HR-automaatio-opas: Paranna tuottavuutta ja työntekijäkokemusta

Onko HR-osastosi hukkunut hallinnollisen työn alle? Et ole yksin: henkilöstöhallinto on yksi liiketoimintaprosessien automaation yleisimmin tunnistetut kohteet, joka jää toiseksi vain IT-alalle.

Perehdyttämisestä ja vaatimustenmukaisuudesta suorituksen seurantaan ja palkanlaskentaan HR vastaa monista aikaherkistä ja ihmiskeskeisistä prosesseista. Kun nämä työnkulkut ovat hitaita, manuaalisia tai irrallisia, sen vaikutukset tuntuvat koko organisaatiossa.

HR-automaatio antaa tiimeille työkalut toistuvien tehtävien virtaviivaistamiseen, virheiden vähentämiseen ja keskittymiseen aloitteisiin, jotka parantavat työntekijöiden sitoutumista ja pysyvyyttä. Tässä oppaassa tarkastelemme, mitä HR-automatisointi on, esittelemme keskeiset automatisoitavat prosessit ja jaamme parhaita käytäntöjä skaalautuvien, integroitujen työnkulkujen rakentamiseen.

Mikä on HR-automaatio?

HR-automaatio on teknologian käyttö toistuvien, sääntöpohjaisten henkilöstöhallinnon tehtävien hoitamiseen ilman jatkuvaa ihmisen väliintuloa.

Mieti kaikkia niitä vaiheita, joita uuden työntekijän palkkaamiseen liittyy. Keräät lomakkeita, lähetät sähköposteja, jaat työvälineitä, ilmoitat IT-osastolle, perustat palkanlaskennan ja seuraat perehdytystä. Kuvittele nyt, kuinka paljon aikaa voitaisiin säästää, jos nämä vaiheet tapahtuisivat automaattisesti – oikeassa järjestyksessä, oikeilla tiedoilla ja ilman tarvetta tarkistaa jokaista yksityiskohtaa kahteen kertaan.

HR-automaatiotyökalut ovat tehokkaita – varsinkin kun tekoälytekniikka on kehittynyt viime vuosina – mutta ne eivät korvaa henkilöstöhallinnon inhimillistä puolta. Sen sijaan ne auttavat vapautamaan aikaa vaikuttavampiin tehtäviin, kuten yrityskulttuurin rakentamiseen, työntekijöiden tukemiseen ja pitkän aikavälin strategian edistämiseen.

Esimerkkejä HR-automaatiotyökaluista

Suosittuja HR-automaatioohjelmistoja ovat:

• ADP: Palkanlaskennan, verotuksen ja etuuksien automatisointi
• Paylocity Palkanlaskennan automaatio
• Workday: Palkanlaskennan ja kykyjenhallinnan automaatio
• SmartRecruiters Rekrytoinnin ja hakijaseurannan automaatio
• ServiceNow: Työntekijän pyyntö-, perehdytys- ja tapaustenhallinta-automaatio

A Sapient Insights Groupin tekemä kyselytutkimus havaitsivat, että henkilöstöosastot käyttävät keskimäärin 9–11:tä eri HR-sovellusta työntekijätietojen hallintaan. HR-automaation avain ei kuitenkaan ole se, kuinka montaa työkalua käytät, vaan se, kuinka hyvin ne toimivat yhdessä.

HR-automaatio-ohjelmisto toimii parhaiten silloin, kun se on täysin integroitu – ei ainoastaan muihin HR-työkaluihin, vaan myös laajempiin operatiivisiin järjestelmiin, kuten taloushallintoon, projektinhallintaan ja IT:hen. Tästä huolimatta, 37% henkilöstöhallinnon vastaajista Automaatiotilan kartoitustutkimuksessamme sanoivat käyttävänsä edelleen manuaalinen tietojen syöttö yhdistääkseen osastonsa sovellukset muihin sovelluksiin ja tietolähteisiin.

Jitterbitin integraatioalusta tarjoaa valmiita liittimiä kaikkiin yllä mainittuihin HR-sovelluksiin ja moneen muuhun. Selaa sovellusliittimiemme täydellistä luetteloa.

Henkilöstöhallinnon automaation hyödyt

Kun vastaajia pyydettiin nimeämään, mitä henkilöstöhallinnon osa-alueita he haluaisivat parantaa eniten, 38% vastaajista ”State of Automation” -kyselyssämme nimesi tuottavuuden parantamisen tärkeimmäksi prioriteetiksi, jota seurasivat työntekijöiden pysyvyyden parantaminen, henkilöstöhallinnon työmäärän vähentäminen ja työilmapiirin parantaminen.

