Por Sharvaani, Gerente de Marketing de Conteúdo
O gerenciamento de despesas com funcionários é uma parte crítica do gerenciamento eficaz de funcionários, desde o momento em que eles ingressam em uma organização até o momento em que saem. Os funcionários dependem de um programa de gerenciamento de despesas que funcione bem para que possam ser devidamente reembolsados de maneira oportuna e eficiente. Apesar de sua importância, no entanto, é uma função que geralmente não é discutida longamente, a menos que seja quebrada.
Corporações experientes estão bem cientes da necessidade de reembolsar os funcionários de forma eficaz e normalmente investem em plataformas de gerenciamento de despesas para registrar, processar, pagar e controlar as despesas iniciadas pelos funcionários.
Apesar desses investimentos, o processo de gestão de despesas ainda costuma ser complicado e trabalhoso. Os processos de gerenciamento de despesas incluem capturar, aprovar, compilar e reembolsar os funcionários, muitas vezes gerenciados em vários sistemas diferentes. Qualquer atraso nesse processo deixa o funcionário frustrado, o que prejudica imediatamente o moral e a produtividade. Os três erros mais comuns no processamento de gerenciamento de despesas incluem:
- Reembolsos incorretos: De acordo com o Relatório de tendências de gerenciamento de viagens e despesas de 2019, 43% das organizações ainda gerenciam os relatórios de despesas manualmente, o que permite muito espaço para erros. Processos manuais levam a reembolsos imprecisos, o que afeta gravemente o moral e causa atrasos na produtividade.
- Violações de Conformidade com a Política Corporativa: Quando há confusão em relação à política de viagens corporativas, as despesas geralmente são enviadas erroneamente e rejeitadas no momento da revisão ou reembolsadas incorretamente. O resultado é, na melhor das hipóteses, atrasos no reembolso ou, na pior, perda de receita corporativa. Uma política específica de viagens corporativas pode ajudar bastante a diminuir os atrasos no reembolso, mas precisa ser devidamente integrada às práticas existentes de gerenciamento de despesas.
- Reembolsos Atrasados: Existem muitas razões pelas quais um relatório de despesas pode ser adiado. Por exemplo, se um relatório de despesas for preenchido incorretamente por um funcionário ou se os relatórios de despesas da equipe de gerenciamento não estiverem disponíveis, o processo de atendimento de uma solicitação de reembolso pode ser seriamente prejudicado. Para evitar esses atrasos, os gerentes de Finanças e RH devem automatizar e integrar o máximo possível do processo.
Benefícios de um Sistema Eficiente de Gerenciamento de Despesas de Funcionários
Um sistema de gerenciamento de despesas eficiente e detalhado é projetado para gerenciar e executar com eficácia as necessidades de reembolso dos funcionários de maneira rápida e eficaz para proteger a produtividade e o moral, sujeito às políticas e procedimentos corporativos. Abriga dados críticos usados para processar e analisar a solicitação de reembolso. Ele também deve coordenar adequadamente os dados recebidos de outros sistemas relacionados, como repositórios de dados de funcionários e software de contabilidade. Se essas metas forem atendidas, cinco benefícios principais serão alcançados:
- Integração mais rápida de funcionários: Um dos maiores investimentos de tempo que os gerentes de RH devem fazer é com novos funcionários. Como parte desse investimento de tempo, o RH deve trabalhar com finanças para fornecer a esses funcionários acesso a relatórios de despesas. A automação do processo de gerenciamento de despesas e a integração de dados dos principais sistemas (como sistemas HCM com plataformas de gerenciamento de despesas) diminuem os tempos de configuração necessários. Como resultado, a integração dos funcionários é mais rápida e as equipes de RH e finanças são mais produtivas e eficientes.
- Maior confiança entre empregador e empregado: Se as despesas forem apresentadas de forma adequada e processadas em um prazo razoável, o vínculo entre empregadores e empregados é fortalecido. Os funcionários se sentem bem com seus empregadores e confiam neles para processar suas despesas sem se distrair de outras responsabilidades. Ao mesmo tempo, os empregadores confiam em seus funcionários para atender às suas necessidades tanto quanto for apropriado para o processo de gerenciamento de despesas.
