Fünf Vorteile eines integrierten Employee Expense Management Systems

Von Sharvaani, Content Marketing-Manager

Das Personalkostenmanagement ist ein entscheidender Teil der effektiven Verwaltung von Mitarbeitern, vom Moment ihres Eintritts in ein Unternehmen bis zu dem Moment, in dem sie es verlassen. Mitarbeiter sind auf ein gut funktionierendes Spesenmanagementprogramm angewiesen, damit sie zeitnah und effizient ordnungsgemäß erstattet werden. Trotz seiner Bedeutung ist es jedoch eine Funktion, die normalerweise nicht ausführlich diskutiert wird, es sei denn, sie ist kaputt.

Kluge Unternehmen sind sich der Notwendigkeit bewusst, Mitarbeiter effektiv zu entschädigen, und investieren in der Regel in Spesenmanagementplattformen, um von Mitarbeitern veranlasste Ausgaben zu registrieren, zu verarbeiten, zu bezahlen und zu kontrollieren.

Trotz dieser Investitionen ist der Prozess der Kostenverwaltung oft immer noch kompliziert und umständlich. Spesenverwaltungsprozesse umfassen die Erfassung, Genehmigung, Zusammenstellung und Erstattung der Mitarbeiter, die häufig in mehreren verschiedenen Systemen verwaltet werden. Jede Verzögerung in diesem Prozess lässt den Mitarbeiter frustriert zurück, was sofort der Moral und Produktivität schadet. Die drei häufigsten Fehler bei der Spesenverwaltung sind:

• Falsche Erstattungen: Laut dem Travel and Expense Management Trends Report 2019 verwalten 43 % der Unternehmen die Spesenabrechnung immer noch manuell, was viel Spielraum für Fehler lässt. Manuelle Prozesse führen zu ungenauen Erstattungen, was die Arbeitsmoral stark beeinträchtigt und zu Produktivitätsverzögerungen führt.
• Verstöße gegen die Einhaltung der Unternehmensrichtlinie: Wenn es Verwirrung bezüglich der Reiserichtlinien von Unternehmen gibt, werden Spesen oft fälschlicherweise eingereicht und entweder zum Zeitpunkt der Überprüfung abgelehnt oder fälschlicherweise erstattet. Das Ergebnis sind bestenfalls Verzögerungen bei der Erstattung oder schlimmstenfalls entgangene Unternehmenseinnahmen. Eine spezifische Unternehmensreiserichtlinie kann viel dazu beitragen, Erstattungsverzögerungen zu verringern, muss jedoch ordnungsgemäß in bestehende Spesenverwaltungspraktiken integriert werden.
• Verspätete Erstattung: Es gibt viele Gründe, warum sich eine Spesenabrechnung verzögern kann. Wenn beispielsweise eine Spesenabrechnung von einem Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß ausgefüllt wird oder wenn das Team, das Spesenabrechnungen verwaltet, nicht verfügbar ist, kann der Prozess zur Erfüllung eines Erstattungsantrags stark behindert werden. Um diese Verzögerungen zu vermeiden, sollten Finanz- und Personalmanager so viele Prozesse wie möglich automatisieren und integrieren.

Vorteile eines effizienten Mitarbeiter-Spesen-Management-Systems

Ein effizientes und aufgeschlüsseltes Spesenmanagementsystem wurde entwickelt, um den Erstattungsbedarf der Mitarbeiter schnell und effektiv zu verwalten und auszuführen, um Produktivität und Moral zu schützen, vorbehaltlich der Unternehmensrichtlinien und -verfahren. Es enthält wichtige Daten, die zur Bearbeitung und Analyse des Erstattungsantrags verwendet werden. Es muss auch ordnungsgemäß mit Daten koordiniert werden, die von anderen verwandten Systemen wie Mitarbeiterdatenspeichern und Buchhaltungssoftware empfangen werden. Wenn diese Ziele erreicht werden, werden fünf Hauptvorteile realisiert:

