Fem fördelar med ett integrerat system för hantering av anställdas utlägg

Av Sharvaani, Content Marketing Manager

Hantering av utlägg för anställda är en kritisk del av att effektivt leda medarbetare, från det ögonblick de börjar på en organisation till den stund de lämnar den. Medarbetare är beroende av ett väl fungerande utläggshanteringsprogram för att få rätt ersättning på ett snabbt och effektivt sätt. Trots dess betydelse är det dock en funktion som vanligtvis inte diskuteras i stor utsträckning om den inte är trasig.

Medvetna företag är väl medvetna om behovet av att ersätta anställda på ett effektivt sätt och investerar vanligtvis i plattformar för utgiftshantering för att registrera, behandla, betala och kontrollera utgifter som initierats av anställda.

Trots dessa investeringar är processen för att hantera utgifter fortfarande ofta komplicerad och besvärlig. Utgiftshanteringsprocesser omfattar att registrera, godkänna, sammanställa och ersätta de anställda, vilket ofta hanteras i flera olika system. Varje försening i denna process gör den anställde frustrerad, vilket omedelbart skadar moralen och produktiviteten. De tre vanligaste felen vid hantering av utgifter är:

• Felaktiga utlägg: Enligt rapporten ”Trender inom rese- och utgiftshantering 2019” hanterar 43% av organisationerna fortfarande utgiftsrapporteringen manuellt, vilket medför stor risk för fel. Manuella processer leder till felaktiga ersättningar, vilket allvarligt påverkar arbetsmoralen och orsakar produktivitetsförsämringar.
• Överträdelser av företagspolicyn: När det råder oklarhet kring företagets resepolicy lämnas utlägg ofta in felaktigt och blir antingen avvisade vid granskningen eller felaktigt återbetalda. Resultatet blir i bästa fall fördröjda utbetalningar och i värsta fall förlorade företagsintäkter. En specifik resepolicy kan bidra avsevärt till att minska fördröjningar av utläggsåterbetalning, men den måste integreras på rätt sätt med befintliga rutiner för utläggshantering.
• Försenade utbetalningar: Det finns många anledningar till varför en utläggsrapport kan bli försenad. Om en anställd till exempel fyller i en utläggsrapport felaktigt, eller om det team som hanterar utläggsrapporter inte är tillgängligt, kan processen för att uppfylla en återbetalningsbegäran avsevärt förhindras. För att undvika dessa förseningar bör ekonomi- och HR-chefer automatisera och integrera så stor del av processen som möjligt.

Fördelar med ett effektivt system för hantering av anställdas utlägg

Ett effektivt och specificerat utläggshanteringssystem är utformat för att på ett snabbt och effektivt sätt hantera och utföra de anställdas ersättningsbehov för att skydda produktiviteten och moralen, med förbehåll för företagets policyer och procedurer. Det lagrar kritisk data som används för att behandla och analysera ersättningsbegäran. Det måste också samordnas på rätt sätt med data som tas emot från andra relaterade system, såsom personaldatabaser och bokföringsprogram. Om dessa mål uppnås uppnås fem centrala fördelar:

1. Snabbare introduktion av nyanställda: En av de största tidsinvesteringarna som HR-chefer måste göra gäller nyanställda. Som en del av denna tidsinvestering måste HR arbeta tillsammans med finansavdelningen för att ge dessa medarbetare tillgång till utgiftsrapportering. Automatisering av utgiftshanteringsprocessen, och att integrera data från nyckelsystem (som HCM-system med utgiftshanteringsplattformar) minskar de tidsåtgångar som krävs för konfiguration. Som ett resultat går onboardingen av anställda snabbare och HR- och ekonomiteamen blir mer produktiva och effektiva.
2. Ökat förtroende mellan arbetsgivare och anställd: Om utlägg redovisas på rätt sätt och behandlas inom en rimlig tidsram stärks bandet mellan arbetsgivare och anställda. De anställda känner sig uppskattade av sina arbetsgivare och har förtroende för att de hanterar deras utlägg utan att dras från andra ansvarsområden. Samtidigt har arbetsgivarna förtroende för att de anställda själva hanterar sina behov i den utsträckning som är lämplig för utläggshanteringsprocessen.
3. Ökad produktivitet för HR- och ekonomichefer: Genom att automatisera processerna för utläggsredovisning kan anställde inte bara skicka in sina utlägg på egen hand, utan de kan också lösa problem och avvikelser som kan uppstå i samband med dessa på ett självständigt sätt. Denna förmåga är till stor hjälp för HR- och ekonomiteamen, som annars skulle behöva gripa in och hjälpa till. Som ett resultat av detta blir båda dessa team mer produktiva och kan ägna sig åt andra viktiga uppgifter.
4. Ökad medarbetarnöjdhet och arbetsmoral: När utläggshantering och granskningsprocesser automatiseras och integreras med kritiska relaterade system leder det till snabbare återbetalningstider. Som ett resultat är de anställda nöjda och produktiva, och kan ägna sig åt viktiga arbetsprojekt. Utläggshantering kanske inte är en process som diskuteras ofta, men det kan ändras väldigt snabbt så snart den börjar gå långsamt eller sluta fungera. Ju färre gånger det ämnet behöver tas upp, desto mer tid får de anställda över till att utföra sitt arbete.
5. Förbättrad personlig ekonomisk planering: Timing och förmågan att göra förutsägelser är en avgörande del av att hantera sin ekonomi. På ett personligt plan vet de flesta av oss när vi kan förvänta oss våra löner, vilket hjälper oss att fatta bra beslut om att betala räkningar. På samma sätt kan vi, genom att automatisera utgiftshanteringsprocessen, göra mer exakta förutsägelser om när vi kommer att få ersättningen. Den precisionen hjälper oss att skapa en bättre ekonomisk planering.

Effektiv hantering av utläggsrapporter är en barnlek med Jitterbits Medarbetarupplevelse API360-lösningar. Dessa lösningar hjälper organisationer att integrera sina befintliga integrations-API:er för utgiftshantering med system som Concur, Coupa, Paycom och andra för att göra dessa processer en både enklare för anställda och arbetsgivare. Detta bidrar till att optimera registreringen av utgiftskonton och rapporthanteringen samtidigt som det ökar de anställdas moral så att företag kan fokusera på andra viktiga krav. Processmallar är förbyggda mappningar och arbetsflöden för ett specifikt integrationsbehov mellan slutpunkter. Mallar ger en tjuvstart på integrationsprojektet så att du inte behöver bygga allt från grunden. De tillhandahåller de vanligaste fältmappningarna och användningsfallen som de flesta kunder behöver. Exempel på sådana mallar inkluderar:

• Workday <> Coupa-mall för personalutgifter: Jitterbit erbjuder färdiga integrationsmallar för Workday Coupa som gör det möjligt för medarbetarna att slippa krångliga rutiner för utgiftsredovisning. Denna mall är en färdiglösning som påskyndar konfigurationen av konton för utgiftshantering och minskar behovet av teknisk support. HR-personal sparar tid som annars skulle gå åt till manuell utgiftsredovisning, vilket leder till högre produktivitet. Medarbetarna upplever större tillfredsställelse och bättre arbetsmoral tack vare snabbare utbetalningar.
• NetSuite Coupa Utläggsmall för anställda: Denna mall är avsedd för befintliga användare av Workday och Coupa och har utformats för att underlätta tidshanteringen både för medarbetarna och för de HR-chefer som ansvarar för dem. Skapandet och hanteringen av konton för utgiftsrapportering är förenklat och automatiserat, vilket minskar risken för mänskliga fel, påskyndar ersättningen av medarbetarnas utgifter och ger en bättre helhetsupplevelse för alla användare.

Komma igång med Employee 360 HR-datahantering

Jitterbit brinner för att förenkla hanteringen av anställdas utlägg. Vi tror att ju effektivare denna process är, desto gladare och mer effektiva kommer de anställda att vara.

Ta inte bara vårt ord för det. Läs hur företag som SmartRecruiters och KeyedIn Solutions har aktiverat Employee 360-integrationer för att ta sina HR-funktioner till nästa nivå.