Waarom een ​​ultieme werknemersbeleving effectief HR-gegevensbeheer vereist

Door Greg Belkin, Directeur Productmarketing

Als consumenten hebben we veel flexibiliteit en keuze in hoe we winkelen en wat we kopen. Dat geeft ons de macht om hoge verwachtingen te koesteren bij de interactie met retailers, zorgverleners of elk ander type organisatie waarmee we in contact willen treden om een aankoop te doen.

De werknemerservaring verschilt niet van al deze consumentenervaringen. Net zoals kopers keuzes hebben bij het winkelen, hebben werknemers keuzes over de werkgevers waarvoor ze kiezen, hoe lang ze bij hen willen blijven, enzovoort. Het creëren van een naadloze ervaring van onboarding tot training tot loonadministratie zal het verschil maken in hoe tevreden een werknemer zal zijn. Dit zal op zijn beurt de productiviteit en de duur van het dienstverband bij het bedrijf bepalen, en kan bijdragen aan een positievere bedrijfscultuur.

Een belangrijke tactiek die slimme organisaties toepassen, is het samenbrengen van verschillende HR-gegevensbronnen voor bruikbare inzichten en een grotere efficiëntie. Dit omvat Human Resource Management Systems (HRMS) of Human Capital Management (HCM)-systemen die worden gebruikt tijdens de levenscyclus van medewerkers, zoals wervingsbeheer, het ter beschikking stellen van bedrijfsmiddelen, onkostenbeheer, en talentmanagementsystemen. Hier bekijken we wat HRMS-gegevensintegratie is, veelvoorkomende gebruiksscenario's en hoe HR-gegevensbeheer en -integratie helpen om de betrokkenheid van medewerkers te verbeteren.

Effectief HR-gegevensbeheer is een uitdaging

HR-management is het proces waarin kandidaten en medewerkers worden beheerd door hun toekomstige of huidige werkgevers, vanaf het moment dat de werving begint tot hun laatste werkdag. Dit management is meestal niet gecentreerd rond specifieke functie-eisen, maar omvat eerder onboarding, groei en ontwikkeling, beloningsbeheer, bedrijfscommunicatie en IT-servicetools.

Naarmate het proces vordert, worden er meerdere gegevensbronnen gecreëerd, wat vaak leidt tot datasilo's. Hierdoor wordt informatie over bijvoorbeeld de prestaties van werknemers niet goed gekoppeld aan de beloning, waardoor de productiviteit en het moraal van de werknemers een deuk oplopen. Zowel werkgever als werknemer moeten tijd vrijmaken van hun reguliere taken om deze gegevens aan te pakken en te normaliseren. .

De wereldwijde pandemie heeft ook gezorgd voor nieuwe uitdagingen bij het beheren van medewerkersgegevens. Een grotere afhankelijkheid van een op afstand werkend personeelsbestand, nieuwe communicatiemiddelen en fluctuerende budgetten hebben allemaal bijgedragen aan een suboptimale werknemerservaring. En de realiteit is dat HR-systemen niet alleen losgekoppeld zijn van elkaar, maar dat het aantal systemen ook alleen maar groeit naarmate bedrijven een 360-gradenbeeld van hun werknemers en contractanten willen creëren.

De rol van HR-systeemintegratie bij de werknemerservaring

Op zeer hoofdlijnen levert de integratie van systemen die worden gebruikt binnen HR en de employee experience een aantal potentiële voordelen op voor zowel de werknemer als de werkgever. Deze omvatten:

• Snellere productiviteitstijd. Een van de belangrijkste maatstaven voor een succesvolle onboarding-ervaring is hoe snel een nieuwe medewerker productief is. Door systemen zoals het toewijzen van bedrijfsmiddelen, training en systeemoriëntatie met elkaar te koppelen, verlopen data en besluitvorming sneller, waardoor de medewerker in kortere tijd productief kan zijn.
• Minder gegevensfouten. Het integreren van systemen met HCM-software en -oplossingen stelt organisaties in staat om repetitieve en tijdrovende handmatige gegevensinvoer te elimineren, omdat informatie wordt gedeeld vanuit één enkele bron van waarheid. Dit zorgt voor zichtbaarheid binnen de hele organisatie en een geruststellend gevoel dat gegevens nauwkeuriger zijn.
• Hoger moreel en grotere tevredenheid onder de werknemers. Laten we eerlijk zijn: er is niet veel voor nodig om het moreel van medewerkers te sap. Logistieke details, zoals hoe snel een medewerker zijn onkosten vergoed krijgt of hoe snel hij zijn bonussen ontvangt, kunnen een grote invloed hebben op een medewerker. Net zoals strategische HRM-processen en de bijbehorende systemen helpen bij de inwerking van nieuwe medewerkers, maakt de integratie van wervingsgerelateerde gegevens het wervingsproces ook veel efficiënter. Dit zorgt voor een sterke eerste indruk bij potentiële kandidaten en geeft een onmiddellijke boost aan het moreel als ze uiteindelijk worden aangenomen.
• Dalende omzet. Het integreren van HRM-systemen helpt het personeelsverloop te verminderen dankzij nauwkeurigere organisatorische werknemersinteracties en minder administratief werk. Het zit in de menselijke aard dat elke werknemer zich zowel gewaardeerd als erkend wil voelen, en een verbeterde werknemersbetrokkenheid helpt dit doel te bereiken.

