Fem fordele ved et integreret system til håndtering af medarbejderudgifter

Af Sharvaani, Content Marketing Manager

Håndtering af medarbejderudgifter er en afgørende del af effektiv medarbejderstyring, lige fra det øjeblik de tiltræder en organisation, til det øjeblik de forlader den. Medarbejdere er afhængige af et velfungerende udgiftsstyringsprogram, så de kan få de rette udbetalinger på en rettidig og effektiv måde. På trods af vigtigheden er det dog en funktion, der sjældent diskuteres i dybden, medmindre den ikke fungerer.

Randefulde virksomheder er sig fuldt bevidste om behovet for at godtgøre medarbejdere effektivt og investere typisk i udgiftshåndteringsplatforme til at registrere, behandle, udbetale og kontrollere udgifter, der er igangsat af medarbejdere.

Til trods for disse investeringer er processen med at håndtere udgifter stadig ofte kompliceret og besværlig. Udgiftshåndteringsprocesser omfatter registrering, godkendelse, sammenfatning og tilbagebetaling til medarbejderne, hvilket ofte håndteres i flere forskellige systemer. Enhver forsinkelse i denne proces efterlader medarbejderen frustreret, hvilket straks skader moralen og produktiviteten. De tre mest almindelige fejl i udgiftshåndteringen omfatter:

• Ukorrekte refusioner: Ifølge rapporten »Travel and Expense Management Trends Report 2019« håndterer 43% af organisationerne stadig udgiftsrapporteringen manuelt, hvilket giver stor risiko for fejl. Manuelle processer fører til unøjagtige refusioner, hvilket har en alvorlig indvirkning på medarbejdernes arbejdsmoral og medfører forsinkelser i produktiviteten.
• Overtrædelser af virksomhedspolitikken: Når der er uklarheid om virksomhedens rejsepolitik, indsendes udgifter ofte fejlagtigt og bliver enten afvist under gennemgangen eller unøjagtigt refunderet. Resultatet er i bedste fald forsinkelser i udbetalingen eller i verste fald tabte virksomhedsindtægter. En specifik rejsepolitik for virksomheden kan gøre en stor indsats for at mindske forsinkelser i udbetalingen, men skal integreres korrekt med eksisterende udgiftsstyringspraksisser.
• Forsinkede udbetalinger: Der er mange grunde til, at en udgiftsrapport kan blive forsinket. Hvis en medarbejder f.eks. udfylder en udgiftsrapport forkert, eller hvis det team, der administrerer udgiftsrapporter, ikke er tilgængeligt, kan processen med at behandle en anmodning om refusion blive alvorligt forhindret. For at undgå disse forsinkelser bør økonomi- og HR-chefer automatisere og integrere så stor del af processen som muligt.

Fordelene ved et effektivt system til håndtering af medarbejderudgifter

Et effektivt og specificeret udgiftshåndteringssystem er designet til effektivt at håndtere og eksekvere medarbejdernes godtgørelsesbehov på en hurtig og effektiv måde for at beskytte produktiviteten og moralen, underlagt virksomhedens politikker og procedurer. Det indeholder vigtige data, der bruges til at behandle og analysere godtgørelsesanmodningen. Det skal også koordinere korrekt med data modtaget fra andre relaterede systemer, såsom medarbejderdatarepositorier og regnskabsprogrammer. Hvis disse mål nås, opnås fem vigtige fordele:

