Opas hankinnasta maksuun (P2P) -automaatioon

Yleisen talouden hidastumisen odotettavissa vuonna 2026, yritysten johtajat kaikkialla strategiaa tapoja saada parempi näkyvyys kulujen kattaminen ja erilaisten investointien ja toimintojen ROI:n seuraaminen – erityisesti hankinnasta maksuun (P2P) -elinkaaren aikana.

P2P (procure-to-pay) kattaa kaikki prosessit, sidosryhmät ja sovellukset, joita yritys käyttää tarvitsemiensa tavaroiden ja palveluiden tunnistamiseen, hankkimiseen ja maksamiseen liiketoiminnan pyörittämiseksi. Mukana olevien ihmisten, prosessien ja sovellusten määrän vuoksi P2P-elinkaari on usein työläs ja täynnä prosessin aukkoja.

Luonnostaan liiketoimintajohtajat tarvitsevat enemmän pääsyä ja kontrollia tähän prosessiin hitaamman kasvun aikoina. Mutta koko liiketoimintamenojen kokonaisvaltainen näkyvyys hyödyttää organisaatioita loputtomasti – ei vain taloudellisen epävarmuuden aikoina.

Certified Fraud Examiners -yhdistyksen (ACFE) mukaan organisaatiot maailmanlaajuisesti menettää arviolta 5% tuloistaan petoksiin, yhteensä lähes $3,7 biljoonaa. ACFE:n tutkimassa 1 388 ammattirikostapauksessa (mukaan lukien hankintarikoksia) keskimääräinen menetys oli $140,000, ja näistä tapauksista yli 20% johti vähintään $1 miljoonan suuruisin menetyksiin.

Nämä tiedot vahvistavat entisestään, kuinka ratkaisevan tärkeää hankinta- ja talousjohtajille on sujuva, järjestelmällinen ja erittäin läpinäkyvä P2P-prosessi riskienhallintaan, petosten torjuntaan ja vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseen.

Prosessin ymmärtäminen on ensimmäinen askel riskien ennakoimisessa.

Millainen on tyypillinen P2P-prosessi?

Tyypillinen päästä päähän -hankintaprosessi alkaa ostopyynnöllä ja päättyy ostoreskontraan.

1. Pyynnön luonti ja hyväksyntä Työntekijä tai osasto tekee hankintapyynnön tarvitsemastaan tuotteesta tai palvelusta. Pyyntö ohjataan sen jälkeen asianmukaisille hyväksyjille hyväksyttäväksi.
2. Tilausvahvistuksen (PO) luonti ja hyväksyntäKun tilauspyyntö on hyväksytty, luodaan tilaus, jossa eritellään tilauksen tiedot ja kokonaiskustannukset, ja se lähetetään sisäiseen hyväksyntään. Hyväksytty tilaus lähetetään sitten toimittajalle tarkistettavaksi ja vahvistettavaksi, ja luodaan sopimus.
3. Tilauskuitti Tämän jälkeen toimittaja toimittaa tavarat tai palvelut pyydetyllä tavalla. Tuotteet tarkastetaan sopimusehtojen täyttymisen varmistamiseksi.
4. Toimittajan laskun lähettäminen ja hyväksyminen: Kun tilaus on toimitettu tai palvelu on suoritettu, toimittaja lähettää laskun maksua varten. Lasku tarkistetaan tilausvahvistusta ja vastaanottokuittausta vastaan mahdollisten epäselvyyksien varalta. Jos ongelmia ei ole, se hyväksytään.
5. Ostovelat Hyväksytty lasku ohjataan talousosastolle maksuun sopimuksen ehtojen mukaisesti.

Kun tämä monivaiheinen prosessi tehdään manuaalisesti, se on työläs ja kestämätön, jos aiot kasvattaa toimintaa pitkällä aikavälillä. Tämän seurauksena tarvitaan nopeampi, vähemmän manuaalinen lähestymistapa.

Kuinka aloittaa P2P-automaatio.

Digitoimalla ja automatisoimalla työläitä, manuaalisia tehtäviä ja pullonkauloja P2P-prosessissa voidaan vähentää kustannuksia, tehostaa toimintoja ja nopeuttaa investoinnin tuottoa. Tässä muutamia vaiheita, joilla organisaatiot voivat aloittaa P2P-automaation:

Valitse oikeat hankintatyökalut

Valitse ensin ohjelmistotoimittaja (BSM) SaaS-hankintaohjelmistolla, kuten kumppaniltamme Coupalta, joka digitalisoi koko P2P-prosessin ja poistaa fyysisen paperityön. Coupa-kaltaista alustaa hyödyntämällä hankintojen ja taloushallinnon johtajat voivat myös automatisoida sisäiset hyväksyntäpyynnöt maksuille ja hallita laskuja helposti.

