Vijf voordelen van een geïntegreerd systeem voor het beheer van werknemerskosten

Door Sharvaani, Content Marketing Manager

Het beheren van declaraties van werknemers is een cruciaal onderdeel van effectief personeelsbeheer, vanaf het moment dat ze in dienst treden tot het moment dat ze vertrekken. Werknemers zijn afhankelijk van een goed functionerend declaratieprogramma zodat ze op een tijdige en efficiënte manier correct worden terugbetaald. Ondanks het belang hiervan is het echter een onderwerp dat meestal niet uitvoerig wordt besproken, tenzij het niet naar behoren werkt.

Slimme bedrijven zijn zich terdege bewust van de noodzaak om werknemers effectief te vergoeden, en investeren typisch in onkostenbeheerplatformen om door werknemers gemaakte kosten te registreren, verwerken, betalen en controleren.

Ondanks deze investeringen is het proces van het beheren van declaraties vaak nog steeds ingewikkeld en omslachtig. Declaratieprocessen omvatten het vastleggen, goedkeuren, verzamelen en terugbetalen van werknemers, vaak beheerd in meerdere verschillende systemen. Elke vertraging in dit proces zorgt voor gefrustreerde werknemers, wat direct schadelijk is voor het moraal en de productiviteit. De drie meest voorkomende fouten bij de verwerking van declaraties zijn:

• Onnauwkeurige Vergoedingen: Volgens het rapport over trends op het gebied van reis- en onkostenbeheer uit 2019 verwerken 43% van de organisaties hun onkostendeclaraties nog steeds handmatig, wat veel ruimte voor fouten biedt. Handmatige processen leiden tot onjuiste vergoedingen, wat een ernstige negatieve invloed heeft op het moreel en vertragingen in de productiviteit veroorzaakt.
• Overtredingen van het bedrijfsbeleid: Wanneer er onduidelijkheid is over het zakelijke reisbeleid, worden declaraties vaak ten onrechte ingediend en hetzij afgewezen tijdens de beoordeling, hetzij onjuist vergoed. Het resultaat is, in het beste geval, vertragingen in de uitbetaling of, in het slechtste geval, verloren bedrijfsinkomsten. Een specifiek zakelijk reisbeleid kan sterk bijdragen aan het verminderen van vertragingen in de vergoeding, maar moet wel goed worden geïntegreerd met bestaande onkostenbeheerpraktijken.
• Vertraagde terugbetalingen: Er zijn veel redenen waarom een onkostendeclaratie kan worden vertraagd. Als een onkostendeclaratie bijvoorbeeld onjuist wordt ingevuld door een werknemer, of als het team dat onkostendeclaraties beheert niet beschikbaar is, kan het proces van het afhandelen van een verzoek om terugbetaling ernstig worden belemmerd. Om deze vertragingen te voorkomen, moeten finance- en HR-managers zoveel mogelijk van het proces automatiseren en integreren.

Voordelen van een efficiënt systeem voor het beheer van medewerkersdeclaraties

Een efficiënt en gespecificeerd onkostenbeheersysteem is ontworpen om te voldaan aan de declaratiebehoeften van werknemers op een snelle en doeltreffende manier, om zo de productiviteit en het moraal te beschrijven, met inachtneming van het bedrijfsbeleid en de procedures. Het herbergt kritieke gegevens die worden gebruikt om het declaratieverzoek te verwerken en te analyseren. Het moet ook adequaat coördineren met gegevens die zijn ontvangen van andere gerelateerde systemen, zoals personeelsgegevensopslagplaatsen en boekhoudsoftware. Als aan deze doelstellingen wordt voldaan, worden vijf belangrijkste voordelen gerealiseerd:

1. Snellere onboarding van medewerkers: Een van de grootste tijdinvesteringen die HR-managers moeten doen, is bij nieuwe medewerkers. Als onderdeel van die tijdinvestering moet HR samenwerken met finance om deze medewerkers toegang te geven tot onkostendeclaraties. Het automatiseren van het declaratieproces, en het integreren van gegevens uit belangrijke systemen (zoals HCM-systemen met declaratieplatforms) verkort de benodigde insteltijden. Hierdoor verloopt het onboardingproces van medewerkers sneller en zijn HR- en financiateams productiever en efficiënter.
2. Grotere vertrouwen tussen werkgever en werknemer: Wanneer declaraties correct worden ingediend en binnen een redelijke termijn worden verwerkt, wordt de band tussen werkgevers en werknemers versterkt. Werknemers voelen zich gewaardeerd door hun werkgevers en hebben er vertrouwen in dat zij hun declaraties verwerken zonder dat ze worden afgeleid van andere verantwoordelijkheden. Tegelijkertijd hebben werkgevers er vertrouwen in dat hun werknemers hun eigen zaken zelf regelen voor zover dat gepast is binnen het declaratiebeheerproces.
3. Verhoogde productiviteit van HR- en financieel managers: Met geautomatiseerde processen voor onkosten declaratie zijn werknemers niet alleen in staat om zelf onkostendeclaraties in te dienen, maar kunnen ze ook zelfstandig problemen en uitzonderingen oplossen die uit die declaraties voortvloeien. Dit vermogen bewijst een grote dienst aan HR- en financiateams die anders zouden moeten ingrijpen en helpen. Als gevolg hiervan zijn beide teams productiever bij het uitvoeren van andere kritieke taken.
4. Verhoogde werknemerstevredenheid en moraal: Wanneer onkostendeclaratie- en beoordelingsprocessen zijn geautomatiseerd en geïntegreerd met kritieke, gerelateerde systemen, leidt dit tot versnelde uitbetalingstermijnen. Het resultaat is dat werknemers tevreden en productief zijn, en zich kunnen richten op belangrijke werkprojecten. Onkostendeclaratie is misschien geen proces dat vaak wordt besproken, maar daar kan heel snel verandering in komen zodra het vertraagt of vastloopt. Hoe minder vaak dat onderwerp aan de orde hoeft te komen, hoe meer tijd werknemers hebben om hun werk gedaan te krijgen.
5. Verbeterde persoonlijke financiële planning: Timing en het vermogen om voorspellingen te doen zijn een cruciaal onderdeel van het beheren van financiën. Op persoonlijk vlak weten deesten van ons wanneer we onze salarisstrook kunnen verwachten, wat ons helpt om goede beslissingen te nemen over het betalen van rekeningen. Op vergelijkbare wijze kunnen we, door het proces van onkostenbeheer te automatiseren, nauwkeurigere voorspellingen doen over wanneer we de vergoeding zullen ontvangen. Die nauwkeurigheid helpt ons bij het opzetten van een betere financiële planning.

Effectief beheer van het declaratieproces is een fluitje van een cent met Jitterbit's Employee Experience API360 Oplossingen. Deze oplossingen helpen organisaties hun bestaande integratie-API's voor onkostenbeheer te koppelen aan systemen zoals Concur, Coupa, Paycom en andere, om deze processen te vereenvoudigen voor zowel werknemers als werkgevers. Dit helpt bij het optimaliseren van de registratie van onkostenrekeningen en de verwerking van rapporten, terwijl het moreel van de werknemers wordt verhoogd, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op andere kritieke vereisten. Procesjablonen zijn vooraf gebouwde Mappings en workflows voor een specifieke integratiebehoefte tussen eindpunten. Jablonen bieden een voorsprong op het integratieproject, zodat u niet alles vanaf de grond af hoeft op te bouwen. Ze bevatten de meest voorkomende veldmappringen en gebruiksscenario's die de meeste klanten nodig hebben. Voorbeelden van deze sjablonen zijn:

• Workday <> Coupa-sjabloon voor personeelsonkosten: Jitterbit beschikt over kant-en-klare Workday Coupa-integratiesjablonen waarmee medewerkers omslachtige procedures voor het registreren van onkosten kunnen vermijden. Deze sjabloon, een kant-en-klare oplossing, versnelt het aanmaken van accounts voor onkostenbeheer en vermindert de behoefte aan technische ondersteuning. HR-medewerkers besparen tijd die ze anders zouden besteden aan het handmatig registreren van onkosten, wat leidt tot een hogere productiviteit. Medewerkers ervaren een grotere tevredenheid en een beter moreel dankzij een snellere uitbetaling.
• NetSuite Coupa Onkosten-sjabloon voor werknemers: Dit sjabloon is bedoeld voor bestaande gebruikers van Workday en Coupa en is ontworpen om het tijdbeheer te vergemakkelijken voor zowel medewerkers als de HR-managers die hen ondersteunen. Het aanmaken en beheren van accounts voor onkostendeclaraties is gestroomlijnd en geautomatiseerd, waardoor de kans op menselijke fouten wordt verkleind, de verwerking van onkostendeclaraties van medewerkers wordt versneld en alle gebruikers een betere algehele ervaring krijgen.

Aan de slag met Employee 360 HR-gegevensbeheer

Jitterbit streeft ernaar om het beheer van declaraties te stroomlijnen. Wij geloven dat hoe efficiënter dit proces is, hoe gelukkiger en effectiever medewerkers zullen zijn.

Gelov u ons niet? Lees hoe bedrijven zoals SmartRecruiters en KeyedIn Solutions hebben Employee 360-integraties ingeschakeld om hun HR-mogelijkheden naar een hoger niveau te tillen.