Cinque vantaggi di un sistema integrato di gestione delle spese dei dipendenti

Di Sharvaani, Content Marketing Manager

La gestione delle spese dei dipendenti è una parte fondamentale per gestire efficacemente i dipendenti, dal momento in cui entrano a far parte di un'organizzazione fino al momento in cui la lasciano. I dipendenti dipendono da un programma di gestione delle spese ben funzionante in modo da poter essere rimborsati adeguatamente in modo tempestivo ed efficiente. Nonostante la sua importanza, tuttavia, è una funzione di cui solitamente non si discute in modo approfondito a meno che non sia guasta.

Le aziende più accorte sono ben consapevoli della necessità di rimborsare efficacemente i dipendenti e in genere investono in piattaforme di gestione delle spese per registrare, elaborare, pagare e controllare le spese avviate dai dipendenti.

Nonostante questi investimenti, il processo di gestione delle spese è ancora spesso complicato e macchinoso. I processi di gestione delle spese includono la registrazione, l'approvazione, la compilazione e il rimborso dei dipendenti, spesso gestiti in più sistemi diversi. Qualsiasi ritardo in questo processo frustra il dipendente, danneggiando immediatamente il morale e la produttività. I tre errori più comuni nell'elaborazione della gestione delle spese includono:

• Rimborsi imprecisi: Secondo il Rapporto sulle tendenze nella gestione dei viaggi e delle spese del 2019, il 43% delle organizzazioni gestisce ancora manualmente la rendicontazione delle spese, il che lascia ampio margine di errore. I processi manuali comportano rimborsi imprecisi, il che incide negativamente sul morale dei dipendenti e causa ritardi nella produttività.
• Violazioni della conformità alle politiche aziendali: Quando c'è confusione riguardo alla politica di viaggi aziendali, le note spese vengono spesso presentate erroneamente e respinte al momento della revisione, oppure rimborsate in modo impreciso. Il risultato è, nella migliore delle ipotesi, un ritardo nei rimborsi o, nella peggiore, una perdita di entrate aziendali. Una specifica politica di viaggi aziendali può contribuire notevolmente a ridurre i ritardi nei rimborsi, ma deve essere integrata correttamente con le pratiche di gestione delle spese esistenti.
• Rimborsi ritardati Ci sono molte ragioni per cui una nota spese può subire ritardi. Ad esempio, se una nota spese viene compilata in modo errato da un dipendente, o se il team che gestisce le note spese non è disponibile, il processo di evasione di una richiesta di rimborso può essere gravemente ostacolato. Per evitare questi ritardi, i manager finanziari e delle risorse umane dovrebbero automatizzare e integrare quanto più possibile il processo.

Vantaggi di un sistema efficiente di gestione delle spese dei dipendenti

Un sistema di gestione delle spese efficiente e dettagliato è progettato per gestire ed eseguire efficacemente le esigenze di rimborso dei dipendenti in modo rapido ed efficace, al fine di tutelare la produttività e il morale, nel rispetto delle politiche e delle procedure aziendali. Esso custodisce i dati critici utilizzati per elaborare e analizzare la richiesta di rimborso. Inoltre, deve coordinarsi correttamente con i dati ricevuti da altri sistemi correlati, come gli archivi dei dati dei dipendenti e i software di contabilità. Se questi obiettivi vengono raggiunti, si ottengono cinque vantaggi chiave:

1. Inserimento dei dipendenti più rapido: Uno dei maggiori investimenti di tempo che i responsabili delle risorse umane devono fare riguarda i nuovi dipendenti. Come parte di tale investimento di tempo, le risorse umane devono collaborare con la finanza per fornire a questi dipendenti l'accesso alla rendicontazione delle spese. L'automazione del processo di gestione delle spese, e l'integrazione dei dati provenienti dai sistemi chiave (come i sistemi HCM con le piattaforme di gestione delle note spese) riduce i tempi di configurazione richiesti. Di conseguenza, l'inserimento dei dipendenti è più rapido e i team delle risorse umane e finanziari sono più produttivi ed efficienti.
2. Maggiore fiducia tra datore di lavoro e dipendente: Se le note spese vengono presentate correttamente ed elaborate in tempi ragionevoli, il legame tra datori di lavoro e dipendenti si rafforza. I dipendenti hanno una buona opinione dei loro datori di lavoro e nutrono fiducia nella loro capacità di elaborare le spese senza distrarsi da altre responsabilità. Allo stesso tempo, i datori di lavoro ripongono fiducia nei propri dipendenti affinché gestiscano autonomamente le proprie esigenze nella misura in cui ciò sia appropriato per il processo di gestione delle spese.
3. Maggiore produttività dei responsabili HR e finanziari: Con processi di rendicontazione delle spese automatizzati in atto, i dipendenti non solo sono in grado di inviare le note spese autonomamente, ma possono anche risolvere in modo indipendente eventuali problemi ed eccezioni che potrebbero sorgere da tali rendiconti. Questa capacità è di grande aiuto per i team delle risorse umane e della finanza, che altrimenti dovrebbero intervenire e prestare aiuto. Di conseguenza, entrambi i team sono più produttivi nel dedicarsi ad altre attività critiche.
4. Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti: Quando i processi di rendicontazione e revisione delle spese sono automatizzati e integrati con i relativi sistemi critici, si ottiene un'accelerazione dei tempi di rimborso. Di conseguenza, i dipendenti sono soddisfatti e produttivi, e sono in grado di dedicarsi a progetti di lavoro cruciali. La rendicontazione delle spese potrebbe non essere un argomento discusso di frequente, ma la situazione può cambiare molto rapidamente non appena inizia a rallentare o a bloccarsi. Meno volte è necessario affrontare questo argomento, più tempo i dipendenti hanno a disposizione per svolgere il proprio lavoro.
5. Pianificazione finanziaria personale avanzata: Il tempismo e la capacità di fare previsioni sono una parte fondamentale della gestione delle finanze. A livello personale, la pluparto di noi sa quando aspettarsi lo stipendio, il che ci aiuta a prendere buone decisioni sul pagamento delle bollette. Allo stesso modo, automatizzando il processo di gestione delle spese, possiamo fare previsioni più accurate su quando riceveremo il rimborso. Questa precisione ci aiuta a stabilire una migliore pianificazione finanziaria.

La gestione efficiente del processo delle note spese è un gioco da ragazzi con Jitterbit Employee Experience API360 Solutions. Queste soluzioni aiutano le organizzazioni a integrare le loro API di integrazione esistenti relative alla gestione delle spese con sistemi come Concur, Coupa, Paycom e altri, per semplificare questi processi sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Questo aiuta a ottimizzare la registrazione delle note spese e l'elaborazione dei report, aumentando al contempo il morale dei dipendenti, in modo che le aziende possano concentrarsi su altri requisiti critici. I modelli di processo (Process Templates) sono mappature e flussi di lavoro predefiniti per una specifica esigenza di integrazione tra endpoint. I modelli offrono un vantaggio iniziale per il progetto di integrazione, evitando di dover costruire tutto da zero. Forniscono le mappature dei campi e i casi d'uso più comuni di cui la maggior parte dei clienti ha bisogno. Esempi di questi modelli includono:

• Workday <> Modello di spese dei dipendenti Coupa: Jitterbit offre modelli di integrazione Coupa Workday pronti all'uso che consentono ai dipendenti di evitare di eseguire complesse procedure di registrazione delle spese. Essendo una soluzione preconfigurata, questo modello accelera la configurazione dei conti per la gestione delle spese e riduce la necessità di assistenza tecnica. Il personale delle risorse umane risparmia il tempo necessario per la registrazione manuale delle spese, con un conseguente aumento della produttività. I dipendenti provano un maggiore senso di soddisfazione e il loro morale ne beneficia grazie alla riduzione dei tempi di pagamento.
• Template di spesa dei dipendenti NetSuite Coupa: Pensato per gli attuali utenti di Workday e Coupa, questo modello è stato progettato per alleggerire il carico di lavoro legato alla gestione del tempo sia per i dipendenti che per i responsabili delle risorse umane che li assistono. La creazione e la gestione dei conti per la rendicontazione delle spese sono semplificate e automatizzate, riducendo il margine di errore umano, accelerando i tempi di rimborso delle spese dei dipendenti e garantendo un’esperienza complessiva migliore per tutti gli utenti.

Introduzione alla gestione dei dati HR di Employee 360

Jitterbit ha la passione di semplificare il processo di gestione delle spese dei dipendenti. Crediamo che più questo processo è efficace, più i dipendenti saranno felici ed efficaci.

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