Succesvolle gegevensintegratie van Bigbelly met Harmony

Achtergrond

Opgericht in 2003 biedt Bigbelly een toonaangevende slimme afval- en recyclingoplossing. Het hoeksteenplatform van het bedrijf, ingezet in elke Amerikaanse staat en in meer dan 50 landen, maakt gebruik van hernieuwbare zonne-energie en geavanceerde IT om gemeenten en organisaties te helpen hun afvalbeheerprocessen te transformeren voor een grotere efficiëntie en verminderde koolstofemissies.

Samenvatting

• Om Bigbelly te helpen zijn bedrijfsprocessen te stroomlijnen, heeft Keystone een NetSuite ERP-systeem geïmplementeerd en zijn verouderde applicaties gekoppeld door de integraties zelf te programmeren.
• In de volgende fase van het project maakte Keystone een einde aan het tijdrovende programmeerwerk door het Jitterbit Harmony-platform in te zetten om de NetSuite- en Salesforce-omgevingen van het bedrijf snel en eenvoudig te integreren.
• De Jitterbit-integratie heeft gestroomlijnde, geautomatiseerde workflows gecreëerd die Bigbelly's belangrijkste activiteiten op het gebied van boekhouding, verkoop, productie en orderafhandeling omvatten.
• Het bedrijf is niet langer afhankelijk van handmatige processen en spreadsheets, en heeft de datanauwkeurigheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid voor gebruikers in de hele onderneming sterk verbeterd.

Uitdaging

Een snelgroeiend bedrijf botst tegen de grenzen van zijn onsamenhangende applicatie-omgeving

Toen Bigbelly aanvankelijk Keystone Business Services inschakelde om zijn applicatieomgeving te automatiseren en te optimaliseren, ondersteunde het afvalbeheerbedrijf zijn belangrijkste bedrijfsfuncties met uiteenlopende verouderde platformen. Veel van de essentiële processen, waaronder verkoop, facturering en orderafhandeling, vereisten handmatige inspanning en leunden sterk op het gebruik van spreadsheets.

Als gevolg hiervan kampte Bigbelly met ons zusammenhangende en onnauwkeurige gegevens, beperkt zicht op de bedrijfsactiviteiten en een gebrek aan effectieve rapportagemogelijkheden. “Het was extreem inefficiënt,” zegt Eric Jozwiak, oprichter en president van Keystone. “Het bedrijf groeide snel en had een geweldige waardepropositie, maar het zat aan de limiet van dit handmatige model voor het beheren van zijn bedrijf.”

Om Bigbelly te helpen bij het stroomlijnen van zijn bedrijfsprocessen en het verminderen van de handmatige inspanning, heeft Keystone een NetSuite ERP-systeem geïmplementeerd en aangepaste integraties ontwikkeld om verouderde applicaties te verbinden die Bigbelly wilde blijven gebruiken.

Keystone heeft de toepassingen van het bedrijf met succes geïntegreerd met de nieuwe NetSuite-omgeving, maar elke integratie was een langdurig proces dat tijdrovend maatwerk vergde. Bovendien vereisten de integraties nog steeds een bepaalde hoeveelheid handmatige gegevensinvoer in de NetSuite-toepassing, wat de kans op fouten vergrootte.

“Uiteindelijk was het doel om al die data uit deze bestaande systemen samen te brengen, zegt Russell Fulling, Keystone Practice Director. Maar elke keer dat we een wijziging aanbrachten in een van de systemen, moesten we programmeerwerk verrichten om ervoor te zorgen dat de aanpassingen correct werden ingeladen in NetSuite.”

Wat eens een zeer complexe omgeving was, laten we de bedrijfsactiviteiten van Bigbelly nu draaien op twee belangrijkste cloudapplicaties met een helder gedefinieerd proces en synchronisatie van records tussen beide.”
Eric Jozwiak, Oprichter en President, Keystone Business Services

Oplossing

Jitterbit Harmony biedt krachtige API-integratie om workflows te stroomlijnen

In de volgende fase van de optimalisatie-inspanningen richtte Keystone zich op het implementeren van een flexibele en schaalbare API-integratielaag om de bedrijfskritische systemen van Bigbelly met elkaar te verbinden en de noodzaak van handgeschreven integraties in haar applicatieomgeving te elimineren.

