Fem fördelar med ett integrerat system för hantering av personalkostnader

av Sharvani, Content Marketing Manager

Personalutgiftshantering är en kritisk del av att effektivt hantera anställda, från det ögonblick de går med i en organisation till det ögonblick de lämnar. Anställda är beroende av ett välfungerande program för utgiftshantering så att de kan få rätt ersättning i tid och på ett effektivt sätt. Trots dess betydelse är det dock en funktion som vanligtvis inte diskuteras så länge om den inte är trasig.

Kunniga företag är väl medvetna om behovet av att ersätta anställda effektivt och investerar vanligtvis i kostnadshanteringsplattformar för att registrera, bearbeta, betala och kontrollera utgifter som initieras av anställda.

Trots dessa investeringar är processen att hantera utgifter fortfarande ofta komplicerad och krånglig. Kostnadshanteringsprocesser inkluderar att fånga upp, godkänna, sammanställa och ersätta de anställda, ofta hanterade i flera olika system. Varje försening i denna process gör den anställde frustrerad, vilket omedelbart skadar moralen och produktiviteten. De tre vanligaste felen i utgiftshanteringshantering inkluderar:

• Felaktiga återbetalningar: Enligt 2019 års rese- och kostnadshanteringsrapport hanterar 43 % av organisationerna fortfarande utgiftsrapportering manuellt, vilket ger mycket utrymme för fel. Manuella processer leder till felaktiga återbetalningar, vilket allvarligt påverkar moralen och orsakar produktivitetsförseningar.
• Överträdelser av företagspolicy: När det råder förvirring angående företagets resepolicy, skickas utgifter ofta in felaktigt och antingen avvisas vid tidpunkten för granskning eller ersätts felaktigt. Resultatet är i bästa fall förseningar i ersättningen eller i värsta fall förlorade företagsintäkter. En specifik företagsresepolicy kan gå långt för att minska förseningar i ersättningen, men måste integreras ordentligt med befintliga utgiftshanteringsmetoder.
• Försenade återbetalningar: Det finns många anledningar till att en utgiftsredovisning kan bli försenad. Till exempel, om en utgiftsrapport fylls i felaktigt av en anställd, eller om teamet som hanterar utgiftsrapporter inte är tillgängligt, kan processen för att uppfylla en begäran om ersättning försvåras allvarligt. För att undvika dessa förseningar bör ekonomi- och personalchefer automatisera och integrera så mycket av processen som möjligt.

Fördelarna med ett effektivt system för hantering av personalkostnader

Ett effektivt och specificerat utgiftshanteringssystem är utformat för att effektivt hantera och utföra de anställdas ersättningsbehov på ett snabbt och effektivt sätt för att skydda produktivitet och moral, med förbehåll för företagets policyer och procedurer. Den innehåller kritiska data som används för att bearbeta och analysera begäran om återbetalning. Den måste också samordnas korrekt med data som tas emot från andra relaterade system, såsom datalager för anställda och bokföringsprogram. Om dessa mål uppnås uppnås fem viktiga fördelar:

1. Snabbare introduktion av anställda: En av de största tidsinvesteringarna som HR-chefer måste göra är med nya medarbetare. Som en del av den tidsinvesteringen måste HR arbeta med ekonomi för att ge dessa anställda tillgång till kostnadsrapportering. Att automatisera kostnadshanteringsprocessen och integrera data från nyckelsystem tillsammans (som HCM-system med kostnadshanteringsplattformar) minskar nödvändiga installationstider. Som ett resultat går introduktionen av anställda snabbare och HR- och ekonomiteam är mer produktiva och effektiva.
2. Ökat förtroende mellan arbetsgivare och arbetstagare: Om utgifterna lämnas in på rätt sätt och hanteras inom en rimlig tidsram stärks bandet mellan arbetsgivare och anställda. Anställda mår bra av sina arbetsgivare och har tron ​​på dem att hantera sina utgifter utan att distraheras från andra ansvarsområden. Samtidigt har arbetsgivare tilltro till sina anställda att självbetjäna sina behov så mycket som är lämpligt för kostnadshanteringsprocessen.
3. Ökad HR- och ekonomichefsproduktivitet: Med automatiserade utgiftsrapporteringsprocesser på plats kan anställda inte bara skicka in utgiftsrapporter på egen hand, utan kan också lösa problem och undantag som kan uppstå från dessa rapporter på egen hand. Denna förmåga gör stora tjänster för HR- och finansteam som annars skulle behöva gå in och hjälpa till. Som ett resultat är båda dessa team mer produktiva när de sköter andra kritiska uppgifter.
4. Ökad medarbetartillfredsställelse och moral: När processer för kostnadsrapportering och granskning automatiseras och integreras med kritiska relaterade system, leder det till snabbare återbetalningstider. Som ett resultat blir medarbetarna nöjda och produktiva och kan sätta sig in i kritiska arbetsprojekt. Kostnadsrapportering kanske inte är en process som diskuteras ofta, men som kan förändras väldigt snabbt när den börjar sakta ner eller gå sönder. Ju färre gånger det ämnet måste tas upp, desto mer tid har de anställda på sig att få sitt arbete gjort.
5. Förbättrad personlig ekonomisk planering: Timing och förmågan att göra förutsägelser är en kritisk del av ekonomihanteringen. På en personlig nivå vet de flesta av oss när vi kan förvänta oss våra lönecheckar, vilket hjälper oss att fatta bra beslut om att betala räkningar. På samma sätt kan vi, genom att automatisera kostnadshanteringsprocessen, göra mer exakta förutsägelser om när vi kommer att få återbetalningen. Den noggrannheten hjälper oss att skapa bättre ekonomisk planering.

Effektiv utgiftsrapportprocesshantering är en cakewalk med Jitterbit's Medarbetarerfarenhet API360-lösningar. Dessa lösningar hjälper organisationer att integrera sina befintliga kostnadshanteringsrelaterade integrations-API:er med system som Concur, Coupa, Paycom och andra för att göra dessa processer enklare för både anställda och arbetsgivare. Detta hjälper till att optimera utgiftskontoregistrering och rapportbearbetning samtidigt som de anställdas moral ökar så att företag kan fokusera på andra kritiska krav. Processmallar är förbyggda mappningar och arbetsflöden för ett specifikt integrationsbehov mellan slutpunkter. Mallar ger ett försprång till integrationsprojektet så att du inte behöver bygga allt från grunden. De tillhandahåller de vanligaste fältmappningarna och användningsfallen som de flesta kunder behöver. Exempel på dessa mallar inkluderar:

• Workday <> Coupa Personal Expense Mall: Jitterbit har redo att användas Workday Coupa-integrationsmallar som gör det möjligt för anställda att undvika att utföra besvärliga utgiftsregistreringsprocedurer. Denna mall är en färdigförpackad lösning som snabbar upp konfigurationen av utgiftshanteringskonton och minskar kraven på teknisk support. HR-personal sparar tid för att utföra utgiftsregistrering manuellt, vilket leder till högre produktivitet. Medarbetarna känner en högre känsla av tillfredsställelse och moral tack vare snabbare tid att betala.
• NetSuite <> Coupa Personal Expense Mall: Designad för existerande Workday och Coupa-användare är den här mallen utformad för att underlätta tidshanteringsbördan för både anställda och HR-chefer som servar dem. Skapande och hantering av utgiftsrapportering av konton är strömlinjeformad och automatiserad, vilket minskar utrymmet för mänskliga fel, ökar hastigheten för ersättning av de anställdas kostnader och ger en bättre övergripande upplevelse för alla användare.

Komma igång med Employee 360 ​​HR Data Management

Jitterbit brinner för att effektivisera processen för personalutgiftshantering. Vi tror att ju effektivare denna process är, desto gladare och mer effektiva kommer medarbetarna att bli.

Ta inte vårt ord för det. Läs hur företag gillar SmartRekryterare och KeyedIn-lösningar har gjort det möjligt för Employee 360-integrationer att ta deras HR-kapacitet till nästa nivå.