HR-Automatisierungsleitfaden: Produktivität und Mitarbeitererfahrung verbessern

Versinkt Ihre Personalabteilung in administrativer Arbeit? Sie sind damit nicht allein: Das Personalwesen gehört zu den am häufigsten identifizierte Ziele für die Geschäftsprozessautomatisierung, nur übertroffen von der IT.

Von der Einarbeitung und Compliance bis hin zur Leistungsüberwachung und Gehaltsabrechnung ist das Personalwesen für eine Vielzahl zeitkritischer, auf den Menschen ausgerichteter Prozesse verantwortlich. Wenn diese Arbeitsabläufe langsam, manuell oder nicht miteinander verknüpft sind, spürt das die gesamte Organisation.

HR-Automatisierung gibt Teams die Werkzeuge an die Hand, um repetitive Aufgaben zu optimieren, Fehler zu reduzieren und sich auf Initiativen zu konzentrieren, die das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter verbessern. In diesem Leitfaden untersuchen wir, was HR-Automatisierung ist, skizzieren wichtige zu automatisierende Prozesse und teilen Best Practices für den Aufbau skalierbarer, integrierter Arbeitsabläufe.

Was ist HR-Automatisierung?

HR-Automatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Bewältigung repetitiver, regelbasierter HR-Aufgaben ohne ständige menschliche Intervention.

Denken Sie an all die Schritte, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind. Sie sammeln Formulare, senden E-Mails, teilen Arbeitsgeräte zu, benachrichtigen die IT, richten die Gehaltsabrechnung ein und verfolgen das Training. Stellen Sie sich nun vor, wie viel Zeit gespart werden könnte, wenn diese Schritte automatisch ablaufen würden – in der richtigen Reihenfolge, mit den richtigen Daten und ohne jedes Detail doppelt überprüfen zu müssen.

HR-Automatisierungstools sind leistungsstark – insbesondere da die KI-Technologie in den letzten Jahren immer fortschrittlicher geworden ist –, aber sie ersetzen nicht die menschliche Seite der Personalabteilung. Stattdessen helfen sie dabei, Zeit für wirkungsvollere Aufgaben wie den Aufbau der Unternehmenskultur, die Unterstützung von Mitarbeitern und die Förderung einer langfristigen Strategie freizusetzen.

Beispiele für HR-Automatisierungstools

Beliebte HR-Automatisierungssoftwarelösungen umfassen:

• ADP Automatisierung von Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen
• Paylocity: Gehaltsabrechnungsautomatisierung
• Workday: Automatisierung von Gehaltsabrechnung und Talentmanagement
• SmartRecruiters Automatisierung von Recruiting und Bewerbermanagement
• ServiceNow: Mitarbeiteranfrage-, Onboarding-Workflow- und Fallmanagement-Automatisierung

A Umfrage der Sapient Insights Group fand heraus, dass Personalabteilungen durchschnittlich 9 bis 11 verschiedene HR-Anwendungen zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten nutzen. Aber der Schlüssel zur HR-Automatisierung liegt nicht darin, wie viele Tools Sie verwenden, sondern wie gut sie zusammenarbeiten.

HR-Automatisierungssoftware funktioniert am besten, wenn sie vollständig integriert ist – nicht nur mit anderen HR-Tools, sondern auch mit umfassenderen operativen Systemen wie Finanzwesen, Projektmanagement und IT. Abgesehen davon, 37% der Befragten aus dem Personalwesen gaben in unserer Umfrage zum State of Automation an, dass sie noch manuelle Dateneingabe um ihre Abteilungsanwendungen mit anderen Apps und Datenquellen zu verknüpfen.

Die Integrationsplattform von Jitterbit bietet vorgefertigte Konnektoren für alle oben genannten HR-Anwendungen und mehr. Durchstöbern Sie unsere vollständige Liste der Anwendungs-Konnektoren.

Vorteile der HR-Automatisierung

Auf die Frage, welche Aspekte des Personalmanagements sie am meisten verbessern möchten, nannten 38% der Befragten in unserer Umfrage „State of Automation“ die Steigerung der Produktivität als oberste Priorität, gefolgt von einer höheren Mitarbeiterbindung, einer Entlastung des Personalmanagements und einer Verbesserung der Arbeitsmoral.

