Fem fordeler med et integrert system for administrasjon av ansattes utgifter

av Sharvani, Content Marketing Manager

Ansattes utgiftsstyring er en kritisk del av effektiv administrasjon av ansatte, fra det øyeblikket de slutter seg til en organisasjon, til det øyeblikket de slutter. Ansatte er avhengige av et velfungerende program for utgiftsstyring slik at de kan få en riktig dekning på en rettidig og effektiv måte. Til tross for dens betydning, er det imidlertid en funksjon som vanligvis ikke diskuteres i lang tid med mindre den er ødelagt.

Erfarne selskaper er godt klar over behovet for å godtgjøre ansatte effektivt, og investerer vanligvis i utgiftsstyringsplattformer for å registrere, behandle, betale og kontrollere utgifter initiert av ansatte.

Til tross for disse investeringene er prosessen med å administrere utgiftene fortsatt ofte komplisert og tungvint. Utgiftsstyringsprosesser inkluderer å fange opp, godkjenne, kompilere og refundere de ansatte, ofte administrert i flere forskjellige systemer. Enhver forsinkelse i denne prosessen gjør den ansatte frustrert, noe som umiddelbart skader moralen og produktiviteten. Tre vanligste feil i utgiftsstyringsbehandling inkluderer:

• Unøyaktige refusjoner: I følge 2019 Travel and Expense Management Trends Report administrerer 43 % av organisasjonene fortsatt utgiftsrapportering manuelt, noe som gir mye rom for feil. Manuelle prosesser fører til unøyaktige refusjoner, noe som alvorlig påvirker moralen og forårsaker produktivitetsforsinkelser.
• Brudd på overholdelse av bedriftens retningslinjer: Når det er forvirring angående bedriftens reisepolicy, blir utgifter ofte sendt inn feil og enten avvist på tidspunktet for vurderingen, eller unøyaktig refundert. Resultatet er i beste fall forsinkelser i refusjon eller i verste fall tapte bedriftsinntekter. En spesifikk forretningsreisepolicy kan gå langt mot å redusere refusjonsforsinkelser, men må integreres ordentlig med eksisterende utgiftsstyringspraksis.
• Forsinkede refusjoner: Det er mange grunner til at en utgiftsrapport kan bli forsinket. For eksempel, hvis en utgiftsrapport er feil utfylt av en ansatt, eller hvis teamet som administrerer utgiftsrapporter ikke er tilgjengelig, kan prosessen med å oppfylle en refusjonsforespørsel bli alvorlig hindret. For å unngå disse forsinkelsene bør økonomi- og HR-ledere automatisere og integrere så mye av prosessen som mulig.

Fordeler med et effektivt system for administrasjon av ansattes utgifter

Et effektivt og spesifisert utgiftsstyringssystem er utviklet for å effektivt administrere og utføre refusjonsbehovene til ansatte på en rask og effektiv måte for å beskytte produktivitet og moral, underlagt bedriftens retningslinjer og prosedyrer. Den inneholder kritiske data som brukes til å behandle og analysere refusjonsforespørselen. Den må også koordinere riktig med data mottatt fra andre relaterte systemer, for eksempel datalager for ansatte og regnskapsprogramvare. Hvis disse målene nås, oppnås fem hovedfordeler:

