Jitterbit Effektiviserar verksamheten med egen API-integration

Utmaning

Inför interna behov av att effektivisera verksamheten och integrera förvärv

Jitterbit grundades 2003 av en liten grupp mjukvaruutvecklare som arbetade med att utveckla en användarvänlig plattform för dataintegration. Företaget, som idag bedriver verksamhet på flera platser i United States, Storbritannien, Nederländerna, Latinamerika, Australien och Indien, fortsätter att fokusera på sitt huvudmål: att göra det snabbt och enkelt för företag att integrera data och driva innovation.

I takt med att Jitterbit fortsätter att expandera har företaget egna integrationskrav att hantera. Företagets CRM- och ERP-system måste fungera sömlöst tillsammans för att stödja dess affärskritiska verksamhet, inklusive dess sälj- och bokföringsfunktioner. Dessutom, i uppföljningen av nya företagsförvärv, måste Jitterbit agera snabbt för att sammanföra olika äldre system och applikationer i en enda enhetlig IT-miljö.

“När vi ser fram emot att slå samman de förvärvade enheterna måste vi samla all data och få den på ett ställe”, säger Christina Jacobsen, Director of Sales Operations på Jitterbit. “Jag måste kunna se hur det går för oss som företag i ett helhetsperspektiv. Om jag inte har all den datan på en och samma plattform, hur kan jag då ge en bild av hur nästa kvartal kommer att se ut i alla regioner?”

När du bygger integrationer för att skala i takt med att du växer behöver du inte samla ihop ett enormt team. Utan våra integrationer skulle vi behöva minst dubbelt så många personer som arbetar med backend-support.”
Christina Jacobsen, Försäljningschef, Jitterbit

Lösning

Integrera nyckelsystem och införliva förvärvsdata med Jitterbit-plattformen

Jitterbit stod inför en rad komplexa integreringsprojekt, däribland integrationen av företagets CRM-system Salesforce med ERP-applikationen NetSuite samt införlivandet av affärsdata från den senaste expansionen i Asien-Stillahavsområdet (APAC). För att genomföra integrationen och smidigt införliva data från förvärvet använde företaget sin egen beprövade teknik.

Innan Jitterbit-teamet påbörjade integrationen mellan Salesforce och NetSuite insåg man att man först behövde ompröva och omstrukturera arbetsflödet för inmatning och hantering av orderdata på ett strategiskt sätt. “Det svåraste med en integration är att identifiera luckor i processen”, säger Jacobsen. “När man skriver in order i Word hamnar inte alla uppgifter i Salesforce. Vi var tvungna att ta ett steg tillbaka och driva på hela orderhanteringsprocessen för att få medarbetarna att använda Salesforce för att skapa orderformulär. Detta skulle bana väg för att integrera Salesforce med NetSuite.”

Insatsen visade sig vara mycket givande och ledde till att man skapade och införde en effektiv process för orderregistrering som samlar in alla nödvändiga uppgifter. Med den nya rutinen på plats utvecklade teamet en integration som gör det möjligt för säljarna att mata in uppgifterna en enda gång i applikationen Salesforce, så att de även blir tillgängliga i NetSuite-miljön. Genom att automatiskt synkronisera kund-, konto-, kontakt- och orderdata eliminerar lösningen manuell datainmatning och påskyndar avsevärt processen för att skapa försäljningsorder.

Jitterbit utnyttjade också framgångsrikt sin teknik för att integrera de nya affärsdata som härrör från förvärvet i APAC-regionen. “Vi använde Jitterbit för att migrera APAC-data till vårt Salesforce CRM-system”, säger Jacobsen. “Och genom att flytta APAC från sitt ERP-system till NetSuite kunde vi anpassa integrationen så att den pekar på två olika miljöer: Jitterbits huvudverksamhet och den nya APAC-enheten.”