1. Hurtigere Onboarding af Medarbejdere: En af de største tidsinvesteringer, som HR-chefer skal foretage, er med nye medarbejdere. Som en del af denne tidsinvestering skal HR arbejde sammen med finansafdelingen om at give disse medarbejdere adgang til udgiftsrapportering. Automatisering af udgiftsstyringsprocessen, og integration af data fra nøglesystemer (såsom HCM-systemer med udgiftsstyringsplatforme) reducerer de nødvendige opsætningstider. Som et resultat heraf går onlinen-implementeringen af medarbejdere hurtigere, og HR- og økonomiteams bliver mere produktive og effektive.
2. Øget tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder: Hvis udgifter indsendes korrekt og behandles inden for en rimelig tidsramme, styrkes båndet mellem arbejdsgivere og medarbejdere. Medarbejderne har det godt med deres arbejdsgivere og har tillid til, at de behandler deres udgifter uden at blive distraheret fra andre ansvarsområder. Samtidig har arbejdsgiverne tillid til, at medarbejderne selv administrerer deres behov i det omfang, det er passende for udgiftsstyringsprocessen.
3. Øget produktivitet for HR- og finanschefer: Med automatiserede udgiftsrapporteringsprocesser på plads kan medarbejderne ikke blot indsende udgiftsrapporter på egen hånd, men de er også i stand til selvstændigt at løse problemer og undtagelser, der måtte opstå i forbindelse med disse rapporter. Denne evne er en stor hjælp for HR- og økonomiteams, som ellers ville være nødt til at træde til og hjælpe. Som et resultat heraf er begge disse teams mere produktive, når de kan koncentrere sig om andre vigtige opgaver.
4. Øget medarbejdertilfredshed og moral: Når udgiftsrapporterings- og gennemgangsprocesser er automatiserede og integreret med kritiske relaterede systemer, fører det til hurtigere udbetalingstider. Som et resultat heraf er medarbejderne tilfredse og produktive og kan koncentrere sig om vigtige arbejdsprojekter. Udgiftsrapportering er måske ikke en proces, der tales om ofte, men det kan ændre sig meget hurtigt, når den begynder at gå langsomt eller bryde sammen. Jo færre gange det emne skal adresseres, jo mere tid har medarbejderne til at få deres arbejde fra hånden.
5. Forbedret personlig økonomisk planlægning: Timing og evnen til at forudsige er en afgørende del af økonomistyring. På et personligt plan ved de fleste af os, hvornår vi kan forvente vores lønseddel, hvilket hjælper os med at træffe gode beslutninger om betaling af regninger. På samme måde kan vi ved at automatisere udgiftsstyringsprocessen foretage mere præcise forudsigelser om, hvornår vi modtager refusionen. Den præcision hjælper os med at etablere en bedre økonomisk planlægning.

Effektiv processtyring af udgiftsrapporter er en barnelek med Jitterbits Medarbejderoplevelse API360 Løsninger. Disse løsninger hjælper organisationer med at integrere deres eksisterende udgiftsstyringsrelaterede integrations-API'er med systemer som Concur, Coupa, Paycom og andre for at gøre disse processer lettere for både medarbejdere og arbejdsgivere. Dette hjælper med at optimere registrering af udgiftskonti og rapportbehandling, samtidig med at medarbejdermoralen øges, så virksomheder kan fokusere på andre kritiske krav. Processkabeloner er præbyggede tilknytninger og arbejdsgange til et specifikt integrationsbehov mellem slutpunkter. Skabeloner giver integrationsprojektet et forspring, så du ikke behøver at bygge alt fra grunden. De leverer de mest almindelige feltmappinger og use cases, som de fleste kunder har brug for. Eksempler på disse skabeloner omfatter:

• Workday <> Coupa-skabelon til medarbejderudgifter: Jitterbit tilbyder færdige Workday Coupa-integrationsskabeloner, der gør det muligt for medarbejderne at undgå besværlige procedurer for udgiftsregistrering. Denne skabelon, der udgør en færdigpakket løsning, fremskynder opsætningen af udgiftsstyringskonti og mindsker behovet for teknisk support. HR-medarbejderne sparer tid i forhold til manuel udgiftsregistrering, hvilket fører til højere produktivitet. Medarbejderne oplever større tilfredshed og bedre arbejdsmoral takket være hurtigere udbetaling.
• NetSuite Coupa medarbejderudgiftsskabelon: Denne skabelon er udviklet til eksisterende brugere af Workday og Coupa og har til formål at lette tidsstyringen for både medarbejdere og de HR-ledere, der betjener dem. Oprettelsen og administrationen af udgiftsrapporteringskonti er strømlinet og automatiseret, hvilket mindsker risikoen for menneskelige fejl, fremskynder refusionen af medarbejdernes udgifter og sikrer en bedre samlet brugeroplevelse for alle brugere.

Kom godt i gang med Employee 360 HR-datastyring

Jitterbit brænder for at optimere processen til håndtering af medarbejdernes udgifter. Vi tror på, at jo mere effektiv denne proces er, jo gladere og mere effektive vil medarbejderne være.

Tro ikke bare vores ord for det. Læs, hvordan virksomheder som SmartRecruiters og KeyedIn Solutions har aktiveret Employee 360-integrationer for at tage deres HR-muligheder til det næste niveau.