1. Schnelleres Onboarding von Mitarbeitern: Eine der größten Zeitinvestitionen, die HR-Manager tätigen müssen, sind neue Mitarbeiter. Als Teil dieser Zeitinvestition muss die Personalabteilung mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um diesen Mitarbeitern Zugang zu Spesenabrechnungen zu verschaffen. Die Automatisierung des Spesenverwaltungsprozesses und die Integration von Daten aus Schlüsselsystemen (z. B. HCM-Systeme mit Spesenverwaltungsplattformen) verkürzt die erforderlichen Einrichtungszeiten. Dadurch erfolgt das Onboarding von Mitarbeitern schneller und die Personal- und Finanzteams sind produktiver und effizienter.
2. Erhöhtes Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Wenn Spesen ordnungsgemäß eingereicht und in angemessener Zeit bearbeitet werden, wird die Bindung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern gestärkt. Die Mitarbeiter haben ein gutes Gefühl bei ihren Arbeitgebern und vertrauen darauf, dass sie ihre Ausgaben abwickeln, ohne von anderen Aufgaben abgelenkt zu werden. Gleichzeitig vertrauen Arbeitgeber darauf, dass ihre Mitarbeiter ihre Bedürfnisse so weit selbst erfüllen, wie es für den Spesenverwaltungsprozess angemessen ist.
3. Erhöhte Produktivität von HR- und Finanzmanagern: Mit automatisierten Spesenabrechnungsprozessen können Mitarbeiter nicht nur Spesenabrechnungen selbst einreichen, sondern auch Probleme und Ausnahmen, die sich aus diesen Berichten ergeben können, auch selbstständig lösen. Diese Fähigkeit ist ein großer Vorteil für HR- und Finanzteams, die sonst eingreifen und helfen müssten. Infolgedessen sind diese beiden Teams produktiver und kümmern sich um andere kritische Aufgaben.
4. Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsmoral: Wenn Spesenabrechnungs- und Überprüfungsprozesse automatisiert und in kritische zugehörige Systeme integriert werden, führt dies zu beschleunigten Erstattungsfristen. Das Ergebnis sind zufriedene und produktive Mitarbeiter, die sich auf wichtige Arbeitsprojekte konzentrieren können. Die Spesenabrechnung ist möglicherweise kein Prozess, der häufig diskutiert wird, der sich jedoch sehr schnell ändern kann, sobald er sich verlangsamt oder unterbrochen wird. Je seltener dieses Thema angesprochen werden muss, desto mehr Zeit haben die Mitarbeiter, um ihre Arbeit zu erledigen.
5. Erweiterte persönliche Finanzplanung: Timing und die Fähigkeit, Vorhersagen zu treffen, sind ein entscheidender Teil der Finanzverwaltung. Auf persönlicher Ebene wissen die meisten von uns, wann sie mit ihren Gehaltsschecks rechnen können, was uns hilft, gute Entscheidungen über das Bezahlen von Rechnungen zu treffen. In ähnlicher Weise können wir durch die Automatisierung des Spesenverwaltungsprozesses genauere Vorhersagen darüber treffen, wann wir die Erstattung erhalten. Diese Genauigkeit hilft uns, eine bessere Finanzplanung zu erstellen.

Effektives Prozessmanagement für Spesenabrechnungen ist mit Jitterbit ein Kinderspiel Employee Experience API360-Lösungen. Diese Lösungen helfen Organisationen dabei, ihre bestehenden Integrations-APIs für das Spesenmanagement in Systeme wie Concur, Coupa, Paycom und andere zu integrieren, um diese Prozesse sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber zu vereinfachen. Dies trägt dazu bei, die Registrierung von Spesenkonten und die Berichtsverarbeitung zu optimieren und gleichzeitig die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu steigern, sodass sich Unternehmen auf andere wichtige Anforderungen konzentrieren können. Prozessvorlagen sind vorgefertigte Mappings und Workflows für einen bestimmten Integrationsbedarf zwischen Endpunkten. Vorlagen bieten einen Vorsprung für das Integrationsprojekt, sodass Sie nicht alles von Grund auf neu erstellen müssen. Sie bieten die gängigsten Feldzuordnungen und Anwendungsfälle, die die meisten Kunden benötigen. Beispiele für diese Vorlagen sind:

• Workday <> Vorlage für Coupa-Mitarbeiterausgaben: Jitterbit ist gebrauchsfertig Workday Coupa-Integrationsvorlagen, die es Mitarbeitern ermöglichen, umständliche Spesenerfassungsverfahren zu vermeiden. Als vorgefertigte Lösung beschleunigt diese Vorlage die Einrichtung von Spesenverwaltungskonten und reduziert die Anforderungen an den technischen Support. HR-Mitarbeiter sparen Zeit bei der manuellen Spesenerfassung, was zu einer höheren Produktivität führt. Die Mitarbeiter fühlen sich dank der verkürzten Zahlungsfrist zufriedener und motivierter.
• NetSuite <> Coupa Vorlage für Mitarbeiterausgaben: Entworfen für bestehende Workday und Coupa-Benutzer wurde diese Vorlage entwickelt, um die Zeitverwaltung sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Personalmanager, die sie betreuen, zu erleichtern. Die Erstellung und Verwaltung von Spesenabrechnungskonten wird rationalisiert und automatisiert, wodurch der Spielraum für menschliche Fehler verringert, die Kostenerstattungsgeschwindigkeit der Mitarbeiter erhöht und ein besseres Gesamterlebnis für alle Benutzer bereitgestellt wird.

Erste Schritte mit Employee 360 ​​HR Data Management

Jitterbit engagiert sich leidenschaftlich für die Rationalisierung des Mitarbeiterkostenmanagementprozesses. Wir glauben, je effektiver dieser Prozess ist, desto zufriedener und effektiver werden die Mitarbeiter sein.

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