Vereisten voor HCM-software-integratie

Jitterbit gelooft stellig in een consumentgerichte HRM-ervaring. Wij geloven dat het integreren van verschillende bronnen van medewerkersgegevens zowel de relatie tussen werknemer en werkgever versterkt door het stroomlijnen van de toegang van de werknemer tot zijn of haar persoonlijke gegevens. Wij noemen dit de Employee 360-aanpak, waarvan het hart draait om vier basispijlers:

1. Applicatieconnectoren: Applicatieconnectoren zijn functies die vooraf geconfigureerde en herbruikbare koppelingen bieden met een specifiek eindpunt, zoals Workday of andere gangbare HCM-systemen. Connectoren zorgen voor gegevensuitwisseling en verminderen de complexiteit van directe interactie met de API of gegevensuitwisselingsprotocollen van een eindpunt.
2. Integratierecepten: Recepten zijn op zichzelf staande, kant-en-klare integratieprojecten die gegevens in één richting verplaatsen tussen vergelijkbare objecten in twee toepassingen of systemen. Dit kan bijvoorbeeld een integratie zijn tussen software voor declaratieoverzichten van werknemers en een salarisadministratiesysteem.
3. Procesontwerpen: Dit zijn groepen vooraf gebouwde integratie-use-cases die de uitvoering van een specifiek proces versnellen met behulp van een aantal objecten in meerdere applicaties of systemen. Dit kan bijvoorbeeld zijn tussen een beloningsbeheersysteem en een prestatiebeheersysteem met als uiteindelijke doel consistentie.
4. Bezorgdiensten. Dit zijn kant-en-klare professional services-oplossingen met een vaste omvang, die zonder aanpassingen zijn geconfigureerd. Daarnaast bieden ze de mogelijkheid om de processjablonen uit te breiden met aanpassingen voor extra objecten en eindpunten. Hierdoor kunnen experts op het gebied van HCM-integratie best practices aanbevelen en helpen bij het opschalen van HCM-toepassingen.

Veelvoorkomende gebruiksscenario's voor HCM-software-integratie om de werknemerservaring te verbeteren

Met deze vier bovengenoemde basisprincipes op hun plaats biedt Jitterbit organisaties kansen om hun HR-gerelateerde processen te stroomlijnen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Optimalisatie van onboarding en offboarding. Bedrijven kunnen verbinden Workday-integratie API’s met bestaande partners op het gebied van talentwerving (bijvoorbeeld Salesforce of NetSuite) om belangrijke onboarding- en offboardingprocessen te automatiseren. Dit omvat onder meer het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden, verlof en andere functies. Het eindresultaat is dat nieuwe medewerkers sneller productief zijn en dat het offboardingproces voor vertrekkende medewerkers soepel verloopt.
• Versnelling van het onkostenbeheer. Organisaties kunnen hun bestaande Workday-integratie-API’s koppelen aan systemen zoals Concur, Coupa, Paycom en andere, om het onkostenbeheer voor zowel werknemers als werkgevers te vereenvoudigen. Dit draagt bij aan het optimaliseren van de registratie van onkosten en de verwerking van onkostendeclaraties, terwijl het moreel van de werknemers wordt verbeterd, zodat bedrijven zich kunnen richten op andere essentiële zaken.
• Activa-inrichting: HR-afdelingen kunnen Workday ERP-oplossingen integreren met ServiceNow, ServicePower en andere systemen om de ondersteuning bij het inzetproces, de planningoptimalisatie en andere cruciale aspecten van servicemanagement te optimaliseren. Wanneer HR-managers en anderen de juiste tools tijdig aan de juiste medewerkers verstrekken, wordt de tijd die nodig is om medewerkers in te zetten met 50 tot 80% verkort.

Aan de slag met HR-gegevensbeheer voor Werknemer 360

Deze blog biedt een breed overzicht van de voordelen die organisaties kunnen behalen door een ‘Employee 360’-integratieaanpak toe te passen in hun HRM-beheer. In de komende blog’s zullen we dieper ingaan op wat dit allemaal betekent vanuit het perspectief van HR-management, en hoe dit concreet van invloed is op het traject van de medewerker.

Ontdek tot die tijd hoe bedrijven zoals SmartRecruiters en KeyedIn Solutions hebben Employee 360-integraties ingeschakeld om hun HR-mogelijkheden naar een hoger niveau te tillen.