Näin automaatio voi auttaa vastaamaan näihin keskeisiin painopisteisiin:

Lisää tuottavuutta

Rutiinitehtävät, kuten tiedonsyöttö, asiakirjojen reititys ja hyväksyntätyönkulut, voivat viedä viikoittain tunteja aikaa. Automaatio antaa tuon ajan takaisin tiimillesi: paperityön tai tilapäivitysten perässä juoksemisen sijaan voit keskittyä strategiaan, kehitykseen ja vuorovaikutukseen.

Paranna pysyvyyttä

Ensimmäisillä vaikutelmilla on väliä. Yhdistämällä perehdytysprosessin tehtävät järjestelmien yli HR-automaatio estää kriittisten vaiheiden putoamisen pois kyydistä ja auttaa uusia työntekijöitä tuntemaan olonsa tuetuksi alusta alkaen.

Vähennä henkilöstöhallinnon taakkaa

Palkanlaskennan, etujen tai säännösten noudattamisen virheet voivat aiheuttaa päänvaivaa niin henkilöstöhallinnolle kuin työntekijöillekin. Tietojen siirron automatisointi järjestelmien välillä vähentää manuaalista syöttöä, poistaa versiointi-ongelmia ja auttaa varmistamaan, että tiedot pysyvät tarkkoina ja ajan tasalla. Se myös yksinkertaistaa vaatimustenmukaisuuden hallintaa seuraamalla toimintaa ja ylläpitämällä asianmukaista dokumentaatiota.

Kohota mielialaa

Kun työntekijät saavat viestintää viipymättä ja oikea-aikaista tukea, se rakentaa luottamusta ja kohottaa mielialaa. Automaatio auttaa työntekijöitä saamaan tarvitsemansa nopeammin – kulukorvauksista suoritusarviointeihin.

Yleiset HR-automaation käyttöönoton haasteet

HR-automaatiolla on selviä etuja, mutta se ei tarkoita, että käyttöönotto olisi aina helppoa. Kuten kaikissa toiminnallisissa muutoksissa, matkan varrella voi olla esteitä. Tässä on kolme yleistä haastetta, joiden kanssa HR-tiimit kamppailevat automaatiota toteuttaessaan, sekä strategiat niiden voittamiseksi.

Aika ja vaiva aloittamiseen

Henkilöstön ja sidosryhmien sitouttaminen

Hajautetut HR-järjestelmät

10 käyttötapausta HR-automatisoinnille

Manuaaliset tehtävät hidastavat HR-tiimejä ja aiheuttavat turhia riskejä. Hyvä uutinen? Moni näistä tehtävistä noudattaa toistettavia kaavoja, jotka sopivat täydellisesti automatisoitaviksi.

Tässä on kymmenen vaikuttavaa prosessia, jotka voit automatisoida nopeampaa ja tehokkaampaa toimintaa varten.

1. Työntekijän perehdytys

Allekirjoitetusta tarjouksesta ensimmäiseen työpäivään perehdytys edellyttää HR:n, IT:n, palkanlaskennan ja johdon välistä koordinointia. Tämän prosessin automatisointi varmistaa, ettei mikään unohdu: sopimukset lähetetään, koulutukset osoitetaan ja järjestelmäkäyttöoikeudet luodaan ajallaan. Sujuva perehdytyskokemus luo perustan pitkäaikaiselle sitouttamiselle.

2. Perehdytyksen päättäminen

Perehdytysprosessin päättäminen eli työsuhteen päättämisen hallinta on aivan yhtä tärkeää kuin perehdytyskin, erityisesti turvallisuuden ja säännösten noudattamisen kannalta. Automaation avulla voit poistaa käyttöoikeudet työkaluihin, ilmoittaa sidosryhmille, maksaa lopputilin ja luoda lähtökyselyitä – kaikki tämä vaatii vain vähän manuaalista työtä.

3. Palkanlaskenta

Palkanlaskentavirheet ovat kalliita ja heikentävät työntekijöiden luottamusta. Yhdistämällä työajanseurantatyökalut, HRIS-järjestelmät ja palkanlaskentaohjelmistot voit poistaa kaksinkertaisen tietojen syötön, vähentää viiveitä ja varmistaa, että palkka on aina tarkka ja maksetaan ajallaan.

4. Etuuksien rekisteröinti

Uudet työntekijät kokevat usein etuvalinnat ja määräajat ylivoimaisiksi. Automatisoidut työnkulut voivat opastaa heidät valintaprosessin läpi, lähettää muistutuksia ennen määräaikoja ja siirtää valmiit valinnat etuuksien tarjoajallesi ilman virheitä tai edestakaisia sähköposteja.

