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¿Su departamento de recursos humanos está sepultado bajo trabajo administrativo? No está solo: recursos humanos es uno de los objetivos más comúnmente identificados para la automatización de procesos de negocio, solo superado por TI.
Desde la incorporación y el cumplimiento normativo hasta el seguimiento del rendimiento y la nómina, Recursos Humanos es responsable de una amplia gama de procesos urgentes y centrados en las personas. Cuando estos flujos de trabajo son lentos, manuales o están desconectados, el impacto se siente en toda la organización.
automatización de recursos humanos otorga a los equipos las herramientas para optimizar las tareas repetitivas, reducir errores y centrarse en iniciativas que mejoran el compromiso y la retención de los empleados. En esta guía, exploraremos qué es la automatización de recursos humanos, describiremos los procesos clave para automatizar y compartiremos las mejores prácticas para crear flujos de trabajo integrados y escalables.
¿Qué es la automatización de recursos humanos?
automatización de recursos humanos es el uso de tecnología para gestionar tareas de recursos humanos repetitivas y basadas en reglas sin requerir intervención humana constante.
Piensa en todos los pasos que implica contratar a un nuevo empleado. Recopilas formularios, envías correos electrónicos, asignas equipos, notificas a TI, configuras la nómina y realizas un seguimiento de la capacitación. Ahora imagina cuánto tiempo se podría ahorrar si esos pasos ocurrieran automáticamente, en el orden correcto, con los datos correctos y sin la necesidad de verificar cada detalle.
Las herramientas de automatización de recursos humanos son potentes —particularmente con la tecnología de inteligencia artificial volviéndose más avanzada en los últimos años—, pero no reemplazan el lado humano de recursos humanos. En su lugar, ayudan a liberar tiempo para tareas de mayor impacto como construir cultura, apoyar a los empleados e impulsar la estrategia a largo plazo.
Ejemplos de herramientas de automatización de recursos humanos
Las soluciones de software de automatización de recursos humanos populares incluyen:
- ADP Automatización de nómina, impuestos y beneficios
- Paylocity Automatización de nóminas
- Workday: Automatización de nómina y gestión de talento
- SmartRecruiters Automatización del reclutamiento y seguimiento de candidatos
- ServiceNow: Automatización de solicitudes de empleados, flujos de trabajo de incorporación y gestión de casos
A encuesta realizada por Sapient Insights Group descubrió que los equipos de recursos humanos utilizan un promedio de 9 a 11 aplicaciones de recursos humanos diferentes para gestionar los datos de los empleados. Pero la clave de la automatización de recursos humanos no es cuántas herramientas usas, sino qué tan bien trabajan juntas.
El software de automatización de recursos humanos funciona mejor cuando está completamente integrado, no solo con otras herramientas de RR. HH., sino también con sistemas operativos más amplios como finanzas, gestión de proyectos y TI. Dicho esto, 37% de los encuestados de RR. HH. en nuestra encuesta State of Automation dijeron que todavía estaban usando ingreso manual de datos para conectar sus aplicaciones departamentales con otras aplicaciones y fuentes de datos.
La plataforma de integración de Jitterbit ofrece conectores preconstruidos para todas las aplicaciones de recursos humanos mencionadas anteriormente y más. Explore nuestra lista completa de conectores de aplicaciones.
Beneficios de la automatización de recursos humanos
Cuando se les pidió que identificaran qué aspectos de la gestión de recursos humanos deseaban mejorar más, 38% de los encuestados en nuestro estudio «Estado de la automatización» señalaron el aumento de la productividad como su principal prioridad, seguido de una mayor retención de empleados, la reducción de la carga administrativa de recursos humanos y la mejora del estado de ánimo.
Así es como la automatización puede ayudar a abordar estas áreas clave de enfoque:
Aumente la productividad
Las tareas rutinarias como la entrada de datos, el enrutamiento de documentos y los flujos de trabajo de aprobación pueden consumir horas cada semana. La automatización devuelve ese tiempo a su equipo: en lugar de buscar papeleo o perseguir actualizaciones de estado, pueden centrarse en la estrategia, el desarrollo y la participación.
Aumentar la retención
Las primeras impresiones importan. Al conectar las tareas de incorporación en todos los sistemas, la automatización de recursos humanos evita que los pasos críticos se pasen por alto y ayuda a los nuevos empleados a sentirse respaldados desde el primer día.
