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Il vostro dipartimento HR è sommerso dal lavoro amministrativo? Non siete soli: le risorse umane sono uno dei obiettivi più comunemente identificati per l'automazione dei processi aziendali, secondo solo all'IT.
Dall'onboarding e dalla conformità alla gestione delle prestazioni e alle paghe, le risorse umane sono responsabili di un'ampia gamma di processi urgenti e incentrati sulle persone. Quando questi flussi di lavoro sono lenti, manuali o disconnessi, l'impatto si ripercuote sull'intera organizzazione.
Automazione delle risorse umane offre ai team gli strumenti per semplificare le attività ripetitive, ridurre gli errori e concentrarsi su iniziative che migliorano il coinvolgimento e la retention dei dipendenti. In questa guida esploreremo cos'è l'automazione delle risorse umane, delineeremo i processi chiave da automatizzare e condivideremo le migliori pratiche per creare flussi di lavoro integrati e scalabili.
Cos'è l'automazione delle risorse umane?
Automazione delle risorse umane è l'uso della tecnologia per gestire attività HR ripetitive e basate su regole senza richiedere un intervento umano costante.
Pensa a tutti i passaggi necessari per assumere un nuovo dipendente. Raccogli moduli, invii email, assegni attrezzature, avvisi l'IT, configuri le paghe e monitori la formazione. Ora immagina quanto tempo si potrebbe risparmiare se quei passaggi avvenissero automaticamente, nell'ordine giusto, con i dati corretti e senza il bisogno di ricontrollare ogni dettaglio.
Gli strumenti di automazione per le risorse umane sono potenti, soprattutto con i progressi della tecnologia IA negli ultimi anni, ma non sostituiscono il lato umano delle risorse umane. Al contrario, aiutano a liberare tempo per attività di maggior impatto come la costruzione della cultura aziendale, il supporto ai dipendenti e la definizione di una strategia a lungo termine.
Esempi di strumenti di automazione HR
Le soluzioni software popolari per l'automazione delle risorse umane includono:
- ADP Automazione di buste paga, tasse e benefit
- Paylocity Automazione delle buste paga
- Workday: Automazione della gestione paghe e dei talenti
- SmartRecruiters Automazione del reclutamento e del monitoraggio dei candidati
- ServiceNow: Richiesta dei dipendenti, flusso di lavoro di onboarding e automazione della gestione dei casi
A sondaggio condotto da Sapient Insights Group ha scoperto che i team delle risorse umane utilizzano in media da 9 a 11 applicazioni HR diverse per gestire i dati dei dipendenti. Ma la chiave dell'automazione HR non è quanti strumenti usi, ma quanto bene lavorano insieme.
Il software di automazione HR funziona al meglio quando è completamente integrato, non solo con altri strumenti HR, ma anche con sistemi operativi più ampi come la finanza, la gestione dei progetti e l'IT. Detto questo, 37% tra gli intervistati del reparto Risorse Umane nel nostro sondaggio sullo stato dell'automazione hanno dichiarato di utilizzare ancora inserimento manuale dei dati per connettere le loro applicazioni dipartimentali ad altre app e fonti di dati.
La piattaforma di integrazione di Jitterbit offre connettori predefiniti per tutte le applicazioni HR sopra citate e molte altre. Sfoglia il nostro elenco completo di connettori per applicazioni.
Vantaggi dell'automazione delle risorse umane
Alla domanda su quali aspetti della gestione delle risorse umane desiderassero migliorare maggiormente, 38% degli intervistati nel nostro sondaggio “State of Automation” hanno indicato l’aumento della produttività come priorità assoluta, seguita da una maggiore fidelizzazione dei dipendenti, dalla riduzione degli oneri amministrativi legati alla gestione delle risorse umane e dal miglioramento del morale.
Ecco come l'automazione può aiutare ad affrontare queste aree chiave di intervento:
Aumentare la produttività
Le attività di routine come l'inserimento dati, l'inoltro di documenti e i flussi di approvazione possono divorare ore ogni settimana. L'automazione restituisce quel tempo al tuo team: invece di rintracciare scartoffie o inseguire aggiornamenti di stato, potete concentrarvi su strategia, sviluppo e coinvolgimento.
Aumenta la fidelizzazione
Le prime impressioni contano. Collegando le attività di onboarding tra diversi sistemi, l'automazione delle risorse umane evita che passaggi critici vengano trascurati e aiuta i nuovi assunti a sentirsi supportati fin dal primo giorno.
