Cords Cords Cords Cords
Automação de fluxo de trabalho

Por que a automação é essencial para líderes que atuam com processos de compras e finanças?

Automação P2P

Por Nathan Bacnik, Diretor Global, Alianças Estratégicas

Wei Wei Wen, Sócio Gerente de Marketing Sr.


Combinar a automação do fluxo de trabalho com uma plataforma de gerenciamento de gastos (BSM) como Coupa reduz custos, melhora as relações com fornecedores e acelera o ROI.

Com as conversas sobre uma potencial recessão este ano, as empresas líderes em todos os lugares estão criando estratégias para obter melhor visibilidade dos gastos e rastreamento do ROI em diferentes investimentos e atividades – especialmente no ciclo de vida do processo Procure-to-Pay (P2P).

O P2P envolve todos os processos, partes interessadas e aplicações que uma organização usa para identificar, adquirir e pagar pelos bens e serviços necessários para fazer negócios. Devido ao número de pessoas, processos e aplicações envolvidos, o ciclo de vida P2P costuma ser trabalhoso e repleto de lacunas no processo.

Por natureza, os líderes empresariais exigem mais acesso e controle desse processo em tempos de recessão. Mas ter visibilidade de ponta a ponta dos gastos empresariais é algo que beneficia as organizações indefinidamente – não apenas em tempos de incerteza econômica.

De acordo com a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organizações em todo o mundo perdem cerca de 5% de suas receitas com fraudes, totalizando quase $ 3.7 trilhões. Entre 1,388 casos de fraude ocupacional (incluindo fraude em compras) que foram estudados pelo ACFE, a perda média foi $140,000, com mais de 20% desses casos resultando em perdas de pelo menos US$ 1 milhão.

Esses dados reforçam o quão crucial é para os líderes de compras e finanças ter um processo P2P simplificado, organizado e altamente visível para gerenciar riscos, proteger contra fraudes e manter a conformidade.

Entender o processo é o primeiro passo para se antecipar aos riscos.

Como é um processo P2P comum?

Um típico processo de aquisição de ponta a ponta começa com uma requisição de compra e termina com contas a pagar.

Diagrama de Fluxo do Processo Procure-to-Pay

  1. Criação e Aprovação de Requisição: Um funcionário ou departamento envia uma requisição de compra para um produto ou serviço de que precisa. Essa solicitação é encaminhada pelas autoridades apropriadas para aprovação.
  2. Criação e Aprovação de Ordem de Compra (PO): Uma vez aprovada a requisição, é criado um pedido de compra, detalhando as especificações do pedido e os custos totais, e enviado para aprovação interna. Um pedido de compra aprovado é então enviado ao vendedor ou fornecedor para revisão e confirmação, e um contrato é criado.
  3. Recibo de ordem: Em seguida, o fornecedor entrega os bens ou serviços conforme solicitado. Os produtos são inspecionados para garantir que atendam aos termos do contrato.
  4. Envio e aprovação da fatura do fornecedor: Uma vez que o pedido é entregue ou o serviço é prestado, o fornecedor envia uma fatura para pagamento. A fatura é revisada comparando com a PO e o recebimento do pedido para avaliar quaisquer discrepâncias. Se não houver problemas, ocorre aprovação.
  5. Contas a pagar: Uma fatura aprovada é encaminhada ao Financeiro para pagamento com base nos termos do contrato.

Quando feito manualmente, esse processo de várias etapas é complicado e insustentável se você planeja escalar as operações a longo prazo. Como resultado, é necessária uma abordagem mais rápida e menos manual.

Uma abordagem moderna para P2P começa com o kit de ferramentas de tecnologia certo.

Digitalizar e automatizar tarefas manuais tediosas e gargalos no processo P2P reduz custos, simplifica as operações e acelera o ROI.

Primeiro, escolha uma ferramenta BSM com software de aquisição SaaS, como o de nosso parceiro Coupa, que digitaliza todo o processo P2P e elimina a papelada física. Ao aproveitar uma plataforma como a Coupa, os líderes de compras e finanças também podem automatizar as solicitações de aprovação interna para pagamentos e gerenciar facilmente as faturas.

Para organizações menores, isso pode ser toda a automação necessária. Mas para organizações maiores com centenas ou milhares de funcionários, os aplicativos P2P e as partes interessadas proliferam rapidamente, tornando quase impossível confiar apenas no software de compras.

Em organizações maiores, os funcionários podem iniciar uma requisição de compra por meio de seu sistema ITSM, como BMC ou ServiceNow, ou de seu sistema ERP, como SAP, NetSuite ou Microsoft Dynamics 365. Com o Coupa ou outra plataforma semelhante instalada, o processo de aprovação de requisição, ordens de compra e fluxos de trabalho de fatura são filtrados pelo software de aquisição. Depois que a fatura é aprovada, as equipes financeiras processam o pagamento por meio de seu próprio sistema de contas a pagar, como SAP ou QuickBooks. Além disso, aplicativos de produtividade como Slack e Microsoft Teams são usados ​​com frequência para gerenciar solicitações de aprovação e atualizações de status.