- Aumento da produtividade dos gerentes de RH e financeiro: Com processos automatizados de relatórios de despesas, os funcionários não apenas podem enviar relatórios de despesas por conta própria, mas também podem resolver problemas e exceções que possam surgir desses relatórios de forma independente. Essa habilidade faz grandes favores para as equipes de RH e finanças que, de outra forma, seriam obrigadas a intervir e ajudar. Como resultado, ambas as equipes são mais produtivas atendendo a outras tarefas críticas.
- Maior satisfação e moral dos funcionários: Quando os processos de relatório e revisão de despesas são automatizados e integrados com sistemas críticos relacionados, isso leva a cronogramas de reembolso acelerados. Como resultado, os funcionários ficam satisfeitos e produtivos e são capazes de se concentrar em projetos de trabalho críticos. O relatório de despesas pode não ser um processo discutido com frequência, mas pode mudar muito rapidamente quando começa a desacelerar ou quebrar. Quanto menos vezes esse assunto tiver que ser abordado, mais tempo os funcionários terão para realizar seu trabalho.
- Planejamento financeiro pessoal aprimorado: O tempo e a capacidade de fazer previsões são uma parte crítica do gerenciamento das finanças. Em nível pessoal, a maioria de nós sabe quando esperar nossos contracheques, o que nos ajuda a tomar boas decisões sobre o pagamento de contas. Da mesma forma, ao automatizar o processo de gerenciamento de despesas, podemos fazer previsões mais precisas sobre quando receberemos o reembolso. Essa precisão nos ajuda a estabelecer um melhor planejamento financeiro.
O gerenciamento eficaz do processo de relatórios de despesas é moleza com o Jitterbit's Soluções API360 de experiência do funcionário. Essas soluções ajudam as organizações a integrar suas APIs de integração relacionadas ao gerenciamento de despesas existentes com sistemas como Concur, Coupa, Paycom e outros para tornar esses processos mais fáceis para funcionários e empregadores. Isso ajuda a otimizar o registro de contas de despesas e o processamento de relatórios, ao mesmo tempo em que aumenta o moral dos funcionários para que as empresas possam se concentrar em outros requisitos críticos. Modelos de processo são mapeamentos e fluxos de trabalho pré-construídos para uma necessidade de integração específica entre endpoints. Os modelos fornecem uma vantagem inicial para o projeto de integração, para que você não precise criar tudo do zero. Eles fornecem os mapeamentos de campo mais comuns e os casos de uso de que a maioria dos clientes precisa. Exemplos desses modelos incluem:
- Workday <> Modelo de Despesas de Funcionários Coupa: O Jitterbit está pronto para uso Workday Modelos de integração Coupa que permitem que os funcionários evitem realizar procedimentos complicados de registro de despesas. Uma solução pré-embalada, este modelo acelera a configuração da conta de gerenciamento de despesas e reduz os requisitos de suporte técnico. O pessoal de RH economiza tempo para realizar o registro de despesas manualmente, levando a uma maior produtividade. Os funcionários sentem uma maior sensação de satisfação e moral graças ao tempo de pagamento acelerado.
- Modelo de Despesas de Funcionários NetSuite <> Coupa: Projetado para existente Workday e usuários Coupa, este modelo foi projetado para aliviar os encargos de gerenciamento de tempo para funcionários e gerentes de RH que os atendem. A criação e o gerenciamento de relatórios de despesas são simplificados e automatizados, reduzindo o espaço para erro humano, aumentando a velocidade de reembolso de despesas de funcionários e proporcionando uma melhor experiência geral para todos os usuários.
Introdução ao gerenciamento de dados do Employee 360 HR
A Jitterbit é apaixonada por simplificar o processo de gerenciamento de despesas dos funcionários. Acreditamos que quanto mais eficaz for esse processo, mais felizes e eficazes serão os funcionários.
Não aceite nossa palavra. Leia como empresas como Recrutadores inteligentes e Soluções com chave permitiram que as integrações do Employee 360 levassem seus recursos de RH para o próximo nível.