Ridurre il carico di gestione delle risorse umane
Gli errori nelle paghe, nei benefit o nella conformità possono creare grattacapi sia per le risorse umane che per i dipendenti. L'automazione del trasferimento dei dati tra i sistemi riduce l'inserimento manuale, elimina i problemi di versione e aiuta a garantire che le informazioni rimangano accurate e aggiornate. Semplifica inoltre la conformità monitorando le attività e mantenendo una documentazione adeguata.
Migliorare il morale
Quando i dipendenti ricevono comunicazioni tempestive e supporto rapido, si crea fiducia e migliora il morale. L'automazione aiuta i dipendenti a ottenere ciò di cui hanno bisogno più velocemente, dai rimborsi ai feedback sulle prestazioni.
Le sfide comuni nell'implementazione dell'automazione delle risorse umane
L'automazione delle risorse umane ha evidenti vantaggi, ma ciò non significa che l'adozione sia sempre facile. Come qualsiasi cambiamento operativo, ci possono essere ostacoli lungo il percorso. Ecco tre sfide comuni che i team HR affrontano quando implementano l'automazione, insieme alle strategie per superarle.
Tempo e impegno per iniziare
Sfida
La creazione di flussi di lavoro automatizzati richiede tempo iniziale, soprattutto se i vostri sistemi non sono ben collegati. I team delle risorse umane, già oberati di lavoro, potrebbero ritenere di non avere le risorse necessarie per mappare ogni processo e configurare l'automazione da zero.
Soluzione
Scegli una piattaforma che semplifichi l'integrazione. Jitterbit Harmony, grazie all'intelligenza artificiale e alla tecnologia low-code, semplifica il collegamento dei tuoi strumenti esistenti e la creazione di flussi di lavoro riutilizzabili che si adattano alle tue esigenze, così non dovrai reinventare la ruota ogni volta che qualcosa cambia.
Coinvolgimento e condivisione da parte dei dipendenti e degli stakeholder
Sfida
L'automazione può talvolta sollevare preoccupazioni tra i dipendenti che temono una riduzione dell'interazione umana o confusione riguardo ai nuovi processi. Anche l'IT o la dirigenza potrebbero essere esitanti se hanno visto fallire precedenti implementazioni tecnologiche.
Soluzione
Concentra i tuoi messaggi su come l'automazione migliora l'esperienza dei dipendenti. Un onboarding più rapido, rimborsi più veloci e minori ritardi contribuiscono a creare un ambiente di lavoro più favorevole. Coinvolgere tempestivamente gli stakeholder e dimostrare successi rapidi può creare slancio e fiducia.
Sistemi HR frammentati
Sfida
Se il tuo stack tecnologico HR include più strumenti che non comunicano tra loro, automatizzare anche i flussi di lavoro più semplici può diventare rapidamente complicato. I silos di dati rendono più difficile garantire la coerenza e ridurre i passaggi manuali.
Soluzione
Una piattaforma di automazione aziendale come Jitterbit Harmony collega tra loro i principali sistemi HR, quali Workday, Gusto, ADP e Microsoft Teams, nonché con altri sistemi aziendali fondamentali. Ciò garantisce un’unica fonte di dati attendibili per le informazioni sui dipendenti: niente più voci duplicate o record non allineati.
10 casi d'uso per l'automazione delle risorse umane
Le attività manuali rallentano i team HR e introducono rischi non necessari. La buona notizia? Molte di queste attività seguono schemi ripetibili che sono perfetti per l'automazione.
Ecco dieci processi ad alto impatto che puoi automatizzare per operazioni più rapide ed efficienti.
1. Onboarding dei dipendenti
Dall'offerta firmata al primo giorno, l'onboarding richiede il coordinamento tra risorse umane, IT, libro paga e management. Automatizzare questo processo garantisce che nulla venga tralasciato: i contratti vengono inviati, la formazione viene assegnata e l'accesso ai sistemi viene predisposto in tempo. Un'esperienza di onboarding fluida definisce le basi per la fidelizzazione a lungo termine.
2. Offboarding
L'offboarding è tanto critico quanto l'onboarding, soprattutto quando si tratta di sicurezza e conformità. Con l'automazione, è possibile revocare l'accesso agli strumenti, informare gli stakeholder, emettere le ultime buste paga e generare sondaggi di uscita, il tutto con un minimo sforzo manuale.
