Guide d'automatisation RH : Améliorez la productivité et l'expérience employé

Votre service des ressources humaines est-il submergé par le travail administratif ? Vous n’êtes pas seul : les ressources humaines constituent l’une des les cibles les plus couramment identifiées pour l'automatisation des processus métier, juste derrière les TI.

De l'intégration et de la conformité au suivi des performances et à la paie, les RH sont responsables d'un large éventail de processus chronophages et axés sur les personnes. Lorsque ces flux de travail sont lents, manuels ou déconnectés, l'impact se répercute sur l'ensemble de l'organisation.

Automatisation des RH donne aux équipes les outils nécessaires pour rationaliser les tâches répétitives, réduire les erreurs et se concentrer sur les initiatives qui améliorent l'engagement et la fidélisation des employés. Dans ce guide, nous explorerons ce qu'est l'automatisation des RH, nous décrirons les processus clés à automatiser et nous partagerons les meilleures pratiques pour créer des flux de travail évolutifs et intégrés.

Qu'est-ce que l'automatisation des RH ?

Automatisation des RH est l'utilisation de la technologie pour gérer des tâches RH répétitives et basées sur des règles sans nécessiter d'intervention humaine constante.

Pensez à toutes les étapes nécessaires à l'embauche d'un nouvel employé. Vous collectez des formulaires, envoyez des e-mails, attribuez du matériel, informez le service informatique, mettez en place la paie et suivez la formation. Imaginez maintenant combien de temps pourrait être économisé si ces étapes se déroulaient automatiquement, dans le bon ordre, avec les bonnes données et sans avoir à vérifier chaque détail.

Les outils d'automatisation RH sont puissants – particulièrement avec la technologie IA qui progresse ces dernières années – mais ils ne remplacent pas la dimension humaine des RH. Au lieu de cela, ils aident à libérer du temps pour des tâches plus percutantes comme la construction de la culture, le soutien aux employés et la définition de la stratégie à long terme.

Exemples d'outils d'automatisation des RH

Les solutions logicielles populaires d'automatisation RH comprennent :

• ADP : Automatisation de la paie, des impôts et des avantages sociaux
• Paylocity : Automatisation de la paie
• Workday : Automatisation de la paie et de la gestion des talents
• SmartRecruiters : Automatisation du recrutement et du suivi des candidatures
• ServiceNow : Demande d'employé, flux de travail d'intégration et automatisation de la gestion des cas

A enquête réalisée par Sapient Insights Group ont constaté que les équipes des ressources humaines utilisent en moyenne 9 à 11 applications RH différentes pour gérer les données des employés. Mais la clé de l'automatisation des RH n'est pas le nombre d'outils que vous utilisez, mais la façon dont ils fonctionnent ensemble.

Les logiciels d'automatisation RH fonctionnent mieux lorsqu'ils sont entièrement intégrés, pas seulement à d'autres outils RH, mais aussi à des systèmes opérationnels plus larges tels que la finance, la gestion de projet et l'informatique. Cela étant dit, 37% de répondants du service des ressources humaines dans notre enquête sur l'état de l'automatisation ont déclaré utiliser encore saisie manuelle de données pour connecter leurs applications départementales à d'autres applications et sources de données.

La plateforme d'intégration de Jitterbit offre des connecteurs pré-construits pour toutes les applications RH ci-dessus et bien plus encore. Parcourez notre liste complète de connecteurs d'applications.

Avantages de l'automatisation des RH

Lorsqu'on leur a demandé d'indiquer les aspects de la gestion des ressources humaines qu'ils souhaitaient améliorer en priorité, 38% des participants à notre enquête « État de l'automatisation » ont classé l'augmentation de la productivité comme leur priorité absolue, suivie par la fidélisation accrue des collaborateurs, l'allègement de la charge de travail liée à la gestion des ressources humaines et l'amélioration du moral du personnel.

Voici comment l'automatisation peut aider à aborder ces domaines clés :

Augmenter la productivité

Les tâches de routine comme la saisie de données, l'acheminement de documents et les flux de travail d'approbation peuvent consommer des heures chaque semaine. L'automatisation redonne ce temps à votre équipe : au lieu de rechercher des documents ou de suivre l'état des mises à jour, vous pouvez vous concentrer sur la stratégie, le développement et l'engagement.

Augmenter la rétention

Les premières impressions comptent. En connectant les tâches d'intégration entre les systèmes, l'automatisation des RH évite que des étapes cruciales ne soient négligées et aide les nouveaux employés à se sentir soutenus dès le premier jour.

Alléger la charge de la gestion des RH

Les erreurs de paie, d'avantages sociaux ou de conformité peuvent causer des maux de tête tant pour les RH que pour les employés. L'automatisation du transfert de données entre les systèmes réduit la saisie manuelle, élimine les problèmes de versionnage et aide à garantir que les informations restent exactes et à jour. Elle simplifie également la conformité en suivant l'activité et en conservant la documentation appropriée.

Augmenter le moral

Lorsque les employés reçoivent une communication rapide et un soutien opportun, cela renforce la confiance et améliore le moral. L'automatisation aide les employés à obtenir plus rapidement ce dont ils ont besoin, qu'il s'agisse de remboursements ou de retours sur leur performance.

Défis courants de la mise en œuvre de l'automatisation RH

L'automatisation des RH présente des avantages évidents, mais cela ne signifie pas que son adoption est toujours facile. Comme tout changement opérationnel, des obstacles peuvent se présenter en cours de route. Voici trois défis courants auxquels les équipes RH sont confrontées lors de la mise en œuvre de l'automatisation, ainsi que des stratégies pour les surmonter.

