Cinq avantages d'un système intégré de gestion des notes de frais

Par Sharvaani, Responsable du marketing de contenu

La gestion des notes de frais des employés est un élément essentiel d'une gestion efficace du personnel, du moment de son embauche jusqu'à son départ. Les employés dépendent d'un programme de gestion des notes de frais bien rodé afin d'être remboursés correctement, rapidement et efficacement. Malgré son importance, c'est toutefois une fonction dont on ne discute généralement pas en profondeur, à moins qu'elle ne soit défaillante.

Les entreprises avisées sont pleinement conscientes de la nécessité de rembourser efficacement leurs employés et investissent généralement dans des plates-formes de gestion des notes de frais pour enregistrer, traiter, payer et contrôler les dépenses engagées par ces derniers.

Malgré ces investissements, le processus de gestion des dépenses reste souvent compliqué et fastidieux. Les processus de gestion des dépenses comprennent la saisie, l'approbation, la compilation et le remboursement des employés, souvent gérés dans plusieurs systèmes différents. Tout retard dans ce processus frustre l'employé, ce qui nuit immédiatement au moral et à la productivité. Les trois erreurs les plus courantes dans le traitement de la gestion des dépenses sont les suivantes :

• Remboursements inexacts : Selon le rapport 2019 sur les tendances en matière de gestion des voyages et des dépenses, 43% des entreprises gèrent encore leurs notes de frais de manière manuelle, ce qui laisse une grande marge d'erreur. Les processus manuels entraînent des remboursements inexacts, ce qui nuit gravement au moral des employés et entraîne des retards en termes de productivité.
• Violations de la politique de l'entreprise : En cas de confusion concernant la politique de voyages d'entreprise, les notes de frais sont souvent soumises par erreur et soit rejetées lors de l'examen, soit remboursées de manière inexacte. Le résultat est, au mieux, des retards de remboursement ou, au pire, une perte de revenus pour l'entreprise. Une politique de voyages d'entreprise spécifique peut contribuer grandement à réduire les retards de remboursement, mais elle doit être correctement intégrée aux pratiques existantes de gestion des notes de frais.
• Remboursements retardés De nombreuses raisons peuvent expliquer le retard d'une note de frais. Par exemple, si une note de frais est mal remplie par un employé, ou si l'équipe qui gère les notes de frais n'est pas disponible, le processus de traitement d'une demande de remboursement peut être fortement entravé. Pour éviter ces retards, les responsables financiers et des ressources humaines doivent automatiser et intégrer la plus grande partie possible du processus.

Avantages d'un système de gestion efficace des notes de frais des employés

Un système de gestion des dépenses efficace et détaillé est conçu pour gérer et exécuter efficacement les besoins de remboursement des employés de manière rapide et efficace afin de protéger la productivité et le moral, conformément aux politiques et procédures de l'entreprise. Il abrite des données essentielles utilisées pour traiter et analyser la demande de remboursement. Il doit également se coordonner correctement avec les données reçues d'autres systèmes connexes, tels que les référentiels de données des employés et les logiciels de comptabilité. Si ces objectifs sont atteints, cinq avantages clés sont réalisés :

