Fem fordele ved et integreret medarbejderomkostningsstyringssystem

af Sharvani, Content Marketing Manager

Medarbejderudgiftsstyring er en kritisk del af en effektiv ledelse af medarbejdere, fra det øjeblik, de slutter sig til en organisation, til det øjeblik, de forlader. Medarbejderne er afhængige af et velfungerende udgiftsstyringsprogram, så de kan få en ordentlig refusion rettidigt og effektivt. På trods af dens betydning er det dog en funktion, der normalt ikke diskuteres meget længe, ​​medmindre den er brudt.

Erfarne virksomheder er udmærket klar over behovet for at godtgøre medarbejdere effektivt og investerer typisk i udgiftsstyringsplatforme til at registrere, behandle, betale og kontrollere udgifter, som medarbejderne har iværksat.

På trods af disse investeringer er processen med at administrere udgifter stadig ofte kompliceret og besværlig. Udgiftsstyringsprocesser omfatter indsamling, godkendelse, kompilering og godtgørelse af medarbejderne, ofte administreret i flere forskellige systemer. Enhver forsinkelse i denne proces efterlader medarbejderen frustreret, hvilket øjeblikkeligt skader moralen og produktiviteten. Tre mest almindelige fejl i udgiftsstyringsbehandling omfatter:

• Unøjagtige refusioner: Ifølge 2019 Travel and Expense Management Trends Report administrerer 43 % af organisationerne stadig udgiftsrapportering manuelt, hvilket giver en masse plads til fejl. Manuelle processer fører til unøjagtige tilbagebetalinger, hvilket i høj grad påvirker moralen og forårsager produktivitetsforsinkelser.
• Overtrædelse af virksomhedspolitikker: Når der er forvirring med hensyn til virksomhedens rejsepolitik, bliver udgifter ofte indgivet fejlagtigt og enten afvist på tidspunktet for gennemgangen eller unøjagtigt refunderet. Resultatet er i bedste fald forsinkelser i tilbagebetalingen eller i værste fald mistet virksomhedsindtægt. En specifik virksomhedsrejsepolitik kan gå langt i retning af at mindske tilbagebetalingsforsinkelser, men skal være ordentligt integreret med eksisterende udgiftsstyringspraksis.
• Forsinkede refusioner: Der er mange grunde til, at en udgiftsrapport kan blive forsinket. For eksempel, hvis en udgiftsrapport er udfyldt forkert af en medarbejder, eller hvis teamet, der administrerer udgiftsrapporter, ikke er tilgængeligt, kan processen med at opfylde en anmodning om refusion blive alvorligt hæmmet. For at undgå disse forsinkelser bør økonomi- og HR-chefer automatisere og integrere så meget af processen som muligt.

Fordele ved et effektivt medarbejderudgiftsstyringssystem

Et effektivt og specificeret udgiftsstyringssystem er designet til effektivt at styre og udføre medarbejdernes refusionsbehov på en hurtig og effektiv måde for at beskytte produktivitet og moral, underlagt virksomhedens politikker og procedurer. Det rummer kritiske data, der bruges til at behandle og analysere refusionsanmodningen. Det skal også korrekt koordinere med data modtaget fra andre relaterede systemer, såsom medarbejderdatalagre og regnskabssoftware. Hvis disse mål nås, opnås fem nøglefordele:

1. Hurtigere medarbejder onboarding: En af de største tidsinvesteringer, som HR-chefer skal foretage, er med nye medarbejdere. Som en del af den tidsinvestering skal HR arbejde med økonomi for at give disse medarbejdere adgang til udgiftsrapportering. Automatisering af udgiftsstyringsprocessen og integration af data fra nøglesystemer sammen (såsom HCM-systemer med udgiftsstyringsplatforme) reducerer de nødvendige opsætningstider. Som et resultat er medarbejderonboarding hurtigere, og HR- og økonomiteams er mere produktive og effektive.
2. Øget tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder: Hvis udgifter indberettes korrekt og behandles inden for en rimelig tidsramme, styrkes båndet mellem arbejdsgivere og medarbejdere. Medarbejdere har det godt med deres arbejdsgivere og har tillid til, at de kan behandle deres udgifter uden at blive distraheret fra andre opgaver. Samtidig har arbejdsgiverne tiltro til, at deres medarbejdere selv kan betjene deres behov så meget, som det er passende for udgiftsstyringsprocessen.
3. Øget HR- og økonomichefs produktivitet: Med automatiserede udgiftsrapporteringsprocesser på plads, er medarbejderne ikke kun i stand til at indsende udgiftsrapporter på egen hånd, men er også i stand til at løse problemer og undtagelser, der kan opstå fra disse rapporter selvstændigt. Denne evne gør store fordele for HR- og økonomiteams, som ellers ville være forpligtet til at træde til og hjælpe. Som et resultat er begge disse teams mere produktive, når de tager sig af andre kritiske opgaver.
4. Øget medarbejdertilfredshed og moral: Når udgiftsrapportering og revisionsprocesser automatiseres og integreres med kritiske relaterede systemer, fører det til fremskyndede tidsfrister for tilbagebetaling. Som et resultat heraf er medarbejderne tilfredse og produktive og er i stand til at sætte sig ind i kritiske arbejdsprojekter. Udgiftsrapportering er måske ikke en proces, der diskuteres ofte, men som kan ændre sig meget hurtigt, når den begynder at bremse eller gå i stykker. Jo færre gange det emne skal behandles, jo mere tid har medarbejderne til at få deres arbejde gjort.
5. Forbedret personlig økonomisk planlægning: Timing og evnen til at lave forudsigelser er en kritisk del af økonomistyring. På det personlige plan ved de fleste af os, hvornår vi skal forvente vores lønsedler, hvilket hjælper os med at træffe gode beslutninger om at betale regninger. På samme måde kan vi ved at automatisere udgiftsstyringsprocessen lave mere præcise forudsigelser om, hvornår vi modtager refusionen. Denne nøjagtighed hjælper os med at etablere bedre økonomisk planlægning.

Effektiv styring af udgiftsrapporter er en cakewalk med Jitterbit's Medarbejderoplevelse API360-løsninger. Disse løsninger hjælper organisationer med at integrere deres eksisterende omkostningsstyringsrelaterede integrations-API'er med systemer som Concur, Coupa, Paycom og andre for at gøre disse processer nemmere for både medarbejdere og arbejdsgivere. Dette hjælper med at optimere udgiftskontoregistrering og rapportbehandling og øger medarbejdermoralen, så virksomheder kan fokusere på andre kritiske krav. Processkabeloner er forudbyggede kortlægninger og arbejdsgange til et specifikt integrationsbehov mellem slutpunkter. Skabeloner giver et forspring til integrationsprojektet, så du ikke skal bygge alt fra bunden. De leverer de mest almindelige feltkortlægninger og use cases, som de fleste kunder har brug for. Eksempler på disse skabeloner omfatter:

• Workday <> Coupa medarbejderudgiftsskabelon: Jitterbit har klar til brug Workday Coupa-integrationsskabeloner, der gør det muligt for medarbejdere at undgå at udføre besværlige udgiftsregistreringsprocedurer. Denne skabelon er en færdigpakket løsning, der fremskynder oprettelsen af ​​omkostningsstyringskonto og reducerer kravene til teknisk support. HR-personale sparer tid til at udføre udgiftsregistrering manuelt, hvilket fører til højere produktivitet. Medarbejderne føler en højere følelse af tilfredshed og moral takket være hurtigere tid til at betale.
• NetSuite <> Coupa medarbejderudgiftsskabelon: Designet til eksisterende Workday og Coupa-brugere, er denne skabelon designet til at lette tidsstyringsbyrder for både medarbejdere og de HR-chefer, der servicerer dem. Udgiftsrapportering af kontooprettelse og -administration er strømlinet og automatiseret, hvilket reducerer pladsen til menneskelige fejl, øger medarbejdernes udgiftsrefusionshastighed og giver en bedre samlet oplevelse for alle brugere.

Kom godt i gang med Employee 360 ​​HR Data Management

Jitterbit brænder for at strømline medarbejderomkostningsstyringsprocessen. Vi tror på, at jo mere effektiv denne proces er, jo gladere og mere effektive vil medarbejderne være.

Tag ikke vores ord for det. Læs hvordan virksomheder kan lide SmartRekruttere , Indtastede løsninger har gjort det muligt for Employee 360-integrationer at tage deres HR-kapaciteter til næste niveau.