Cinco beneficios de un sistema integrado de gestión de gastos para empleados

Por Sharvaani, Gerente de marketing de contenidos

La gestión de los gastos de los empleados es una parte fundamental para administrar eficazmente al personal, desde el momento en que se incorpora a una organización hasta el momento en que se marcha. Los empleados dependen de un programa de gestión de gastos que funcione bien para que se les pueda reembolsar adecuadamente de manera oportuna y eficiente. Sin embargo, a pesar de su importancia, no es una función que se suela discutir en profundidad a menos que esté fallando.

Las empresas astutas son muy conscientes de la necesidad de reembolsar eficazmente a los empleados y, por lo general, invierten en plataformas de gestión de gastos para registrar, procesar, pagar y controlar los gastos iniciados por los empleados.

A pesar de estas inversiones, el proceso de gestión de gastos sigue siendo a menudo complicado y engorroso. Los procesos de gestión de gastos incluyen la captura, aprobación, recopilación y reembolso a los empleados, gestionados muchas veces en múltiples sistemas diferentes. Cualquier retraso en este proceso deja al empleado frustrado, lo que afecta inmediatamente la moral y la productividad. Los tres errores más comunes en el procesamiento de la gestión de gastos incluyen:

• Reembolsos inexactos: Según el Informe sobre tendencias en la gestión de viajes y gastos de 2019, el 43% de las organizaciones aún gestiona los informes de gastos de manera manual, lo que deja mucho margen para el error. Los procesos manuales dan lugar a reembolsos inexactos, lo que afecta gravemente la moral y provoca retrasos en la productividad.
• Violaciones al cumplimiento de las políticas corporativas: Cuando existe confusión en torno a la política de viajes corporativos, los gastos suelen presentarse por error y son rechazados al momento de la revisión o reembolsados de manera imprecisa. El resultado es, en el mejor de los casos, retrasos en los reembolsos o, en el peor, pérdida de ingresos corporativos. Una política específica de viajes corporativos puede contribuir en gran medida a disminuir los retrasos en los reembolsos, pero debe integrarse adecuadamente con las prácticas existentes de gestión de gastos.
• Reembolsos atrasados: Hay muchas razones por las cuales un informe de gastos puede retrasarse. Por ejemplo, si un empleado llena mal un informe de gastos, o si el equipo que gestiona los informes de gastos no está disponible, el proceso de cumplir con una solicitud de reembolso puede verse gravemente obstaculizado. Para evitar estos retrasos, los gerentes de Finanzas y Recursos Humanos deben automatizar e integrar la mayor parte posible del proceso.

Beneficios de un sistema eficiente de gestión de gastos de los empleados

Un sistema de gestión de gastos eficiente y detallado está diseñado para gestionar y ejecutar eficazmente las necesidades de reembolso de los empleados de manera rápida y eficaz con el fin de proteger la productividad y la moral, sujeto a las políticas y procedimientos corporativos. Alverga datos críticos utilizados para procesar y analizar la solicitud de reembolso. También debe coordinarse adecuadamente con los datos recibidos de otros sistemas relacionados, como los repositorios de datos de empleados y el software de contabilidad. Si se cumplen estos objetivos, se obtienen cinco beneficios clave:

1. Incorporación de empleados más rápida: Una de las mayores inversiones de tiempo que los gerentes de recursos humanos deben hacer es con los nuevos empleados. Como parte de esa inversión de tiempo, recursos humanos debe trabajar con finanzas para brindar a estos empleados acceso a los informes de gastos. Automatización del proceso de gestión de gastos, y la integración de datos de sistemas clave (como los sistemas de HCM con las plataformas de gestión de gastos) reduce los tiempos de configuración necesarios. Como resultado, la incorporación de empleados es más rápida y los equipos de recursos humanos y finanzas son más productivos y eficientes.
2. Mayor confianza entre empleador y empleado: Si los gastos se presentan adecuadamente y se procesan en un plazo razonable, se fortalece el vínculo entre empleadores y empleados. Los empleados se sienten bien con sus empleadores y confían en que procesarán sus gastos sin distraerse de otras responsabilidades. Al mismo tiempo, los empleadores confían en que sus empleados gestionarán sus propias necesidades tanto como sea apropiado para el proceso de gestión de gastos.
3. Mayor productividad de los gerentes de recursos humanos y finanzas: Con los procesos automatizados de informes de gastos implementados, los empleados no solo pueden enviar sus informes de gastos por sí mismos, sino que también pueden resolver de manera independiente los problemas y excepciones que puedan surgir de dichos informes. Esta capacidad es de gran ayuda para los equipos de recursos humanos y finanzas, quienes de otro modo tendrían que intervenir y ayudar. Como resultado, ambos equipos son más productivos al atender otras tareas críticas.
4. Mayor satisfacción y moral de los empleados: Cuando los procesos de informes de gastos y revisión se automatizan y se integran con sistemas críticos relacionados, se obtienen plazos de reembolso acelerados. Como resultado, los empleados están satisfechos y son productivos, y pueden concentrarse en proyectos de trabajo cruciales. Es posible que el informe de gastos no sea un proceso que se discuta con frecuencia, pero eso puede cambiar muy rápidamente una vez que comienza a ralentizarse o a fallar. Cuantas menos veces se deba abordar ese tema, más tiempo tendrán los empleados para hacer su trabajo.
5. Planificación financiera personal mejorada: La sincronización y la capacidad de hacer predicciones son una parte fundamental de la gestión de las finanzas. A nivel personal, la mayoría de nosotros sabemos cuándo esperar nuestros cheques de pago, lo que nos ayuda a tomar buenas decisiones sobre el pago de facturas. De manera similar, al automatizar el proceso de gestión de gastos, podemos hacer predicciones más precisas sobre cuándo recibiremos el reembolso. Dicha precisión nos ayuda a establecer una mejor planificación financiera.

La gestión eficaz de los procesos de informes de gastos es sumamente fácil con Jitterbit Soluciones API360 para la Experiencia del Empleado. Estas soluciones ayudan a las organizaciones a integrar sus API de integración existentes relacionadas con la gestión de gastos con sistemas como Concur, Coupa, Paycom y otros, para facilitar estos procesos tanto a los empleados como a los empleadores. Esto ayuda a optimizar el registro de cuentas de gastos y el procesamiento de informes, a la vez que aumenta la moral de los empleados para que las empresas puedan centrarse en otros requisitos críticos. Las plantillas de procesos son mapeos y flujos de trabajo preconstruidos para una necesidad de integración específica entre extremos. Las plantillas ofrecen una ventaja inicial en el proyecto de integración para que no tenga que construir todo desde cero. Proporcionan los mapeos de campos y los casos de uso más comunes que la mayoría de los clientes necesitan. Ejemplos de estas plantillas incluyen:

• Workday <> Plantilla de gastos de los empleados de Coupa: Jitterbit cuenta con plantillas de integración de Coupa Workday listas para usar que permiten a los empleados evitar tener que realizar engorrosos procedimientos de registro de gastos. Al tratarse de una solución preconfigurada, esta plantilla agiliza la configuración de las cuentas de gestión de gastos y reduce la necesidad de soporte técnico. El personal de RR. HH. ahorra el tiempo que le llevaría registrar los gastos manualmente, lo que se traduce en una mayor productividad. Los empleados experimentan una mayor sensación de satisfacción y tienen una mejor moral gracias a la reducción del tiempo de pago.
• Plantilla de gastos de empleados de NetSuite Coupa: Diseñada para los usuarios actuales de Workday y Coupa, esta plantilla tiene como objetivo aliviar la carga que supone la gestión del tiempo tanto para los empleados como para los gerentes de recursos humanos que los atienden. La creación y gestión de cuentas para la presentación de informes de gastos se ha optimizado y automatizado, lo que reduce la posibilidad de errores humanos, acelera el reembolso de los gastos de los empleados y brinda una mejor experiencia general para todos los usuarios.

Primeros pasos con la gestión de datos de recursos humanos de Employee 360

Jitterbit tiene una gran pasión por optimizar el proceso de gestión de gastos de los empleados. Creemos que cuanto más eficaz sea este proceso, más felices y eficaces serán los empleados.

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