Reducir la carga de gestión de recursos humanos
Los errores en la nómina, los beneficios o el cumplimiento normativo pueden generar dolores de cabeza tanto para recursos humanos como para los empleados. Automatizar la transferencia de datos entre sistemas reduce la entrada manual, elimina los problemas de versiones y ayuda a garantizar que la información se mantenga precisa y actualizada. También simplifica el cumplimiento al rastrear la actividad y mantener la documentación adecuada.
Elevar la moral
Cuando los empleados reciben comunicación rápida y apoyo oportuno, se genera confianza y se mejora la moral. La automatización ayuda a los empleados a obtener lo que necesitan más rápido, desde reembolsos hasta comentarios sobre el desempeño.
Desafíos comunes en la implementación de la automatización de recursos humanos
La automatización de recursos humanos tiene claros beneficios, pero eso no significa que la adopción sea siempre fácil. Como cualquier cambio operativo, puede haber obstáculos en el camino. Aquí hay tres desafíos comunes que enfrentan los equipos de recursos humanos al implementar la automatización, junto con estrategias para superarlos.
Tiempo y esfuerzo para empezar
Desafío
Crear flujos de trabajo automatizados requiere tiempo inicial, especialmente si sus sistemas no están bien conectados. Los equipos de recursos humanos, que ya están al límite, pueden sentir que no tienen la capacidad para mapear cada proceso y configurar la automatización desde cero.
Solución
Elige una plataforma que simplifique la integración. Jitterbit Harmony, con inteligencia artificial y tecnología «low-code», facilita la conexión de tus herramientas actuales y la creación de flujos de trabajo reutilizables que se adaptan a tus necesidades; así no tendrás que reinventar la rueda cada vez que algo cambie.
Apoyo de los empleados y de las partes interesadas
Desafío
La automatización a veces puede generar inquietudes entre los empleados que temen una menor interacción humana o confusión sobre los nuevos procesos. Es posible que el departamento de TI o la dirección también muestren dudas si han visto fracasar implementaciones tecnológicas anteriores.
Solución
Centre su mensaje en cómo la automatización mejora la experiencia de los empleados. Una incorporación más rápida, reembolsos más veloces y menos retrasos contribuyen a un entorno laboral más solidario. Involucrar a las partes interesadas desde el principio y demostrar victorias rápidas puede generar impulso y confianza.
Sistemas de recursos humanos fragmentados
Desafío
Si tu pila de tecnología de recursos humanos incluye múltiples herramientas que no se comunican entre sí, automatizar incluso los flujos de trabajo básicos puede complicarse rápidamente. Los silos de datos dificultan garantizar la consistencia y reducir las transferencias manuales.
Solución
Una plataforma de automatización empresarial como Jitterbit Harmony conecta entre sí sistemas comunes de recursos humanos, como Workday, Gusto, ADP y Microsoft Teams, y los integra con otros sistemas centrales de la empresa. Esto crea una única fuente de información veraz para los datos de los empleados: ya no habrá entradas duplicadas ni registros desalineados.
10 casos de uso para la automatización de recursos humanos
Las tareas manuales ralentizan a los equipos de recursos humanos e introducen riesgos innecesarios. ¿La buena noticia? Muchas de esas tareas siguen patrones repetitivos que son perfectos para la automatización.
Aquí hay diez procesos de alto impacto que puedes automatizar para operaciones más rápidas y eficientes.
1. Inducción de empleados
Desde la oferta firmada hasta el Día 1, la incorporación implica coordinación entre recursos humanos, TI, nómina y la gerencia. Automatizar este proceso garantiza que no se pase por alto nada: se envían los contratos, se asigna la capacitación y se habilitan los accesos a los sistemas a tiempo. Una experiencia de incorporación fluida establece el tono para la retención a largo plazo.
2. Baja de la empresa
La baja de empleados es tan crucial como la incorporación, especialmente en lo que respecta a la seguridad y el cumplimiento. Con la automatización, puede revocar el acceso a las herramientas, notificar a las partes interesadas, emitir pagos finales y generar encuestas de salida, todo con un esfuerzo manual mínimo.
