Jitterbit Strømliner driften med sin egen API-integration

Udfordring

Står over for interne behov for at strømline driften og integrere opkøb

Jitterbit blev grundlagt i 2003 af en lille gruppe softwareingeniører, der arbejdede på at udvikle en brugervenlig dataintegrationsplatform. Virksomheden, der i dag har afdelinger i United States, Storbritannien, Holland, Latinamerika, Australien og Indien, har fortsat fokus på sit hovedmål: at gøre det hurtigt og nemt for virksomheder at integrere data og fremme innovation.

Efterhånden som Jitterbit fortsætter med at udvide, har virksomheden sine egne integrationsbehov at tage hånd om. Virksomhedens CRM- og ERP-systemer skal fungere gnidningsløst sammen for at understøtte dens forretningskritiske operationer, herunder salgs- og regnskabsfunktioner. Derudover skal Jitterbit i forbindelse med opfølgning på nye virksomhedsopkøb handle hurtigt for at samle forskellige ældre systemer og applikationer i et enkelt, samlet IT-miljø.

“Når vi ser på at flette de opkøte enheder sammen, er vi nødt til at tage alle data og samle dem ét sted,” siger Christina Jacobsen, Jitterbit Director of Sales Operations. “Jeg skal kunne se på, hvordan vi klare os som virksomhed i helhed. Hvis ikke jeg har alle de data på én platform, hvordan kan jeg så levere et billede af, hvordan næste kvartal vil se ud på tværs af alle regioner?”

Når I bygger integrationer til at skalere i takt med I vokser, behøver I ikke at samle et kæmpe team. Uden vores integrationer ville vi have brug for mindst dobbelt så mange mennesker til at yde backend-support.”
Christina Jacobsen, Salgsoperationsdirektør, Jitterbit

Løsning

Integration af nøglesystemer og inkorporering af opkøbsdata med Jitterbit-platformen

Jitterbit stod over for en række komplekse integrationsprojekter, herunder integrationen af virksomhedens Salesforce CRM-system med NetSuite ERP-applikationen samt indlæsningen af forretningsdata fra den nylige ekspansion i Asien-Stillehavsområdet (APAC). For at gennemføre integrationen og problemfrit indarbejde dataene fra opkøbet anvendte virksomheden sin egen gennemprøvede teknologi.

Inden Jitterbit-teamet gik i gang med integrationen mellem Salesforce og NetSuite, indså det, at det først og fremmest var nødvendigt at genoverveje og omstrukturere arbejdsgangen for indtastning og håndtering af ordredata. “Det sværeste ved en integration er at identificere huller i processen,” siger Jacobsen. “Når man indtaster ordrer i Word, overføres ikke alle dataene til Salesforce. Vi var nødt til at tage et skridt tilbage og omstrukturere hele ordrehåndteringsprocessen, så medarbejderne bruger Salesforce til at oprette ordreformularer. Det ville bane vejen for integrationen af Salesforce med NetSuite.”

Indsatsen viste sig at være yderst gavnlig og førte til udarbejdelse og implementering af en effektiv ordreindtastningsproces, der indsamler alle nødvendige data. Med den nye praksis på plads udviklede teamet en integration, der gør det muligt for sælgerne at indtaste data én gang i Salesforce-applikationen, så de også er tilgængelige i NetSuite-miljøet. Ved automatisk at synkronisere kunde-, konto-, kontakt- og ordredata eliminerer løsningen manuel dataindtastning og fremskynder i høj grad processen med at oprette salgsordrer.

Jitterbit udnyttede også med succes sin teknologi til at integrere de nye forretningsdata fra sin opkøb i APAC-regionen. “Vi brugte Jitterbit til at migrere APAC-dataene til vores Salesforce CRM,” siger Jacobsen. “Og ved at flytte APAC fra deres ERP-system over på NetSuite kunne vi ændre integrationen, så den peger på to forskellige miljøer: Jitterbits hoveddrift og den nye APAC-afdeling.”

