Kirjailija: Nathan Bacnik Strategisten liittoutumien globaali johtaja
Weiwei Wen, Sr. Partner-markkinointipäällikkö
Työnkulun automatisoinnin yhdistäminen Coupan kaltaiseen Business Spend Management (BSM) -alustaan vähentää kustannuksia, parantaa toimittajasuhteita ja nopeuttaa sijoitetun pääoman tuottoa.
Kun puhutaan mahdollisesta taantumasta tänä vuonna, liiketoimintaa johtajat kaikkialla suunnittelevat tapoja saada parempi näkyvyys koko kulutuksen ja seuraa eri investointien ja toimintojen sijoitetun pääoman tuottoprosenttia – erityisesti hankinnasta maksuun (proure-to-pay) (P2P) elinkaaren aikana.
P2P sisältää kaikki prosessit, sidosryhmät ja sovellukset, joita organisaatio käyttää tunnistaakseen, hankkiakseen ja maksaakseen tavaroita ja palveluita, joita se tarvitsee liiketoiminnassaan. Mukana olevien ihmisten, prosessien ja sovellusten lukumäärän vuoksi P2P-elinkaari on usein työvoimavaltaista ja täynnä prosessiaukkoja.
Luonteeltaan yritysjohtajat tarvitsevat enemmän pääsyä ja hallintaa tähän prosessiin taantuman aikana. Mutta päästä päähän -näkyvyys yritysten kulujen välillä hyödyttää organisaatioita loputtomasti – ei vain taloudellisen epävarmuuden aikoina.
Mukaan Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organisaatiot ympäri maailmaa menettää arviolta 5 % tuloistaan petoksille, yhteensä lähes $ 3.7 biljoonaa. ACFE:n tutkimista 1,388 XNUMX ammatillisista petostapauksista (mukaan lukien hankintapetokset) keskimääräinen tappio oli $140,000, ja yli 20 % näistä tapauksista johti vähintään miljoonan dollarin tappioihin.
Nämä tiedot vahvistavat, kuinka tärkeää hankinta- ja rahoitusjohtajille on virtaviivaistettu, organisoitu ja erittäin näkyvä P2P-prosessi riskien hallitsemiseksi, petoksilta suojaamiseksi ja vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseksi.
Prosessin ymmärtäminen on ensimmäinen askel riskien ennaltaehkäisemiseksi.
Miltä yleinen P2P-prosessi näyttää?
Tyypillinen päästä päähän -hankintaprosessi alkaa ostoehdotuksella ja päättyy ostovelkoihin.
- Hakemuksen luominen ja hyväksyminen: Työntekijä tai osasto jättää ostopyynnön tarvitsemaansa tuotteesta tai palvelusta. Tämä pyyntö ohjataan sitten asianmukaisten viranomaisten kautta hyväksyttäväksi.
- Ostotilauksen (PO) luominen ja hyväksyminen: Kun tarjous on hyväksytty, luodaan ostotilaus, joka sisältää yksityiskohtaiset tilaustiedot ja kokonaiskustannukset, ja lähetetään sisäiseen hyväksyttävään. Hyväksytty ostotilaus lähetetään sitten toimittajalle tai toimittajalle tarkistettavaksi ja vahvistettavaksi, ja sopimus luodaan.
- Tilauksen kuitti: Seuraavaksi toimittaja toimittaa tavarat tai palvelut pyynnöstä. Tuotteet tarkastetaan sen varmistamiseksi, että ne täyttävät sopimusehdot.
- Toimittajan laskun lähettäminen ja hyväksyminen: Kun tilaus on toimitettu tai palvelu on suoritettu, toimittaja lähettää laskun maksua varten. Lasku tarkistetaan PO- ja tilauskuittia vastaan mahdollisten poikkeavuuksien varalta. Jos ongelmia ei ole, se hyväksytään.
- Ostovelat: Hyväksytty lasku reititetään rahoituspalveluun sopimusehtojen mukaisesti maksettavaksi.
Manuaalisesti tehtynä tämä monivaiheinen prosessi on hankala ja kestämätön, jos aiot skaalata toimintoja pitkällä aikavälillä. Tämän seurauksena tarvitaan nopeampaa, vähemmän manuaalista lähestymistapaa.
Moderni lähestymistapa P2P:hen alkaa oikean teknologian työkalupakkista.
P2P-prosessin työläiden, manuaalisten tehtävien ja pullonkaulojen digitalisointi ja automatisointi vähentää kustannuksia, virtaviivaistaa toimintaa ja nopeuttaa ROI:ta.
