Torque Wheels schakelt over naar de hoogste versnelling met Jitterbit EDI

Amber Wolff

Net als EDI begon ARR Enterprises ongeveer 40 jaar geleden in de automobielindustrie. Sindsdien is het bedrijf uitgebreid met merken zoals Atlanta Wheels and Accessories en OE Wheelworks – beide bedrijven werken voornamelijk met upfitters en verkopen hun banden als onderdeel van pakketten en verzorgen ze de installatie.

Maar na de achteruitgang van de kwaliteit van aftermarket-wielen in de loop der jaren richtte het bedrijf Torque Wheels op om eindgebruikers OE-kwaliteitwielen aan te bieden via een netwerk van bandenverkopers. In de afgelopen twee jaar is Torque Wheels uitgegroeid tot een bedrijf met meer dan 50 medewerkers en negen magazijnen verspreid over de hele wereld United States, en een jaarlijkse omzet van ongeveer $40 tot $50 miljoen.

Torque Wheels is al meer dan een jaar Jitterbit EDI klant en we hebben onlangs met de CTO van het bedrijf, Alec Interrante, gesproken om hun ervaring tot nu toe te bespreken.

Beginnen

Net als de andere ARR-bedrijven, zei Alec, is Torque Wheels gebouwd op klantenservice. “In alles wat we doen staat de klant centraal. We repareerden het probleem, hebben het geregeld en zorgen voor de klant — en als er intern iets is wat het bedrijf nodig heeft, komt dat altijd op de tweede plaats.”

En dat gold ook voor EDI. Het bedrijf had eerder overwogen om EDI te gebruiken om zijn processen te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Maar toen ze op zoek gingen naar leveranciers, leek geen enkele geschikt: de grotere oplossingen leken verouderd en leken erg duur voor wat ze bood, en de ERP-software waarmee ze gebruikten beperkte de mogelijkheden voor de leveranciers van EDI waarmee ze konden samenwerken.

Maar er gebeurden twee dingen die EDI weer op de kaart brachten. Torque Wheels stapte over van zijn vorige ERP-systeem naar NetSuite, waardoor er veel meer EDI-aanbieders beschikbaar kwamen. Vervolgens begon het bedrijf onderhandelingen met een zeer grote nieuwe klant die eisde dat EDI onderdeel zou zijn van het orderproces.

Toen werkte Alec en zijn kleine team rechtstreeks met klanten via phone e-mail om bestellingen te plaatsen en problemen op te lossen. Maar het was vaak moeilijk om de stroomsage van orders bij te houden en te vermijden dat dingen over het hoofd werden gezien. Alec’s team bracht veel tijd door met het “zoeken naar gegevens” en met handmatige werkzaamheden terwijl ze de orders door het proces heen begeleidden. Dit hield hen tegen om vooruitgang te boeken met andere noodzakelijke initiatieven.

Daarom begon Torque Wheels te zoeken naar EDI-leveranciers die de interne processen konden stroomlijnen en tegelijkertijd de klantbeleving konden verbeteren. Het definitieve besluit viel echter op klantenservice. “We begonnen met het praten met verschillende verschillende EDI-bedrijven, en een groot deel van onze keuze was gebaseerd op wie het meest responsief was, wie onze vragen het snelst beantwoordde en wie de informatie voor ons had die we nodig hadden om onze keuze te maken,” zei Alec. “Met Jitterbit was het alsof we moesten zeggen: ‘Laten we ervoor zorgen dat alles voor u werkt.’ We kregen dat niveau van responsiviteit niet van iemand anders die we hebben gesproken.”

Omdat Torque Wheels nog weinig ervaring heeft met EDI en ze zo snel mogelijk operationeel moeten zijn, heeft Alec contact opgenomen met Jitterbit Professional Services om te helpen met de implementatie. ’Met een klant van zo’n omvang is het niet een goed idee om het zelf te proberen,“ zei Alec. ”Ik wilde de zekerheid hebben dat we beschikbaar en klaar zouden zijn voor hen, zonder dat ze moesten wachten tot we het leerden terwijl we bezig waren.“.

“Ze hebben het gewoon veel gemakkelijker gemaakt. Ik ben van nature een ontwikkelaar, dus wat we ook moesten doen, we hadden het kunnen doen, maar soms is die aanpak gewoon niet haalbaar,” zei hij.

Jitterbit Professional Services nam de communicatie rechtstreeks aan met de handelspartner. Toen het tijd was om documentspecificaties uit te wisselen, zei Alec: “Ze stuurden ons hun documentspecificaties en vroegen ook onze eigen. We konden antwoorden met “Wat u maar wilt” en Jitterbits enorme lijst met ondersteunde documenten aanbieden. Het was geweldig.”

Nadat Alec en zijn team alle benodigde informatie van de handelspartner hadden ontvangen, duurde het slechts ongeveer een maand voordat de implementatie van EDI volledig operationeel was. “We hadden één geval waarbij we contact moesten opnemen met het team van Jitterbit,” zei Alec. “We moesten e-mailmeldingen instellen voor een bepaald geval en [Jitterbit Professional Services] zei in feite: ‘OK, klaar.’ Het ging heel snel.”

Meer eenvoud

Hoewel Alec de beste praktijk volgt door de door Jitterbit verstrekte documentatie te onderhouden en uit te breiden Professional Services, is het tot nu toe niet nodig geweest om deze te gebruiken. “Ik heb niemand nooit verteld hoe ze iets moeten doen,” zei Alec.

