Jitterbit simplifie ses opérations grâce à son intégration d'API

Défi

Faire face aux besoins internes de rationalisation des opérations et d'intégration des acquisitions

Jitterbit a été fondée en 2003 par un petit groupe d'ingénieurs en informatique désireux de développer une plateforme d'intégration de données facile à utiliser. Aujourd’hui présente dans plusieurs sites aux États-Unis, au Royaume-Uni, aux Pays-Bas, en Amérique latine, en Australie et en Inde, l’entreprise reste fidèle à son objectif principal : permettre aux entreprises d’intégrer rapidement et facilement leurs données et de stimuler l’innovation.

Alors que Jitterbit continue de s'étendre, il doit répondre à ses propres besoins d'intégration. Les systèmes CRM et ERP de l'entreprise doivent fonctionner ensemble de manière transparente pour soutenir ses opérations critiques, y compris ses fonctions de vente et de comptabilité. De plus, suite à de nouvelles acquisitions d'entreprises, Jitterbit doit rapidement réunir différents systèmes et applications hérités dans un environnement informatique unifié.

“ Alors que nous cherchons à fusionner les entités acquises, nous devons regrouper toutes les données en un seul endroit ”, explique Christina Jacobsen, directrice des opérations commerciales chez Jitterbit. “ Je dois être capable de voir comment nous nous en sortons en tant qu’entreprise dans son ensemble. Si je n’ai pas toutes ces données sur une seule plateforme, comment puis-je donner une image de ce à quoi ressemblera le prochain trimestre dans toutes les régions ? ”

Lorsque vous créez des intégrations pour les adapter à votre croissance, vous n'avez pas à constituer une équipe pléthorique. Sans nos intégrations, nous aurions besoin, au minimum, du double de personnes pour assurer le support backend.”
Christina Jacobsen, Directeur des Opérations Commerciales, Jitterbit

Solution

Intégrer les systèmes clés et incorporer les données d'acquisition avec la plateforme Jitterbit

Jitterbit a dû faire face à une série complexe de projets liés à la connectivité, notamment l'intégration de son système CRM Salesforce à son application ERP NetSuite, ainsi que l'intégration des données métier issues de sa récente expansion dans la région Asie-Pacifique (APAC). Pour mener à bien cette intégration et incorporer sans heurts les données issues de ces acquisitions, l'entreprise a eu recours à sa propre technologie, qui a déjà fait ses preuves.

Avant de s'attaquer à l'intégration entre Salesforce et NetSuite, l'équipe de Jitterbit s'est rendu compte qu'elle devait tout d'abord repenser stratégiquement et réorganiser son flux de travail pour la saisie et la gestion des données de commande. “ Le plus difficile dans une intégration, c’est d’identifier les lacunes du processus ”, explique Jacobsen. “ Lorsque vous saisissez les commandes dans Word, toutes les données ne sont pas transférées vers Salesforce. Nous avons dû prendre du recul et repenser l’ensemble du processus de gestion des commandes afin d’amener les collaborateurs à utiliser Salesforce pour créer les bons de commande. Cela nous a permis de préparer le terrain pour l’intégration de Salesforce à NetSuite. ”

Cette initiative s'est avérée très bénéfique, puisqu'elle a permis de mettre en place et de faire respecter un processus efficace de saisie des commandes qui recense toutes les données requises. Une fois cette nouvelle pratique mise en place, l'équipe a développé l'intégration, qui permet aux commerciaux de saisir les données une seule fois dans l'application Salesforce pour qu'elles soient également accessibles dans l'environnement NetSuite. En synchronisant automatiquement les données relatives aux clients, aux comptes, aux contacts et aux commandes, la solution élimine la saisie manuelle des données et accélère considérablement le processus de création des commandes client.