1. Intégration des employés plus rapide : L'un des investissements de temps les plus importants que les responsables des ressources humaines doivent faire concerne les nouveaux employés. Dans le cadre de cet investissement en temps, les RH doivent collaborer avec le service financier pour donner à ces employés l'accès au système de notes de frais. L'automatisation du processus de gestion des notes de frais, et l'intégration des données provenant de systèmes clés (tels que les systèmes HCM et les plateformes de gestion des dépenses) réduit les temps de configuration requis. Par conséquent, l'intégration des employés est plus rapide et les équipes RH et financières sont plus productives et efficaces.
2. Confiance accrue entre l'employeur et l'employé : Si les notes de frais sont soumises correctement et traitées dans un délai raisonnable, le lien entre employeurs et employés est renforcé. Les employés ont une opinion positive de leurs employeurs et ont confiance en eux pour traiter leurs notes de frais sans se laisser distraire de leurs autres responsabilités. Parallèlement, les employeurs ont confiance en leurs employés pour gérer eux-mêmes leurs besoins dans la mesure où cela est approprié pour le processus de gestion des notes de frais.
3. Augmentation de la productivité des responsables des ressources humaines et de la finance : Grâce à la mise en place de processus automatisés de notes de frais, les employés sont non seulement capables de soumettre leurs notes de frais par eux-mêmes, mais ils peuvent également résoudre de manière autonome les problèmes et les exceptions qui peuvent survenir lors de ces déclarations. Cette capacité rend un fier service aux équipes des ressources humaines et des finances qui, autrement, devraient intervenir et apporter leur aide. En conséquence, ces deux équipes gagnent en productivité et peuvent se consacrer à d'autres tâches essentielles.
4. Augmentation de la satisfaction et du moral des employés : Lorsque les processus de notes de frais et de révision sont automatisés et intégrés aux systèmes connexes essentiels, cela entraîne une accélération des délais de remboursement. Par conséquent, les employés sont satisfaits et productifs, et peuvent se consacrer à des projets de travail cruciaux. La gestion des notes de frais n'est peut-être pas un sujet de discussion fréquent, mais cela peut changer très rapidement dès qu'elle commence à ralentir ou à dysfonctionner. Moins ce sujet doit être abordé, plus les employés ont de temps pour accomplir leur travail.
5. Planification financière personnelle améliorée : Le timing et la capacité à faire des prévisions sont des éléments essentiels de la gestion financière. À titre personnel, la plupart d'entre nous savons quand attendre notre paie, ce qui nous aide à prendre de bonnes décisions concernant le paiement des factures. De même, en automatisant le processus de gestion des notes de frais, nous pouvons faire des prévisions plus précises sur le moment où nous recevrons le remboursement. Cette précision nous aide à établir une meilleure planification financière.

La gestion efficace des notes de frais est un jeu d'enfant avec Jitterbit Employee Experience API360 Solutions. Ces solutions aident les organisations à intégrer leurs API d'intégration existantes liées à la gestion des notes de frais avec des systèmes tels que Concur, Coupa, Paycom et d'autres, afin de simplifier ces processus tant pour les employés que pour les employeurs. Cela contribue à optimiser l'enregistrement des notes de frais et le traitement des rapports tout en renforçant le moral des employés, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur d'autres besoins essentiels. Les modèles de processus (Process Templates) sont des mappages et des flux de travail préconstruits répondant à un besoin d'intégration spécifique entre des points de terminaison. Les modèles offrent une longueur d'avance sur le projet d'intégration afin de vous éviter de tout construire à partir de zéro. Ils fournissent les mappages de champs et les cas d'utilisation les plus courants dont la plupart des clients ont besoin. Voici des exemples de ces modèles :

• Workday <> Modèle de notes de frais des employés Coupa: Jitterbit propose des modèles d’intégration Coupa Workday prêts à l’emploi qui permettent aux employés d’éviter les procédures fastidieuses de saisie des notes de frais. Véritable solution clé en main, ce modèle accélère la configuration des comptes de gestion des notes de frais et réduit les besoins en assistance technique. Le personnel des ressources humaines gagne ainsi du temps sur la saisie manuelle des notes de frais, ce qui se traduit par une productivité accrue. Les collaborateurs éprouvent un sentiment de satisfaction accru et voient leur moral s'améliorer grâce à l'accélération des délais de remboursement.
• Modèle de notes de frais des employés NetSuite Coupa: Conçu pour les utilisateurs actuels de Workday et de Coupa, ce modèle vise à alléger la charge de travail liée à la gestion du temps, tant pour les salariés que pour les responsables RH qui les accompagnent. La création et la gestion des comptes de notes de frais sont rationalisées et automatisées, ce qui réduit les risques d'erreur humaine, accélère le remboursement des frais des salariés et offre une meilleure expérience globale à tous les utilisateurs.

Premiers pas avec la gestion des données RH Employee 360

Jitterbit a à cœur de rationaliser le processus de gestion des notes de frais des employés. Nous sommes convaincus que plus ce processus est efficace, plus les employés sont heureux et performants.

Ne nous croyez pas sur parole. Découvrez comment des entreprises telles que SmartRecruiters et KeyedIn Solutions ont activé les intégrations d'Employee 360 pour propulser leurs capacités RH vers de nouveaux sommets.