Por Nathan Bacnik, Director Global, Alianzas Estratégicas
weiwei wen, Gerente de marketing de socios sénior
Combinar la automatización del flujo de trabajo con una plataforma de gestión de gastos empresariales (BSM) como Coupa reduce los costos, mejora las relaciones con los proveedores y acelera el retorno de la inversión.
Con conversaciones sobre una posible recesión este año, las empresas los líderes de todo el mundo están elaborando estrategias para obtener una mejor visibilidad a través del gasto y realizar un seguimiento del ROI de diferentes inversiones y actividades, especialmente dentro del ciclo de vida de la compra al pago (P2P).
P2P involucra todos los procesos, partes interesadas y aplicaciones que utiliza una organización para identificar, adquirir y pagar los bienes y servicios que necesitan para hacer negocios. Debido a la cantidad de personas, procesos y aplicaciones involucradas, el ciclo de vida de P2P a menudo requiere mucha mano de obra y está plagado de brechas en los procesos.
Por naturaleza, los líderes empresariales requieren más acceso y control en este proceso durante tiempos de recesión. Pero tener una visibilidad de extremo a extremo del gasto empresarial es algo que beneficia a las organizaciones de forma indefinida, no solo en tiempos de incertidumbre económica.
Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), organizaciones de todo el mundo perder un 5% estimado de sus ingresos al fraude, totalizando casi $ 3.7 billones. Entre los 1,388 casos de fraude laboral (incluido el fraude en la contratación) que fueron estudiados por la ACFE, la pérdida media fue $140,000, con más del 20% de estos casos resultando en pérdidas de al menos $1 millón.
Estos datos refuerzan lo crucial que es para los líderes de compras y finanzas tener un proceso P2P optimizado, organizado y altamente visible para administrar riesgos, protegerse contra el fraude y mantener el cumplimiento.
Comprender el proceso es el primer paso para adelantarse a los riesgos.
¿Cómo es un proceso P2P común?
Un proceso típico de adquisición integral comienza con una solicitud de compra y termina con las cuentas por pagar.
- Creación y aprobación de solicitudes: Un empleado o departamento envía una solicitud de compra para un producto o servicio que necesita. Esta solicitud luego se enruta a través de las autoridades correspondientes para su aprobación.
- Creación y aprobación de órdenes de compra (PO): Una vez que se aprueba la solicitud, se crea una orden de compra, que detalla las especificaciones de la orden y los costos totales, y se envía para aprobación interna. Luego se envía una orden de compra aprobada al vendedor o proveedor para su revisión y confirmación, y se crea un contrato.
- Recibo de pedido: A continuación, el proveedor entrega los bienes o servicios solicitados. Los productos se inspeccionan para garantizar que cumplan con los términos del contrato.
- Envío y aprobación de facturas de proveedores: Una vez entregado el pedido o prestado el servicio, el proveedor presenta una factura para su pago. La factura se revisa contra la orden de compra y el recibo del pedido en busca de discrepancias. Si no hay problemas, se aprueba.
- Cuentas por pagar: Una factura aprobada se enruta a Finanzas para el pago según los términos del contrato.
Cuando se realiza manualmente, este proceso de varios pasos es engorroso e insostenible si planea escalar operaciones a largo plazo. Como resultado, se necesita un enfoque más rápido y menos manual.
Un enfoque moderno de P2P comienza con el conjunto de herramientas de tecnología adecuado.
La digitalización y automatización de tareas manuales tediosas y cuellos de botella en el proceso P2P reduce los costos, agiliza las operaciones y acelera el ROI.
En primer lugar, elija una herramienta de BSM con software de adquisición SaaS como el de nuestro socio, Coupa, que digitaliza todo el proceso P2P y elimina el papeleo físico. Al aprovechar una plataforma como Coupa, los líderes de compras y finanzas también pueden automatizar las solicitudes internas de aprobación de pagos y administrar fácilmente las facturas.
Para organizaciones más pequeñas, esta puede ser toda la automatización que se necesita. Pero para las organizaciones más grandes con cientos o miles de empleados, las aplicaciones P2P y las partes interesadas proliferan rápidamente, lo que hace que sea casi imposible confiar solo en el software de compras.
En organizaciones más grandes, los empleados pueden iniciar una solicitud de compra a través de su sistema ITSM, como BMC o ServiceNow, o desde su sistema ERP, como SAP, NetSuite o Microsoft Dynamics 365. Con Coupa u otra plataforma similar, el proceso de aprobación de solicitudes, las órdenes de compra y los flujos de trabajo de facturas se filtran a través del software de compras. Una vez que se aprueba la factura, los equipos de finanzas procesan el pago a través de su propio sistema de cuentas por pagar, como SAP or QuickBooks. Además, las aplicaciones de productividad como Slack y Microsoft Teams se usan con frecuencia para administrar las solicitudes de aprobación y las actualizaciones de estado.
En este punto usted puede estar pensando, ¡Guau, puedo relacionarme! or ¡Vaya, son muchas aplicaciones separadas!
De cualquier manera, piense en estas aplicaciones como enlaces en el ciclo P2P: la integración es lo que conecta estos enlaces para impulsar una verdadera automatización.
La integración de estas aplicaciones clave garantiza flujos de datos consistentes, precisos y bidireccionales, lo que agiliza y automatiza el proceso P2P de principio a fin. Las organizaciones que lo hagan aumentarán la eficiencia y la visibilidad para una toma de decisiones más inteligente.
Pero eso no es ni la mitad.
Los líderes de compras obtendrán los beneficios de la automatización P2P a nivel organizacional, departamental e individual.
Estos son algunos de los beneficios críticos para el negocio que su organización obtendrá al implementar la automatización P2P:
- Elimine los errores causados por la entrada manual
Las organizaciones que automatizan los procesos desde la compra hasta el pago reducen problemas como la facturación duplicada o incorrecta y el envío de pagos a proveedores equivocados. - Aumentar el ahorro de costos
Reduzca los costos operativos evitando costosas demoras y eliminando la entrada manual de datos que consume mucho tiempo. Cuando los datos y los procesos están automatizados, hay muy poca necesidad de expandir los gastos generales a medida que crecen las operaciones. - Mejore la visibilidad y el análisis de gastos
Obtenga una vista unificada del gasto en tiempo real en todo un companyde los distintos departamentos para equipar a los líderes financieros con mejores datos para realizar proyecciones más precisas y una toma de decisiones más informada. Un conocimiento más profundo de las adquisiciones también permite a las empresas negociar mejores precios con los proveedores, evitar compras no autorizadas y garantizar facturas de proveedores precisas. - Garantizar el cumplimiento
Desarrolle reglas comerciales, importe datos regulatorios en tiempo real y cree una lógica de flujo de trabajo para ayudar a garantizar y hacer cumplir el cumplimiento interno, ya sea de regulaciones gubernamentales, contratos de proveedores o específicos. company políticas. - Agilice la gestión de proveedores
Simplifique y mejore las relaciones con los proveedores creando un intercambio constante de información entre compradores y proveedores. Este intercambio simplificado de información reduce el riesgo de retrasos en los envíos y discrepancias en las facturas.
Veámoslo en acción.
A continuación se muestran ejemplos específicos de flujos de trabajo P2P comunes que se pueden automatizar integrando un companyEl software de gestión de gastos empresariales como Coupa con sus plataformas ERP o ITSM.