5. Poissaolopyynnöt

Manuaalinen vuosilomapyyntöjen reititys hidastaa toimintaa ja luo pullonkauloja. Automaation avulla työntekijät voivat lähettää pyynnöt sähköisesti, se ohjaa ne oikealle hyväksyjälle ja päivittää kalenterit sekä palkanlaskentajärjestelmät reaaliajassa.

6. Kehityskeskustelut

Vuosi- tai kvartaaliarvioinnit vaativat usein koordinointia esimiesten, kollegoiden ja järjestelmien kesken. Automaatio auttaa aikatauluttamaan arviointisyklejä, keräämään 360 asteen palautetta ja tallentamaan tulokset yhteen keskeiseen paikkaan – mikä helpottaa suorituskyvyn ja kasvun seurantaa ajan myötä.

7. Kulukorvaukset

Kukaan ei halua odottaa viikkoja rahojen takaisinmaksua. Automatisoinnin avulla työntekijät voivat lähettää kululaskut, ohjata ne hyväksyttäväksi ja käynnistää maksut automaattisesti. Voit myös synkronoida kulutiedot kirjanpitotyökalujen kanssa manuaalisen täsmäytyksen välttämiseksi.

8. Sääntöjen noudattamista koskeva koulutus

Sääntelyyn ja yrityskohtaiseen koulutukseen liittyvät koulutukset ovat kriittisiä, mutta ne on helppo unohtaa. Automatisoi uusien työntekijöiden ilmoittautumiset, seuraa suoritustiloja ja lähetä muistutuksia, jotta tiimisi pysyy säännösten mukaisena ilman mikromanageerausta.

9. Työpaikkailmoitukset ja hakijaseuranta

Avoimien työpaikkojen julkaiseminen useille työnhakusivustoille ja hakijoiden seuranta eri järjestelmissä vie aikaa. Automaatio voi siirtää ilmoitukset useille alustoille ja tuoda hakemukset suoraan ATS- tai HR-järjestelmääsi, mikä säästää tunteja viikossa.

10. Työntekijätietojen päivitykset

Työtehtävään title, palkkaukseen tai työpaikan sijaintiin tehdyt muutokset on kirjattava useisiin järjestelmiin. Näiden päivitysten automatisointi takaa yhdenmukaisuuden ja auttaa ylläpitämään tietojen eheyttä palkanlaskennassa, etuuksissa, säännösten noudattamisessa ja organisaatiokaavioissa.

Tapaustapaus todellisesta elämästä: HR-automaatio matalakoodilla

On eri asia puhua HR-prosessien automatisoinnista. Toinen asia on nähdä sen toimivan laajoissa mittoissa. Turkin johtaviin rahoituslaitoksiin kuuluva Aktif Bank tarvitsi älykkäämmän tavan hallita työntekijöiden suorituskykyä. Heidän HR- ja IT-tiiminsä kamppailivat irrallisten järjestelmien, manuaalisen seurannan ja osastojen välisen heikon näkyvyyden kanssa.

Jitterbitin low-code-alustan application development avulla yritys kehitti räätälöidyn 360-asteisen suorituskyvyn hallintaratkaisun, joka yhtenäisti tiedot, virtaviivaisti työnkulkuja ja paransi läpinäkyvyyttä koko organisaatiossa. Tämän seurauksena:

• 30%: arviointeihin tarvittavan ajan lyhentäminen
• 20% lisää yleistä tuottavuutta ja liikevaihtoa
• Jopa 10 tuntia säästetty viikossa
• 15%: työntekijöiden tyytyväisyysarvojen nousu
• 10% työntekijöiden pysyvyyden parantuminen

Lue koko tapaustutkimus miten Aktif Bank pystyi saavuttamaan nämä tulokset automatisoimalla HR-työnkulkunsa low-code-tekniikalla.

Tehosta HR-prosesseja Jitterbitin automaatioalustalla

Emme usko kaikille sopivaan automaatioon. Jokaisella HR-tiimillä on omat työkalunsa, työnkulkunsa ja haasteensa. Meidän tehtävämme on auttaa teitä yksinkertaistamaan se, mikä on monimutkaista.

Jitterbitin tekoälyä hyödyntävän automaatio- ja integraatioalustan avulla yritykset voivat:

• Yhdistä järjestelmät, joita he käyttävät jo
• Rakenna turvallisia ja skaalautuvia työnkulkuja tiimien välillä
• Automatisoi toistuvat manuaaliset tehtävät
• Vältä räätälöityä kehitystä tai tyhjästä aloittamista