Jitterbit Optimiert den Betrieb durch eigene API-Integration

Herausforderung

Angesichts interner Bedürfnisse zur Straffung des Betriebs und zur Eingliederung von Akquisitionen

Jitterbit wurde 2003 von einer kleinen Gruppe von Softwareentwicklern gegründet, die daran arbeiteten, eine benutzerfreundliche Datenintegrationsplattform zu entwickeln. Das Unternehmen ist mittlerweile an Standorten in den USA, Großbritannien, den Niederlanden, Lateinamerika, Australien und Indien tätig und konzentriert sich weiterhin auf sein Kernziel: Unternehmen die schnelle und einfache Integration von Daten zu ermöglichen und Innovationen voranzutreiben.

Da Jitterbit weiter expandiert, muss das Unternehmen eigene Integrationsanforderungen erfüllen. Die CRM- und ERP-Systeme des Unternehmens müssen nahtlos zusammenarbeiten, um geschäftskritische Abläufe, einschließlich Vertrieb und Buchhaltung, zu unterstützen. Darüber hinaus muss Jitterbit nach neuen Geschäftsübernahmen schnell verschiedene Altsysteme und Anwendungen in einer einzigen, vereinheitlichten IT-Umgebung zusammenführen.

“Wenn wir die erworbenen Unternehmen zusammenführen, müssen wir alle Daten erfassen und an einem Ort zusammenführen”, sagt Christina Jacobsen, Director of Sales Operations bei Jitterbit. “Ich muss in der Lage sein, ganzheitlich zu sehen, wie wir als Unternehmen dastehen. Wenn ich nicht alle diese Daten auf einer Plattform habe, wie kann ich dann ein Bild davon vermitteln, wie das nächste Quartal in allen Regionen aussehen wird?”

Wenn Sie Integrationen für die Skalierung aufbauen, während Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie kein riesiges Team zusammenstellen. Ohne unsere Integrationen bräuchten wir mindestens doppelt so viele Mitarbeiter für den Backend-Support.”
Christina Jacobsen, Direktor für Vertriebsbetrieb, Jitterbit

Lösung

Integration von Schlüssel-Systemen und Einbeziehung von Akquisitionsdaten mit der Jitterbit-Plattform

Jitterbit stand vor einer Reihe komplexer Integrationsprojekte, darunter die Anbindung seines CRM-Systems Salesforce an die ERP-Anwendung NetSuite sowie die Einbindung von Geschäftsdaten aus der jüngsten Expansion im asiatisch-pazifischen Raum (APAC). Um die Integration durchzuführen und die Daten aus den Akquisitionen reibungslos einzubinden, setzte das Unternehmen seine eigene bewährte Technologie ein.

Bevor das Jitterbit-Team die Integration von Salesforce und NetSuite in Angriff nahm, stellte es fest, dass es zunächst seinen Workflow für die Erfassung und Verwaltung von Auftragsdaten strategisch überdenken und neu gestalten musste. “Das Schwierigste an einer Integration ist es, Lücken im Prozess zu identifizieren”, sagt Jacobsen. “Wenn man Bestellungen in Word erfasst, fließen nicht alle Daten in Salesforce ein. Wir mussten einen Schritt zurücktreten und den gesamten Auftragsverwaltungsprozess so gestalten, dass die Mitarbeiter Salesforce zur Erstellung von Auftragsformularen nutzen. Dies würde uns in die Lage versetzen, Salesforce in NetSuite zu integrieren.”

Die Maßnahme erwies sich als äußerst vorteilhaft, da dadurch ein effektiver Auftragserfassungsprozess geschaffen und durchgesetzt wurde, der alle erforderlichen Daten erfasst. Nach der Einführung des neuen Verfahrens realisierte das Team die Integration, die es den Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, Daten nur einmal in der Anwendung Salesforce einzugeben, damit diese auch in der NetSuite-Umgebung verfügbar sind. Durch die automatische Synchronisierung von Kunden-, Konten-, Kontakt- und Auftragsdaten macht die Lösung die manuelle Dateneingabe überflüssig und beschleunigt die Erstellung von Kundenaufträgen erheblich.

Jitterbit setzte seine Technologie zudem erfolgreich ein, um die neuen Geschäftsdaten aus der Übernahme im asiatisch-pazifischen Raum (APAC) zu integrieren. “Wir haben Jitterbit genutzt, um die APAC-Daten in unser Salesforce-CRM zu migrieren”, sagt Jacobsen. “Und indem wir APAC von seinem ERP-System auf NetSuite umgestellt haben, konnten wir die Integration so anpassen, dass sie auf zwei verschiedene Umgebungen verweist: den Hauptbetrieb von Jitterbit und den neuen APAC-Standort.”

