Par Sharvaani, Marketing Manager Content
La gestion des dépenses des employés est un élément essentiel de la gestion efficace des employés, depuis le moment où ils rejoignent une organisation jusqu'au moment où ils partent. Les employés dépendent d'un programme de gestion des dépenses qui fonctionne bien afin qu'ils puissent être correctement remboursés en temps opportun et de manière efficace. Malgré son importance, cependant, c'est une fonction qui n'est généralement pas discutée en détail à moins qu'elle ne soit cassée.
Les entreprises avisées sont bien conscientes de la nécessité de rembourser efficacement les employés et investissent généralement dans des plateformes de gestion des dépenses pour enregistrer, traiter, payer et contrôler les dépenses initiées par les employés.
Malgré ces investissements, le processus de gestion des dépenses est encore souvent compliqué et lourd. Les processus de gestion des dépenses comprennent la capture, l'approbation, la compilation et le remboursement des employés, souvent gérés dans plusieurs systèmes différents. Tout retard dans ce processus laisse l'employé frustré, ce qui nuit immédiatement au moral et à la productivité. Les trois erreurs les plus courantes dans le traitement de la gestion des dépenses incluent :
- Remboursements inexacts : Selon le rapport 2019 Travel and Expense Management Trends Report, 43 % des organisations gèrent encore manuellement les notes de frais, ce qui laisse beaucoup de place à l'erreur. Les processus manuels entraînent des remboursements inexacts, ce qui affecte gravement le moral et entraîne des retards de productivité.
- Violations de la conformité à la politique d'entreprise : En cas de confusion concernant la politique de voyage de l'entreprise, les dépenses sont souvent soumises par erreur et soit rejetées au moment de l'examen, soit remboursées de manière inexacte. Il en résulte, au mieux, des retards de remboursement ou, au pire, une perte de revenus pour l'entreprise. Une politique de voyage d'entreprise spécifique peut grandement contribuer à réduire les retards de remboursement, mais doit être correctement intégrée aux pratiques de gestion des dépenses existantes.
- Remboursements différés : Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une note de frais peut être retardée. Par exemple, si une note de frais est mal remplie par un employé, ou si l'équipe qui gère les notes de frais n'est pas disponible, le processus de traitement d'une demande de remboursement peut être gravement entravé. Pour éviter ces retards, les responsables des finances et des ressources humaines doivent automatiser et intégrer autant de processus que possible.
Avantages d'un système efficace de gestion des dépenses des employés
Un système de gestion des dépenses efficace et détaillé est conçu pour gérer et exécuter efficacement les besoins de remboursement des employés de manière rapide et efficace afin de protéger la productivité et le moral, sous réserve des politiques et procédures de l'entreprise. Il héberge des données critiques utilisées pour traiter et analyser la demande de remboursement. Il doit également être correctement coordonné avec les données reçues d'autres systèmes connexes, tels que les référentiels de données des employés et les logiciels de comptabilité. Si ces objectifs sont atteints, cinq avantages clés sont réalisés :
- Intégration plus rapide des employés : L'un des plus gros investissements en temps que les responsables RH doivent faire concerne les nouveaux employés. Dans le cadre de cet investissement en temps, les RH doivent travailler avec les finances pour fournir à ces employés un accès aux notes de frais. L'automatisation du processus de gestion des dépenses et l'intégration des données des systèmes clés (tels que les systèmes HCM avec des plates-formes de gestion des dépenses) réduisent les temps de configuration requis. En conséquence, l'intégration des employés est plus rapide et les équipes RH et finance sont plus productives et efficaces.
- Confiance accrue entre employeur et employé : Si les dépenses sont soumises correctement et traitées dans un délai raisonnable, le lien entre employeurs et employés est renforcé. Les employés se sentent bien dans leur employeur et ont confiance en lui pour traiter leurs dépenses sans être distraits de leurs autres responsabilités. Dans le même temps, les employeurs font confiance à leurs employés pour répondre à leurs besoins en libre-service autant que nécessaire pour le processus de gestion des dépenses.
