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Con una desaceleración económica general esperada en 2026, las empresas los líderes de todas partes están diseñando estrategias para obtener una mejor visibilidad a través del gasto y rastrear el ROI de diferentes inversiones y actividades, especialmente dentro del ciclo de compras de pago (P2P).
De P2P involucra todos los procesos, partes interesadas y aplicaciones que una organización utiliza para identificar, adquirir y pagar por los bienes y servicios que necesita para hacer negocios. Debido a la cantidad de personas, procesos y aplicaciones involucrados, el ciclo de vida de P2P suele requerir mucha mano de obra y está plagado de deficiencias en los procesos.
Por naturaleza, los líderes empresariales exigen un mayor acceso y control sobre este proceso en tiempos de menor crecimiento. Pero tener visibilidad de extremo a extremo en todo el gasto empresarial es algo que beneficia a las organizaciones de manera indefinida, no solo en tiempos de incertidumbre económica.
Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), las organizaciones de todo el mundo perder aproximadamente 5% de sus ingresos al fraude, sumando casi $3,7 billones. Entre 1,388 casos de fraude ocupacional (incluido el fraude en contrataciones) que fueron estudiados por la ACFE, la pérdida mediana fue $140,000, de los cuales más de 20% de estos casos provocaron pérdidas de al menos $1 millón.
Estos datos refuerzan lo crucial que es para los líderes de compras y finanzas contar con un proceso de P2P optimizado, organizado y de alta visibilidad para gestionar los riesgos, protegerse contra el fraude y mantener el cumplimiento.
Comprender el proceso es el primer paso para adelantarse a los riesgos.
¿Cómo es un proceso de P2P común?
Un proceso típico de adquisiciones de extremo a extremo comienza con una requisición de compra y termina con las cuentas por pagar.
- Creación y aprobación de requisiciones: Un empleado o departamento envía una requisición de compra para un producto o servicio que necesita. Esta solicitud se dirige luego a las autoridades correspondientes para su aprobación.
- Creación y aprobación de órdenes de compra (OC)Una vez aprobada la requisición, se crea una orden de compra, que detalla las especificaciones del pedido y los costos totales, y se envía para su aprobación interna. A continuación, la orden de compra aprobada se envía al proveedor o suministrador para su revisión y confirmación, y se crea un contrato.
- Recibo de pedido: A continuación, el proveedor entrega los bienes o servicios según lo solicitado. Los productos se inspeccionan para garantizar que cumplan con los términos del contrato.
- Envío y aprobación de facturas de proveedores: Una vez que se entrega el pedido o se presta el servicio, el proveedor presenta una factura para su pago. La factura se revisa con la orden de compra y el recibo del pedido para detectar cualquier discrepancia. Si no hay problemas, se aprueba.
- Cuentas por pagar: Una factura aprobada se envía a Finanzas para su pago según los términos del contrato.
Cuando se realiza de forma manual, este proceso de varios pasos es engorroso e insostenible si planea escalar las operaciones a largo plazo. Como resultado, se necesita un enfoque más rápido y menos manual.
Cómo empezar con la automatización P2P.
La digitalización y automatización de las tareas manuales tediosas y los cuellos de botella en el proceso de P2P reduce los costos, agiliza las operaciones y acelera el ROI. A continuación, se presentan algunos pasos que las organizaciones pueden seguir para comenzar con la automatización de P2P:
Elija las herramientas de adquisición adecuadas
Primero, elija una herramienta BSM con software de adquisiciones SaaS, como el de nuestro socio Coupa, que digitalice todo el proceso de P2P y elimine el papeleo físico. Al aprovechar una plataforma como Coupa, los líderes de adquisiciones y finanzas también pueden automatizar las solicitudes de aprobación interna para pagos y administrar fácilmente las facturas.
Para las organizaciones más pequeñas, esta puede ser toda la automatización que se necesita. Pero para las organizaciones más grandes con cientos o miles de empleados, las aplicaciones y las partes interesadas de P2P proliferan rápidamente, lo que hace casi imposible depender únicamente del software de adquisiciones.
Planificar para la escalabilidad
En las organizaciones más grandes, los empleados pueden iniciar una solicitud de compra a través de su sistema ITSM, como BMC o ServiceNow, o desde su sistema ERP, como SAP, NetSuite o Microsoft Dynamics 365. Con Coupa u otra plataforma similar implementada, el proceso de aprobación de solicitudes, las órdenes de compra y los flujos de trabajo de facturación se gestionan a través del software de compras. Una vez aprobada la factura, los equipos de finanzas procesan el pago a través de su propio sistema de cuentas por pagar, como SAP o QuickBooks. Además, se utilizan con frecuencia aplicaciones de productividad como Slack y Microsoft Teams para gestionar las solicitudes de aprobación y las actualizaciones de estado.
En este punto es posible que estés pensando, ¡Guau, me identifico! o ¡Vaya, son muchísimas aplicaciones separadas!
De cualquier manera, piense en estas aplicaciones como eslabones en el ciclo P2P: la integración es lo que conecta estos eslabones para impulsar una verdadera automatización.
Construye una base de datos sólida a través de la integración
La integración de estas aplicaciones clave garantiza flujos de datos consistentes, precisos y bidireccionales, lo que optimiza y automatiza el proceso de P2P de principio a fin. Las organizaciones que lo hagan aumentarán la eficiencia y la visibilidad para una toma de decisiones más inteligente.
Pero eso no es ni la mitad.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización del proceso de adquisición a pago (procure-to-pay)?
Estos son algunos de los beneficios fundamentales para el negocio que su organización obtendrá al implementar la automatización de P2P:
- Elimine los errores causados por la entrada manual
Las organizaciones que automatizar los procesos de compras a pago reducir problemas como la facturación duplicada o incorrecta y el envío de pagos a los proveedores equivocados. - Aumentar el ahorro de costos
Reduzca los costos operativos evitando costosos retrasos y eliminando la introducción manual de datos, que consume mucho tiempo. Cuando los datos y los procesos se automatizan, hay muy poca necesidad de ampliar los gastos generales a medida que crecen las operaciones. - Mejorar la visibilidad y el análisis de gastos
Obtenga una visión unificada del gasto en tiempo real en los distintos departamentos de una empresa para dotar a los líderes financieros de mejores datos que permitan realizar proyecciones más precisas y tomar decisiones con mejor información. Una mayor comprensión de las compras también permite a las empresas negociar mejores precios con los proveedores, prevenir compras no autorizadas y garantizar facturas de proveedores precisas. - Garantizar el cumplimiento
Desarrollar reglas de negocio, importar datos de regulación en tiempo real y crear lógica de flujos de trabajo para ayudar a garantizar y hacer cumplir el cumplimiento interno, ya sea de normativas gubernamentales, contratos de proveedores o políticas específicas de la empresa. - Optimizar la gestión de proveedores
Simplifique y mejore las relaciones con los proveedores creando un intercambio constante de información entre compradores y proveedores. Este intercambio optimizado de información reduce el riesgo de retrasos en los envíos y discrepancias en las facturas.
Flujos de trabajo P2P clave que se pueden automatizar mediante la integración.
Aquí hay ejemplos específicos de flujos de trabajo P2P comunes que se pueden automatizar mediante la integración del software de gestión de gastos empresariales de una compañía, como Coupa, con sus plataformas de ERP o ITSM.
