Éxito en la integración de datos de Bigbelly con Harmony

Antecedentes

Fundada en 2003, Bigbelly ofrece una solución inteligente de gestión de residuos y reciclaje líder en el mundo. Implementada en todos los estados y en más de 50 países, la plataforma fundamental de la empresa aprovecha la energía solar renovable y las tecnologías de la información de vanguardia para ayudar a los municipios y organizaciones a transformar sus procesos de gestión de residuos para lograr una mayor eficiencia y reducir las emisiones de carbono.

Resumen

• Para ayudar a Bigbelly a optimizar sus procesos comerciales, Keystone implementó un sistema ERP de NetSuite y conectó sus aplicaciones heredadas mediante la codificación personalizada de las integraciones.
• En la siguiente etapa del proyecto, Keystone eliminó el laborioso trabajo de programación al implementar la plataforma Jitterbit Harmony para integrar de manera rápida y sencilla los entornos NetSuite y Salesforce de la empresa.
• La integración de Jitterbit creó flujos de trabajo optimizados y automatizados que abarcan las actividades clave de contabilidad, ventas, manufactura y cumplimiento de pedidos de Bigbelly.
• Ya no dependiente de procesos manuales y hojas de cálculo, la empresa mejoró enormemente la precisión, visibilidad y accesibilidad de los datos para los usuarios de toda la organización.

Desafío

Un negocio de rápido crecimiento presiona los límites de su entorno de aplicaciones desconectado

Cuando Bigbelly contrató inicialmente a Keystone Business Services para automatizar y optimizar su entorno de aplicaciones, la empresa de gestión de residuos respaldaba sus funciones comerciales clave con plataformas heredadas dispares. Muchos de sus procesos esenciales —incluidas las ventas, la facturación y el cumplimiento de pedidos— requerían esfuerzo manual y dependían en gran medida del uso de hojas de cálculo.

Como resultado, Bigbelly luchó con datos desconectados e inexactos, visibilidad limitada en sus operaciones comerciales y una falta de capacidades de informes eficaces. “Era sumamente ineficiente”, afirma Eric Jozwiak, fundador y presidente de Keystone. “La empresa estaba creciendo rápidamente y tenía una gran propuesta de valor, pero estaba al límite de este modelo manual para gestionar su negocio”.”

Para ayudar a Bigbelly a optimizar sus procesos comerciales y reducir el esfuerzo manual involucrado, Keystone implementó un sistema ERP de NetSuite y desarrolló integraciones personalizadas para conectar las aplicaciones heredadas que Bigbelly quería seguir usando.

Keystone integró con éxito las aplicaciones de la empresa con su nuevo entorno de NetSuite, pero cada integración fue un proceso largo que implicó un trabajo de programación personalizada que consumía mucho tiempo. Además, las integraciones aún requerían una cierta cantidad de introducción manual de datos en la aplicación de NetSuite, lo que aumentaba la probabilidad de errores.

“En última instancia, el objetivo era reunir todos los datos de estos sistemas existentes”, dice Russell Fulling, director de prácticas de Keystone. “Sin embargo, cada vez que hacíamos un cambio en uno de los sistemas, teníamos que realizar trabajos de programación para permitir que las modificaciones se mapearan correctamente en NetSuite”.”

De lo que era un entorno muy complejo, ahora tenemos el negocio de Bigbelly funcionando en dos aplicaciones principales en la nube con un proceso bien definido y sincronización de registros entre ambas.”
Eric Jozwiak, Fundador y Presidente, Keystone Business Services

Solución

Jitterbit Harmony ofrece una potente integración de API para optimizar los flujos de trabajo

En la siguiente fase del esfuerzo de optimización, Keystone se centró en implementar una capa de integración de API flexible y escalable para conectar los sistemas críticos para el negocio de Bigbelly y eliminar la necesidad de integraciones con código personalizado en su entorno de aplicaciones.

Al implementar Harmony, la plataforma de integración de bajo código de Jitterbit, Keystone integró rápidamente los entornos de NetSuite y Salesforce de Bigbelly, lo que permitió procesos rápidos y eficientes entre las aplicaciones y garantizó que los usuarios tuvieran acceso a los datos adecuados en cada una de ellas. La integración de la API de Jitterbit creó flujos de trabajo optimizados y automatizados que abarcan las actividades clave de Bigbelly en materia de contabilidad, ventas, fabricación y cumplimiento de pedidos, entre las que se incluyen:

• Ingresando nuevos SKUs. Bigbelly agrega nuevos componentes de productos y SKU en su aplicación de NetSuite y migra automáticamente estos datos al entorno Salesforce a intervalos programados.
• Emitiendo cotizaciones y cerrando tratos. En Salesforce, los vendedores utilizan los datos del producto al emitir cotizaciones y cerrar oportunidades. Una vez que un cliente firma un contrato de venta, los datos del contrato se envían a NetSuite como un pedido.
• Construyendo productos. Bigbelly fabrica productos personalizados según el pedido y asigna un número de serie a los activos, el cual se transfiere a la base de datos Salesforce para su administración.
• Facturación y ofrecimiento de renovaciones. Las facturas creadas en NetSuite se envían a Salesforce, lo que permite que los vendedores tengan acceso a los datos. En función del estado de la factura, Salesforce genera nuevas oportunidades para renovaciones de servicios.

Beneficios

Operaciones comerciales integradas, listas para escalar hacia un mayor crecimiento

Gracias a que Jitterbit Harmony ofrece una capa ágil de integración de API, Bigbelly lleva a cabo sus operaciones comerciales principalmente en sus plataformas integradas NetSuite y Salesforce. “Lo que antes era un entorno muy complejo, ahora el negocio de Bigbelly opera en dos aplicaciones principales en la nube con un proceso bien definido y una sincronización de registros entre ambas gracias a Jitterbit”, afirma Jozwiak.

El entorno flexible de Jitterbit, NetSuite y Salesforce se adaptará fácilmente a medida que el negocio de Bigbelly se expanda. “Bigbelly cuenta ahora con un proceso de negocios que aprovecha aplicaciones en la nube que son muy escalables”, afirma Jozniak. “Se trata de plataformas de clase empresarial capaces de respaldar cualquier crecimiento futuro”.”

El entorno de aplicaciones de Bigbelly funciona con muy poco soporte administrativo, pero con la interfaz fácil de usar de la plataforma Jitterbit, la compañía puede realizar tareas según sea necesario. “Bigbelly sabe cómo ejecutar integraciones bajo demanda”, dice Jozniak. “Cuando surge una oportunidad, el equipo sabe cómo ingresar a la consola y ejecutar los procesos sin la intervención de un administrador”.”

Gracias al flujo automatizado de datos en tiempo real, Bigbelly ha eliminado los procesos manuales y las hojas de cálculo, lo que ha mejorado considerablemente la precisión, la visibilidad y la accesibilidad de sus datos para los usuarios de toda la empresa. Los empleados del departamento de contabilidad de la empresa tienen acceso completo a los datos transaccionales que necesitan en el entorno de NetSuite, y los vendedores cuentan con una visión de 360 grados de los datos de los clientes de Bigbelly dentro de la aplicación Salesforce.