Vijf voordelen van een geïntegreerd onkostenbeheersysteem voor werknemers

door Sharvaani, Content Marketing Manager

Beheer van personeelskosten is een cruciaal onderdeel van het effectief managen van werknemers, vanaf het moment dat ze lid worden van een organisatie tot het moment dat ze vertrekken. Medewerkers zijn afhankelijk van een goed werkend onkostenbeheerprogramma, zodat ze tijdig en efficiënt kunnen worden vergoed. Ondanks het belang ervan, is het echter een functie die gewoonlijk niet uitgebreid wordt besproken, tenzij deze wordt verbroken.

Slimme bedrijven zijn zich terdege bewust van de noodzaak om werknemers effectief te vergoeden en investeren doorgaans in onkostenbeheerplatforms om door werknemers geïnitieerde onkosten te registreren, verwerken, betalen en controleren.

Ondanks deze investeringen is het proces van kostenbeheersing nog vaak ingewikkeld en omslachtig. Processen voor onkostenbeheer omvatten het vastleggen, goedkeuren, samenstellen en vergoeden van de werknemers, vaak beheerd in meerdere verschillende systemen. Elke vertraging in dit proces maakt de werknemer gefrustreerd, wat onmiddellijk het moreel en de productiviteit schaadt. Drie meest voorkomende fouten bij de verwerking van onkostenbeheer zijn:

• Onjuiste vergoedingen: Volgens het Travel and Expense Management Trends Report 2019 beheert 43% van de organisaties de onkostendeclaraties nog steeds handmatig, waardoor er veel ruimte is voor fouten. Handmatige processen leiden tot onnauwkeurige terugbetalingen, wat het moreel ernstig aantast en productiviteitsvertragingen veroorzaakt.
• Overtredingen van het bedrijfsbeleid: Wanneer er verwarring bestaat over het zakelijke reisbeleid, worden onkosten vaak ten onrechte ingediend en ofwel afgewezen op het moment van beoordeling, of onnauwkeurig vergoed. Het resultaat is in het beste geval vertragingen in de terugbetaling of, in het slechtste geval, gederfde bedrijfsinkomsten. Een specifiek beleid voor zakenreizen kan een grote bijdrage leveren aan het terugdringen van vertragingen bij terugbetalingen, maar moet goed worden geïntegreerd met bestaande praktijken voor onkostenbeheer.
• Vertraagde terugbetalingen: Er zijn veel redenen waarom een ​​onkostennota vertraging kan oplopen. Als een onkostendeclaratie bijvoorbeeld onjuist is ingevuld door een werknemer, of als het team dat de onkostendeclaraties beheert, niet beschikbaar is, kan het proces van het voldoen aan een verzoek om terugbetaling ernstig worden belemmerd. Om deze vertragingen te voorkomen, moeten Finance- en HR-managers het proces zoveel mogelijk automatiseren en integreren.

Voordelen van een efficiënt onkostenbeheersysteem voor werknemers

Een efficiënt en gespecificeerd onkostenbeheersysteem is ontworpen om de terugbetalingsbehoeften van werknemers op een snelle en effectieve manier effectief te beheren en uit te voeren om de productiviteit en het moreel te beschermen, met inachtneming van het bedrijfsbeleid en de procedures. Het bevat kritieke gegevens die worden gebruikt om de terugbetalingsaanvraag te verwerken en te analyseren. Het moet ook goed coördineren met gegevens die worden ontvangen van andere gerelateerde systemen, zoals opslagplaatsen voor werknemersgegevens en boekhoudsoftware. Als deze doelen worden bereikt, worden vijf belangrijke voordelen gerealiseerd:

1. Snellere onboarding van medewerkers: Een van de grootste tijdsinvesteringen die HR-managers moeten doen, is in nieuwe medewerkers. Als onderdeel van die tijdsinvestering moet HR samenwerken met financiën om deze werknemers toegang te geven tot onkostendeclaraties. Door het onkostenbeheerproces te automatiseren en gegevens van belangrijke systemen samen te integreren (zoals HCM-systemen met onkostenbeheerplatforms), worden de vereiste insteltijden verkort. Als gevolg hiervan verloopt de onboarding van werknemers sneller en zijn HR- en financiële teams productiever en efficiënter.
2. Meer vertrouwen tussen werkgever en werknemer: Als de kosten goed worden ingediend en binnen een redelijke termijn worden verwerkt, wordt de band tussen werkgevers en werknemers versterkt. Werknemers voelen zich goed bij hun werkgevers en hebben het vertrouwen in hen om hun uitgaven te verwerken zonder afgeleid te worden van andere verantwoordelijkheden. Tegelijkertijd hebben werkgevers er vertrouwen in dat hun werknemers zoveel mogelijk zelf in hun behoeften kunnen voorzien als nodig is voor het onkostenbeheerproces.
3. Verhoogde productiviteit van HR- en financieel manager: Met geautomatiseerde onkostendeclaratieprocessen kunnen werknemers niet alleen zelf onkostendeclaraties indienen, maar kunnen ze ook zelfstandig problemen en uitzonderingen oplossen die uit die rapporten kunnen voortvloeien. Dit vermogen is een grote gunst voor HR- en financiële teams die anders zouden moeten ingrijpen en helpen. Als gevolg hiervan zijn beide teams productiever bij het uitvoeren van andere kritieke taken.
4. Verhoogde medewerkerstevredenheid en moreel: Wanneer onkostenrapportage- en beoordelingsprocessen worden geautomatiseerd en geïntegreerd met kritieke gerelateerde systemen, leidt dit tot versnelde terugbetalingstermijnen. Als gevolg hiervan zijn werknemers tevreden en productief en kunnen ze hun aandacht richten op cruciale werkprojecten. Onkostendeclaratie is misschien niet een proces dat vaak wordt besproken, maar dat kan heel snel veranderen zodra het begint te vertragen of te breken. Hoe minder keer dat onderwerp aan bod hoeft te komen, hoe meer tijd medewerkers hebben om hun werk gedaan te krijgen.
5. Verbeterde persoonlijke financiële planning: Timing en het vermogen om voorspellingen te doen is een cruciaal onderdeel van het beheren van financiën. Op persoonlijk niveau weten de meesten van ons wanneer we ons salaris kunnen verwachten, wat ons helpt goede beslissingen te nemen over het betalen van rekeningen. Evenzo kunnen we door het proces van onkostenbeheer te automatiseren, nauwkeurigere voorspellingen doen over wanneer we de vergoeding zullen ontvangen. Die nauwkeurigheid helpt ons om een ​​betere financiële planning op te stellen.

Effectief procesbeheer van onkostendeclaraties is een fluitje van een cent met Jitterbit's API360-oplossingen voor werknemerservaring. Deze oplossingen helpen organisaties hun bestaande onkostenbeheer-gerelateerde integratie-API's te integreren met systemen zoals Concur, Coupa, Paycom en andere om deze processen voor zowel werknemers als werkgevers eenvoudiger te maken. Dit helpt bij het optimaliseren van de registratie van onkostenrekeningen en de verwerking van rapporten, terwijl het moreel van de werknemers wordt verhoogd, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op andere kritieke vereisten. Processjablonen zijn vooraf gemaakte mappings en workflows voor een specifieke integratiebehoefte tussen eindpunten. Sjablonen bieden een voorsprong voor het integratieproject, zodat u niet alles vanaf nul hoeft op te bouwen. Ze bieden de meest voorkomende veldtoewijzingen en use cases die de meeste klanten nodig hebben. Voorbeelden van deze sjablonen zijn:

• Workday <> Coupa-sjabloon voor onkosten van werknemers: Jitterbit heeft kant-en-klare Workday Coupa-integratiesjablonen waarmee werknemers omslachtige onkostenregistratieprocedures kunnen vermijden. Deze sjabloon is een kant-en-klare oplossing, versnelt het instellen van onkostenbeheeraccounts en vermindert de vereisten voor technische ondersteuning. HR-personeel bespaart tijd om onkosten handmatig te registreren, wat leidt tot een hogere productiviteit. Werknemers voelen zich meer tevreden en moreel dankzij een snellere betalingstijd.
• NetSuite <> Coupa-sjabloon voor werknemersonkosten: Ontworpen voor bestaand Workday en Coupa-gebruikers, is deze sjabloon ontworpen om de lasten van tijdbeheer te verlichten voor zowel werknemers als de HR-managers die hen bedienen. Het aanmaken en beheren van accounts voor onkostendeclaraties is gestroomlijnd en geautomatiseerd, waardoor de ruimte voor menselijke fouten wordt verkleind, de onkostenvergoedingen van werknemers sneller worden vergoed en een betere algehele ervaring voor alle gebruikers wordt geboden.

Aan de slag met Employee 360 ​​HR-gegevensbeheer

Jitterbit heeft een passie voor het stroomlijnen van het proces voor het beheer van personeelskosten. Wij zijn van mening dat hoe effectiever dit proces is, hoe gelukkiger en effectiever medewerkers zullen zijn.

Geloof ons niet op ons woord. Lees hoe bedrijven het leuk vinden Slimme Recruiters en KeyedIn-oplossingen hebben Employee 360-integraties mogelijk gemaakt om hun HR-mogelijkheden naar een hoger niveau te tillen.