Vorteile

Prozesse transformieren, Abläufe schlank halten und als Unternehmen gedeihen

Durch die Entwicklung von Integrationen für seine wichtigsten Geschäftssysteme hat Jitterbit zeitaufwändige Aufgaben optimiert, die zuvor einen erheblichen manuellen Aufwand erforderten. “Ein Vertriebsmitarbeiter erstellte ein Angebot in Salesforce, schickte es per E-Mail an die Rechnungsabteilung, und diese kopierte jede Zeile und fügte sie in NetSuite ein, um dort den Auftrag und die Rechnung zu erstellen”, sagt Jacobsen. “Jetzt geben wir die Daten in Salesforce ein und sie werden automatisch an NetSuite übertragen. Der Prozess ist vollständig optimiert.”

Die neu integrierten Systeme und automatisierten Arbeitsabläufe sorgen für immense Zeitersparnis bei den Jitterbit-Mitarbeitern. “Durch die Optimierung von Prozessen und die automatische Synchronisierung von Bestelldaten zwischen unseren CRM- und ERP-Systemen haben wir die Zeit für die Erstellung von Bestellungen und Rechnungen halbiert – von bis zu 25 Minuten auf 10 Minuten”, sagt Rupa Prajapati, Buchhalterin bei Jitterbit.

Eine insgesamt höhere Effizienz ermöglicht es Jitterbit, mehr mit weniger zu erreichen und seine Teams auch bei wachsendem und florierendem Geschäft schlank zu halten. “Wenn Sie Integrationen so aufbauen, dass sie mit Ihrem Wachstum skalieren, müssen Sie kein riesiges Team zusammenstellen”, sagt Jacobsen. “Ohne unsere Integrationen bräuchten wir mindestens doppelt so viele Mitarbeiter für den Backend-Support.”

Proaktive Kundeninteraktion vorantreiben und Teams schneller einbinden

Jitterbits integrierte Geschäftsumgebung ermöglicht genaue Prognosen und Berichterstattung über seine wachsenden globalen Betriebe. Die verbesserte Transparenz bei Kundenkonten fördert proaktivere und hilfreichere Interaktionen mit Kunden. Wenn sich beispielsweise ein Unternehmen für eine Testversion der Jitterbit-Plattform angemeldet hat, diese aber noch nicht nutzt, kann ein Kundenbetreuer ihn kontaktieren, um festzustellen, ob Anleitung oder Unterstützung benötigt wird.

Darüber hinaus ist es mit integrierten Systemen und Arbeitsabläufen einfacher, neue Teams und Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren, da die Fusions- und Akquisitionsaktivitäten (M&A) von Jitterbit fortgesetzt werden. “Jeder im Unternehmen macht dasselbe und gibt Daten an denselben Ort ein”, sagt Jacobsen. “Die Einarbeitung ist einfach, wenn jeder die Prozesse kennt.”

Optimierung von Arbeitsabläufen bei gleichzeitiger Beibehaltung der Flexibilität

Und ein unerwarteter Vorteil von Integrationsprojekten? Die Chance, Bereiche für mehr Effizienz zu identifizieren. “Integrationen zwingen einen dazu, auf eine bestimmte Art und Weise zu denken und im Grunde eine Lückenanalyse durchzuführen”, sagt Jacobsen. “Sie sorgen für die nötige Disziplin, um Dinge effektiver zu erledigen. Wenn Sie im Vertrieb tätig sind: Würden Sie lieber 10 E-Mails bearbeiten oder einfach ein paar Mal in Salesforce mit der Maus klicken und dann mit Ihrem Tag weitermachen?”

Durch die Optimierung von Prozessen und die automatische Synchronisierung von Bestelldaten zwischen unserem CRM- und ERP-System haben wir die Zeit für die Erstellung von Bestellungen und Rechnungen halbiert – von bis zu 25 Minuten auf 10 Minuten.”
Rupa Prajapati, Buchhalter, Jitterbit

Obwohl Japitterbits Integrationstechnologie nützlich als erzwingende Funktion zur Prozessoptimierung ist, kann sie auch leicht die bestehenden Prozesse eines Unternehmens aufnehmen. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das es vorzieht, sich auf eine bestimmte Plattform als Quelle der Wahrheit für mehrere kritische Geschäftsfunktionen zu verlassen, dies weiterhin tun. “Mit Jitterbit sind Sie nicht an eine feste Vorgehensweise gebunden”, sagt Jacobsen. “Es ist modifizierbar und anpassbar, um Ihr Unternehmen und seine Abläufe zu unterstützen.”

Mit Blick auf die Zukunft plant Jitterbit, seine Technologie einzusetzen, um Daten für erweiterte Analysen in eine Data-Warehouse-Umgebung zu überführen. Und mit dem Wachstum des Unternehmens wird es weiterhin auf seine eigene Technologie setzen, um M&A-Daten nahtlos zu integrieren und seine Geschäftsabläufe zu optimieren. “Wir betreiben unser Geschäft mit Jitterbit”, sagt Jacobsen. “Wir investieren unser Geld dort, wo wir auch zu Wort kommen.”