Pourquoi une expérience collaborateur de premier ordre nécessite une gestion efficace des données RH

Par Greg Belkin, Directeur du marketing produit

En tant que consommateurs, nous disposons d'une grande flexibilité et d'un large choix dans notre façon de faire nos achats et dans ce que nous achetons. Cela nous donne le pouvoir d'avoir des attentes élevées lorsque nous interagissons avec des détaillants, des prestataires de soins de santé ou tout autre type d'organisation avec laquelle nous souhaitons interagir pour effectuer un achat.

L'expérience des employés n'est pas différente de n'importe laquelle de ces expériences de consommation. Tout comme les acheteurs ont le choix de leurs achats, les employés ont le choix des employeurs qu'ils rejoignent, du temps qu'ils décident de rester avec eux, etc. Créer une expérience fluide, de l'intégration à la formation et à la gestion de la rémunération, fera toute la différence quant au niveau de satisfaction d'un employé. Cela déterminera à son tour la productivité, la durée du séjour dans l'entreprise, et peut contribuer à une culture d'entreprise plus positive.

Une stratégie clé utilisée par les organisations avisées consiste à regrouper différentes sources de données RH pour obtenir des informations exploitables et accroître l'efficacité. Cela inclut les systèmes de gestion des ressources humaines (GRH) ou les systèmes de gestion du capital humain (GCH) qui sont utilisés tout au long du cycle de vie des employés, tels que la gestion du recrutement, l'attribution des équipements, gestion des notes de frais, et des systèmes de gestion des talents. Ici, nous examinerons en quoi consiste l'intégration des données des systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS), les cas d'utilisation courants, et comment la gestion et l'intégration des données RH contribuent à améliorer l'engagement des employés.

Une gestion efficace des données RH est difficile

La gestion des ressources humaines est le processus par lequel les candidats et les employés sont gérés par leurs employeurs actuels ou potentiels, du début du recrutement jusqu'à leur dernier jour de travail. Cette gestion n'est généralement pas centrée sur des exigences professionnelles spécifiques, mais englobe plutôt l'intégration, la croissance et le développement, la gestion de la rémunération, la communication d'entreprise et la gestion des services informatiques.

Au fur et à mesure que le processus se déroule, de multiples sources de données sont créées, ce qui conduit souvent à des silos de données. Par conséquent, les informations concernant la performance des employés, par exemple, ne sont pas correctement reliées à la rémunération, et la productivité ainsi que le moral des employés en pâtissent. L'employeur comme l'employé doivent consacrer du temps en dehors de leurs responsabilités habituelles pour traiter et normaliser ces données. .

La pandémie mondiale a également engendré de nouveaux défis dans la gestion des données des employés. Une dépendance accrue envers une main-d'œuvre à distance, de nouveaux outils de communication et des budgets fluctuants ont tous contribué à une expérience employé sous-optimale. Et la réalité est que non seulement les systèmes RH sont déconnectés, mais en plus, leur nombre ne cesse de croître alors que les entreprises cherchent à créer une vue à 360 degrés de leurs employés et sous-traitants.

Rôle de l'intégration des systèmes RH dans l'expérience collaborateur

À un niveau très général, l'intégration des systèmes utilisés dans les RH et l'expérience employé génère un certain nombre d'avantages potentiels tant pour le salarié que pour l'employeur. Ceux-ci incluent :

• Délai de productivité raccourci. L'une des mesures clés d'une expérience d'intégration réussie est la rapidité avec laquelle un nouvel employé devient productif. En reliant entre eux des systèmes tels que l'attribution du matériel, la formation et l'orientation vers les différents systèmes, les données et la prise de décision s'accélèrent, permettant à l'employé d'être productif dans un délai plus court.
• Moins d'erreurs de données. L'intégration des systèmes avec les logiciels et solutions de gestion du capital humain (HCM) permet aux organisations d'éliminer la saisie manuelle de données, répétitive et chronophage, grâce au partage d'informations provenant d'une source unique de vérité. Cela crée une visibilité à travers toute l'organisation et un sentiment rassurant quant à la plus grande exactitude des données.
• Amélioration du moral et de la satisfaction des employés. Soyons honnêtes : il suffit de peu pour sap le moral des employés. Des détails logistiques, tels que la rapidité avec laquelle un employé est remboursé ou reçoit ses primes, peuvent avoir un impact considérable sur lui. Tout comme les processus stratégiques de gestion des ressources humaines et leurs systèmes d’appui facilitent l’intégration des nouveaux collaborateurs, l’intégration des données liées au recrutement rend également le processus d’embauche beaucoup plus efficace. Cela crée une excellente première impression auprès des candidats potentiels et renforce instantanément leur moral s’ils finissent par être embauchés.
• Chiffre d'affaires en baisse. L'intégration de systèmes de gestion des ressources humaines contribue à réduire le taux de rotation du personnel grâce à des interactions organisationnelles plus précises entre employés et à une diminution du travail administratif. Il est dans la nature humaine que chaque employé souhaite se sentir à la fois valorisé et apprécié, et l'amélioration de l'engagement des employés contribue à atteindre cet objectif.

