Leitfaden zur Procure-to-Pay (P2P) Automatisierung

Angesichts einer für 2026 erwarteten allgemeinen wirtschaftlichen Verlangsamung hat die Wirtschaft Führungskräfte überall entwickeln Strategien, um eine bessere Sichtbarkeit zu erlangen über alle Ausgaben hinweg und den ROI verschiedener Investitionen und Aktivitäten zu verfolgen – insbesondere innerhalb des Procure-to-Pay-(P2P-)Lebenszyklus.

P2P umfasst alle Prozesse, Beteiligten und Anwendungen, die ein Unternehmen nutzt, um die für seine Geschäftstätigkeit erforderlichen Waren und Dienstleistungen zu identifizieren, zu beschaffen und zu bezahlen. Aufgrund der Anzahl der beteiligten Personen, Prozesse und Anwendungen ist der P2P-Lebenszyklus oft arbeitsintensiv und weist zahlreiche Prozesslücken auf.

Von Natur aus benötigen Führungskräfte in Zeiten verlangsamten Wachstums mehr Einblick in diesen Prozess und Kontrollmöglichkeiten darüber. Doch eine durchgängige Transparenz über die Geschäftsausgaben hinweg ist etwas, das Unternehmen unbegrenzt zugutekommt – nicht nur in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit.

Laut der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) erleiden Unternehmen weltweit einen geschätzten Verlust von 51 TP 175 T verzeichnen ihrer Umsätze durch Betrug, was sich auf fast beläuft $3,7 Billionen. Unter 1.388 Fällen von Wirtschaftsbetrug (einschließlich Beschaffungsbetrug), die von der ACFE untersucht wurden, betrug der mittlere Verlust $140,000, wobei mehr als 20% dieser Fälle zu Verlusten von mindestens $1 Million führten.

Diese Daten unterstreichen, wie entscheidend es für Beschaffungs- und Finanzverantwortliche ist, über einen schlanken, organisierten und hochgradig transparenten P2P-Prozess zu verfügen, um Risiken zu steuern, sich vor Betrug zu schützen und die Compliance sicherzustellen.

Den Prozess zu verstehen ist der erste Schritt, um den Risiken zuvorzukommen.

Wie sieht ein typischer P2P-Prozess aus?

Ein typischer durchgehender Beschaffungsprozess beginnt mit einer Bestellanforderung und endet mit der Kreditorenbuchhaltung.

1. Bestellungserstellung und -freigabe Ein Mitarbeiter oder eine Abteilung reicht eine Bestellanforderung für ein benötigtes Produkt oder eine Dienstleistung ein. Diese Anforderung wird dann zur Genehmigung an die entsprechenden Stellen weitergeleitet.
2. Bestellungserstellung und -genehmigungSobald die Bestellanforderung genehmigt ist, wird eine Bestellung erstellt, die die Bestellspezifikationen und die Gesamtkosten aufführt, und zur internen Genehmigung eingereicht. Eine genehmigte Bestellung wird dann zur Überprüfung und Bestätigung an den Verkäufer oder Lieferanten gesendet, und ein Vertrag wird erstellt.
3. Bestellbeleg: Als Nächstes liefert der Lieferant die Waren oder Dienstleistungen wie angefordert. Die Produkte werden geprüft, um sicherzustellen, dass sie den Vertragsbedingungen entsprechen.
4. Lieferantenrechnungsstellung und -genehmigung: Sobald die Bestellung geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde, reicht der Lieferant eine Rechnung zur Zahlung ein. Die Rechnung wird zur Überprüfung auf etwaige Abweichungen mit der Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen. Wenn es keine Probleme gibt, wird sie genehmigt.
5. Kreditorenbuchhaltung Eine genehmigte Rechnung wird gemäß den Vertragsbedingungen zur Zahlung an die Finanzabteilung weitergeleitet.

Wenn dieser mehrstufige Prozess manuell durchgeführt wird, ist er umständlich und nicht nachhaltig, wenn Sie planen, Ihre Abläufe langfristig zu skalieren. Daher ist ein schnellerer, weniger manueller Ansatz erforderlich.

Wie man mit der P2P-Automatisierung beginnt.

Die Digitalisierung und Automatisierung mühsamer, manueller Aufgaben und Engpässe im P2P-Prozess senkt die Kosten, optimiert die Abläufe und beschleunigt den ROI. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um mit der P2P-Automatisierung zu beginnen:

Wählen Sie die richtigen Beschaffungswerkzeuge

Wählen Sie zunächst ein BSM-Tool mit SaaS-Beschaffungssoftware aus, beispielsweise von unserem Partner Coupa, das den gesamten P2P-Prozess digitalisiert und physischen Papierkram überflüssig macht. Durch den Einsatz einer Plattform wie Coupa können Beschaffungs- und Finanzverantwortliche zudem interne Genehmigungsanfragen für Zahlungen automatisieren und Rechnungen einfach verwalten.