Pienemmille organisaatioille tämä voi riittää automaationa. Suuremmissa organisaatioissa, joissa on satoja tai tuhansia työntekijöitä, hankintaprosessin sovellukset ja sidosryhmät yleistyvät nopeasti, mikä tekee pelkästään hankintaohjelmistoon luottamisen lähes mahdottomaksi.

Skaalautuvuussuunnitelma

Suuremmissa organisaatioissa työntekijät voivat tehdä ostopyynnön ITSM-järjestelmänsä, kuten BMC:n tai ServiceNow:n, kautta tai ERP-järjestelmästään, kuten SAP:stä, NetSuite:sta tai Microsoft Dynamics 365:stä. Kun Coupa tai muu vastaava alusta on käytössä, hankintapyynnön hyväksymisprosessi, ostotilaukset ja laskujen käsittelykulut kulkevat kaikki hankintaohjelmiston kautta. Kun lasku on hyväksytty, talousosasto käsittelee maksun omalla ostoreskontrajärjestelmällään, kuten SAP:llä tai QuickBooksilla. Lisäksi tuottavuussovelluksia, kuten Slackia ja Microsoft Teamsia, käytetään usein hyväksymispyyntöjen ja tilapäivitysten hallintaan.

Tässä vaiheessa saatat ajatella, Vau, samaistun täysin! tai Vau, onpa monta erillistä sovellusta!

Oli miten oli, ajattele näitä sovelluksia p2p-syklin linkkeinä – integraatio yhdistää nämä linkit tuottaakseen todellista automaatiota.

Rakenna vahva dataperusta integraation avulla

Näiden avainsovellusten integrointi takaa yhdenmukaiset, tarkat ja kaksisuuntaiset datavirrat, virtaviivaistaen ja automatisoiden P2P-prosessia kokonaisuudessaan. Näin toimivat organisaatiot parantavat tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä älykkäämpää päätöksentekoa varten.

Mutta siinä ei ole edes puoliakaan.

Mitä etuja hankinnasta maksuun -automaatiolla on?

Organisaatiosi saa käyttöönotetulla P2P-automaatiolla seuraavia liiketoimintakriittisiä etuja:

• Poista manuaalisen syötön aiheuttamat virheet
  Organisaatiot, jotka Automatisoi hankinnasta maksuun -prosessit vähentää ongelmia, kuten kaksinkertaisia tai virheellisiä laskuja ja maksujen lähettämistä vääriin toimittajiin.
• Lisää kustannussäästöjä
  Vähennä käyttökustannuksia välttämällä kalliita viivästyksiä ja poistamalla aikaa vievä manuaalinen tiedonsyöttö. Kun tiedot ja prosessit on automatisoitu, liiketoiminnan kasvaessa yleiskustannuksia ei juurikaan tarvitse laajentaa.
• Paranna näkyvyyttä ja kuluanalyysiä
  Hankkiudu selkeä, yhtenäinen näkymä yrityksen eri osastojen reaaliaikaisiin menoihin, jotta talousjohtajat saavat parempaa dataa tarkempiin ennusteisiin ja tietoisempiin päätöksiin. Syvemmät hankintoihin liittyvät näkemykset auttavat myös yrityksiä neuvottelemaan parempia hintoja myyjien kanssa, estämään luvattomat ostokset ja varmistamaan toimittajien laskujen oikeellisuuden.
• Varmista vaatimustenmukaisuus
  Kehitä liiketoimintasääntöjä, tuo reaaliaikaista sääntelydataa ja luo työnkulkulogiikkaa sisäisen vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ja toteuttamiseksi, olipa kyse sitten valtion säädöksistä, toimittajasopimuksista tai yhtiön omista käytännöistä.
• Virtaviivaista toimittajahallintaa
  Yksinkertaista ja paranna tavarantoimittajasuhteita luomalla johdonmukainen tiedonvaihto ostajien ja tavarantoimittajien välillä. Tämä virtaviivaistettu tiedonvaihto vähentää myöhästyneiden lähetysten ja laskujen epäjohdonmukaisuuksien riskiä.

Keskeiset vertaisverkkotyönkulut, jotka voidaan automatisoida integroinnin avulla.

Tässä on erityisiä esimerkkejä yleisistä P2P-työnkuluista, jotka voidaan automatisoida integroimalla yrityksen ostolaskujen hallintaohjelmisto, kuten Coupa, sen ERP- tai ITSM-alustoihin.