Viisi integroidun työntekijäkulujen hallintajärjestelmän etua

Kirjailija: Sharvaani Sisämarkkinointipäällikkö

Työntekijöiden kulujen hallinta on kriittinen osa työntekijöiden tehokasta hallintaa siitä hetkestä, kun he liittyvät organisaatioon, aina heidän lähtemiseensa. Työntekijät ovat riippuvaisia ​​hyvin toimivasta kulujenhallintaohjelmasta, jotta he voivat saada asianmukaiset korvaukset oikea-aikaisesti ja tehokkaasti. Tärkeydestä huolimatta se on kuitenkin toiminto, josta ei yleensä keskustella pitkään, ellei se ole rikki.

Taitavat yritykset ovat hyvin tietoisia tarpeesta korvata työntekijöille tehokkaasti, ja tyypillisesti investoivat kulujen hallintaalustoihin rekisteröidäkseen, käsitelläkseen, maksaakseen ja valvoakseen työntekijöiden käynnistämiä kuluja.

Näistä investoinneista huolimatta kulujen hallinta on edelleen usein monimutkaista ja raskasta. Kulujen hallintaprosesseihin kuuluu työntekijöiden talteenotto, hyväksyminen, kokoaminen ja korvaaminen, joita usein johdetaan useissa eri järjestelmissä. Kaikki tämän prosessin viivästykset aiheuttavat työntekijän turhautumista, mikä heikentää välittömästi moraalia ja tuottavuutta. Kolme yleisintä virhettä kulujenhallinnan käsittelyssä ovat:

• Virheelliset korvaukset: Vuoden 2019 Travel and Expense Management Trends -raportin mukaan 43 % organisaatioista hoitaa kuluraportoinnin edelleen manuaalisesti, mikä antaa paljon tilaa virheille. Manuaaliset prosessit johtavat epätarkkoihin korvauksiin, mikä vaikuttaa vakavasti moraaliin ja aiheuttaa tuottavuuden viivästyksiä.
• Yrityspolitiikan noudattamisrikkomukset: Kun yritysten matkustuskäytännöissä on epäselvyyttä, kulut ilmoitetaan usein virheellisesti ja joko hylätään tarkastelun yhteydessä tai korvataan virheellisesti. Seurauksena on parhaimmillaan korvausten viivästyminen tai pahimmillaan yrityksen tulojen menetys. Erityinen yritysmatkapolitiikka voi auttaa vähentämään korvausten viivästyksiä, mutta se on integroitava asianmukaisesti olemassa oleviin kuluhallintakäytäntöihin.
• Viivästyneet korvaukset: On monia syitä, miksi kuluraportti voi viivästyä. Esimerkiksi, jos työntekijä täyttää kuluraportin väärin tai jos kuluraportteja hallinnoiva tiimi ei ole saatavilla, korvauspyynnön täyttäminen voi vaikeutua vakavasti. Näiden viivästysten välttämiseksi talous- ja henkilöstöjohtajien tulisi automatisoida ja integroida niin suuri osa prosessista kuin mahdollista.

Tehokkaan henkilöstökulujen hallintajärjestelmän edut

Tehokas ja eritelty kulujen hallintajärjestelmä on suunniteltu tehokkaasti hallitsemaan ja toteuttamaan työntekijöiden korvaustarpeita nopeasti ja tehokkaasti tuottavuuden ja moraalin turvaamiseksi yrityksen politiikkojen ja menettelytapojen mukaisesti. Se sisältää kriittisiä tietoja, joita käytetään korvauspyynnön käsittelyyn ja analysointiin. Sen on myös sovitettava kunnolla yhteen muista liittyvistä järjestelmistä, kuten työntekijöiden tietovarastoista ja kirjanpitoohjelmistoista, vastaanotettujen tietojen kanssa. Jos nämä tavoitteet saavutetaan, saavutetaan viisi keskeistä etua:

1. Työntekijöiden nopeampi perehdytys: Yksi suurimmista aikainvestoinneista, joka henkilöstöjohtajien on tehtävä, on uusien työntekijöiden hankkiminen. Osana tätä aikainvestointia HR:n on työskenneltävä rahoituksen kanssa, jotta nämä työntekijät voivat käyttää kuluraportointia. Kulujen hallintaprosessin automatisointi ja avainjärjestelmien tietojen integroiminen yhteen (kuten HCM-järjestelmät kulujenhallintaalustoineen) lyhentävät tarvittavia asennusaikoja. Tämän seurauksena työntekijöiden käyttöönotto on nopeampaa ja HR- ja taloustiimit tuottavampia ja tehokkaampia.
2. Lisääntynyt luottamus työnantajan ja työntekijän välillä: Jos kulut ilmoitetaan oikein ja ne käsitellään kohtuullisessa ajassa, työnantajien ja työntekijöiden välinen side vahvistuu. Työntekijät tuntevat olonsa hyväksi työnantajiensa suhteen ja heillä on uskoa, että he käsittelevät kulunsa ilman, että he häiritsevät muita velvollisuuksia. Samalla työnantajat uskovat työntekijöidensä itsepalvelutarpeisiin niin paljon kuin kulujenhallintaprosessin kannalta on tarkoituksenmukaista.
3. Lisääntynyt henkilöstö- ja talouspäällikön tuottavuus: Automaattisten kuluraportointiprosessien ansiosta työntekijät eivät vain pysty toimittamaan kuluraportteja itse, vaan pystyvät myös ratkaisemaan raporteista mahdollisesti aiheutuvia ongelmia ja poikkeuksia itsenäisesti. Tämä kyky tekee valtavan palveluksen HR- ja taloustiimeille, jotka muuten joutuisivat puuttumaan ja auttamaan. Tämän seurauksena molemmat ryhmät ovat tuottavampia hoitaessaan muita kriittisiä tehtäviä.
4. Lisääntynyt työntekijöiden tyytyväisyys ja moraali: Kun kuluraportointi- ja tarkistusprosessit automatisoidaan ja integroidaan kriittisiin liittyviin järjestelmiin, se johtaa nopeutuneisiin korvausajoihin. Tämän seurauksena työntekijät ovat tyytyväisiä ja tuottavia ja pystyvät keskittymään kriittisiin työprojekteihin. Kuluraportointi ei ehkä ole prosessi, josta keskustellaan usein, mutta se voi muuttua hyvin nopeasti, kun se alkaa hidastua tai katketa. Mitä harvemmin tätä aihetta pitää käsitellä, sitä enemmän työntekijöillä on aikaa saada työnsä tehtyä.
5. Parannettu henkilökohtainen taloussuunnittelu: Ajoitus ja kyky ennustaa on kriittinen osa talouden hallintaa. Henkilökohtaisella tasolla useimmat meistä tietävät, milloin odottaa palkkaamme, mikä auttaa meitä tekemään hyviä päätöksiä laskujen maksamisesta. Samoin kulujen hallintaprosessia automatisoimalla voimme tehdä tarkempia ennusteita siitä, milloin saamme korvauksen. Tämä tarkkuus auttaa meitä laatimaan parempaa taloussuunnittelua.

Tehokas kuluraporttiprosessin hallinta on helppoa Jitterbitin kanssa Employee Experience API360 -ratkaisut. Nämä ratkaisut auttavat organisaatioita integroimaan olemassa olevat kuluhallintaan liittyvät integraatiorajapinnat järjestelmiin, kuten Concur, Coupa, Paycom ja muut, helpottaakseen näitä prosesseja sekä työntekijöille että työnantajille. Tämä auttaa optimoimaan kulutilin rekisteröinnin ja raporttien käsittelyn ja lisää samalla työntekijöiden moraalia, jotta yritykset voivat keskittyä muihin kriittisiin vaatimuksiin. Prosessimallit ovat valmiiksi rakennettuja kartoituksia ja työnkulkuja tiettyyn päätepisteiden väliseen integrointitarpeeseen. Mallit tarjoavat etumatkan integrointiprojektille, joten sinun ei tarvitse rakentaa kaikkea tyhjästä. Ne tarjoavat yleisimmät kenttäkartoitukset ja käyttötapaukset, joita useimmat asiakkaat tarvitsevat. Esimerkkejä näistä malleista ovat:

• Workday <> Coupa-työntekijäkustannusmalli: Jitterbitissä on käyttövalmis Workday Coupa-integraatiomallit, joiden avulla työntekijät voivat välttää raskaiden kulujen kirjaamisen. Valmiiksi pakattu ratkaisu, tämä malli nopeuttaa kulujen hallintatilin luomista ja vähentää teknisen tuen vaatimuksia. HR-henkilöstö säästää aikaa kulujen kirjaamiseen manuaalisesti, mikä lisää tuottavuutta. Työntekijät tuntevat tyytyväisyyttä ja moraalia korkeammalle lyhentyneen maksuajan ansiosta.
• NetSuite <> Coupa -työntekijäkustannusmalli: Suunniteltu olemassa olevaan Workday ja Coupan käyttäjille, tämä malli on suunniteltu helpottamaan sekä työntekijöiden että heitä palvelevien henkilöstöjohtajien ajanhallintataakkaa. Kuluraportointitilin luominen ja hallinta on virtaviivaistettua ja automatisoitua, mikä vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta, lisää työntekijöiden kulukorvausnopeutta ja tarjoaa paremman kokonaiskokemuksen kaikille käyttäjille.

Employee 360 ​​HR Data Managementin käytön aloittaminen

Jitterbit on intohimoinen henkilöstökulujen hallintaprosessin virtaviivaistamiseen. Uskomme, että mitä tehokkaampi tämä prosessi on, sitä onnellisempia ja tehokkaampia työntekijät ovat.

Älä usko sanaamme. Lue, miten yritykset pitävät SmartRecruiters ja KeyedIn-ratkaisut ovat mahdollistaneet Employee 360 ​​-integraatioiden nostamisen HR-valmiutensa uudelle tasolle.