Door gebruik te maken van Harmony, het low-code integratieplatform van Jitterbit, heeft Keystone de NetSuite- en Salesforce-omgevingen van Bigbelly snel geïntegreerd, waardoor snelle en efficiënte processen tussen de applicaties mogelijk werden gemaakt en ervoor werd gezorgd dat gebruikers in elke omgeving toegang hadden tot de juiste gegevens. De Jitterbit API-integratie zorgde voor gestroomlijnde, geautomatiseerde workflows die de belangrijkste activiteiten van Bigbelly op het gebied van boekhouding, verkoop, productie en orderafhandeling omvatten, waaronder:

• Nieuwe artikelen invoeren. Bigbelly voegt nieuwe productonderdelen en SKU’s toe aan zijn NetSuite-applicatie en migreert deze gegevens automatisch op gezette tijden naar de Salesforce-omgeving.
• Offertes uitbrengen en deals sluiten. Binnen Salesforce gebruiken verkopers de productgegevens bij het opstellen van offertes en het afsluiten van verkoopkansen. Nadat een klant een verkoopovereenkomst heeft ondertekend, worden de gegevens van de overeenkomst als order naar NetSuite doorgestuurd.
• Producten bouwen. Bigbelly vervaardigt producten op maat op basis van de bestelling en genereert een serienummer voor de goederen, dat vervolgens naar de Salesforce-database wordt doorgestuurd voor beheer.
• Facturatie en het aanbieden van verlengingen. Facturen die in NetSuite worden aangemaakt, worden doorgestuurd naar Salesforce, waardoor de gegevens beschikbaar komen voor verkopers. Op basis van de status van de factuur creëert Salesforce nieuwe kansen voor de verlenging van serviceovereenkomsten.

Voordelen

Geïntegreerde bedrijfsactiviteiten, klaar om op te schalen voor verdere groei

Dankzij Jitterbit Harmony, dat een flexibele API-integratielaag biedt, voert Bigbelly zijn bedrijfsactiviteiten voornamelijk uit op zijn geïntegreerde NetSuite- en Salesforce-platforms. "Wat ooit een zeer complexe omgeving was, is nu omgevormd tot een situatie waarin de bedrijfsactiviteiten van Bigbelly draaien op twee belangrijke cloudapplicaties, met een duidelijk omschreven proces en synchronisatie van gegevens tussen beide, dankzij Jitterbit", aldus Jozwiak.

De flexibele omgeving van Jitterbit, NetSuite en Salesforce kan moeiteloos worden opgeschaald naarmate de activiteiten van Bigbelly groeien. “Bigbelly beschikt nu over een bedrijfsproces dat gebruikmaakt van cloudtoepassingen die zeer schaalbaar zijn”, aldus Jozniak. “Dit zijn platforms van enterprise-klasse die elke toekomstige groei kunnen ondersteunen.”

Bigbelly's applicatieomgeving draait met zeer weinig administratieve ondersteuning, maar met de gebruiksvriendelijke interface van het Jitterbit-platform kan het bedrijf naar behoefte taken uitvoeren. “Bigbelly weet hoe ze integraties op aanvraag moeten uitvoeren,” zegt Jozniak. “Wanneer er een kans langskomt, weet het team hoe ze naar de console moeten gaan en de processen kunnen uitvoeren zonder dat er een beheerder bij betrokken hoeft te worden.”

Dankzij de geautomatiseerde gegevensuitwisseling in realtime heeft Bigbelly handmatige processen en spreadsheets overbodig gemaakt, waardoor de nauwkeurigheid, inzichtelijkheid en toegankelijkheid van de gegevens voor gebruikers binnen de hele onderneming aanzienlijk zijn verbeterd. Medewerkers van de boekhoudafdeling hebben volledige toegang tot de transactiegegevens die ze nodig hebben in de NetSuite-omgeving, en verkopers beschikken over een 360-gradenoverzicht van de klantgegevens van Bigbelly binnen de Salesforce-applicatie.