Für kleinere Unternehmen ist dies möglicherweise bereits die gesamte Automatisierung, die erforderlich ist. Bei größeren Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern nehmen P2P-Anwendungen und -Stakeholder jedoch rasant zu, was es fast unmöglich macht, sich allein auf Beschaffungssoftware zu verlassen.

Auf Skalierbarkeit ausrichten

In größeren Unternehmen können Mitarbeiter eine Bestellanforderung über ihr ITSM-System, wie beispielsweise BMC oder ServiceNow, oder über ihr ERP-System, wie beispielsweise SAP, NetSuite oder Microsoft Dynamics 365, anlegen. Wenn Coupa oder eine ähnliche Plattform im Einsatz ist, laufen der Genehmigungsprozess für Bestellanforderungen, die Bestellungen und die Rechnungsabwicklung vollständig über die Beschaffungssoftware. Sobald die Rechnung genehmigt ist, wickeln die Finanzteams die Zahlung über ihr eigenes Kreditorensystem wie SAP oder QuickBooks ab. Zudem werden Produktivitätsanwendungen wie Slack und Microsoft Teams häufig zur Verwaltung von Genehmigungsanfragen und Statusaktualisierungen genutzt.

An diesem Punkt denken Sie vielleicht, Wow, das kann ich gut nachvollziehen! oder Wow, das sind ja viele verschiedene Apps!

Betrachten Sie diese Anwendungen in jedem Fall als Glieder im P2P-Kreislauf – erst durch die Integration werden diese Glieder verbunden, um echte Automatisierung voranzutreiben.

Schaffen Sie durch Integration ein starkes Datenfundament

Die Integration dieser Schlüsselanwendungen gewährleistet konsistente, genaue und bidirektionale Datenflüsse, wodurch der P2P-Prozess von Anfang bis Ende optimiert und automatisiert wird. Unternehmen, die dies tun, steigern die Effizienz und Transparenz für eine intelligentere Entscheidungsfindung.

Das ist aber noch längst nicht alles.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses?

Hier sind einige der geschäftskritischen Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Implementierung der P2P-Automatisierung erzielen wird:

• Fehler durch manuelle Eingabe eliminieren
  Organisationen, die Procure-to-Pay-Prozesse automatisieren reduzieren Sie Probleme wie doppelte oder fehlerhafte Rechnungsstellung und Zahlungen an die falschen Lieferanten.
• Kosteneinsparungen erhöhen
  Senken Sie die Betriebskosten, indem Sie kostspielige Verzögerungen vermeiden und die zeitaufwändige manuelle Dateneingabe eliminieren. Wenn Daten und Prozesse automatisiert sind, besteht bei wachsendem Geschäft kaum Bedarf, die Gemeinkosten zu erhöhen.
• Sichtbarkeit & Ausgabenanalyse verbessern
  Erhalten Sie eine einheitliche Übersicht über Echtzeitausgaben in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, um Finanzverantwortliche mit besseren Daten für präzisere Prognosen und fundiertere Entscheidungen auszustatten. Tiefergehende Einblicke in die Beschaffung ermöglichen es Unternehmen zudem, bessere Preise mit Lieferanten auszuhandeln, unbefugte Käufe zu verhindern und präzise Lieferantenrechnungen sicherzustellen.
• Auf Einhaltung achten
  Entwickeln Sie Geschäftsregeln, importieren Sie Echtzeit-Regulierungsdaten und erstellen Sie Workflow-Logik, um die Einhaltung interner Richtlinien zu garantieren und durchzusetzen, unabhängig davon, ob es sich um staatliche Vorschriften, Lieferantenverträge oder spezifische Unternehmensrichtlinien handelt.
• Lieferantenmanagement optimieren
  Vereinfachen und verbessern Sie Lieferantenbeziehungen durch einen konsistenten Informationsaustausch zwischen Einkäufern und Lieferanten. Dieser optimierte Informationsaustausch reduziert das Risiko von Lieferverzögerungen und Rechnungswidersprüchen.

Wichtigste P2P-Workflows, die durch Integration automatisiert werden können.

Hier sind konkrete Beispiele für gängige P2P-Workflows, die durch die Integration der Software eines Unternehmens für das Unternehmensausgabenmanagement wie Coupa mit dessen ERP- oder ITSM-Plattformen automatisiert werden können.