Neste ponto você pode estar pensando, Uau, eu posso automatizar o meu processo! ou Uau, isso é somente um monte de aplicações separadas!

De qualquer forma, pense nessas aplicações como links no ciclo P2P — a integração é o que conecta esses links para gerar a verdadeira automação.

A integração dessas aplicações importantes garante fluxos de dados consistentes, precisos e bidirecionais, simplificando e automatizando o processo P2P de ponta a ponta. As organizações que o fizerem aumentarão a eficiência e a visibilidade para uma tomada de decisão mais inteligente.

Mas isso não é nem metade disso.

Os líderes de compras colherão os benefícios da automação P2P em nível organizacional, departamental e individual.

Aqui estão alguns dos benefícios críticos para os negócios que sua organização obterá ao implementar a automação P2P:

  • Elimina os erros causados ​​pela entrada manual
    As organizações que automatizam os processos procure-to-pay reduzem problemas como faturamento duplicado ou incorreto e envio de pagamentos para fornecedores errados.
  • Aumenta a economia de custos
    Reduza os custos operacionais evitando atrasos dispendiosos e eliminando a demorada entrada manual de dados. Quando os dados e os processos são automatizados, há pouca necessidade de expandir a sobrecarga à medida que as operações crescem.
  • Melhora a visibilidade e a análise de gastos
    Obtenha uma visão unificada dos gastos em tempo real em um companyvários departamentos da empresa para equipar os líderes financeiros com melhores dados para projeções mais precisas e tomadas de decisão mais informadas. Insights mais aprofundados sobre compras também permitem que as empresas negociem melhores preços com os fornecedores, evitem compras não autorizadas e garantam faturas precisas dos fornecedores.
  • Garante o compliance
    Desenvolva regras de negócios, importe dados regulatórios em tempo real e crie lógica de fluxo de trabalho para ajudar a garantir e fazer cumprir a conformidade interna, seja de regulamentações governamentais, contratos de fornecedores ou específicos. company e envios.
  • Simplifique a gestão de fornecedores
    Simplifique e melhore as relações com fornecedores criando uma troca consistente de informações entre compradores e fornecedores. Essa troca simplificada de informações reduz o risco de remessas atrasadas e discrepâncias nas faturas.

Vamos ver o fluxo em ação.

Aqui estão exemplos específicos de fluxos de trabalho P2P comuns que podem ser automatizados integrando um companysoftware de gerenciamento de gastos de negócios da empresa, como Coupa, com suas plataformas ERP ou ITSM.

Diagrama de Sincronização de Dados Mestre para Procure-to-Pay

Sincronizar dados mestre e informações do pedido

Integre fluxos de trabalho de dados mestres para aumentar a eficiência. Sincronize objetos como Funcionário, Usuário, Conta, Fornecedor, Fornecedor, Departamento e Centro de Custo entre o sistema ERP de uma organização e o Coupa. Quaisquer novos pedidos, registros ou atualizações de dados feitos em um sistema são enviados para o outro.

Automatize a criação de requisições e POs

Uma solicitação enviada via plataforma ITSM ou ERP aciona automaticamente a criação de uma requisição de compra ou pedido de compra no Coupa. Acelere o processo de requisição e PO automatizando tarefas.

Faturamento e Pagamento Automatizados - Coupa

Automatize os fluxos de trabalho de pagamento de faturas e fornecedores 

Automatize o faturamento e agilize os pagamentos de fornecedores sincronizando objetos como Usuário, Fornecedor, Fornecedor, Itens, Fatura e Pagamentos entre os sistemas. Um processo integrado de fatura e pagamento elimina a necessidade de acompanhar os registros manualmente e garante pagamentos pontuais para fornecedores mais satisfeitos.

 

Gerencie facilmente as informações do fornecedor

A criação de um fornecedor em seu ERP automaticamente adicionará o fornecedor como fornecedor no Coupa. Qualquer atualização do fornecedor em um sistema será automaticamente atualizada no outro, tornando mais fácil do que nunca manter registros atualizados e dados confiáveis ​​em todos os sistemas.

A maneira mais simples de integrar esses sistemas e automatizar todo o ciclo P2P é usar uma plataforma de integração como o Jitterbit Harmony plataforma que possui conectores de aplicativos pré-construídos e fluxos de trabalho entre esses aplicativos para ajudar a acelerar o retorno do investimento. Em comparação, o código personalizado é demorado, pode não ser econômico ou escalável e ocupa valiosos recursos de TI.

Ao alavancar as ferramentas de automação do fluxo de trabalho, as organizações podem transformar suas operações de aquisição.

Assista a isso sob demanda webinar para ver como você pode acelerar as integrações Procure-to-Pay ou visite nossa página de Integração Coupa para saber mais.

Vídeo

Acelere os casos de uso comuns de integração Coupa com o Jitterbit

Compartilhar

Dúvidas? Estamos aqui para ajudar.

Contacto