftragsverwaltungsprozess vorantreiben, damit die Leute ihn nutzen können Salesforce Bestellformulare zu erstellen. Dies würde uns in die Warteschlange stellen, um uns zu integrieren Salesforce zu NetSuite.“

Der Aufwand erwies sich als äußerst vorteilhaft, da ein effektiver Auftragserfassungsprozess geschaffen und durchgesetzt wurde, der alle erforderlichen Daten erfasst. Nachdem die neue Praxis eingeführt war, baute das Team die Integration, die es den Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, Daten nur einmal in das einzugeben Salesforce Anwendung für den Zugriff auch in der NetSuite-Umgebung. Durch die automatische Synchronisierung von Kunden-, Konto-, Kontakt- und Auftragsdaten eliminiert die Lösung die manuelle Dateneingabe und beschleunigt den Prozess der Erstellung von Verkaufsaufträgen erheblich.

Jitterbit setzte seine Technologie auch erfolgreich ein, um die neuen Geschäftsdaten aus seiner APAC-Akquisition zu integrieren. „Wir haben Jitterbit verwendet, um die APAC-Daten in unsere zu migrieren Salesforce CRM“, sagt Jacobsen. „Und indem wir APAC von seinem ERP-System auf NetSuite verschoben haben, konnten wir die Integration so ändern, dass sie auf zwei verschiedene Umgebungen verweist, den Hauptbetrieb von Jitterbit und seinen neuen APAC-Standort.“

Vorteile

Prozesse transformieren, Abläufe schlank halten und als Unternehmen florieren

Durch die Erstellung von Integrationen für seine wichtigsten Geschäftssysteme transformierte Jitterbit zeitaufwändige Aufgaben, die zuvor einen erheblichen manuellen Aufwand erforderten. „Ein Verkäufer erstellte ein Angebot in Salesforce, mailen Sie es an die Rechnungsabteilung, und die Rechnungsabteilung kopiert und fügt jede Zeile in NetSuite ein, um dort die Bestellung und Rechnung zu erstellen“, sagt Jacobsen. „Jetzt geben wir die Daten in Salesforce und es wird zu NetSuite geschoben. Es ist vollständig gestrafft.“

Die neu integrierten Systeme und automatisierten Workflows bieten den Jitterbit-Teammitgliedern eine enorme Zeitersparnis. „Durch die Rationalisierung von Prozessen und die automatische Synchronisierung von Bestelldaten zwischen unseren CRM- und ERP-Systemen haben wir die Zeit zum Erstellen von Bestellungen und Rechnungen halbiert – von bis zu 25 Minuten auf 10 Minuten“, sagt Jitterbit Accountant Rupa Prajapati.

Eine höhere Gesamteffizienz ermöglicht es Jitterbit, mit weniger mehr zu erreichen und seine Teams schlank zu halten, selbst wenn sein Geschäft wächst und gedeiht. „Wenn Sie Integrationen erstellen, die mit Ihrem Wachstum skalieren, müssen Sie kein riesiges Team zusammenstellen“, sagt Jacobsen. „Ohne unsere Integrationen bräuchten wir mindestens doppelt so viele Leute, die Backend-Support leisten.“

Proaktive Kundeninteraktion vorantreiben und Teams schneller an Bord holen

Die integrierte Geschäftsumgebung von Jitterbit ermöglicht genaue Prognosen und Berichte für seine expandierenden globalen Aktivitäten. Und die verbesserte Sichtbarkeit der Vertriebskonten führt zu proaktiveren, hilfreicheren Interaktionen mit Kunden. Wenn sich beispielsweise ein Unternehmen für eine Testversion der Jitterbit-Plattform angemeldet, diese aber noch nicht verwendet hat, kann sich ein Kundenbetreuer melden, um zu sehen, ob Anleitung oder Unterstützung benötigt wird.

Und da Jitterbits Fusions- und Übernahmeaktivitäten (M&A) weitergehen, ist die Einarbeitung neuer Teams und Mitarbeiter dank integrierter Systeme und Workflows viel einfacher. „Jeder im Unternehmen macht dasselbe und gibt Daten an derselben Stelle ein“, sagt Jacobsen. „Die Einarbeitung ist einfach, wenn jeder die Prozesse kennt.“

Optimierung von Arbeitsabläufen bei gleichzeitiger Wahrung der Flexibilität

Und ein unerwarteter Vorteil von Integrationsprojekten? Die Möglichkeit, Bereiche zu identifizieren, in denen die Effizienz gesteigert werden kann. „Integrationen zwingen Sie, auf eine bestimmte Weise zu denken und im Wesentlichen eine Lückenanalyse durchzuführen“, sagt Jacobsen. „Sie zwingen Sie zur Disziplin, Dinge effektiver zu erledigen. Wenn Sie ein Verkäufer sind, möchten Sie dann lieber 10 E-Mails bearbeiten oder nur ein paar Mal mit der Maus klicken? Salesforce und fahre mit deinem Tag fort?“

Durch die Optimierung der Prozesse und die automatische Synchronisierung der Auftragsdaten zwischen unseren CRM- und ERP-Systemen konnten wir die Zeit zum Erstellen von Aufträgen und Rechnungen halbieren – von bis zu 25 Minuten auf 10.“
Rupa Prajapati, Buchhalter, Jitterbit

Die Integrationstechnologie von Jitterbit ist nicht nur als Zwangsfunktion für die Prozessoptimierung nützlich, sondern kann auch problemlos in bestehende Prozesse eines Unternehmens integriert werden. Eine Organisation, die sich beispielsweise lieber auf eine bestimmte Plattform als Informationsquelle für mehrere kritische Geschäftsfunktionen verlässt, kann dies auch weiterhin tun. „Mit Jitterbit sind Sie nicht an eine feste Vorgehensweise gebunden“, sagt Jacobsen. „Es ist modifizierbar und anpassbar, damit es zu Ihrem Unternehmen und dessen Abläufen passt.“

In Zukunft plant Jitterbit, seine Technologie zu nutzen, um Daten in eine Warehouse-Umgebung für erweiterte Analysen zu bringen. Und während das Unternehmen wächst, wird es weiterhin auf seine eigene Technologie setzen, um M&A-Daten nahtlos zu integrieren und seine Geschäftsabläufe zu optimieren. „Wir betreiben unser Geschäft mit Jitterbit“, sagt Jacobsen. „Wir machen unsere Versprechen wahr.“