por Sharvaani, Content Marketing Manager
La gestión de gastos de los empleados es una parte fundamental de la gestión eficaz de los empleados, desde el momento en que se unen a una organización hasta el momento en que se van. Los empleados dependen de un programa de administración de gastos que funcione bien para que se les pueda reembolsar adecuadamente de manera oportuna y eficiente. Sin embargo, a pesar de su importancia, es una función que generalmente no se discute en profundidad a menos que se rompa.
Las corporaciones inteligentes son muy conscientes de la necesidad de reembolsar a los empleados de manera efectiva y, por lo general, invierten en plataformas de gestión de gastos para registrar, procesar, pagar y controlar los gastos iniciados por los empleados.
A pesar de estas inversiones, el proceso de gestión de gastos sigue siendo complicado y engorroso. Los procesos de gestión de gastos incluyen capturar, aprobar, compilar y reembolsar a los empleados, a menudo gestionados en múltiples sistemas diferentes. Cualquier retraso en este proceso deja al empleado frustrado, lo que inmediatamente daña la moral y la productividad. Los tres errores más comunes en el procesamiento de la gestión de gastos incluyen:
- Reembolsos inexactos: Según el Informe de tendencias de gestión de gastos y viajes de 2019, el 43 % de las organizaciones todavía gestionan los informes de gastos de forma manual, lo que permite un gran margen de error. Los procesos manuales conducen a reembolsos inexactos, lo que afecta gravemente la moral y provoca retrasos en la productividad.
- Infracciones de cumplimiento de la política corporativa: Cuando hay confusión con respecto a la política de viajes corporativos, los gastos a menudo se envían de forma errónea y se rechazan en el momento de la revisión o se reembolsan de forma incorrecta. El resultado es, en el mejor de los casos, retrasos en los reembolsos o, en el peor, pérdida de ingresos corporativos. Una política específica de viajes corporativos puede contribuir en gran medida a disminuir los retrasos en los reembolsos, pero debe integrarse adecuadamente con las prácticas de gestión de gastos existentes.
- Reembolsos atrasados: Hay muchas razones por las que un informe de gastos puede retrasarse. Por ejemplo, si un empleado completa incorrectamente un informe de gastos, o si el equipo que administra los informes de gastos no está disponible, el proceso de cumplimiento de una solicitud de reembolso puede verse gravemente obstaculizado. Para evitar estos retrasos, los gerentes de finanzas y recursos humanos deben automatizar e integrar la mayor parte del proceso posible.
Beneficios de un sistema de gestión de gastos de empleados eficiente
Un sistema de administración de gastos eficiente y detallado está diseñado para administrar y ejecutar de manera efectiva las necesidades de reembolso de los empleados de manera rápida y efectiva para proteger la productividad y la moral, sujeto a las políticas y procedimientos corporativos. Alberga datos críticos utilizados para procesar y analizar la solicitud de reembolso. También debe coordinarse adecuadamente con los datos recibidos de otros sistemas relacionados, como repositorios de datos de empleados y software de contabilidad. Si se cumplen estos objetivos, se obtienen cinco beneficios clave:
- Incorporación más rápida de empleados: Una de las mayores inversiones de tiempo que deben hacer los gerentes de recursos humanos es con los nuevos empleados. Como parte de esa inversión de tiempo, RR.HH. debe trabajar con finanzas para proporcionar a estos empleados acceso a informes de gastos. La automatización del proceso de gestión de gastos y la integración conjunta de datos de sistemas clave (como sistemas HCM con plataformas de gestión de gastos) reduce los tiempos de configuración necesarios. Como resultado, la incorporación de los empleados es más rápida y los equipos de recursos humanos y finanzas son más productivos y eficientes.
- Aumento de la confianza entre empleador y empleado: Si los gastos se presentan correctamente y se procesan en un plazo razonable, se fortalece el vínculo entre empleadores y empleados. Los empleados se sienten bien con sus empleadores y confían en ellos para procesar sus gastos sin distraerse de otras responsabilidades. Al mismo tiempo, los empleadores confían en que sus empleados atenderán sus necesidades tanto como sea apropiado para el proceso de administración de gastos.
