Fünf Vorteile eines integrierten Systems für das Spesenmanagement von Mitarbeitern

Undervon Sharvaani, Content-Marketing-Manager

Mitarbeiterkostenmanagement ist ein entscheidender Bestandteil des effektiven Managements von Mitarbeitern, vom Moment ihres Eintritts in eine Organisation bis zu ihrem Austritt. Mitarbeiter sind auf ein gut funktionierendes Spesenmanagementprogramm angewiesen, damit sie pünktlich und effizient erstattet werden können. Trotz seiner Bedeutung ist dies jedoch eine Funktion, die nicht normalerweise ausführlich besprochen wird, es sei denn, sie funktioniert nicht.

Versierte Unternehmen sind sich der Notwendigkeit einer effektiven Kostenerstattung für Mitarbeiter bewusst und investieren typischerweise in Spesenmanagementplattformen zur Erfassung, Verarbeitung, Bezahlung und Kontrolle von durch Mitarbeiter veranlassten Ausgaben.

Trotz dieser Investitionen ist die Spesenverwaltung oft immer noch kompliziert und umständlich. Spesenverwaltungsprozesse umfassen die Erfassung, Genehmigung, Zusammenstellung und Erstattung der Ausgaben für die Mitarbeiter, die oft in mehreren unterschiedlichen Systemen verwaltet werden. Jede Verzögerung in diesem Prozess führt zu Frustration bei den Mitarbeitern, was sich sofort auf die Moral und Produktivität auswirkt. Die drei häufigsten Fehler bei der Spesenverwaltung sind:

• Unzutreffende Rückvergütungen: Laut dem „Travel and Expense Management Trends Report 2019“ wickeln 43% der Unternehmen die Spesenabrechnung nach wie vor manuell ab, was viel Raum für Fehler lässt. Manuelle Prozesse führen zu ungenauen Erstattungen, was die Arbeitsmoral erheblich beeinträchtigt und Produktivitätsverluste verursacht.
• Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien: Wenn Unklarheit bezüglich der Richtlinien für Geschäftsreisen besteht, werden Ausgaben oft fehlerhaft eingereicht und entweder zum Zeitpunkt der Prüfung abgelehnt oder ungenau erstattet. Dies führt im besten Fall zu Verzögerungen bei der Erstattung oder im schlimmsten Fall zu Einnahmeverlusten für das Unternehmen. Eine spezifische Richtlinie für Geschäftsreisen kann erheblich dazu beitragen, Erstattungsverzögerungen zu reduzieren, muss aber ordnungsgemäß in bestehende Praktiken des Ausgabenmanagements integriert werden.
• Verzögerte Erstattungen: Es gibt viele Gründe, warum ein Spesenbericht verspätet sein kann. Wenn beispielsweise ein Spesenbericht von einem Mitarbeiter falsch ausgefüllt wird oder wenn das Team, das für Spesenberichte zuständig ist, nicht verfügbar ist, kann der Prozess der Erfüllung einer Erstattungsanforderung erheblich behindert werden. Um diese Verzögerungen zu vermeiden, sollten Finanz- und Personalmanager so viel wie möglich von diesem Prozess automatisieren und integrieren.

Vorteile eines effizienten Mitarbeiter-Spesenmanagementsystems

Ein effizientes und detailliertes Spesenmanagement-System ist darauf ausgelegt, die Erstattungsbedürfnisse der Mitarbeiter auf schnelle und effektive Weise zu verwalten und zu erfüllen, um die Produktivität und Moral zu schützen, vorbehaltlich der Unternehmensrichtlinien und -verfahren. Es beherbergt kritische Daten, die zur Bearbeitung und Analyse der Erstattungsanträge verwendet werden. Es muss auch ordnungsgemäß mit Daten aus anderen verwandten Systemen, wie z. B. Mitarbeiterdatenbanken und Buchhaltungssoftware, koordiniert werden. Werden diese Ziele erreicht, ergeben sich fünf wichtige Vorteile:

1. Schnellere Mitarbeitereinarbeitung: Einer der größten Zeitaufwände für HR-Manager sind neue Mitarbeiter. Im Rahmen dieses Zeitaufwands muss die Personalabteilung mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um diesen Mitarbeitern den Zugang zur Spesenabrechnung zu ermöglichen. Die Automatisierung des Spesenmanagementprozesses, und die Integration von Daten aus wichtigen Systemen (wie HCM-Systemen mit Spesenabrechnungsplattformen) verkürzt die Einrichtungszeiten. Infolgedessen ist das Mitarbeiter-Onboarding schneller und die HR- und Finanzteams sind produktiver und effizienter.
2. Erhöhtes Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Wenn Spesen ordnungsgemäß eingereicht und in angemessener Zeit bearbeitet werden, stärkt dies die Bindung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Arbeitnehmer fühlen sich ihren Arbeitgebern gegenüber wohl und vertrauen darauf, dass diese ihre Spesen bearbeiten, ohne von anderen Aufgaben abgelenkt zu werden. Gleichzeitig vertrauen Arbeitgeber darauf, dass ihre Arbeitnehmer ihre Bedürfnisse so weit wie möglich im Rahmen des Spesenmanagementprozesses selbstständig erledigen.
3. Gesteigerte Produktivität von HR- und Finanzmanagern: Mit automatisierten Spesenabrechnungsprozessen können Mitarbeiter nicht nur ihre Spesenabrechnungen selbst einreichen, sondern auch auftretende Probleme und Ausnahmen unabhängig lösen. Diese Fähigkeit ist eine große Hilfe für die Personal- und Finanzabteilungen, die sonst eingreifen und helfen müssten. Infolgedessen sind beide Teams produktiver und können sich anderen wichtigen Aufgaben widmen.
4. Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und Moral: Wenn Reisekostenabrechnungs- und Überprüfungsprozesse automatisiert und mit kritischen zugehörigen Systemen integriert werden, führt dies zu beschleunigten Erstattungszeitplänen. Infolgedessen sind die Mitarbeiter zufrieden und produktiv und können sich auf kritische Arbeitsprojekte konzentrieren. Die Reisekostenabrechnung ist vielleicht kein Prozess, der häufig diskutiert wird, aber das kann sich sehr schnell ändern, sobald er zu stocken oder zu versagen beginnt. Je seltener dieses Thema angesprochen werden muss, desto mehr Zeit haben die Mitarbeiter, ihre Arbeit zu erledigen.
5. Verbesserte persönliche Finanzplanung: Timing und die Fähigkeit, Vorhersagen zu treffen, sind entscheidend für das Finanzmanagement. Auf persönlicher Ebene wissen die meisten von uns, wann sie mit ihrem Gehaltsscheck rechnen können, was uns hilft, gute Entscheidungen über die Bezahlung von Rechnungen zu treffen. Ähnlich können wir durch die Automatisierung des Ausgabenmanagements genauere Vorhersagen darüber treffen, wann wir die Erstattung erhalten. Diese Genauigkeit hilft uns bei einer besseren Finanzplanung.

Effektives Spesenabrechnungsprozessmanagement ist mit Jitterbit ein Kinderspiel Mitarbeitererlebnis API360 Lösungen. Diese Lösungen helfen Unternehmen dabei, ihre bestehenden Integrations-APIs für das Spesenmanagement mit Systemen wie Concur, Coupa, Paycom und anderen zu integrieren, um diese Prozesse für Mitarbeiter und Arbeitgeber zu erleichtern. Dies hilft bei der Optimierung der Spesenbuchhaltung und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen, während gleichzeitig die Mitarbeitermoral gesteigert wird, damit sich Unternehmen auf andere kritische Anforderungen konzentrieren können. Prozessvorlagen sind vorgefertigte Mappings und Workflows für einen bestimmten Integrationsbedarf zwischen Endpunkten. Vorlagen bieten einen Vorsprung für das Integrationsprojekt, sodass Sie nicht alles von Grund auf neu erstellen müssen. Sie bieten die gebräuchlichsten Feldzuordnungen und Anwendungsfälle, die die meisten Kunden benötigen. Beispiele für diese Vorlagen sind:

• Workday <> Coupa-Vorlage für Mitarbeiterausgaben: Jitterbit bietet einsatzbereite Workday-Coupa-Integrationsvorlagen, mit denen Mitarbeiter umständliche Verfahren zur Spesenabrechnung vermeiden können. Als vorgefertigte Lösung beschleunigt diese Vorlage die Einrichtung von Konten für das Spesenmanagement und reduziert den Bedarf an technischem Support. Die Personalabteilung spart Zeit bei der manuellen Spesenabrechnung, was zu einer höheren Produktivität führt. Dank der verkürzten Auszahlungsfristen steigt die Zufriedenheit und Arbeitsmoral der Mitarbeiter.
• NetSuite Coupa Mitarbeiter-Ausgaben-Vorlage: Diese Vorlage richtet sich an bestehende Nutzer von Workday und Coupa und soll sowohl den Mitarbeitern als auch den für sie zuständigen Personalverantwortlichen die Zeitplanung erleichtern. Die Einrichtung und Verwaltung von Konten für die Spesenabrechnung wird optimiert und automatisiert, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert, die Erstattung von Spesen an die Mitarbeiter beschleunigt und insgesamt eine bessere Benutzererfahrung für alle Nutzer gewährleistet wird.

Erste Schritte mit der Mitarbeiter 360-Grad-HR-Datenverwaltung

Jitterbit hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben zu optimieren. Wir glauben, dass Mitarbeiter umso glücklicher und effektiver sind, je reibungsloser dieser Prozess verläuft.

Glauben Sie uns nicht aufs Wort. Lesen Sie, wie Unternehmen wie SmartRecruiters und KeyedIn Solutions haben Mitarbeiter 360-Integrationen aktiviert, um ihre HR-Fähigkeiten auf die nächste Stufe zu heben.