Fordele

Transformation af processer, slanke operationer og succes som virksomhed

Ved at udvikle integrationer til virksomhedens centrale forretningssystemer har Jitterbit transformeret tidskrævende opgaver, der tidligere krævede en betydelig manuel indsats. “En sælger udarbejdede et tilbud i Salesforce, sendte det via e-mail til faktureringsafdelingen, og der kopierede og indsatte faktureringsafdelingen hver enkelt linje i NetSuite for at oprette ordren og fakturaen der,” siger Jacobsen. “Nu indtaster vi dataene i Salesforce, og de overføres automatisk til NetSuite. Det er fuldstændig strømlinet.”

De nyintegrerede systemer og automatiserede arbejdsgange giver en enorm tidsbesparelse for Jitterbit-teammedlemmerne. “Ved at strømline processer og automatisk synkronisere ordredata mellem vores CRM- og ERP-systemer har vi halveret den tid, det tager at oprette ordrer og fakturaer – fra op til 25 minutter ned til 10,” siger Jitterbit-revisor Rupa Prajapati.

Større overordnet effektivitet gør det muligt for Jitterbit at udrette mere med mindre, så virksomhedens teams forbliver slanke, selvom forretningen vokser og trives. “Når man opbygger integrationer, der kan skalere i takt med væksten, behøver man ikke at samle et kæmpestort team,” siger Jacobsen. “Uden vores integrationer ville vi have brug for mindst dobbelt så mange mennesker til at levere backend-support.”

At drive proaktiv kundeinteraktion og få teamene med ombord hurtigere

Jitterbits integrerede forretningsmiljø muliggør nøjagtig prognoseudarbejdelse og rapportering på tværs af de voksende globale aktiviteter. Og forbedret synlighed i salgskonti driver mere proaktive og hjælpsomme interaktioner med kunderne. Hvis en virksomhed f.eks. har tilmeldt sig en prøveperiode på Jitterbit-platformen, men ikke er begyndt at bruge den, kan en kontorepræsentant række ud for at høre, om der er brug for vejledning eller support.

Derudover er det, i takt med at Jitterbits fusioner og opkøb (M&A) fortsætter, langt nemmere at integrere nye teams og medarbejdere med integrerede systemer og arbejdsgange. “Alle gør det samme på tværs af virksomheden og indtaster data det samme sted,” siger Jacobsen. “Det er nemt at onboarde, når alle ved, hvad processerne er.”

Optimering af arbejdsgange med bevarelse af fleksibilitet

Og en uventet fordel ved integrationsprojekter? Muligheden for at finde områder, hvor effektiviteten kan øges. “Integrationer tvinger en til at tænke på en bestemt måde og i bund og grund foretage en gap-analyse,” siger Jacobsen. “De skaber den nødvendige disciplin til at gøre tingene mere effektivt. Hvis du er sælger, vil du så helst have 10 e-mails at tage stilling til, eller vil du hellere bare klikke et par gange i Salesforce og så fortsætte med din dag?”

Ved at optimere processer og synkronisere ordredata automatisk mellem vores CRM- og ERP-systemer halverede vi tiden til at oprette ordrer og fakturaer – fra op til 25 minutter ned til 10.”
Rupa Prajapati, Revisor, Jitterbit

Selvom Jitterbit er nyttig som en drivkraft for procesoptimering, kan teknologien også nemt tilpasses en virksomheds eksisterende processer. En organisation, der foretrækker at stole på én bestemt platform som sandhedskilden for flere kritiske forretningsfunktioner, kan f.eks. fortsætte med at gøre det. “Med Jitterbit er du ikke bundet til en fast måde at gøre tingene på,” siger Jacobsen. “Den kan ændres og tilpasses, så den passer til din virksomhed og den måde, den kører på.”

Ser man fremad, planlægger Jitterbit at bruge sin teknologi til at bringe data ind i et datavarehusmiljø til avanceret analyse. Og i takt med at virksomheden vokser, vil den fortsat stole på sin egen teknologi til problemfri indarbejdelse af M&A-data og optimering af sine forretningsoperationer. “Vi driver vores forretning på Jitterbit,” siger Jacobsen. “Vi lægger handling bag vores ord.”