Jitterbit a également su tirer parti de sa technologie pour intégrer les nouvelles données commerciales issues de son acquisition dans la région APAC. “ Nous avons utilisé Jitterbit pour migrer les données APAC vers notre CRM Salesforce ”, explique Jacobsen. “ Et en faisant passer APAC de son système ERP vers NetSuite, nous avons pu modifier l’intégration pour qu’elle pointe vers deux environnements différents : les opérations principales de Jitterbit et son nouveau site APAC. ”

Avantages

Transformer les processus, maintenir des opérations efficaces et prospérer en tant qu'entreprise

En mettant en place des intégrations pour ses principaux systèmes métier, Jitterbit a transformé des tâches chronophages qui nécessitaient auparavant un effort manuel considérable. “ Un commercial créait un devis dans Salesforce, l’envoyait par e-mail au service de facturation, puis ce dernier copiait-collait chaque ligne dans NetSuite pour y créer la commande et la facture ”, explique Jacobsen. “ Désormais, nous saisissons les données dans Salesforce et elles sont transférées vers NetSuite. Le processus est entièrement rationalisé. ”

Les systèmes nouvellement intégrés et les flux de travail automatisés permettent aux membres de l'équipe Jitterbit de gagner énormément de temps. “ En rationalisant les processus et en synchronisant automatiquement les données de commande entre nos systèmes CRM et ERP, nous avons réduit de moitié le temps nécessaire pour créer des commandes et des factures – passant de 25 minutes à 10 minutes ”, déclare Rupa Prajapati, comptable chez Jitterbit.

Une efficacité globale accrue permet à Jitterbit d'en faire plus avec moins, en maintenant des équipes réduites même lorsque son activité se développe et prospère. “Lorsque vous créez des intégrations évolutives à mesure que vous grandissez, vous n'avez pas à constituer une équipe énorme”, explique Jacobsen. “Sans nos intégrations, nous aurions besoin au minimum du double de personnes pour assurer le support backend.”

Piloter les interactions client proactives et intégrer les équipes plus rapidement

L'environnement commercial intégré de Jitterbit permet des prévisions et des rapports précis sur ses opérations mondiales en expansion. Et une visibilité accrue des comptes de vente permet des interactions plus proactives et utiles avec les clients. Par exemple, si une entreprise s'est inscrite pour une version d'évaluation de la plateforme Jitterbit mais ne l'a pas encore utilisée, un représentant de compte peut contacter l'entreprise pour voir si des conseils ou un soutien sont nécessaires.

De plus, à mesure que les activités de fusion et acquisition (M&A) de Jitterbit se poursuivent, il est beaucoup plus facile d'intégrer de nouvelles équipes et du personnel grâce à des systèmes et des flux de travail intégrés. “ Tout le monde fait la même chose dans toute l'entreprise et saisit les données au même endroit ”, explique Jacobsen. “ Il est facile d'intégrer du personnel quand tout le monde connaît les processus. ”

Optimiser les flux de travail tout en maintenant la flexibilité

Et quel est l’avantage inattendu des projets d’intégration ? La possibilité d’identifier les domaines où l’on peut gagner en efficacité. “ Les intégrations vous obligent à adopter un certain mode de pensée et, en substance, à réaliser une analyse des écarts ”, explique Jacobsen. “ Elles imposent une discipline permettant d’agir plus efficacement. Si vous êtes commercial, préférez-vous devoir traiter 10 e-mails ou simplement cliquer quelques fois avec la souris dans Salesforce et passer à autre chose ? ”

En rationalisant les processus et en synchronisant automatiquement les données de commande entre nos systèmes CRM et ERP, nous avons divisé par deux le temps de création des commandes et des factures – passant de 25 minutes à 10 minutes.”
Rupa Prajapati, Comptable, Jitterbit

Bien que techniquement utile pour optimiser les processus, la technologie d'intégration de Jitterbit peut également s'adapter facilement aux processus existants d'une entreprise. Par exemple, une organisation qui préfère s'appuyer sur une plateforme spécifique comme source de vérité pour plusieurs fonctions commerciales critiques peut continuer à le faire. “ Avec Jitterbit, vous n’êtes pas obligé d'adopter une façon de faire figée ”, explique Jacobsen. “ C’est modifiable et personnalisable pour s’adapter à votre entreprise et à son fonctionnement. ”

Pour l'avenir, Jitterbit prévoit d'utiliser sa technologie pour intégrer les données dans un environnement de data warehouse pour des analyses approfondies. Et à mesure que l'entreprise se développe, elle continuera à s'appuyer sur sa propre technologie pour intégrer de manière transparente les données de fusions et acquisitions et optimiser ses opérations commerciales. “ Nous gérons notre entreprise avec Jitterbit ”, déclare Jacobsen. “ Nous mettons notre argent là où nous avons nos paroles. ”