Leitfaden zur HR-Automatisierung: Produktivität und Mitarbeitererfahrung verbessern

Ist Ihre Personalabteilung in Verwaltungsarbeit erstickt? Sie sind nicht allein: Die Personalabteilung gehört zu den... am häufigsten identifizierte Ziele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, nur übertroffen von der IT.

Von der Einarbeitung und der Einhaltung von Vorschriften bis hin zur Leistungsbeurteilung und Gehaltsabrechnung ist die Personalabteilung für eine Vielzahl zeitkritischer, mitarbeiterorientierter Prozesse verantwortlich. Sind diese Arbeitsabläufe langsam, manuell oder nicht miteinander verbunden, wirkt sich das auf die gesamte Organisation aus.

HR-Automatisierung HR-Automatisierung bietet Teams die Werkzeuge, um wiederkehrende Aufgaben zu optimieren, Fehler zu reduzieren und sich auf Initiativen zu konzentrieren, die die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit steigern. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was HR-Automatisierung ist, welche wichtigen Prozesse automatisiert werden können und welche Best Practices für den Aufbau skalierbarer, integrierter Arbeitsabläufe hilfreich sind.

Was ist HR-Automatisierung?

HR-Automatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Bewältigung sich wiederholender, regelbasierter HR-Aufgaben ohne ständigen menschlichen Eingriff.

Denken Sie an all die Schritte, die bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters anfallen. Sie sammeln Formulare, versenden E-Mails, weisen Arbeitsmittel zu, informieren die IT-Abteilung, richten die Gehaltsabrechnung ein und dokumentieren Schulungen. Stellen Sie sich nun vor, wie viel Zeit gespart werden könnte, wenn diese Schritte automatisch ablaufen würden – in der richtigen Reihenfolge, mit den richtigen Daten und ohne dass jedes Detail noch einmal überprüft werden muss.

HR-Automatisierungstools sind leistungsstark – insbesondere da die KI-Technologie in den letzten Jahren immer fortschrittlicher geworden ist –, aber sie ersetzen nicht den menschlichen Faktor im Personalwesen. Vielmehr schaffen sie Freiräume für wichtigere Aufgaben wie die Gestaltung der Unternehmenskultur, die Unterstützung der Mitarbeitenden und die Entwicklung langfristiger Strategien.

Beispiele für HR-Automatisierungstools

Zu den gängigen HR-Automatisierungssoftwarelösungen gehören:

• ADP: Automatisierung von Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen
• Paylocity: Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Workday: Automatisierung von Gehaltsabrechnung und Talentmanagement
• SmartRecruiter: Automatisierung von Recruiting und Bewerbermanagement
• ServiceNow: Automatisierung von Mitarbeiteranfragen, Onboarding-Workflows und Fallmanagement

A Umfrage von SapKundeneinblicksgruppe Eine Studie ergab, dass Personalabteilungen durchschnittlich neun bis elf verschiedene HR-Anwendungen zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten nutzen. Der Schlüssel zur HR-Automatisierung liegt jedoch nicht in der Anzahl der verwendeten Tools, sondern in deren reibungslosem Zusammenspiel.

HR-Automatisierungssoftware funktioniert am besten, wenn sie vollständig integriert ist – nicht nur mit anderen HR-Tools, sondern auch mit übergeordneten operativen Systemen wie Finanzen, Projektmanagement und IT. Davon abgesehen… 37 % der HR-Befragten In unserer Umfrage zum Stand der Automatisierung gaben sie an, dass sie immer noch verwenden manuelle Dateneingabe um ihre Abteilungsanwendungen mit anderen Apps und Datenquellen zu verbinden.

Die Integrationsplattform von Jitterbit bietet vorgefertigte Konnektoren für alle oben genannten HR-Anwendungen und mehr. Durchsuchen Sie unsere vollständige Liste der Anwendungskonnektoren.

Vorteile der HR-Automatisierung

Auf die Frage, welche Aspekte des Personalmanagements sie am meisten verbessern möchten, nannten 38 % der Befragten in unserer Studie „State of Automation“ eine Steigerung der Produktivität als oberste Priorität, gefolgt von einer höheren Mitarbeiterbindung, einer geringeren Belastung des Personalmanagements und einer gesteigerten Arbeitsmoral.