Hier erfahren Sie, wie Automatisierung helfen kann, diese zentralen Schwerpunkte anzugehen:

Produktivität steigern

Routineaufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenweiterleitung und Genehmigungsworkflows können jede Woche Stunden verschlingen. Automatisierung gibt Ihrem Team diese Zeit zurück: Anstatt Papierkram nachzujagen oder Statusupdates einzuholen, können Sie sich auf Strategie, Entwicklung und Engagement konzentrieren.

Kundenbindung erhöhen

Der erste Eindruck zählt. Durch die Vernetzung von Onboarding-Aufgaben über verschiedene Systeme hinweg verhindert die HR-Automatisierung, dass wichtige Schritte unter den Tisch fallen, und sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an unterstützt fühlen.

HR-Management-Aufwand reduzieren

Fehler bei der Gehaltsabrechnung, den Sozialleistungen oder der Compliance können sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeiter Kopfzerbrechen bereiten. Die Automatisierung der Datenübertragung zwischen Systemen reduziert die manuelle Eingabe, beseitigt Versionsprobleme und trägt dazu bei, dass die Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand bleiben. Zudem vereinfacht sie die Compliance durch die Nachverfolgung von Aktivitäten und die Führung einer ordnungsgemäßen Dokumentation.

Moral steigern

Wenn Mitarbeiter zeitnah kommuniziert und unterstützt werden, baut dies Vertrauen auf und verbessert die Moral. Automatisierung hilft Mitarbeitern, das, was sie brauchen, schneller zu bekommen – von Rückerstattungen bis hin zu Leistungsbeurteilungen.

Häufige Herausforderungen bei der Einführung von HR-Automatisierung

Personalautomation hat klare Vorteile, aber das bedeutet nicht, dass die Einführung immer einfach ist. Wie bei jeder operativen Veränderung kann es auf dem Weg dorthin Hürden geben. Hier sind drei häufige Herausforderungen, mit denen HR-Teams bei der Implementierung von Automatisierung konfrontiert sind, sowie Strategien zu deren Bewältigung.

Zeit und Aufwand für den Einstieg

Mitarbeiter- und Stakeholder-Akzeptanz

Fragmentierte HR-Systeme

10 Anwendungsfälle für HR-Automatisierung

Manuelle Aufgaben verlangsamen HR-Teams und bringen unnötige Risiken mit sich. Die gute Nachricht? Viele dieser Aufgaben folgen wiederholbaren Mustern, die sich perfekt für die Automatisierung eignen.

Hier sind zehn wirkungsvolle Prozesse, die Sie für einen schnelleren und effizienteren Betrieb automatisieren können.

1. Mitarbeiter-Onboarding

Vom unterschriebenen Angebot bis zum ersten Arbeitstag erfordert das Onboarding die Koordination zwischen Personalabteilung, IT, Gehaltsabrechnung und Management. Die Automatisierung dieses Prozesses stellt sicher, dass nichts übersehen wird: Verträge werden versendet, Schulungen zugewiesen und Systemzugänge rechtzeitig bereitgestellt. Eine reibungslose Onboarding-Erfahrung legt den Grundstein für eine langfristige Mitarbeiterbindung.

2. Offboarding

Offboarding ist genauso kritisch wie Onboarding, insbesondere im Hinblick auf Sicherheit und Compliance. Durch Automatisierung können Sie den Zugriff auf Tools entziehen, Stakeholder benachrichtigen, die Endabrechnung erstellen und Austrittsumfragen generieren – und das alles mit minimalem manuellem Aufwand.

3. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnungsfehler sind teuer und schaden dem Vertrauen der Mitarbeiter. Durch die Verknüpfung von Zeiterfassungstools, HRIS-Systemen und Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattformen können Sie doppelte Dateneingaben eliminieren, Verzögerungen reduzieren und sicherstellen, dass die Bezahlung immer korrekt und pünktlich erfolgt.

4. Anmeldung zur Leistungsübernahme

Neue Mitarbeiter fühlen sich von den Leistungsangeboten und Fristen oft überfordert. Automatisierte Arbeitsabläufe können sie durch den Auswahlprozess führen, vor Fristen erinnern und finalisierte Entscheidungen fehlerfrei und ohne zeitaufwendigen E-Mail-Verkehr an Ihren Leistungsanbieter übermitteln.

5. Urlaubsanträge

Die manuelle Bearbeitung von Urlaubsanträgen verlangsamt die Abläufe und schafft Engpässe. Durch Automatisierung können Mitarbeiter Anträge digital einreichen, sie werden an den zuständigen Genehmigenden weitergeleitet und Kalender sowie Gehaltsabrechnungssysteme in Echtzeit aktualisiert.

