Fem fordeler med et integrert system for utgiftsforvaltning for ansatte

Av Sharvaani, Innholdsmarkedsføringssjef

Håndtering av ansattes utgifter er en kritisk del av effektiv ledelse av medarbeidere, fra det øyeblikket de blir ansatt i en organisasjon, til den dagen de slutter. Ansatte er avhengige av et velfungerende utgiftsprogram slik at de får riktig refusjon på en tidsriktig og effektiv måte. Til tross for viktigheten er det imidlertid en funksjon det sjelden snakkes mye om med mindre den ikke fungerer.

Smarte bedrifter er fullt klar over behovet for å kompensere ansatte på en effektiv måte, og investerer typisk i plattformer for utgiftshåndtering for å registrere, behandle, betale og kontrollere utgifter initiert av ansatte.

Til tross for disse investeringene er prosessen med å håndtere utlegg ofte fortsatt komplisert og tungvint. Utgiftshåndteringsprosesser omfatter registrering, godkjenning, sammenstilling og tilbakebetaling til de ansatte, og håndteres ofte i flere forskjellige systemer. Enhver forsinkelse i denne prosessen gjør den ansatte frustrert, noe som umiddelbart går ut over moralen og produktiviteten. De tre vanlige feilene i behandlingen av utgiftshåndtering er:

• Feilaktige refusjoner: Ifølge rapporten «Travel and Expense Management Trends Report» fra 2019 håndterer 43% av organisasjonene fortsatt utgiftsrapporteringen manuelt, noe som gir stort rom for feil. Manuelle prosesser fører til unøyaktige refusjoner, noe som i stor grad påvirker arbeidsmoralen negativt og fører til produktivitetsforsinkelser.
• Brudd på bedriftens retningslinjer: Når det er uklarheter knyttet til retningslinjene for bedriftsreiser, blir utlegg ofte sendt inn feilaktig og enten avvist ved gjennomgang eller feilaktig refundert. Resultatet er i best fall forsinkede utbetalinger eller, i verste fall, tapte bedriftsinntekter. En spesifikk reisehåndbok for bedriften kan bidra langt på vei til å redusere forsinkelser i refusjonen, men den må integreres på en god måte med eksisterende rutiner for utgiftshåndtering.
• Forsinkede refusjoner: Det er mange grunner til at en utgiftsrapport kan bli forsinket. For eksempel, hvis en utgiftsrapport er fylt ut feil av en ansatt, eller hvis teamet som administrerer utgiftsrapportene ikke er tilgjengelig, kan prosessen med å behandle en refusjonsforespørsel bli alvorlig hemmet. For å unngå disse forsinkelsene bør økonomi- og HR-ledere automatisere og integrere så mye av prosessen som mulig.

Fordeler med et effektivt system for utgiftsforvaltning for ansatte

Et effektivt og spesifisert utgiftsstyringssystem er utformet for å effektivt håndtere og utføre de ansattes refusjonsbehov på en rask og effektiv måte for å beskytte produktivitet og moral, i henhold til bedriftens retningslinjer og prosedyrer. Det inneholder kritiske data som brukes til å behandle og analysere refusjonsforespørselen. Det må også koordinere på en god måte med data mottatt fra andre relaterte systemer, som systemer for ansattdata og regnskapsprogramvare. Hvis disse målene nås, oppnås fem vesentlige fordeler:

1. Raskere onboarding av ansatte: En av de største tidsinvesteringene som HR-ledere må gjøre, er med nye ansatte. Som en del av den tidsinvesteringen må HR samarbeide med økonomiavdelingen for å gi disse ansatte tilgang til utgiftsrapportering. Automatisering av utgiftshåndteringsprosessen, og integrering av data fra nøkkelsystemer (som HCM-systemer med utgiftshåndteringsplattformer) reduserer de nødvendige oppsetttidene. Som et resultat går onboarding av ansatte raskere, og HR- og ansvars- og økonomiteamene blir mer produktive og effektive.
2. Økt tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker: Hvis utlegg leveres på riktig måte og behandles innen rimelig tid, styrkes båndet mellom arbeidsgivere og ansatte. Ansatte føler seg vel med arbeidsgiverne sine og har tillit til at de behandler utleggene deres uten å bli distrahert fra andre ansvarsområder. Samtidig har arbeidsgivere tillit til at de ansatte ordner opp i egne behov i den grad det er hensiktsmessig for utgiftshåndteringsprosessen.
3. Økt produktivitet for HR- og finansledere: Med automatiserte reiseregningsprosesser på plass kan ansatte ikke bare levere reiseregninger på egen hånd, men også løse problemer og unntak som måtte oppstå fra disse rapportene på egen hånd. Denne evnen er en stor tjeneste for HR- og økonomiteam som ellers ville blitt nødt til å gripe inn og hjelpe. Som et resultat av dette er begge disse teamene mer produktive og kan vie seg til andre kritiske oppgaver.
4. Økt medarbeidertilfredshet og moral: Når reiseregistrerings- og godkjenningsprosessene er automatisert og integrert med kritiske og tilhørende systemer, fører det til raskere utbetalingstider. Som et resultat er de ansatte fornøyde og produktive, og kan rette oppmerksomheten mot kritiske arbeidsprosjekter. Reiseregistrering er kanskje ikke en prosess det snakkes om ofte, men det kan endre seg svært raskt når den begynner å gå sakte eller svikte. Jo færre ganger det temaet må tas opp, jo mer tid har de ansatte til å få unnagjort arbeidet sitt.
5. Forbedret personlig økonomisk planlegging: Timing og evnen til å gjøre spådommer er en kritisk del av det å håndtere økonomi. På et personlig nivå vet de fleste av oss når vi kan forvente lønningen vår, noe som hjelper oss med å ta gode beslutninger om å betale regninger. På samme måte kan vi ved å automatisere utgiftshåndteringsprosessen gjøre mer nøyaktige spådommer om når vi vil motta refusjonen. Den nøyaktigheten hjelper oss med å etablere bedre økonomisk planlegging.

Effektiv håndtering av utgiftsrapporter er en barnelek med Jitterbits Ansattfaring API360-løsninger. Disse løsningene hjelper organisasjoner med å integrere sine eksisterende utgiftsstyringsrelaterte integrasjons-API-er med systemer som Concur, Coupa, Paycom og andre for å gjøre disse prosessene enklere for både ansatte og arbeidsgivere. Dette bidrar til å optimalisere registrering av utgiftskonti og rapportbehandling samtidig som det øker ansattes moral, slik at bedrifter kan fokusere på andre kritiske krav. Prosesstemplate er forhåndsbygde tilordninger og arbeidsflyter for et spesifikt integrasjonsbehov mellom endepunkter. Maler gir et forsprang på integrasjonsprosjektet slik at du slipper å bygge alt fra bunnen av. De tilbyr de vanligste feltmappingene og bruksområdene som de fleste kunder trenger. Eksempler på slike maler inkluderer:

• Workday <> Coupa-mal for ansattes utgifter: Jitterbit har ferdige Workday Coupa-integrasjonsmaler som gjør at ansatte slipper å gjennomføre omstendelige prosedyrer for utgiftsregistrering. Denne malen, som er en ferdigpakket løsning, gjør det raskere å opprette kontoer for utgiftshåndtering og reduserer behovet for teknisk støtte. HR-medarbeidere sparer tid ved å slippe å registrere utgifter manuelt, noe som fører til høyere produktivitet. De ansatte opplever større tilfredshet og bedre arbeidsmoral takket være raskere utbetalingstid.
• NetSuite Coupa mal for ansattutgifter: Denne malen er utviklet for eksisterende brukere av Workday og Coupa, og har til formål å lette tidsbruken både for de ansatte og de HR-lederne som betjener dem. Opprettelse og administrasjon av utgiftsrapporteringskontoer er strømlinjeformet og automatisert, noe som reduserer risikoen for menneskelige feil, øker hastigheten på utbetalingen av utgiftsgodtgjørelser til de ansatte og gir en bedre brukeropplevelse for alle.

Kom i gang med Employee 360 HR-databehandling

Jitterbit brenner for å forenkle prosessen for håndtering av ansattes utlegg. Vi tror at jo mer effektiv denne prosessen er, desto happier og mer effektive vil medarbeiderne være.

Ikke ta vår ord for det. Les hvordan selskaper som SmartRecruiters og KeyedIn Solutions har aktivert Employee 360-integrasjoner for å ta HR-kapasiteten til et nytt nivå.