So kann Automatisierung dazu beitragen, diese wichtigen Schwerpunkte anzugehen:

Gesteigerte Produktivität

Routineaufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenweiterleitung und Genehmigungsprozesse können jede Woche Stunden in Anspruch nehmen. Automatisierung gibt Ihrem Team diese Zeit zurück: Anstatt Dokumente zu suchen oder Statusaktualisierungen zu verfolgen, können Sie sich auf Strategie, Entwicklung und Mitarbeiterbindung konzentrieren.

Erhöhen Sie die Bindung

Der erste Eindruck zählt. Durch die systemübergreifende Verknüpfung von Onboarding-Aufgaben verhindert die HR-Automatisierung, dass wichtige Schritte übersehen werden, und trägt dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an unterstützt fühlen.

Reduzierung des Personalmanagementaufwands

Fehler bei der Gehaltsabrechnung, den Sozialleistungen oder der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen können sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeitenden Probleme verursachen. Die Automatisierung des Datenaustauschs zwischen Systemen reduziert den manuellen Aufwand, beseitigt Versionskonflikte und trägt dazu bei, dass die Informationen stets korrekt und aktuell sind. Zudem vereinfacht sie die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen durch die Nachverfolgung von Aktivitäten und die ordnungsgemäße Dokumentation.

Moral steigern

Wenn Mitarbeiter zeitnah informiert werden und Unterstützung erhalten, stärkt das das Vertrauen und verbessert die Arbeitsmoral. Automatisierung hilft ihnen dabei, schneller an die benötigten Informationen zu gelangen – von Kostenerstattungen bis hin zu Leistungsbeurteilungen.

Häufige Herausforderungen bei der Implementierung von HR-Automatisierung

Die Automatisierung von HR-Prozessen bietet klare Vorteile, doch die Einführung gestaltet sich nicht immer einfach. Wie bei jeder betrieblichen Veränderung können Hürden auftreten. Im Folgenden werden drei häufige Herausforderungen vorgestellt, mit denen HR-Teams bei der Implementierung von Automatisierung konfrontiert sind, sowie Strategien zu deren Bewältigung.

Zeit und Mühe für den Einstieg

Zustimmung der Mitarbeiter und Interessengruppen

Fragmentierte HR-Systeme

10 Anwendungsfälle für die HR-Automatisierung

Manuelle Aufgaben verlangsamen HR-Teams und bergen unnötige Risiken. Die gute Nachricht? Viele dieser Aufgaben folgen wiederholbaren Mustern und eignen sich daher hervorragend für die Automatisierung.

Hier sind zehn wirkungsvolle Prozesse, die Sie automatisieren können, um schnellere und effizientere Abläufe zu erzielen.

1. Mitarbeiter-Onboarding

Vom Vertragsabschluss bis zum ersten Arbeitstag erfordert das Onboarding die Koordination von Personalabteilung, IT, Gehaltsabrechnung und Management. Die Automatisierung dieses Prozesses stellt sicher, dass nichts übersehen wird: Verträge werden rechtzeitig versendet, Schulungen zugewiesen und Systemzugänge bereitgestellt. Ein reibungsloses Onboarding schafft die Grundlage für langfristige Mitarbeiterbindung.

2. Offboarding

Offboarding ist genauso wichtig wie Onboarding, insbesondere im Hinblick auf Sicherheit und Compliance. Durch Automatisierung können Sie Zugriffsrechte entziehen, Beteiligte benachrichtigen, letzte Gehaltsabrechnungen ausstellen und Austrittsbefragungen erstellen – alles mit minimalem manuellem Aufwand.

3. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Fehler bei der Lohnabrechnung sind kostspielig und schädigen das Vertrauen der Mitarbeiter. Durch die Verknüpfung von Zeiterfassungstools, HR-Informationssystemen und Lohnabrechnungsplattformen lassen sich doppelte Dateneingaben vermeiden, Verzögerungen reduzieren und eine stets korrekte und pünktliche Lohnzahlung gewährleisten.

4. Anmeldung zu den Sozialleistungen

Neue Mitarbeiter fühlen sich oft von den zahlreichen Sozialleistungen und den damit verbundenen Fristen überfordert. Automatisierte Arbeitsabläufe können sie durch den Auswahlprozess führen, rechtzeitig vor Fristen Erinnerungen versenden und die endgültigen Entscheidungen fehlerfrei und ohne unnötigen E-Mail-Verkehr an Ihren Sozialleistungsanbieter übermitteln.

