Avontuurlijke Horecazaak Verkort Onboarding van Handelspartners van 2-3 Maanden naar 1 Dag met Jitterbit

Uitdaging

Sinds 1975 zet een retailer in avonturenuitrusting en e-commerceklant zich in om verantwoord ontworpen en duurzame reistassen, bagage en uitrusting aan te bieden. Dit assortiment vereist een robuuste toeleveringsketen, bestaande uit fabrikanten, vrachtlogistiek en meer. En de groothandelsrelaties met bijna 1.000 winkels in de VS, Canada en Europa vereisen een even robuust EDI-platform — een platform dat flexibel genoeg is om gelijke tred te houden met het moderne tempo van de detailhandel.

Toen het bedrijf NetSuite implementeerde, contracteerden ze een bekende full-service EDI-aanbieder. Maar al snel bleek dit een slechte match voor het groeiende bedrijf.

“Het was een nachtmerrie,” zei de directeur Informatiesystemen van het bedrijf.

Het bedrijf had geen inzicht in het onboardingproces van nieuwe handelspartners — een proces dat twee tot drie maanden. Daarna werden orders rechtstreeks vanaf de FTP-site naar de 3PL-magazijnen gestuurd die de verzending beheren, waardoor het bedrijf er volledig buiten werd gehouden.

Erger nog, het corrigeren van onjuiste informatie op EDI-documenten vereiste het indienen van een ticket bij de EDI-provider, waarbij men probeerde uit te leggen wat er misging in een proces waar ze geen zicht op hadden, wachtend op de correcie, om vervolgens een langdurige testcyclus te doorlopen. Het hele proces duurde minstens een maand, maar kon veel langer duren: tegen de tijd dat een kleine fout tussen de Jitterbit-klant en zijn grootste retailpartner was gecorrigeerd, zeven maanden later, had de detailhandelaar meer dan $40.000 aan terugboekingen opgebouwd.

Oplossing

Omdat hun EDI-contract bijna afliep, wist de directeur Informatiesystemen dat het tijd was voor een verandering. Hoewel het ook kosteneffectiever was, zo zei ze, was de doorslaggevende factor ten gunste van Jitterbit de selfservice.

Ondanks de complexiteit van de bestaande opzet kostte het slechts een paar maanden om de bestaande handelspartners te migreren en Jitterbit EDI en iPaaS volledig operationeel te krijgen. Om ervoor te zorgen dat ze de afloopdatum van hun contract zouden halen, werkte de klant samen met Jitterbit Professional Services om hun grootste handelspartner op te zetten.

“Onze ervaring met Professional Services was geweldig. De medewerker die aan ons was toegewezen, was fantastisch — hij nam regelmatig contact op om me op de hoogte te houden van de voortgang en reageerde altijd heel snel. Het was geweldig,” aldus de directeur Informatiesystemen.

Resultaten

“Vroeger kostte het twee tot drie maanden om één handelspartner in te werken. Nu is dat met Jitterbit EDI teruggebracht tot één dag,” legde ze uit. En ze kon het werk helemaal alleen doen: zodra de eerste handelspartner was ingesteld, gebruikte ze die gewoon als sjabloon om de anderen te kopiëren. Deze flexibiliteit is deels te danken aan de uitgebreide set sjablonen van Jitterbit EDI.

“De basis van elk EDI-document is al gecreëerd,” zei ze. “Er is geen inleertijd als het gaat om het koppelen van de ene handelspartner aan de andere. Je hebt niets speciaals nodig, omdat alles wat je maar nodig zou kunnen hebben er al in zit.”

Beter nog, dit vertaalt van de ene handelspartner naar de andere — wat het gemakkelijk maakt om alle documenten te mappen, bijvoorbeeld tussen NetSuite en de 3PL.

Het in de gaten kunnen houden van transacties is ook enorm belangrijk geweest. “Ik heb op één scherm zicht op alles wat er binnenkomt en alles wat er uitgaat. Het is gewoon zo, zo eenvoudig,” aldus de directeur Informatiesystemen.

En de grotere zichtbaarheid strekt zich verder uit dan alleen EDI-documenten. De communicatie tussen NetSuite en de 3PL verloopt bijvoorbeeld niet via EDI — het gaat allemaal via API.

“We kunnen zien wat we versturen, de resultaten en alle informatie op hun API-site. Die transparantie hebben we nog nooit gehad,” zei ze. Als de 3PL niet ontvangt wat het bedrijf stuurt, kan het direct opnieuw worden verstuurd — het is niet nodig om een derde partij erbij te betrekken of een langdurig proces te doorlopen.

En als er iets niet klopt, zei ze: “Kan ik gewoon naar Jitterbit gaan en het wijzigen, en het dan correct doorsturen.”

Dankzij deze flexibiliteit heeft deze retailer tienduizenden dollars aan terugboekingen weten te voorkomen: Eerder dit jaar leidde een storing tot terugboekingen. Maar met Jitterbit konden ze snel reageren en de documenten corrigeren, en vervolgens een verzoek indienen om de terugboekingen ongedaan te maken — een resultaat dat onmogelijk zou zijn geweest met de langdurige doorlooptijden van de vorige leverancier.

Hoewel de directeur van Informatiesystemen aanzienlijk minder tijd besteedt aan contact met de ondersteuning van Jitterbit, waren de keren dat ze wel contact opnam stuk voor stuk positieve ervaringen.

“De ondersteuning van Jitterbit is geweldig. Als ik een probleem heb, dien ik een supportticket in en krijg ik een afspraak met iemand die briljant is en niet alleen mijn problemen oplost, maar me ook onderweg iets leert — zodat ik het kan vermijden, of als het nog een keer gebeurt, ik weet hoe ik het moet oplossen,” zei ze.

“Ik kan al de EDI- en integratie-automatisering helemaal zelf doen. Het spreekt zeer voor Jitterbit dat mij dat lukt,” concludeerde ze. “Het is nu al bedrijfskritische software.”