Deze eenvoud is belangrijk in een bedrijf waar de bestellingen zelf vaak zeer complex zijn. Wielen zijn veel complexer dan veel mensen beseffen, legde Alec uit — er zijn veel verschillende maten en configuraties, afhankelijk van het voertuig, en vaak proberen klanten iets te bestellen dat niet geschikt is voor hun voertuig … of iets dat helemaal niet bestaat. “In het verleden moesten we het vinden en vervolgens contact opnemen met de klantenservice phone, en het proces kon enkele dagen duren,” zei Alec.

Zijn team ziet wel wat fouten ontstaan, maar volgens Alec zijn die het gevolg van het feit dat een klant iets verkeerd heeft ingevoerd. “Zoals het is ingericht, is het heel makkelijk om daar weer uit te komen,” legde hij uit. “Het is nooit een probleem van Jitterbit, en dat vind ik belangrijk.”

Omdat het team onmiddellijk meldingen van fouten ontvangt, is het veel sneller dan wanneer ze eerst moesten bellen en opvolgen, en vervolgens nog op de phone terugbelmeldingen moeten wachten. Van begin tot eind zou dit minstens een uur in beslag nemen — en dergelijke fouten kwamen bijna in elke bestelling voor. Nu heeft Torque Wheels onmiddellijk zicht op de bestellingen en kan het wijzigingen doorvoeren en vervolgens een bevestiging sturen waarin wordt aangegeven wat ze voor hun specifieke voertuig moeten bestellen.

“Het is verrassend effectief om fouten en orders te corrigeren. Het werkt echt goed voor ons,” zei Alec. “Terwijl ze proberen om dingen te bestellen, ontdekken we sneller als ze iets niet hebben wat correct is — ik zie de meldingen verschijnen en het gaat heel snel.”

Meer besparingen

Dit heeft een enorme tijdbesparing opgeleverd voor Torque Wheels, wat volgens Alec geweldig is omdat ze met zo’n klein team werken. “Het zijn alleen ik en nog één persoon op de technische afdeling. Er zijn een paar medewerkers van de verkoop- en boekhouding die betrokken zijn bij bepaalde delen van het proces, maar wat betreft het hele proces zit het er alleen tussen ons in,” zei Alec.

Hij noemt de grotere beschikbaarheid als een groot voordeel van hun Jitterbit-oplossing. “Ik kan maar weinig doen, en met EDI is dat veel gemakkelijker. Dit zou voor ons kleine team onmogelijk zijn geweest zonder EDI.” De automatisering bespaart enorm veel tijd aan beide kanten, waardoor het verkoopteam van Torque Wheels meer tijd heeft om daadwerkelijk te verkopen en het team van Alec tijd heeft om belangrijke zaken zoals compliance aan te pakken.

Maar hoewel de tijdsbesparing aanzienlijk is, zijn er ook financiële besparingen geweest: de vrijgekomen uren Jitterbit EDI betekenen geld dat kan worden besteed aan andere dingen. En tussen gemiste leveringen, bestelfouten waardoor een klant iets krijgt dat hij niet kan gebruiken, onjuiste informatie tijdens het bestelproces en meer, schat Alec dat ze ook rechtstreeks ongeveer $400 per week besparen voor een enkele klant. “Als een willekeurig artikel verkeerd wordt verzonden, is dat duur!” zei hij.

Beter vermogen om te groeien

Het opzetten van hun grootste klant was enorm voor hen. “Maar we groeien nu echt snel,” zei Alec. “We zullen binnenkort waarschijnlijk nog vijf nieuwe klanten hebben, omdat we heel snel veel grote e-commerceaccounts aanboren.”

Torque Wheels bereidt zich nu voor om te gaan verkopen aan verschillende e-commerce-klanten die belangrijke spelers zijn in hun branche – bedrijven die aanzienlijk groter zijn dan Torque Wheels zelf. “Ik heb momenteel een backlog, en met deze klanten zullen we alles automatiseren.”

Hij voelt zich veel beter voorbereid om deze klanten te binden dan toen hij werd benaderd door zijn eerste EDI-partner. Hij weet immers dat het een snel proces zal zijn. De oplossing is al beschikbaar en hij kan de eerste EDI-klant als model gebruiken voor toekomstige opstellingen. Jitterbit beschikt over een lange lijst van vooraf gebouwde handelspartners, maar zelfs als nieuwe klanten er niet tussen zitten, duurt het toevoegen van deze partners slechts enkele minuten.

Onlangs, toen een andere potentiële partner vroeg naar de EDI-mogelijkheden van Torque Wheels, kon Alec opnieuw de lijst met door Jitterbit ondersteunde documenten sturen en hen laten weten dat ze goed worden verzorgd. ’Dat ziet er zeer goed uit voor ons,“ zei Alec. ”Het heeft enorme voordelen Jitterbit EDI omdat het het gemakkelijker maakt om die relaties te beheren.“ Een ander voordeel is dat het ze op een manier beheert die kan worden bijgehouden, in tegenstelling tot toen het team moeite had met het proberen alles handmatig te doen.

“Eerlijk gezegd hoef ik niet veel te doen, want het werkt gewoon goed,” zei Alec. “Jitterbit is makkelijk te installeren en te gebruiken.” Dat is belangrijk, zei Alec, omdat een van de belangrijkste dingen voor Torque Wheels betrouwbaarheid is. “In alles wat we doen is dat altijd het geval. Tot nu toe zijn er helemaal geen problemen geweest!”