5. Urlaubsanträge

Die manuelle Bearbeitung von Urlaubsanträgen verlangsamt die Abläufe und führt zu Engpässen. Durch Automatisierung können Mitarbeiter ihre Anträge digital einreichen, diese werden an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet und Kalender sowie Lohnabrechnungssysteme in Echtzeit aktualisiert.

6. Leistungsbeurteilungen

Jährliche oder vierteljährliche Beurteilungen erfordern oft die Koordination zwischen Führungskräften, Kollegen und Systemen. Automatisierung hilft dabei, Beurteilungszyklen zu planen, 360-Grad-Feedback zu sammeln und die Ergebnisse zentral zu speichern – so lassen sich Leistung und Entwicklung im Zeitverlauf leichter verfolgen.

7. Kostenerstattungen

Niemand möchte wochenlang auf seine Kostenerstattung warten. Dank Automatisierung können Mitarbeiter ihre Ausgaben einreichen, diese zur Genehmigung weiterleiten und die Zahlungen automatisch auslösen. Zudem lassen sich die Ausgabendaten mit Buchhaltungstools synchronisieren, um manuelle Abstimmungen zu vermeiden.

8. Compliance-Schulung

Regulatorische und unternehmensspezifische Schulungen sind unerlässlich, werden aber leicht vernachlässigt. Automatisieren Sie die Anmeldung neuer Mitarbeiter, verfolgen Sie den Abschlussstatus und versenden Sie Erinnerungen, damit Ihr Team die Vorschriften einhält – ganz ohne Mikromanagement.

9. Stellenausschreibung und Bewerbermanagement

Das Veröffentlichen offener Stellen auf mehreren Jobportalen und die Bewerberverwaltung in verschiedenen Systemen ist zeitaufwändig. Durch Automatisierung können Stellenanzeigen auf mehreren Plattformen geteilt und Bewerbungen direkt in Ihr Bewerbermanagement- oder HR-System übertragen werden, wodurch Sie wöchentlich Stunden sparen.

10. Aktualisierung der Mitarbeiterdaten

Änderungen der Berufsbezeichnung, der Vergütung oder des Standorts müssen in mehreren Systemen abgebildet werden. Die Automatisierung dieser Aktualisierungen gewährleistet Konsistenz und trägt zur Wahrung der Datenintegrität in den Bereichen Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Compliance und Organigramme bei.

Praxisbeispiel: HR-Automatisierung mit Low-Code

Über die Automatisierung von HR-Prozessen zu sprechen ist das eine. Sie im großen Stil umzusetzen, ist etwas ganz anderes. Die Aktif Bank, eines der führenden Finanzinstitute der Türkei, benötigte eine intelligentere Methode zur Leistungsbeurteilung ihrer Mitarbeiter. Ihre HR- und IT-Teams kämpften mit unzusammenhängenden Systemen, manueller Datenerfassung und mangelnder Transparenz zwischen den Abteilungen.

Mithilfe der Low-Code-Anwendungsentwicklungsplattform von Jitterbit entwickelte das Unternehmen eine maßgeschneiderte 360-Grad-Performance-Management-Lösung, die Daten vereinheitlichte, Arbeitsabläufe optimierte und die Transparenz im gesamten Unternehmen verbesserte, was zu Folgendem führte:

• 30 % Reduzierung des Zeitaufwands für Evaluierungen
• 20 % Steigerung der Gesamtproduktivität und des Umsatzes
• Bis zu 10 Stunden pro Woche gespart
• 15 % höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• 10 % höhere Mitarbeiterbindung

Lesen Sie die vollständige Fallstudie Erfahren Sie, wie die Aktif Bank diese Ergebnisse durch die Automatisierung ihrer HR-Workflows mit Low-Code erzielen konnte.

Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse mit der Automatisierungsplattform von Jitterbit.

Wir glauben nicht an Automatisierungslösungen von der Stange. Jedes HR-Team hat seine eigenen Tools, Workflows und Herausforderungen. Unsere Aufgabe ist es, Ihnen dabei zu helfen, Kompliziertes zu vereinfachen.

Mit der KI-gestützten Automatisierungs- und Integrationsplattform von Jitterbit können Unternehmen:

• Verbinden Sie die Systeme, die sie bereits verwenden
• Erstellen Sie sichere, skalierbare Arbeitsabläufe über Teams hinweg.
• Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben
• Vermeiden Sie individuelle Entwicklungen oder einen kompletten Neustart.