- Aumento de la productividad del gerente de recursos humanos y finanzas: Con los procesos automatizados de informes de gastos implementados, los empleados no solo pueden enviar informes de gastos por su cuenta, sino que también pueden resolver problemas y excepciones que puedan surgir de esos informes de forma independiente. Esta capacidad favorece enormemente a los equipos de recursos humanos y finanzas que, de otro modo, tendrían que intervenir y ayudar. Como resultado, ambos equipos son más productivos al atender otras tareas críticas.
- Mayor satisfacción y moral de los empleados: Cuando los procesos de informe y revisión de gastos se automatizan e integran con sistemas críticos relacionados, se aceleran los plazos de reembolso. Como resultado, los empleados están satisfechos y son productivos, y pueden concentrarse en proyectos de trabajo críticos. Es posible que el informe de gastos no sea un proceso que se discuta con frecuencia, pero eso puede cambiar muy rápido una vez que comienza a ralentizarse o interrumpirse. Cuantas menos veces se deba abordar ese tema, más tiempo tendrán los empleados para hacer su trabajo.
- Planificación financiera personal mejorada: El tiempo y la capacidad de hacer predicciones son una parte fundamental de la gestión de las finanzas. A nivel personal, la mayoría de nosotros sabemos cuándo esperar nuestros cheques de pago, lo que nos ayuda a tomar buenas decisiones sobre el pago de las facturas. Del mismo modo, al automatizar el proceso de gestión de gastos, podemos hacer predicciones más precisas sobre cuándo recibiremos el reembolso. Esa precisión nos ayuda a establecer una mejor planificación financiera.
La gestión eficaz del proceso de informes de gastos es pan comido con Jitterbit Experiencia del empleado Soluciones API360. Estas soluciones ayudan a las organizaciones a integrar sus API de integración relacionadas con la gestión de gastos existentes con sistemas como Concur, Coupa, Paycom y otros para facilitar estos procesos tanto para los empleados como para los empleadores. Esto ayuda a optimizar el registro de cuentas de gastos y el procesamiento de informes al tiempo que aumenta la moral de los empleados para que las empresas puedan concentrarse en otros requisitos críticos. Las plantillas de proceso son asignaciones y flujos de trabajo preconstruidos para una necesidad de integración específica entre puntos finales. Las plantillas brindan una ventaja inicial para el proyecto de integración para que no tenga que construir todo desde cero. Proporcionan las asignaciones de campo y los casos de uso más comunes que la mayoría de los clientes necesitan. Ejemplos de estas plantillas incluyen:
- Workday <> Plantilla de gastos de empleados de Coupa: Jitterbit tiene listas para usar Workday Plantillas de integración de Coupa que permiten a los empleados evitar realizar engorrosos procedimientos de registro de gastos. Esta plantilla, una solución preempaquetada, acelera la configuración de la cuenta de administración de gastos y reduce los requisitos de soporte técnico. El personal de recursos humanos ahorra tiempo al realizar el registro de gastos manualmente, lo que lleva a una mayor productividad. Los empleados sienten una mayor sensación de satisfacción y moral gracias al tiempo de pago acelerado.
- NetSuite <> Plantilla de gastos de empleados de Coupa: Diseñado para existir Workday y usuarios de Coupa, esta plantilla está diseñada para aliviar las cargas de gestión del tiempo tanto para los empleados como para los gerentes de recursos humanos que los atienden. La creación y gestión de cuentas de informes de gastos se agiliza y automatiza, lo que reduce el margen de error humano, aumenta la velocidad de reembolso de gastos de los empleados y proporciona una mejor experiencia general para todos los usuarios.
Primeros pasos con la gestión de datos de recursos humanos de Employee 360
A Jitterbit le apasiona optimizar el proceso de gestión de gastos de los empleados. Creemos que cuanto más efectivo sea este proceso, más felices y efectivos serán los empleados.
No confíe en nuestra palabra. Lea cómo les gusta a las empresas Reclutadores inteligentes y Soluciones Tecleadas han permitido que las integraciones de Employee 360 lleven sus capacidades de recursos humanos al siguiente nivel.