Valitse ensin BSM-työkalu SaaS-hankintaohjelmistolla, kuten kumppaniltamme Coupalta, joka digitalisoi koko P2P-prosessin ja eliminoi fyysisen paperityön. Coupan kaltaisen alustan avulla hankinta- ja talousjohtajat voivat myös automatisoida sisäiset hyväksymispyynnöt maksuille ja hallita laskuja helposti.
Pienemmille organisaatioille tämä voi olla kaikki tarvittava automaatio. Mutta suuremmissa organisaatioissa, joissa on satoja tai tuhansia työntekijöitä, P2P-sovellukset ja sidosryhmät lisääntyvät nopeasti, mikä tekee lähes mahdottomaksi luottaa pelkkään hankintaohjelmistoon.
Suuremmissa organisaatioissa työntekijät voivat tehdä ostoehdotuksen ITSM-järjestelmän kautta, kuten BMC tai ServiceNowtai heidän ERP-järjestelmästään, kuten SAP, NetSuite tai Microsoft Dynamics 365. Kun Coupa tai muu vastaava alusta on käytössä, tarjousten hyväksymisprosessi, ostotilaukset ja laskun työnkulku suodatetaan hankintaohjelmiston läpi. Kun lasku on hyväksytty, rahoitustiimit käsittelevät maksun oman ostoreskontrajärjestelmänsä kautta, kuten SAP or QuickBooks. Lisäksi tuottavuussovelluksia, kuten Slackia ja Microsoft Teamsia, käytetään usein hyväksymispyyntöjen ja tilapäivitysten hallintaan.
Tässä vaiheessa saatat ajatella, Vau, voin samaistua! or Vau, siinä on paljon erillisiä sovelluksia!
Ajattele näitä sovelluksia joka tapauksessa linkkeinä P2P-syklissä – integraatio yhdistää nämä linkit todelliseen automaatioon.
Näiden keskeisten sovellusten integrointi varmistaa johdonmukaiset, tarkat ja kaksisuuntaiset tietovirrat, virtaviivaistaa ja automatisoi P2P-prosessin päästä päähän. Näin tekevät organisaatiot lisäävät tehokkuutta ja näkyvyyttä älykkäämpään päätöksentekoon.
Mutta se ei ole edes puolet siitä.
Hankintajohtajat hyötyvät P2P-automaatiosta organisaation, osastojen ja yksilöiden tasolla.
Tässä on joitain liiketoiminnan kannalta kriittisiä etuja, joita organisaatiosi saa P2P-automaation käyttöönotosta:
- Poista manuaalisen syöttämisen aiheuttamat virheet
Organisaatiot, jotka automatisoivat hankinnasta maksuun -prosesseja, vähentävät ongelmia, kuten päällekkäistä tai virheellistä laskutusta ja maksujen lähettämistä väärille toimittajille. - Kasvata kustannussäästöjä
Vähennä käyttökustannuksia välttämällä kalliita viiveitä ja poistamalla aikaa vievä manuaalinen tietojen syöttäminen. Kun tiedot ja prosessit ovat automatisoituja, ei ole juurikaan tarvetta laajentaa yleiskustannuksia toiminnan kasvaessa. - Paranna näkyvyyttä ja kuluanalyysiä
Hanki yhtenäinen näkemys reaaliaikaisista kuluista companyYrityksen eri osastojen avulla talousjohtajat saavat parempia tietoja tarkempia ennusteita ja tietoisempia päätöksentekoa varten. Hankintoihin perehtymisen myötä yritykset voivat myös neuvotella paremmasta hinnoittelusta toimittajien kanssa, estää luvattomat ostot ja varmistaa tarkat toimittajalaskut. - Varmista noudattaminen
Kehitä liiketoimintasääntöjä, tuo reaaliaikaisia säädöstietoja ja luo työnkulkulogiikkaa, joka auttaa takaamaan ja valvomaan sisäistä vaatimustenmukaisuutta, olipa kyse sitten valtion asetuksista, toimittajasopimuksista tai erityisistä company politiikkoja. - Virtaviivaista toimittajien hallintaa
Yksinkertaista ja paranna toimittajasuhteita luomalla johdonmukainen tiedonvaihto ostajien ja toimittajien välille. Tämä virtaviivaistettu tiedonvaihto vähentää toimitusten viivästymisen ja laskujen erojen riskiä.
Katsotaanpa sitä toiminnassa.
Tässä on esimerkkejä yleisistä P2P-työnkuluista, jotka voidaan automatisoida integroimalla a companyyrityksen kulujen hallintaohjelmisto, kuten Coupa, ERP- tai ITSM-alustoillaan.