Temps et effort pour démarrer

Adhésion des employés et des parties prenantes

Systèmes RH fragmentés

10 Cas d'utilisation de l'automatisation des RH

Les tâches manuelles ralentissent les équipes RH et introduisent des risques inutiles. La bonne nouvelle ? Bon nombre de ces tâches suivent des schémas répétables, parfaits pour l'automatisation.

Voici dix processus à fort impact que vous pouvez automatiser pour des opérations plus rapides et plus efficaces.

1. Intégration des employés

De l'offre signée au premier jour, l'intégration implique une coordination entre les RH, l'informatique, la paie et la direction. L'automatisation de ce processus garantit que rien n'est oublié : les contrats sont envoyés, la formation est assignée et l'accès au système est provisionné à temps. Une expérience d'intégration sans heurts donne le ton pour une rétention à long terme.

2. Départs

La déconnexion est tout aussi critique que l'intégration, surtout en ce qui concerne la sécurité et la conformité. Avec l'automatisation, vous pouvez révoquer l'accès aux outils, informer les parties prenantes, émettre les derniers bulletins de paie et générer des enquêtes de départ — le tout avec un minimum d'effort manuel.

3. Traitement de la paie

Les erreurs de paie sont coûteuses et nuisent à la confiance des employés. En connectant les outils de suivi du temps, les systèmes SIRH et les plateformes de paie, vous pouvez éliminer la double saisie, réduire les retards et garantir que la paie est toujours précise et ponctuelle.

4. Inscription aux avantages sociaux

Les nouveaux employés se sentent souvent dépassés par les options et les délais de candidature aux avantages. Les flux de travail automatisés peuvent les guider tout au long du processus de sélection, leur envoyer des rappels avant les dates limites et transmettre les sélections finalisées à votre fournisseur d'avantages sans erreurs ni échanges d'e-mails.

5. Demandes de congés

La gestion manuelle des demandes de congés payés ralentit le processus et crée des goulets d'étranglement. L'automatisation permet aux employés de soumettre des demandes numériquement, de les acheminer vers le responsable approprié et de mettre à jour les calendriers et les systèmes de paie en temps réel.

6. Évaluations de performance

Les évaluations annuelles ou trimestrielles nécessitent souvent une coordination entre les responsables, les pairs et les systèmes. L'automatisation aide à planifier les cycles d'évaluation, à recueillir les commentaires à 360 degrés et à stocker les résultats dans un emplacement central, ce qui facilite le suivi des performances et de la croissance au fil du temps.

7. Remboursements de frais

Personne ne souhaite attendre des semaines pour être remboursé. Grâce à l'automatisation, les employés peuvent soumettre leurs dépenses, les faire approuver et déclencher les paiements automatiquement. Vous pouvez également synchroniser les données de dépenses avec les outils comptables pour éviter la réconciliation manuelle.

8. Formation à la conformité

La formation réglementaire et spécifique à l'entreprise est essentielle, mais facile à négliger. Automatisez les inscriptions des nouveaux employés, suivez le statut d'achèvement et envoyez des rappels afin que votre équipe reste en conformité sans microgestion.

9. Offre d'emploi et suivi des candidats

Publier des postes ouverts sur plusieurs plateformes d'emploi et suivre les candidats à travers différents systèmes prend du temps. L'automatisation peut diffuser les offres sur plusieurs plateformes et importer directement les candidatures dans votre ATS ou votre plateforme RH, vous faisant ainsi gagner des heures chaque semaine.

10. Mises à jour des données des employés

Les modifications apportées au poste title, à la rémunération ou au lieu de travail doivent être répercutées dans plusieurs systèmes. L'automatisation de ces mises à jour garantit la cohérence et contribue à préserver l'intégrité des données dans les modules de paie, d'avantages sociaux, de conformité et d'organigrammes.

Étude de cas concrète : Automatisation des RH avec le low-code

C'est une chose de parler de l'automatisation des processus RH. C'en est une autre de la voir fonctionner à grande échelle. Aktif Bank, l'une des principales institutions financières de Turquie, avait besoin d'une manière plus intelligente de gérer les performances de ses employés. Ses équipes RH et informatique étaient aux prises avec des systèmes déconnectés, un suivi manuel et une visibilité limitée entre les départements.

Grâce à la plateforme « low-code » application development de Jitterbit, l'entreprise a mis au point une solution personnalisée de gestion des performances à 360 degrés qui a permis d'unifier les données, de rationaliser les flux de travail et d'améliorer la transparence à l'échelle de l'organisation, ce qui s'est traduit par :

• 30% : réduction du temps nécessaire aux évaluations
• 20% : augmentation de la productivité globale et du chiffre d'affaires
• Jusqu'à 10 heures par semaine économisées
• 15% : augmentation des scores de satisfaction des salariés
• 10% : amélioration de la fidélisation des salariés

Lisez l'étude de cas complète pour apprendre comment Aktif Bank a pu obtenir ces résultats en automatisant ses flux de travail RH avec le low-code.

Rationalisez les processus RH avec la plateforme d'automatisation de Jitterbit

Nous ne croyons pas en l'automatisation universelle. Chaque équipe RH a ses propres outils, flux de travail et défis. Notre mission est de vous aider à simplifier ce qui est compliqué.

Avec la plateforme d'automatisation et d'intégration de Jitterbit, enrichie par l'IA, les entreprises peuvent :

• Connecter les systèmes qu'ils utilisent déjà
• Créez des flux de travail sécurisés et évolutifs entre les équipes
• Automatiser les tâches manuelles répétitives
• Évitez le développement personnalisé ou de partir de zéro