3. Elaborazione delle paghe
Gli errori nelle buste paga sono costosi e dannosi per la fiducia dei dipendenti. Collegando strumenti di rilevazione presenze, sistemi HRIS e piattaforme di payroll, è possibile eliminare il doppio inserimento, ridurre i ritardi e garantire che le retribuzioni siano sempre accurate e puntuali.
4. Adesione ai benefit
I neoassunti spesso si sentono sopraffatti dalle opzioni di benefit e dalle scadenze. I flussi di lavoro automatizzati possono guidarli attraverso il processo di selezione, inviare promemoria prima delle scadenze e trasmettere le scelte finalizzate al vostro fornitore di benefit senza errori o scambi di email.
5. Richieste dipermesso
La gestione manuale delle richieste di ferie rallenta i processi e crea colli di bottiglia. L'automazione consente ai dipendenti di inviare le richieste in formato digitale, le inoltra al responsabile competente e aggiorna i calendari e i sistemi di elaborazione paghe in tempo reale.
6. Valutazioni delle prestazioni
Le valutazioni annuali o trimestrali richiedono spesso il coordinamento tra manager, colleghi e sistemi. L'automazione aiuta a pianificare i cicli di valutazione, a raccogliere feedback a 360 gradi e a memorizzare i risultati in un'unica posizione centrale, rendendo più semplice monitorare le performance e la crescita nel corso del tempo.
7. Rimborsi spese
Nessuno vuole aspettare settimane per essere rimborsato. Con l'automazione, i dipendenti possono inviare le spese, inoltrarle per l'approvazione e attivare i pagamenti automaticamente. Puoi anche sincronizzare i dati delle spese con gli strumenti di contabilità per evitare la riconciliazione manuale.
8. Formazione sulla conformità
La formazione normativa e aziendale è fondamentale, ma facile da trascurare. Automatizza le iscrizioni per le nuove assunzioni, monitora lo stato di completamento e invia promemoria di follow-up in modo che il tuo team rimanga in regola senza bisogno di microgestione.
9. Pubblicazione di offerte di lavoro e tracciamento dei candidati
La pubblicazione di posizioni aperte su più portali di lavoro e il monitoraggio dei candidati su diversi sistemi richiedono molto tempo. L'automazione può inviare annunci a più piattaforme e importare le candidature direttamente nel tuo ATS o nella tua piattaforma HR, facendo risparmiare ore ogni settimana.
Aggiornamento dei dati dei dipendenti
Le modifiche relative alla posizione title, alla retribuzione o alla sede di lavoro devono essere riportate in diversi sistemi. L’automazione di questi aggiornamenti garantisce la coerenza e contribuisce a mantenere l’integrità dei dati relativi alle buste paga, ai benefici, alla conformità normativa e agli organigrammi.
Caso Studio Reale: Automazione HR con Low-Code
Un conto è parlare di automazione dei processi HR. Un altro è vederla funzionare su larga scala. Aktif Bank, uno dei principali istituti finanziari della Turchia, aveva bisogno di un modo più intelligente per gestire le performance dei dipendenti. I loro team HR e IT erano in difficoltà a causa di sistemi disconnessi, monitoraggio manuale e visibilità limitata tra i dipartimenti.
Utilizzando la piattaforma low-code application development di Jitterbit, l’azienda ha sviluppato una soluzione personalizzata di gestione delle prestazioni a 360 gradi che ha unificato i dati, semplificato i flussi di lavoro e migliorato la trasparenza in tutta l’organizzazione, con i seguenti risultati:
- 30%: riduzione del tempo necessario per le valutazioni
- 20%: aumento della produttività complessiva e del fatturato
- Fino a 10 ore risparmiate ogni settimana
- 15%: aumento dei punteggi relativi alla soddisfazione dei dipendenti
- 10%: aumento della fidelizzazione dei dipendenti
Leggi l'intero studio di caso per scoprire in che modo Aktif Bank è riuscita a ottenere questi risultati automatizzando i propri flussi di lavoro HR con il low-code.
Ottimizza i processi HR con la piattaforma di automazione di Jitterbit
Non crediamo nell'automazione valida per tutti. Ogni team HR ha i propri strumenti, flussi di lavoro e sfide. Il nostro compito è aiutarvi a semplificare ciò che è complicato.
Con la piattaforma di automazione e integrazione potenziata dall'intelligenza artificiale di Jitterbit, le aziende possono:
- Collega i sistemi che già usano
- Crea flussi di lavoro sicuri e scalabili tra i team
- Automatizza le attività manuali ripetitive
- Evitare lo sviluppo personalizzato o di partire da zero