1. Raskere ombordstigning for ansatte: En av de største tidsinvesteringene som HR-ledere må gjøre er med nye ansatte. Som en del av denne tidsinvesteringen må HR jobbe med økonomi for å gi disse ansatte tilgang til utgiftsrapportering. Automatisering av utgiftsadministrasjonsprosessen og integrering av data fra nøkkelsystemer sammen (som HCM-systemer med utgiftsstyringsplattformer) reduserer nødvendige oppsetttider. Som et resultat går det raskere med ombordstigning og HR- og økonomiteam er mer produktive og effektive.
2. Økt tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker: Dersom utgifter sendes inn på riktig måte og behandles i en rimelig tidsramme, styrkes båndet mellom arbeidsgivere og arbeidstakere. Ansatte har det bra med arbeidsgiverne sine og har troen på at de kan behandle utgiftene sine uten å bli distrahert fra andre ansvarsområder. Samtidig har arbeidsgivere tro på at de ansatte selv kan betjene deres behov så mye som er hensiktsmessig for utgiftsstyringsprosessen.
3. Økt HR- og økonomisjefs produktivitet: Med automatiserte utgiftsrapporteringsprosesser på plass, kan ansatte ikke bare sende inn utgiftsrapporter på egen hånd, men kan også løse problemer og unntak som kan oppstå fra disse rapportene også uavhengig. Denne evnen gjør store tjenester for HR- og økonomiteam som ellers ville vært pålagt å gå inn og hjelpe. Som et resultat er begge disse teamene mer produktive når de tar seg av andre kritiske oppgaver.
4. Økt medarbeidertilfredshet og moral: Når utgiftsrapportering og gjennomgangsprosesser er automatisert og integrert med kritiske relaterte systemer, fører det til akselererte tidsfrister for refusjon. Som et resultat av dette er ansatte fornøyde og produktive, og er i stand til å sette seg inn i kritiske arbeidsprosjekter. Utgiftsrapportering er kanskje ikke en prosess som diskuteres ofte, men som kan endre seg veldig raskt når den begynner å avta eller bryte. Jo færre ganger dette emnet må tas opp, jo mer tid har de ansatte til å få arbeidet gjort.
5. Forbedret personlig økonomisk planlegging: Timing og evnen til å komme med spådommer er en kritisk del av økonomistyringen. På et personlig nivå vet de fleste av oss når vi kan forvente lønnsslippene våre, noe som hjelper oss å ta gode beslutninger om å betale regninger. På samme måte kan vi ved å automatisere utgiftsbehandlingsprosessen gi mer nøyaktige spådommer om når vi vil motta refusjonen. Den nøyaktigheten hjelper oss med å etablere bedre økonomisk planlegging.

Effektiv prosessstyring for utgiftsrapporter er en kakegang med Jitterbit's Medarbeideropplevelse API360-løsninger. Disse løsningene hjelper organisasjoner med å integrere sine eksisterende kostnadsstyringsrelaterte integrasjons-APIer med systemer som Concur, Coupa, Paycom og andre for å gjøre disse prosessene enklere for både ansatte og arbeidsgivere. Dette bidrar til å optimere utgiftskontoregistrering og rapportbehandling samtidig som de øker ansattes moral slik at bedrifter kan fokusere på andre kritiske krav. Prosessmaler er forhåndsbygde kartlegginger og arbeidsflyter for et spesifikt integrasjonsbehov mellom endepunkter. Maler gir et forsprang til integrasjonsprosjektet slik at du ikke trenger å bygge alt fra bunnen av. De gir de vanligste feltkartleggingene og brukstilfellene som de fleste kunder trenger. Eksempler på disse malene inkluderer:

• Workday <> Coupa Employee Expense Mal: Jitterbit har klar til bruk Workday Coupa-integrasjonsmaler som gjør det mulig for ansatte å unngå å utføre tungvinte prosedyrer for utgiftsregistrering. Denne malen er en ferdigpakket løsning, og gir raskere oppsett av utgiftsadministrasjonskontoer og reduserer kravene til teknisk støtte. HR-personell sparer tid til å utføre utgiftsregistrering manuelt, noe som fører til høyere produktivitet. Ansatte føler en høyere følelse av tilfredshet og moral takket være akselerert tid til å betale.
• NetSuite <> Coupa Employee Expense Mal: Designet for eksisterende Workday og Coupa-brukere, er denne malen utviklet for å lette tidsstyringsbyrder for både ansatte og HR-ledere som betjener dem. Oppretting og administrasjon av utgiftsrapportering er strømlinjeformet og automatisert, noe som reduserer rommet for menneskelige feil, øker hastigheten på tilbakebetaling av ansattes utgifter og gir en bedre totalopplevelse for alle brukere.

Komme i gang med Employee 360 ​​HR Data Management

Jitterbit er lidenskapelig opptatt av å effektivisere prosessen med administrasjon av ansattes utgifter. Vi tror at jo mer effektiv denne prosessen er, jo gladere og mer effektive vil medarbeiderne være.

Ikke ta vårt ord for det. Les hvordan selskaper liker SmartRekrutterere og Inntastede løsninger har aktivert Employee 360-integrasjoner for å ta deres HR-evner til neste nivå.