Guia para Automação de Procure-to-Pay (P2P)

Com uma desaceleração econômica geral esperada para 2026, os negócios líderes em todos os lugares estão elaborando estratégias para obter melhor visibilidade entre os gastos e rastrear o ROI de diferentes investimentos e atividades – especialmente dentro do ciclo de vida de procure-to-pay (P2P).

O P2P envolve todos os processos, partes interessadas e aplicativos que uma organização usa para identificar, adquirir e pagar pelos bens e serviços de que precisa para fazer negócios. Devido ao número de pessoas, processos e aplicativos envolvidos, o ciclo de vida do P2P costuma exigir muita mão de obra e ser repleto de lacunas nos processos.

Por natureza, os líderes empresariais exigem mais acesso e controle sobre esse processo em períodos de crescimento mais lento. Mas ter visibilidade de ponta a ponta sobre os gastos da empresa é algo que beneficia as organizações indefinidamente — e não apenas em tempos de incerteza econômica.

De acordo com a Associação de Examinadores de Fraudes Certificados (ACFE), as organizações em todo o mundo perder cerca de 5% de suas receitas para fraudes, totalizando quase $3,7 trilhões. Entre 1.388 casos de fraude ocupacional (incluindo fraude em licitações e compras) estudados pela ACFE, a perda mediana foi $140,000, sendo que mais de 20% desses casos resultaram em prejuízos de pelo menos $1 milhão.

Esses dados reforçam o quanto é crucial para os líderes de compras e finanças ter um processo de P2P simplificado, organizado e altamente visível para gerenciar riscos, proteger contra fraudes e manter a conformidade.

Compreender o processo é o primeiro passo para se antecipar aos riscos.

Como é um processo P2P comum?

Um processo típico de compras de ponta a ponta começa com uma requisição de compra e termina com o contas a pagar.

1. Criação e Aprovação de Requisições: Um funcionário ou departamento envia uma requisição de compra para um produto ou serviço de que precisa. Esta solicitação é então encaminhada às autoridades apropriadas para aprovação.
2. Criação e Aprovação de Pedido de Compra (PO)Uma vez que a requisição seja aprovada, um pedido de compra é então criado, detalhando as especificações do pedido e os custos totais, e submetido para aprovação interna. Um PC aprovado é então enviado ao fornecedor para revisão e confirmação, e um contrato é criado.
3. Recibo do Pedido: Em seguida, o fornecedor entrega os bens ou serviços solicitados. Os produtos são inspecionados para garantir que atendem aos termos do contrato.
4. Envio e Aprovação de Fatura de Fornecedor: Assim que o pedido é entregue ou o serviço é prestado, o fornecedor envia uma fatura para pagamento. A fatura é conferida com o pedido de compra e o recibo do pedido para verificar se há discrepâncias. Se não houver problemas, ela é aprovada.
5. Contas a Pagar: Uma fatura aprovada é encaminhada ao setor financeiro para pagamento com base nos termos do contrato.

Quando feito manualmente, esse processo de várias etapas é trabalhoso e insustentável se você planeja expandir as operações a longo prazo. Como resultado, é necessária uma abordagem mais rápida e menos manual.

Como começar com a automação P2P.

Digitalizar e automatizar tarefas manuais tediosas e gargalos no processo de P2P reduz custos, otimiza as operações e acelera o ROI. Aqui estão algumas etapas que as organizações podem seguir para iniciar a automação do P2P:

Escolha as ferramentas de compras certas

Primeiro, escolha uma ferramenta BSM com software de compras SaaS, como o do nosso parceiro Coupa, que digitaliza todo o processo de ponta a ponta (P2P) e elimina a burocracia em papel. Ao aproveitar uma plataforma como o Coupa, os líderes de compras e finanças também podem automatizar solicitações de aprovação interna para pagamentos e gerenciar faturas facilmente.

Para organizações menores, esta pode ser toda a automação necessária. Mas, para organizações maiores com centenas ou milhares de funcionários, os aplicativos e as partes interessadas de P2P proliferam rapidamente, tornando quase impossível confiar apenas no software de compras.

Planejar para escalabilidade

Em organizações de maior porte, os funcionários podem iniciar uma requisição de compra por meio de seu sistema de ITSM, como o BMC ou o ServiceNow, ou a partir de seu sistema ERP, como o SAP, o NetSuite ou o Microsoft Dynamics 365. Com o Coupa ou outra plataforma semelhante em operação, o processo de aprovação de requisições, os pedidos de compra e os fluxos de trabalho de faturas passam pelo software de compras. Assim que a fatura é aprovada, as equipes financeiras processam o pagamento por meio de seu próprio sistema de contas a pagar, como o SAP ou o QuickBooks. Além disso, aplicativos de produtividade como o Slack e o Microsoft Teams são usados com frequência para gerenciar solicitações de aprovação e atualizações de status.

A esta altura você pode estar pensando, Nossa, eu me identifico! ou Uau, quantos aplicativos separados!

De qualquer forma, pense nesses aplicativos como elos no ciclo P2P — a integração é o que conecta esses elos para impulsionar a verdadeira automação.

Construa uma base de dados sólida por meio da integração

A integração desses aplicativos-chave garante fluxos de dados consistentes, precisos e bidirecionais, otimizando e automatizando o processo de P2P de ponta a ponta. As organizações que fizerem isso aumentarão a eficiência e a visibilidade para uma tomada de decisão mais inteligente.

Mas isso não é nem metade.

Quais são os benefícios da automação de procure-to-pay?

Aqui estão alguns dos benefícios críticos para os negócios que sua organização obterá ao implementar a automação P2P:

• Elimine erros causados por entrada manual
  Organizações que automatizar os processos de aquisição até o pagamento reduzir problemas como faturamento duplicado ou incorreto e envio de pagamentos para os fornecedores errados.
• Aumentar a economia de custos
  Reduza os custos operacionais evitando atrasos dispendiosos e eliminando a entrada de dados manual demorada. Quando os dados e processos são automatizados, há pouquíssima necessidade de expandir os custos indiretos à medida que as operações crescem.
• Melhore a visibilidade e a análise de gastos
  Obtenha uma visão unificada dos gastos em tempo real em vários departamentos de uma empresa para equipar os líderes financeiros com melhores dados para projeções mais precisas e tomadas de decisão mais informadas. Insights mais profundos sobre compras também permitem que as empresas negociem melhores preços com fornecedores, evitem compras não autorizadas e garantam faturas de fornecedores precisas.
• Garantir a conformidade
  Desenvolva regras de negócios, importe dados de regulamentação em tempo real e crie lógica de fluxo de trabalho para ajudar a garantir e impor a conformidade interna, seja de regulamentações governamentais, contratos de fornecedores ou políticas específicas da empresa.
• Otimizar a gestão de fornecedores
  Simplifique e melhore o relacionamento com fornecedores criando uma troca consistente de informações entre compradores e fornecedores. Essa troca simplificada de informações reduz o risco de atrasos em remessas e divergências em faturas.

Principais fluxos de trabalho de P2P que podem ser automatizados por meio de integração.

Aqui estão exemplos específicos de fluxos de trabalho comuns de P2P que podem ser automatizados integrando o software de gestão de gastos empresariais de uma empresa, como o Coupa, com suas plataformas de ERP ou ITSM.