Integroidun työntekijöiden kuluhallintajärjestelmän viisi etua

Sharvaani, Sisältömarkkinointipäällikkö

Työntekijöiden kulujen hallinta on keskeinen osa henkilöstön tehokkarasta johtamista siitä hetkestä lähtien, kun he liittyvät organisaatioon, aina siihen hetkellä, kun he lähtevät. Työntekijät ovat riippuvaisia hyvin toimivasta kuluhallintaohjelmasta, jotta heidän kulunsa voidaan korvata asianmukaisesti, ajallaan ja tehokkaasti. Tärkeästä roolistaan huolimatta se on kuitenkin toiminto, josta harvemmin puhutaan sen suuremmin, ellei se ole rikki.

Nerokkaat yritykset ovat hyvin tietoisia työntekijöidensä tehokkaan kulujen korvaamisen tarpeesta ja sijoittavat tyypillisesti kulujenhallintaalustoihin rekisteröidäkseen, käsitelläkseen, maksaakseen ja hallitakseen työntekijöiden aloittamia kuluja.

Näistä investoinneista huolimatta kulujen hallintaprosessi on silti usein monimutkainen ja työläs. Kulujen hallintaprosessit sisältävät kuittien tallentamisen, hyväksymisen, kokoamisen ja työntekijöiden kulujen korvaamisen, joita hoidetaan usein useassa eri järjestelmässä. Viivästykset tässä prosessissa turhauttavat työntekijää, mikä heikentää välittömästi työmotivaatiota ja tuottavuutta. Kolme yleisintä virhettä kulujen hallintaprosessissa ovat:

• Virheelliset korvaukset: Vuoden 2019 matka- ja kulujenhallinnan trendiraportin mukaan 43% organisaatioista hoitaa edelleen kuluraportointia manuaalisesti, mikä jättää paljon tilaa virheille. Manuaaliset prosessit johtavat virheellisiin korvauksiin, mikä heikentää merkittävästi työilmapiiriä ja aiheuttaa tuottavuuden hidastumista.
• Yrityskäytännön rikkomukset: Kun yrityksen matkustusohjeista on epäselvyyttä, kululaskuja jätetään usein virheellisesti ja ne joko hylätään tarkastusvaiheessa tai korvataan virheellisesti. Seurauksena ovat parhaimmillaan korvausten viivästykset tai pahimmillaan yrityksen tulojen menetykset. Täsmällinen yrityksen matkustusohjesääntö voi auttaa merkittävästi korvausten viivästysten vähentämisessä, mutta se on integroitava asianmukaisesti olemassa oleviin kulujenhallintakäytäntöihin.
• Viivästyneet korvaukset: Kululaskun viivästymiselle on monia syitä. Esimerkiksi jos työntekijä täyttää kululaskun virheellisesti tai jos kululaskuja hallinnoiva tiimi ei ole tavoitettavissa, kulukorvauspyynnön käsittelyprosessi saattaa viivästyä vakavasti. Näiden viivästysten välttämiseksi taloushallinnon ja HR:n esimiesten tulisi automatisoida ja integroida mahdollisimman suuri osa prosessista.

Tehokkaan työntekijöiden kuluhallintajärjestelmän edut

Tehokas ja eritelty kulujenhallintajärjestelmä on suunniteltu hallitsemaan ja toteuttamaan työntekijöiden kulukorvaustarpeita nopeasti ja tehokkaasti tuottavuuden ja työmotivaation turvaamiseksi yrityksen toimintaperiaatteiden ja -käytäntöjen mukaisesti. Se sisältää kriittistä dataa, jota käytetään korvaushakemuksen käsittelyyn ja analysointiin. Sen on myös koordinoitava asianmukaisesti muiden aiheeseen liittyvien järjestelmien, kuten henkilöstötietorekistereiden ja kirjanpito-ohjelmistojen, kanssa vastaanotettujen tietojen kanssa. Jos nämä tavoitteet saavutetaan, saavutetaan viisi keskeistä hyötyä:

1. Nopeampi työntekijöiden perehdytys: Yksi suurimmista ajallisista sijoituksista, joita HR-päälliköiden on tehtävä, liittyy uusiin työntekijöihin. Osana tätä ajallista sijoitusta HR:n on tehtävä yhteistyötä talousosaston kanssa antaakseen näille työntekijöille pääsyn matkalaskujen raportointiin. Kulujenhallintaprosessin automatisointi, ja keskeisten järjestelmien tietojen integrointi yhteen (kuten HR-järjestelmien ja kulujenhallintaalustojen) lyhentää tarvittavia käyttöönottoaikoja. Tämän seurauksena työntekijöiden perehdytys on nopeampaa ja HR- sekä taloustiimit ovat tuottavampia ja tehokkaampia.
2. Lisääntynyt luottamus työnantajan ja työntekijän välillä: Kun kulut toimitetaan asianmukaisesti ja käsitellään kohtuullisessa ajassa, työnantajien ja työntekijöiden välinen side vahvistuu. Työntekijöillä on hyvä mieli työnantajistaan ja heillä on luottamus siihen, että nämä käsittelevät heidän kulunsa häiritsemättä heidän muita työtehtäviään. Samaan aikaan työnantajilla on luottamus työntekijöihinsä siinä, että nämä hoitavat omat tarpeensa itsepalveluna siinä määrin kuin se on kulujenhallintaprosessin kannalta asianmukaista.
3. Henkilöstö- ja taloushallinnon päälliköiden tuottavuuden kasvu: Kun automatisoidut kulujen raportointiprosessit ovat käytössä, työntekijät eivät ainoastaan pysty lähettämään kuluraporttejaan itse, vaan he pystyvät myös ratkaisemaan itsenäisesti kyseisistä raporteista mahdollisesti aiheutuvat ongelmat ja poikkeukset. Tämä kyky tekee suuria palveluksia HR- ja taloushallinnon tiimeille, joiden muuten pitäisi puuttua asiaan ja auttaa. Tämän seurauksena molemmat näistä tiimeistä ovat tuottavampia keskittyessään muihin kriittisiin tehtäviin.
4. Parantunut työntekijöiden tyytyväisyys ja työmotivaatio: Kun kulujenkäsittely- ja tarkastusprosessit automatisoidaan ja integroidaan keskeisiin liittyviin järjestelmiin, se johtaa nopeampiin korvausaikatauluihin. Tämän seurauksena työntekijät ovat tyytyväisiä ja tuottavia ja pystyvät keskittymään tärkeisiin työprojekteihinsa. Kulujenkäsittely ei ehkä ole prosessi, josta keskustellaan usein, mutta se voi muuttua hyvin nopeasti, kun se alkaa hidastua tai takkuilla. Mitä harvemmin asiaan joudutaan puuttumaan, sitä enemmän työntekijöillä on aikaa tehdä työnsä.
5. Parannettu henkilökohtainen taloussuunnittelu: Ajoitus ja kyky tehdä ennusteita ovat kriittinen osa talouden hallintaa. Henkilökohtaisella tasolla useimmat meistä tietävät, milloin voivat odottaa palkkapäiväänsä, mikä auttaa meitä tekemään hyviä päätöksiä laskujen maksamisesta. Vastaavasti automatisoimalla kulujen hallintaprosessin voimme tehdä tarkempia ennusteita siitä, milloin saamme korvauksen. Tämä tarkkuus auttaa meitä luomaan parempaa taloussuunnittelua.

Tehokas kuluraporttiprosessien hallinta on lastenleikkiä Jitterbitin Employee Experience API360 Solutions. Nämä ratkaisut auttavat organisaatioita integroimaan omat kulujenhallintaan liittyvät rajapintansa järjestelmiin, kuten Concuriin, Coupaan, Paycomiin ja muihin, jotta nämä prosessit olisivat helpompia sekä työntekijöille että työnantajille. Tämä auttaa optimoimaan kulutilien rekisteröintiä ja raporttien käsittelyä sekä parantamaan työntekijöiden työmotivaatiota, jotta yritykset voivat keskittyä muihin kriittisiin tarpeisiin. Prosessimallit (Process Templates) ovat valmiiksi rakennettuja määrityksiä ja työnkulkuja tiettyä päätepisteiden välistä integraatiotarvetta varten. Mallit antavat etumatkaa integraatioprojektiin, jotta kaikkea ei tarvitse rakentaa alusta alkaen. Ne tarjoavat yleisimmät kenttämääritykset ja käyttötapaukset, joita useimmat asiakkaat tarvitsevat. Esimerkkejä näistä malleista ovat:

• Workday <> Coupan työntekijöiden kulumalli: Jitterbit tarjoaa käyttövalmiita Workday Coupa -integraatiomalleja, joiden avulla työntekijät voivat välttää työläitä kulujen kirjaamismenettelyjä. Tämä valmiiksi paketoitu ratkaisu nopeuttaa kulujen hallinnan tilien perustamista ja vähentää teknisen tuen tarvetta. Henkilöstöhallinnon työntekijät säästävät aikaa, jota kuluisi kulujen manuaaliseen kirjaamiseen, mikä parantaa tuottavuutta. Työntekijöiden tyytyväisyys ja työilmapiiri paranevat, kun maksujen käsittelyaika lyhenee.
• NetSuite Coupa -työntekijän kulumalli: Tämä malli on tarkoitettu nykyisille Workday- ja Coupa-käyttäjille, ja sen tarkoituksena on helpottaa ajanhallintaa sekä työntekijöiden että heitä palvelevien henkilöstöpäälliköiden kannalta. Kuluraportointitilien luominen ja hallinta on virtaviivaistettu ja automatisoitu, mikä vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta, nopeuttaa työntekijöiden kulujen korvaamista ja tarjoaa paremman kokonaiskokemuksen kaikille käyttäjille.

Employee 360 HR -tietojen hallinnan aloittaminen

Jitterbit on sitoutunut tehostamaan työntekijöiden kuluhallintaprosessia. Uskomme, että mitä tehokkaampi tämä prosessi on, sitä onnellisempia ja tehokkaampia työntekijät ovat.

Älä luota pelkästään meidän sanaamme. Lue, kuinka yritykset kuten SmartRecruiters ja KeyedIn Solutions ovat ottaneet käyttöön Employee 360 -integraatiot viedäkseen HR-kyvykkyytensä uudelle tasolle.