Fördelar

Transformera processer, hålla verksamheten slimmad och blomstra som företag

Genom att bygga integrationer för sina viktigaste affärssystem har Jitterbit förvandlat tidskrävande uppgifter som tidigare krävde betydande manuellt arbete. “En säljare skapade en offert i Salesforce, skickade den via e-post till faktureringsavdelningen, och där kopierade och klistrade man in varje rad i NetSuite för att skapa order och faktura där”, säger Jacobsen. “Nu matar vi in uppgifterna i Salesforce och de överförs automatiskt till NetSuite. Det är helt strömlinjeformat.”

De nyintegrerade systemen och de automatiserade arbetsflödena ger enorma tidsbesparingar för Jitterbits medarbetare. “Genom att effektivisera processer och automatiskt synkronisera orderdata mellan våra CRM- och ERP-system har vi halverat tiden det tar att skapa ordrar och fakturor – från upp till 25 minuter ner till 10”, säger Rupa Prajapati, revisor på Jitterbit.

Större total effektivitet gör att Jitterbit kan göra mer med mindre, vilket håller teamen slimmade även när verksamheten växer och blomstrar. “När du bygger integrationer för att skala i takt med att du växer behöver du inte sätta ihop ett enormt team”, säger Jacobsen. “Utan våra integrationer skulle vi behöva minst dubbelt så många personer för att sköta bakgrundssupporten.”

Driva proaktiv kundinteraktion och få med teamen snabbare

Jitterbits integrerade affärsmiljö möjliggör exakta prognoser och rapporter över företagets växande globala verksamhet. Dessutom ger förbättrad insyn i säljkonton drivkrafter för mer proaktiva och hjälpsamma kundinteraktioner. Om ett företag till exempel har anmält sig till en provperiod av Jitterbit-plattformen men inte har börjat använda den, kan en kontoansvarig ta kontakt för att se om vägledning eller support behövs.

Dessutom, i takt med att Jitterbits företagsförvärv (M&A) fortsätter, är det mycket enklare att integrera nya team och medarbetare tack vare integrerade system och arbetsflöden. “Alla gör samma sak i hela företaget och matar in data på samma ställe”, säger Jacobsen. “Det är enkelt att introducera nyanställda när alla vet vilka processerna är.”

Optimering av arbetsflöden samtidigt som flexibiliteten bibehålls

Och en oväntad fördel med integrationsprojekt? Möjligheten att identifiera områden där effektiviteten kan förbättras. “Integrationer tvingar dig att tänka på ett visst sätt och i praktiken genomföra en gap-analys”, säger Jacobsen. “De skapar disciplin för att göra saker mer effektivt. Om du är säljare, skulle du hellre vilja ha 10 e-postmeddelanden att ta itu med eller bara klicka några gånger med musen i Salesforce och fortsätta med din dag?”

Genom att strömlinjeforma processer och automatiskt synkronisera orderdata mellan våra CRM- och ERP-system halverade vi tiden det tar att skapa ordrar och fakturor – från upp till 25 minuter till 10.”
Rupa Prajapati, Revisor, Jitterbit

Samtidigt som Jitterbits integrationsteknik fungerar som en drivande kraft för processoptimering kan den också enkelt anpassas efter ett företags befintliga processer. En organisation som föredrar att förlita sig på en specifik plattform som sanningens källa för flera kritiska affärsfunktioner kan till exempel fortsätta med det. “Med Jitterbit är du inte bunden till ett fast arbetssätt”, säger Jacobsen. “Det är modifierbart och anpassningsbart för att passa din verksamhet och hur den fungerar.”

Framåt planerar Jitterbit att använda sin teknik för att föra in data i en lager miljö för avancerad analys. Och i takt med att företaget växer kommer det att fortsätta förlita sig på sin egen teknik för att sömlöst integrera M&A-data och optimera sin affärsverksamhet. “Vi driver vår verksamhet med Jitterbit”, säger Jacobsen. “Vi sätter handling bakom våra ord.”