- Augmentation de la productivité des responsables RH et finance : Grâce aux processus de déclaration de dépenses automatisés en place, les employés peuvent non seulement soumettre eux-mêmes des notes de frais, mais également résoudre indépendamment les problèmes et les exceptions pouvant découler de ces rapports. Cette capacité rend d'énormes services aux équipes des ressources humaines et des finances qui, autrement, seraient tenues d'intervenir et d'aider. En conséquence, ces deux équipes sont plus productives en s'occupant d'autres tâches critiques.
- Augmentation de la satisfaction et du moral des employés : Lorsque les processus de déclaration et d'examen des dépenses sont automatisés et intégrés aux systèmes connexes critiques, cela entraîne une accélération des délais de remboursement. En conséquence, les employés sont satisfaits et productifs, et peuvent se concentrer sur des projets de travail critiques. La déclaration des dépenses n'est peut-être pas un processus dont on parle fréquemment, mais qui peut changer très rapidement une fois qu'il commence à ralentir ou à se casser. Moins ce sujet doit être abordé, plus les employés ont de temps pour faire leur travail.
- Planification financière personnelle améliorée : Le timing et la capacité à faire des prévisions sont des éléments essentiels de la gestion des finances. Au niveau personnel, la plupart d'entre nous savent quand attendre nos chèques de paie, ce qui nous aide à prendre de bonnes décisions concernant le paiement des factures. De même, en automatisant le processus de gestion des dépenses, nous pouvons faire des prévisions plus précises sur le moment où nous recevrons le remboursement. Cette précision nous aide à établir une meilleure planification financière.
La gestion efficace du processus de note de frais est un jeu d'enfant avec Jitterbit's Expérience employé Solutions API360. Ces solutions aident les organisations à intégrer leurs API d'intégration existantes liées à la gestion des dépenses avec des systèmes tels que Concur, Coupa, Paycom et autres afin de faciliter ces processus pour les employés et les employeurs. Cela permet d'optimiser l'enregistrement des comptes de dépenses et le traitement des rapports tout en améliorant le moral des employés afin que les entreprises puissent se concentrer sur d'autres exigences critiques. Les modèles de processus sont des mappages et des workflows prédéfinis pour un besoin d'intégration spécifique entre les terminaux. Les modèles fournissent une longueur d'avance au projet d'intégration afin que vous n'ayez pas à tout créer à partir de rien. Ils fournissent les mappages de champs les plus courants et les cas d'utilisation dont la plupart des clients ont besoin. Voici des exemples de ces modèles :
- Workday <> Modèle de dépenses d'employé Coupa: Jitterbit est prêt à l'emploi Workday Modèles d'intégration Coupa qui permettent aux employés d'éviter d'effectuer de lourdes procédures d'enregistrement des dépenses. Solution pré-packagée, ce modèle accélère la configuration du compte de gestion des dépenses et réduit les besoins en assistance technique. Le personnel des RH gagne du temps pour effectuer manuellement l'enregistrement des dépenses, ce qui améliore la productivité. Les employés ressentent un sentiment de satisfaction et un moral plus élevés grâce à un délai de paiement accéléré.
- Modèle de dépenses des employés NetSuite <> Coupa: Conçu pour l'existant Workday et les utilisateurs de Coupa, ce modèle est conçu pour alléger les charges de gestion du temps pour les employés et les responsables des ressources humaines qui les servent. La création et la gestion des comptes de notes de frais sont rationalisées et automatisées, ce qui réduit la marge d'erreur humaine, augmente la vitesse de remboursement des dépenses des employés et offre une meilleure expérience globale à tous les utilisateurs.
Premiers pas avec la gestion des données RH Employee 360
Jitterbit est passionné par la rationalisation du processus de gestion des dépenses des employés. Nous croyons que plus ce processus est efficace, plus les employés seront heureux et efficaces.
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