3. Procesamiento de nómina
Los errores de nómina son costosos y dañan la confianza de los empleados. Al conectar las herramientas de control de tiempo, los sistemas HRIS y las plataformas de nómina, puede eliminar la doble entrada, reducir los retrasos y garantizar que el pago sea siempre preciso y puntual.
4. Inscripción de beneficios
Los nuevos empleados a menudo se sienten abrumados por las opciones de beneficios y los plazos límite. Los flujos de trabajo automatizados pueden guiarlos a través del proceso de selección, enviar recordatorios antes de los plazos y enviar las elecciones finalizadas a su proveedor de beneficios sin errores ni correos electrónicos de ida y vuelta.
5. Solicitudes de tiempo libre
El enrutamiento manual de las solicitudes de tiempo libre ralentiza los procesos y genera cuellos de botella. La automatización permite a los empleados enviar solicitudes de forma digital, las dirige al aprobador correspondiente y actualiza los calendarios y los sistemas de nómina en tiempo real.
6. Evaluaciones de desempeño
Las evaluaciones anuales o trimestrales suelen requerir coordinación entre gerentes, colegas y sistemas. La automatización ayuda a programar los ciclos de evaluación, recopilar comentarios de 360 grados y almacenar los resultados en una ubicación central, lo que facilita el seguimiento del desempeño y el crecimiento a lo largo del tiempo.
7. Reembolsos de gastos
Nadie quiere esperar semanas para recibir un reembolso. Con la automatización, los empleados pueden enviar gastos, enviarlos para su aprobación y activar pagos de forma automática. También puede sincronizar los datos de gastos con herramientas de contabilidad para evitar la conciliación manual.
8. Capacitación en cumplimiento
La capacitación regulatoria y específica de la empresa es fundamental, pero fácil de pasar por alto. Automatice las inscripciones para los nuevos empleados, supervise el estado de finalización y envíe recordatorios de seguimiento para que su equipo se mantenga en cumplimiento sin necesidad de microgestión.
9. Publicación de ofertas de empleo y seguimiento de candidatos
Publicar vacantes en múltiples bolsas de empleo y hacer el seguimiento de los candidatos en distintos sistemas toma mucho tiempo. La automatización puede enviar ofertas a múltiples plataformas y recopilar las solicitudes directamente en su ATS o plataforma de recursos humanos, lo que ahorra horas cada semana.
10. Actualizaciones de datos de empleados
Los cambios en el puesto title, la remuneración o la ubicación deben reflejarse en varios sistemas. La automatización de estas actualizaciones garantiza la coherencia y ayuda a mantener la integridad de los datos en los sistemas de nómina, prestaciones, cumplimiento normativo y organigramas.
Caso de estudio del mundo real: Automatización de RRHH con código bajo
Una cosa es hablar de automatizar los procesos de recursos humanos. Otra muy distinta es verlos funcionar a escala. Aktif Bank, una de las instituciones financieras líderes de Turquía, necesitaba una forma más inteligente de gestionar el desempeño de los empleados. Sus equipos de recursos humanos y de TI luchaban con sistemas desconectados, seguimiento manual y visibilidad limitada en todos los departamentos.
Mediante la plataforma application development de bajo código de Jitterbit, la empresa desarrolló una solución personalizada de gestión del desempeño de 360 grados que unificó los datos, optimizó los flujos de trabajo y mejoró la transparencia en toda la organización, lo que dio como resultado:
- 30%: reducción del tiempo necesario para las evaluaciones
- 20%: aumento de la productividad general y los ingresos
- Hasta 10 horas ahorradas cada semana
- 15%: aumento en los índices de satisfacción de los empleados
- 10%: aumento en la retención de empleados
Lea el estudio de caso completo para conocer cómo Aktif Bank pudo lograr estos resultados automatizando sus flujos de trabajo de recursos humanos con low-code.
Optimice los procesos de recursos humanos con la plataforma de automatización de Jitterbit
No creemos en la automatización única para todos. Cada equipo de recursos humanos tiene sus propias herramientas, flujos de trabajo y desafíos. Nuestro trabajo es ayudarte a simplificar lo que es complicado.
Con la plataforma de integración y automatización impulsada por IA de Jitterbit, las empresas pueden:
- Conecta los sistemas que ya usan
- Construya flujos de trabajo seguros y escalables entre equipos
- Automatice las tareas manuales repetitivas
- Evite el desarrollo personalizado o empezar desde cero
