Di Sharvanani, Content Marketing Manager
La gestione delle spese dei dipendenti è una parte fondamentale della gestione efficace dei dipendenti, dal momento in cui entrano a far parte di un'organizzazione fino al momento in cui se ne vanno. I dipendenti dipendono da un programma di gestione delle spese ben funzionante in modo che possano essere adeguatamente rimborsati in modo tempestivo ed efficiente. Nonostante la sua importanza, tuttavia, è una funzione che di solito non viene discussa a lungo a meno che non venga interrotta.
Le aziende esperte sono ben consapevoli della necessità di rimborsare i dipendenti in modo efficace e in genere investono in piattaforme di gestione delle spese per registrare, elaborare, pagare e controllare le spese avviate dai dipendenti.
Nonostante questi investimenti, il processo di gestione delle spese è ancora spesso complicato e macchinoso. I processi di gestione delle spese includono l'acquisizione, l'approvazione, la compilazione e il rimborso dei dipendenti, spesso gestiti in più sistemi diversi. Qualsiasi ritardo in questo processo lascia il dipendente frustrato, il che danneggia immediatamente il morale e la produttività. I tre errori più comuni nell'elaborazione della gestione delle spese includono:
- Rimborsi imprecisi: Secondo il Travel and Expense Management Trends Report 2019, il 43% delle organizzazioni gestisce ancora manualmente la rendicontazione delle spese, il che lascia molto spazio agli errori. I processi manuali portano a rimborsi imprecisi, che influiscono gravemente sul morale e causano ritardi nella produttività.
- Violazioni della conformità alle politiche aziendali: Quando c'è confusione riguardo alla politica di viaggio aziendale, le spese vengono spesso presentate erroneamente e respinte al momento della revisione o rimborsate in modo errato. Il risultato è, nel migliore dei casi, ritardi nei rimborsi o, nel peggiore dei casi, mancati introiti aziendali. Una specifica politica di viaggio aziendale può fare molto per ridurre i ritardi di rimborso, ma deve essere adeguatamente integrata con le pratiche di gestione delle spese esistenti.
- Rimborso ritardato: Ci sono molte ragioni per cui una nota spese può essere ritardata. Ad esempio, se una nota spese viene compilata in modo improprio da un dipendente o se il team che gestisce le note spese non è disponibile, il processo di adempimento di una richiesta di rimborso potrebbe essere gravemente ostacolato. Per evitare questi ritardi, i responsabili finanziari e delle risorse umane dovrebbero automatizzare e integrare il più possibile il processo.
Vantaggi di un efficiente sistema di gestione delle spese dei dipendenti
Un sistema di gestione delle spese efficiente e dettagliato è progettato per gestire ed eseguire efficacemente le esigenze di rimborso dei dipendenti in modo rapido ed efficace per proteggere la produttività e il morale, in base alle politiche e alle procedure aziendali. Ospita dati critici utilizzati per elaborare e analizzare la richiesta di rimborso. Deve inoltre coordinarsi correttamente con i dati ricevuti da altri sistemi correlati, come archivi di dati dei dipendenti e software di contabilità. Se questi obiettivi vengono raggiunti, si realizzano cinque vantaggi chiave:
- Onboarding dei dipendenti più rapido: Uno dei maggiori investimenti di tempo che i responsabili delle risorse umane devono fare è con i nuovi dipendenti. Come parte di questo investimento di tempo, le risorse umane devono collaborare con la finanza per fornire a questi dipendenti l'accesso alla rendicontazione delle spese. L'automazione del processo di gestione delle spese e l'integrazione dei dati dei sistemi chiave insieme (come i sistemi HCM con le piattaforme di gestione delle spese) riduce i tempi di configurazione richiesti. Di conseguenza, l'onboarding dei dipendenti è più rapido e i team delle risorse umane e finanziari sono più produttivi ed efficienti.
- Aumento della fiducia tra datore di lavoro e dipendente: Se le spese vengono presentate correttamente ed elaborate in un lasso di tempo ragionevole, il legame tra datori di lavoro e dipendenti si rafforza. I dipendenti si sentono bene con i loro datori di lavoro e hanno fiducia in loro per elaborare le loro spese senza essere distratti da altre responsabilità. Allo stesso tempo, i datori di lavoro hanno fiducia nel fatto che i propri dipendenti soddisfino autonomamente le proprie esigenze quanto è appropriato per il processo di gestione delle spese.
