Cinco Benefícios de um Sistema Integrado de Gestão de Despesas de Funcionários

Por Sharvaani, Gerente de Marketing de Conteúdo

A gestão de despesas dos funcionários é uma parte crítica da gestão eficaz de funcionários, desde o momento em que entram em uma organização até o momento em que saem. Os funcionários dependem de um programa de gestão de despesas que funcione bem para que possam ser devidamente reembolsados de maneira oportuna e eficiente. No entanto, apesar de sua importância, é uma função que geralmente não é discutida longamente, a menos que esteja quebrada.

Empresas astutas estão bem cientes da necessidade de reembolsar os funcionários de forma eficaz e, normalmente, investem em plataformas de gestão de despesas para registrar, processar, pagar e controlar as despesas iniciadas pelos colaboradores.

Apesar desses investimentos, o processo de gestão de despesas ainda costuma ser complicado e trabalhoso. Os processos de gestão de despesas incluem captura, aprovação, compilação e reembolso aos funcionários, muitas vezes gerenciados em vários sistemas diferentes. Qualquer atraso nesse processo deixa o funcionário frustrado, o que prejudica imediatamente o moral e a produtividade. Os três erros mais comuns no processamento da gestão de despesas incluem:

• Reembolsos Inprecisos: De acordo com o Relatório de Tendências de Gestão de Viagens e Despesas de 2019, 43% das organizações ainda gerenciam os relatórios de despesas manualmente, o que abre grande margem para erros. Os processos manuais levam a reembolsos imprecisos, o que afeta gravemente o ânimo dos funcionários e causa atrasos na produtividade.
• Violações de Conformidade com a Política Corporativa: Quando há confusão em relação à política de viagens corporativas, as despesas costumam ser enviadas erroneamente e rejeitadas no momento da análise ou reembolsadas de forma imprecisa. O resultado é, na melhor das hipóteses, atrasos no reembolso ou, na pior, perda de receita corporativa. Uma política específica de viagens corporativas pode contribuir significativamente para reduzir os atrasos nos reembolsos, mas precisa ser adequadamente integrada às práticas existentes de gestão de despesas.
• Reembolsos Atrasados: Há muitas razões pelas quais um relatório de despesas pode sofrer atrasos. Por exemplo, se um relatório de despesas for preenchido incorretamente por um funcionário, ou se a equipe que gerencia os relatórios de despesas não estiver disponível, o processo de atendimento a uma solicitação de reembolso pode ser severamente prejudicado. Para evitar esses atrasos, os gerentes de Finanças e RH devem automatizar e integrar a maior parte possível do processo.

Benefícios de um Sistema Eficiente de Gestão de Despesas de Funcionários

Um sistema de gestão de despesas eficiente e detalhado foi projetado para gerenciar e executar eficazmente as necessidades de reembolso dos funcionários de maneira rápida e eficaz, a fim de proteger a produtividade e o moral, sujeito às políticas e aos procedimentos corporativos. Ele abriga dados críticos usados para processar e analisar a solicitação de reembolso. Ele também deve se coordenar adequadamente com os dados recebidos de outros sistemas relacionados, como repositórios de dados de funcionários e softwares de contabilidade. Se esses objetivos forem alcançados, cinco benefícios principais serão obtidos:

1. Integração de funcionários mais rápida: Um dos maiores investimentos de tempo que os gestores de RH devem fazer é com os novos funcionários. Como parte desse investimento de tempo, o RH deve trabalhar com o financeiro para fornecer a esses funcionários acesso ao relatório de despesas. Automatizando o processo de gestão de despesas, e a integração de dados de sistemas essenciais (como sistemas HCM com plataformas de gestão de despesas) diminui o tempo de configuração necessário. Como resultado, a integração de funcionários é mais rápida e as equipes de RH e finanças tornam-se mais produtivas e eficientes.
2. Maior confiança entre empregador e empregado: Se as despesas forem enviadas corretamente e processadas em um prazo razoável, o vínculo entre empregadores e funcionários é fortalecido. Os funcionários se sentem bem com seus empregadores e têm confiança neles para processar suas despesas sem se distraírem de outras responsabilidades. Ao mesmo tempo, os empregadores têm confiança em seus funcionários para atender às próprias necessidades tanto quanto for apropriado para o processo de gestão de despesas.
3. Aumento da produtividade dos gerentes de RH e finanças: Com processos automatizados de relatórios de despesas implementados, os funcionários não apenas conseguem enviar seus próprios relatórios de despesas, mas também são capazes de resolver problemas e exceções que possam surgir desses relatórios de forma independente. Essa capacidade presta um enorme favor às equipes de RH e finanças, que de outra forma precisariam intervir e ajudar. Como resultado, ambas as equipes tornam-se mais produtivas ao se dedicarem a outras tarefas críticas.
4. Maior satisfação e moral dos funcionários: Quando os processos de relatório e revisão de despesas são automatizados e integrados a sistemas cruciais relacionados, isso resulta em prazos de reembolso acelerados. Como resultado, os funcionários ficam satisfeitos e produtivos, podendo concentrar suas mentes em projetos de trabalho críticos. O relatório de despesas pode não ser um processo discutido com frequência, mas isso pode mudar muito rápido assim que ele começa a ficar lento ou a falhar. Quanto menos vezes esse assunto precisar ser abordado, mais tempo os funcionários terão para realizar seu trabalho.
5. Planejamento financeiro pessoal aprimorado: O timing e a capacidade de fazer previsões são partes fundamentais da gestão financeira. Em nível pessoal, a maioria de nós sabe quando esperar seus salários, o que nos ajuda a tomar boas decisões sobre o pagamento de contas. Da mesma forma, ao automatizar o processo de gestão de despesas, podemos fazer previsões mais precisas sobre quando receberemos o reembolso. Essa precisão nos ajuda a estabelecer um melhor planejamento financeiro.

O gerenciamento eficaz do processo de relatório de despesas é moleza com o da Jitterbit Soluções de API360 para Experiência do Funcionário. Essas soluções ajudam as organizações a integrar suas APIs de integração relacionadas à gestão de despesas existentes com sistemas como Concur, Coupa, Paycom e outros, para tornar esses processos mais fáceis tanto para os funcionários quanto para os empregadores. Isso ajuda a otimizar o registro de contas de despesas e o processamento de relatórios, ao mesmo tempo em que aumenta o moral dos funcionários, para que as empresas possam se concentrar em outros requisitos críticos. Os Modelos de Processo são mapeamentos e fluxos de trabalho pré-construídos para uma necessidade específica de integração entre endpoints. Os modelos proporcionam um ponto de partida para o projeto de integração, para que você não precise construir tudo do zero. Eles fornecem os mapeamentos de campos e casos de uso mais comuns de que a maioria dos clientes precisa. Exemplos desses modelos incluem:

• Workday <> Modelo de despesas de funcionários da Coupa: A Jitterbit oferece modelos de integração com o Coupa (Workday) prontos para uso, que permitem que os funcionários evitem procedimentos complicados de registro de despesas. Por ser uma solução pré-configurada, esse modelo agiliza a configuração das contas de gestão de despesas e reduz a necessidade de suporte técnico. A equipe de RH economiza tempo que seria gasto no registro manual de despesas, o que resulta em maior produtividade. Os funcionários sentem maior satisfação e têm melhor ânimo graças à agilização do prazo de pagamento.
• Modelo de Despesas de Funcionários NetSuite Coupa: Destinado aos usuários atuais do Workday e do Coupa, este modelo foi criado para aliviar a carga de trabalho relacionada à gestão de tempo, tanto para os funcionários quanto para os gerentes de RH que os atendem. A criação e o gerenciamento de contas para relatórios de despesas são simplificados e automatizados, reduzindo a margem para erros humanos, aumentando a rapidez no reembolso das despesas dos funcionários e proporcionando uma melhor experiência geral para todos os usuários.

Primeiros Passos com o Gerenciamento de Dados de RH do Employee 360

A Jitterbit é apaixonada por simplificar o processo de gestão de despesas dos funcionários. Acreditamos que quanto mais eficaz for esse processo, mais felizes e eficazes os funcionários serão.

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