Prérequis pour l'intégration d'un logiciel HCM

Jitterbit croit fermement en une expérience de gestion des ressources humaines axée sur le consommateur. Nous croyons que l'intégration de différentes sources de données sur les employés renforce à la fois la relation entre l'employé et l'employeur en simplifiant l'accès de l'employé à ses données personnelles. Nous appelons cela l'approche Employé 360, dont le cœur s'articule autour de quatre piliers fondamentaux :

1. Connecteurs d'applications : Les connecteurs d'application sont des fonctionnalités qui offrent une connectivité prête à l'emploi et réutilisable vers un point de terminaison spécifique, tel que Workday ou d'autres systèmes HCM courants. Les connecteurs permettent le partage des données et réduisent la complexité liée à l'interaction directe avec l'API ou les protocoles d'échange de données d'un point de terminaison.
2. Recettes d'intégration : Les recettes sont des projets d'intégration pré-intégrés uniques qui déplacent les données dans une seule direction entre des objets similaires de deux applications ou systèmes. Par exemple, il peut s'agir d'une intégration entre un logiciel de notes de frais des employés et un système de gestion de la paie.
3. Modèles de processus : Ce sont des groupes de cas d'utilisation d'intégration préconstruits qui accélèrent l'exécution d'un processus spécifique en utilisant un certain nombre d'objets à travers de multiples applications ou systèmes. Il peut s'agir, par exemple, d'une intégration entre un système de gestion de la rémunération et un système de gestion des performances, avec pour objectif final la cohérence.
4. Services de livraison. Il s'agit de solutions professional services prêtes à l'emploi, à périmètre défini, sans personnalisation. Elles offrent également la possibilité d'étendre les modèles de processus grâce à des personnalisations portant sur des objets et des points de terminaison supplémentaires. Cela permet aux experts en intégration HCM de recommander les meilleures pratiques et de contribuer à l'évolution des cas d'utilisation HCM.

Cas d'utilisation courants de l'intégration de logiciels HCM pour améliorer l'expérience des employés

Ces quatre éléments de base étant en place, Jitterbit offre aux organisations la possibilité de rationaliser leurs processus liés aux ressources humaines. Voici quelques exemples :

• Optimisation de l'intégration et du départ. Les entreprises peuvent se connecter Intégration de Workday Des interfaces de programmation d'applications (API) avec des partenaires fournisseurs spécialisés dans le recrutement (Salesforce ou NetSuite, par exemple) afin d'automatiser les principaux processus d'intégration et de départ. Cela inclut la gestion des avantages sociaux, des congés payés et d'autres fonctionnalités. Il en résulte une mise en production plus rapide des nouveaux collaborateurs et un processus de départ fluide pour les collaborateurs qui quittent l'entreprise.
• Accélération de la gestion des notes de frais. Les entreprises peuvent intégrer leurs API d'intégration Workday existantes à des systèmes tels que Concur, Coupa, Paycom et d'autres afin de faciliter la gestion des notes de frais tant pour les salariés que pour les employeurs. Cela permet d'optimiser l'enregistrement des notes de frais et le traitement des rapports, tout en renforçant la motivation des salariés, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur d'autres priorités essentielles.
• Approvisionnement d'actifs : Les services RH peuvent intégrer les solutions ERP Workday à ServiceNow, ServicePower et d'autres outils afin d'optimiser la gestion des affectations, l'optimisation des plannings et d'autres aspects essentiels de la gestion des services. Lorsque les responsables RH et autres intervenants mettent les bons outils à la disposition des bons collaborateurs en temps opportun, le délai de déploiement des collaborateurs est réduit de 50 à 80%.

Premiers pas avec la gestion des données RH Employee 360

Ce blog offre un aperçu général des avantages dont peuvent bénéficier les organisations lorsqu’elles mettent en œuvre une approche d’intégration « Employee 360 » dans leur gestion des ressources humaines. Dans les prochains blog, nous approfondirons ce que cela implique du point de vue de la gestion des ressources humaines, ainsi que son impact spécifique sur le parcours des collaborateurs.

D'ici là, découvrez comment des entreprises comme SmartRecruiters et KeyedIn Solutions ont activé les intégrations d'Employee 360 pour propulser leurs capacités RH vers de nouveaux sommets.