- Aumento della produttività dei responsabili delle risorse umane e della finanza: Con i processi automatizzati di rendicontazione delle spese in atto, i dipendenti non solo sono in grado di inviare autonomamente le note spese, ma sono anche in grado di risolvere i problemi e le eccezioni che possono derivare da tali rapporti in modo indipendente. Questa capacità fa enormi favori ai team delle risorse umane e della finanza che altrimenti sarebbero tenuti a intervenire e aiutare. Di conseguenza, entrambi questi team sono più produttivi nella partecipazione ad altre attività critiche.
- Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti: Quando i processi di rendicontazione e revisione delle spese sono automatizzati e integrati con i sistemi correlati critici, si ottengono tempi di rimborso accelerati. Di conseguenza, i dipendenti sono soddisfatti e produttivi e sono in grado di concentrarsi su progetti di lavoro critici. La rendicontazione delle spese potrebbe non essere un processo discusso frequentemente, ma può cambiare molto velocemente una volta che inizia a rallentare o a rompersi. Minore è il numero di volte in cui l'argomento deve essere affrontato, maggiore è il tempo che i dipendenti hanno a disposizione per svolgere il proprio lavoro.
- Pianificazione finanziaria personale potenziata: Il tempismo e la capacità di fare previsioni sono una parte fondamentale della gestione delle finanze. A livello personale, la maggior parte di noi sa quando aspettarsi i nostri stipendi, il che ci aiuta a prendere buone decisioni sul pagamento delle bollette. Allo stesso modo, automatizzando il processo di gestione delle spese, possiamo fare previsioni più accurate su quando riceveremo il rimborso. Tale accuratezza ci aiuta a stabilire una migliore pianificazione finanziaria.
La gestione efficace del processo di resoconto spese è un gioco da ragazzi con Jitterbit's Soluzioni API360 per l'esperienza dei dipendenti. Queste soluzioni aiutano le organizzazioni a integrare le API di integrazione relative alla gestione delle spese esistenti con sistemi come Concur, Coupa, Paycom e altri per semplificare questi processi sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Questo aiuta a ottimizzare la registrazione del conto spese e l'elaborazione dei report, aumentando al contempo il morale dei dipendenti in modo che le aziende possano concentrarsi su altri requisiti critici. I modelli di processo sono mappature e flussi di lavoro predefiniti per una specifica esigenza di integrazione tra gli endpoint. I modelli forniscono un vantaggio per il progetto di integrazione in modo da non dover creare tutto da zero. Forniscono le mappature dei campi e i casi d'uso più comuni di cui la maggior parte dei clienti ha bisogno. Esempi di questi modelli includono:
- Workday <> Modello di spesa dei dipendenti Coupa: Jitterbit è pronto per l'uso Workday Modelli di integrazione Coupa che consentono ai dipendenti di evitare di eseguire ingombranti procedure di registrazione delle spese. Una soluzione preconfezionata, questo modello accelera l'impostazione dell'account di gestione delle spese e riduce i requisiti di supporto tecnico. Il personale delle risorse umane risparmia tempo per eseguire manualmente la registrazione delle spese, portando a una maggiore produttività. I dipendenti provano un maggiore senso di soddisfazione e morale grazie al tempo di pagamento accelerato.
- NetSuite <> Modello di spesa dei dipendenti Coupa: Progettato per esistere Workday e gli utenti di Coupa, questo modello è progettato per alleggerire gli oneri di gestione del tempo sia per i dipendenti che per i responsabili delle risorse umane che li assistono. La creazione e la gestione degli account di rendicontazione spese è semplificata e automatizzata, riducendo il margine di errore umano, aumentando la velocità di rimborso delle spese dei dipendenti e fornendo una migliore esperienza complessiva per tutti gli utenti.
Introduzione a Employee 360 HR Data Management
Jitterbit è appassionato di semplificare il processo di gestione delle spese dei dipendenti. Riteniamo che quanto più efficace è questo processo, tanto più felici ed efficienti saranno i dipendenti.
Non crederci sulla parola. Leggi come piace alle aziende SmartRecruiter ed Soluzioni digitate hanno consentito alle integrazioni di Employee 360 di portare le loro capacità HR a un livello superiore.