6. Leistungsbeurteilungen

Jahres- oder Quartalsgespräche erfordern oft die Koordination zwischen Managern, Kollegen und Systemen. Automatisierung hilft dabei, Beurteilungszyklen zu planen, 360-Grad-Feedback einzuholen und die Ergebnisse an einem zentralen Ort zu speichern – wodurch es einfacher wird, Leistung und Entwicklung im Laufe der Zeit zu verfolgen.

7. Spesenabrechnungen

Niemand möchte wochenlang auf eine Erstattung warten. Mit Automatisierung können Mitarbeiter Spesen einreichen, zur Genehmigung weiterleiten und Zahlungen automatisch auslösen. Sie können Spesen Daten auch mit Buchhaltungstools synchronisieren, um manuelle Abstimmungen zu vermeiden.

8. Compliance-Schulung

Regulatorische und unternehmensspezifische Schulungen sind von entscheidender Bedeutung, aber leicht zu übersehen. Automatisieren Sie die Zuweisung für Neueinstellungen, verfolgen Sie den Abschlussstatus und senden Sie Erinnerungen, damit Ihr Team ohne Mikromanagement die Compliance einhält.

9. Stellenausschreibung und Bewerbermanagement

Das Veröffentlichen offener Stellen auf mehreren Jobbörsen und die Verfolgung von Bewerbern über verschiedene Systeme hinweg sind zeitaufwändig. Automatisierung kann Stellenanzeigen auf mehrere Plattformen übertragen und Bewerbungen direkt in Ihr ATS oder Ihre HR-Plattform einlesen, wodurch Sie jede Woche Stunden sparen.

10. Aktualisierung von Mitarbeiterdaten

Änderungen an der Stelle title, der Vergütung oder dem Standort müssen in mehreren Systemen berücksichtigt werden. Die Automatisierung dieser Aktualisierungen gewährleistet Konsistenz und trägt dazu bei, die Datenintegrität in den Bereichen Personalabrechnung, Sozialleistungen, Compliance und Organigramme zu wahren.

Praxisbeispiel: HR-Automatisierung mit Low-Code

Es ist eine Sache, über die Automatisierung von HR-Prozessen zu sprechen. Es ist eine andere, sie im großen Maßstab in Aktion zu sehen. Die Aktif Bank, eines der führenden Finanzinstitute der Türkei, benötigte einen intelligenteren Weg zur Verwaltung der Mitarbeiterleistung. Ihre HR- und IT-Teams hatten mit unverbundenen Systemen, manueller Nachverfolgung und eingeschränkter Transparenz über Abteilungen hinweg zu kämpfen.

Mithilfe der Low-Code-Plattform application development von Jitterbit entwickelte das Unternehmen eine maßgeschneiderte 360-Grad-Lösung für das Leistungsmanagement, die Daten vereinheitlichte, Arbeitsabläufe optimierte und die Transparenz im gesamten Unternehmen verbesserte. Dies führte zu folgenden Ergebnissen:

• 30%: Verkürzung der für Bewertungen benötigten Zeit
• 20% – Steigerung der Gesamtproduktivität und des Umsatzes
• Bis zu 10 Stunden Ersparnis pro Woche
• 15% – Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheitswerte
• 10%: Steigerung der Mitarbeiterbindung

Lesen Sie die vollständige Fallstudie zu erfahren, wie die Aktif Bank diese Ergebnisse durch die Automatisierung ihrer HR-Workflows mit Low-Code erreichen konnte.

Optimieren Sie HR-Prozesse mit der Automatisierungsplattform von Jitterbit

Wir glauben nicht an Automatisierung nach dem Gießkannenprinzip. Jedes HR-Team hat seine eigenen Tools, Workflows und Herausforderungen. Unsere Aufgabe ist es, Ihnen zu helfen, das Komplizierte zu vereinfachen.

Mit der KI-gestützten Automatisierungs- und Integrationsplattform von Jitterbit können Unternehmen:

• Verbinden Sie die Systeme, die sie bereits nutzen
• Erstellen Sie sichere, skalierbare Arbeitsabläufe über Teams hinweg
• Automatisieren Sie repetitive manuelle Aufgaben
• Vermeiden Sie Individualentwicklungen oder das Beginnen bei Null