Ultra-Bag reduz erros operacionais e economiza 2 horas diárias de processos manuais integrando ShipStation com o NetSuite

Como a plataforma de integração da Jitterbit se conecta ao ShipStation para eliminar processos manuais e aprimorar a experiência do cliente

Desafio

O excesso de processos manuais prejudicava a produtividade da Ultra-Bag resultando em diversos erros de envios

A Ultra-Bag.com, fornecedora de sacos a vácuo premium e acessórios de isolamento na América do Norte, enfrentava diversos erros de envio decorrentes da sua dependência em inserir dados de pedidos e remessas em vários sistemas manualmente.

“Quando um pedido era submetido por meio de uma ordem de compra, e-mail ou on-line, tinhamos que copiar manualmente os pedidos no site de cada transportadora – um por um”, disse Zachary Harris, proprietário da Ultra-Bag. “Muitos erros foram cometidosao copiar endereços e até mesmo com quantidades de pedidos.”

Para superar esses desafios, Zachary contratou funcionários em tempo integral com a responsabilidade exclusiva de inserir pedidos, criar etiquetas e garantir a precisão dos pedidos. No entanto, a equipe ainda se viu pouco eficaz com a entrada manual de dados, desperdiçando talentos e recursos altamente qualificados (e remunerados) em tarefas rotineiras e demoradas.

Depois de perceber que não poderia perder mais tempo ou dinheiro com processos manuais, Zachary decidiu atualizar seu ERP para o NetSuite e com o objetivo de buscar uma solução de automação mais sofisticada.

Solução

Integrar o ShipStation com o NetSuite habilitou uma automação completa

Havia alguns recursos tecnológicos essenciais que a equipe da Ultra-Bag queria em uma solução de automação entre a NetSuite e suas operadoras:

• Precisava ser baseado em nuvem
• Tinha que permitir conectividade de dados perfeita

“Ele teve que extrair pedidos de nosso ERP sem problemas, preencher nossos preços corretamente e comunicar-se de volta após a criação dos rótulos”, disse Harris.

Durante sua jornada de automação, a equipe Ultra-Bag conheceu a ShipStation, o software líder de remessa de e-commerce (e parceiro da Jitterbit). “Temos uma estrutura de preços exclusiva com uma de nossas operadoras”, disse Harris. “Tentamos vários outras tecnologias, mas o ShipStation foi o único que preencheu nossos preços corretamente! Isso foi muito importante para nós.”

Após implementar o ShipStation, a Ultra-Bag conseguiu combiná-lo com o NetSuitereduzindo erros operacionaisintegração para automatizar quatro fluxos de trabalho, incluindo a criação de novas etiquetas de pedidos, conexões cliente-transportadora, velocidade de envio e tipos de pacotes.

Antes:

Assim que um pedido era recebido, um membro da equipe Ultra-Bag deveria:

1. Insirir as informações do cliente na plataforma de envio designada.
2. Criar e imprimir uma etiqueta de envio.
3. Anexar a etiqueta ao sistema de gerenciamento de pedidos.
4. Rastrear e atualizar manualmente os clientes sobre suas remessas.

Depois:

Assim que um pedido é recebido:

1. Ele é inserido no NetSuite e, com a ajuda do iPaaS da Jitterbit, os dados do pedido são preenchidos automaticamente no ShipStation.
2. Um membro da equipe Ultra-Bag entra no ShipStation e, com alguns cliques, cria uma etiqueta de remessa e um número de rastreamento que sincroniza perfeitamente com o NetSuite.

As integrações de dados contínuas e em tempo real entre ShipStation e NetSuite permitem gerenciamento de pedidos e inventário mais rápido e preciso, resultando em melhores experiências do cliente e eliminando definitivamente a entrada manual de dados.

👉 O ShipStation, a principal plataforma de envio e atendimento ao cliente baseada na web para comércio eletrônico e parceiro da Jitterbit, utiliza a solução de integração, o Harmony, para automatizar o fluxo de dados de detalhes de envio e atendimento de pedidos para varejistas.

Resultado

Experiências de cliente mais rápidas, redução de processos manuais e com enorme economia de tempo e custos

Com o ShipStation e o NetSuite, Ultra-Bag economizou duas horas por dia de trabalho manual inserindo e mais de $ 1,000 por ano(em vez de selecionar um provedor de integração concorrente). Também houve uma redução mínima de 40% em erros de remessae uma diminuição geral nos envios perdidos ou em falta devido às ferramentas de relatórios do ShipStation.

Com a automação, a Ultra-Bag também aprimorou as experiências do clienteproporcionando mais agilidade, transparência e personalização em todo o processo de compra e envio.

“Ganhamos porque nosso atendimento ao cliente é excelente. Ser capaz de fornecer informações de rastreamento rapidamente e fornecer muita transparência se algo atrasar - isso ajuda a melhorar nossa comunicação e relacionamento com nossos clientes”, disse Harris.

A solução também ajudou a melhorar a eficiência dos colaboradores, tanto pela eliminação do trabalho manual quanto pela redução dos erros de envio. “Erros de envio são obviamente caros e podem prejudicar nosso relacionamento com os clientes, e agora que houve uma redução tão dramática, posso definitivamente ver uma melhoria na forma como nos comunicamos e trabalhamos juntos”, disse Harris.

Tanner Levitte, o companyO gerente de operações e armazém da Ultra-Bag, que gerencia a logística de remessa, concorda que a solução tem sido fundamental para melhorar a moral, graças à velocidade e precisão de envio mais rápidas. “ShipStation e NetSuite reduziram bastante meus níveis de estresse. Porque é tão automatizado, posso investir meu tempo nas coisas que mais importam em vez de nos preocuparmos se inserimos o endereço ou as informações do pedido incorretamente”, disse Levitte. "É rápido e fácil e simplesmente funciona! Funciona como prometido! E isso é muito importante para mim.”

Com planos de abrir novos armazéns nos próximos anos, as tecnologias combinadas da NetSuite e ShipStation, apoiadas pela Jitterbit, forneceram a Ultra-Bag bases mais sólidas preparadas para o futuro e escalabilidade para crescimento e expansão digital.

“Como temos o ShipStation integrado ao NetSuite, passamos nosso tempo focando no que é mais importante – oferecer uma experiência mais personalizada – e acredito que nossos clientes estão sentindo essa diferença.
– Zachary Harris, proprietário, Ultra-Bag