Von Nathan Bacnik, Global Director, Strategische Allianzen
Weiwei Wen, Senior Partner Marketing Manager
Die Kopplung der Workflow-Automatisierung mit einer Business Spend Management (BSM)-Plattform wie Coupa reduziert Kosten, verbessert die Lieferantenbeziehungen und beschleunigt den ROI.
Mit Gesprächen über eine mögliche Rezession in diesem Jahr, Geschäft Führungskräfte auf der ganzen Welt suchen nach Strategien, um eine bessere Sichtbarkeit zu erreichen Ausgabenübergreifend und verfolgen Sie den ROI verschiedener Investitionen und Aktivitäten – insbesondere innerhalb des Procure-to-Pay (P2P)-Lebenszyklus.
P2P umfasst alle Prozesse, Stakeholder und Anwendungen, die eine Organisation verwendet, um die Waren und Dienstleistungen zu identifizieren, zu beschaffen und zu bezahlen, die sie für ihre Geschäftstätigkeit benötigen. Aufgrund der Anzahl der beteiligten Personen, Prozesse und Anwendungen ist der P2P-Lebenszyklus oft arbeitsintensiv und voller Prozesslücken.
Von Natur aus benötigen Unternehmensleiter in Zeiten der Rezession mehr Zugang und Kontrolle über diesen Prozess. Aber von einer End-to-End-Sichtbarkeit der Geschäftsausgaben profitieren Unternehmen auf unbestimmte Zeit – nicht nur in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit.
Nach Angaben der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), Organisationen weltweit schätzungsweise 5 % verlieren ihrer Einnahmen zu Betrug, in Höhe von fast 3.7 Billionen Dollar. Unter 1,388 Fällen von Berufsbetrug (einschließlich Beschaffungsbetrug), die vom ACFE untersucht wurden, war der mittlere Schaden $140,000, wobei mehr als 20 % dieser Fälle zu Verlusten von mindestens 1 Million US-Dollar führen.
Diese Daten unterstreichen, wie wichtig es für Beschaffungs- und Finanzleiter ist, über einen optimierten, organisierten und gut sichtbaren P2P-Prozess zu verfügen, um Risiken zu managen, vor Betrug zu schützen und Compliance aufrechtzuerhalten.
Das Verständnis des Prozesses ist der erste Schritt, um den Risiken einen Schritt voraus zu sein.
Wie sieht ein gängiger P2P-Prozess aus?
Ein typischer End-to-End-Beschaffungsprozess beginnt mit einer Bestellanforderung und endet mit der Kreditorenbuchhaltung.
- Anforderungserstellung und -genehmigung: Ein Mitarbeiter oder eine Abteilung reicht eine Bestellanforderung für ein Produkt oder eine Dienstleistung ein, die sie benötigen. Diese Anfrage wird dann zur Genehmigung durch die zuständigen Behörden geleitet.
- Bestellung (PO) Erstellung und Genehmigung: Sobald die Anforderung genehmigt ist, wird eine Bestellung erstellt, die die Bestellspezifikationen und Gesamtkosten enthält, und zur internen Genehmigung übermittelt. Eine genehmigte Bestellung wird dann zur Überprüfung und Bestätigung an den Anbieter oder Lieferanten gesendet, und ein Vertrag wird erstellt.
- Bestellquittung: Als nächstes liefert der Lieferant die Waren oder Dienstleistungen wie angefordert. Die Produkte werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie die Vertragsbedingungen erfüllen.
- Einreichung und Genehmigung von Lieferantenrechnungen: Sobald die Bestellung geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde, stellt der Lieferant eine Rechnung zur Zahlung. Die Rechnung wird anhand der Bestellung und der Auftragsbestätigung auf Abweichungen überprüft. Wenn es keine Probleme gibt, wird es genehmigt.
- Abbrechnungsverbindlichkeiten: Eine genehmigte Rechnung wird gemäß den Vertragsbedingungen zur Zahlung an Finance weitergeleitet.
Bei manueller Ausführung ist dieser mehrstufige Prozess umständlich und nicht nachhaltig, wenn Sie planen, den Betrieb langfristig zu skalieren. Infolgedessen ist ein schnellerer, weniger manueller Ansatz erforderlich.
Ein moderner Ansatz für P2P beginnt mit dem richtigen Technologie-Toolkit.
Die Digitalisierung und Automatisierung mühsamer, manueller Aufgaben und Engpässe im P2P-Prozess senkt die Kosten, rationalisiert den Betrieb und beschleunigt den ROI.
Wählen Sie zunächst ein BSM-Tool mit SaaS-Beschaffungssoftware wie von unserem Partner Coupa, das den gesamten P2P-Prozess digitalisiert und physischen Papierkram eliminiert. Durch die Nutzung einer Plattform wie Coupa können Einkaufs- und Finanzleiter auch interne Genehmigungsanfragen für Zahlungen automatisieren und Rechnungen einfach verwalten.
Für kleinere Organisationen kann dies die gesamte Automatisierung sein, die benötigt wird. Aber für größere Organisationen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern vermehren sich P2P-Anwendungen und Stakeholder schnell, was es fast unmöglich macht, sich nur auf Beschaffungssoftware zu verlassen.
In größeren Organisationen können Mitarbeiter eine Bestellanforderung über ihr ITSM-System, wie BMC oder initiieren ServiceNow, oder aus ihrem ERP-System, wie z SAP, NetSuite oder Microsoft Dynamics 365. Wenn Coupa oder eine andere ähnliche Plattform vorhanden ist, werden der Anforderungsgenehmigungsprozess, Bestellungen und Rechnungsworkflows alle durch die Beschaffungssoftware gefiltert. Sobald die Rechnung genehmigt wurde, bearbeiten die Finanzteams die Zahlung über ihr eigenes Kreditorensystem, z SAP or QuickBooks. Außerdem werden Produktivitätsanwendungen wie Slack und Microsoft Teams häufig verwendet, um Genehmigungsanfragen und Statusaktualisierungen zu verwalten.
An dieser Stelle denken Sie vielleicht, Wow, ich kann es nachvollziehen! or Wow, das sind viele separate Apps!
Stellen Sie sich diese Anwendungen in jedem Fall als Glieder im P2P-Zyklus vor – Integration ist das, was diese Glieder verbindet, um echte Automatisierung voranzutreiben.
Die Integration dieser Schlüsselanwendungen stellt einen konsistenten, genauen und bidirektionalen Datenfluss sicher und rationalisiert und automatisiert den P2P-Prozess von Ende zu Ende. Organisationen, die dies tun, werden die Effizienz und Transparenz für eine intelligentere Entscheidungsfindung steigern.
Aber das ist noch nicht einmal die Hälfte.
Einkaufsleiter werden die Vorteile der P2P-Automatisierung auf organisatorischer, abteilungsbezogener und individueller Ebene nutzen.
Hier sind einige der geschäftskritischen Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Implementierung der P2P-Automatisierung erzielen wird:
- Beseitigen Sie Fehler, die durch manuelle Eingabe verursacht wurden
Organisationen, die Procure-to-Pay-Prozesse automatisieren, reduzieren Probleme wie doppelte oder falsche Rechnungsstellung und das Senden von Zahlungen an die falschen Lieferanten. - Erhöhen Sie die Kosteneinsparungen
Reduzieren Sie die Betriebskosten, indem Sie kostspielige Verzögerungen vermeiden und die zeitaufwändige manuelle Dateneingabe eliminieren. Wenn Daten und Prozesse automatisiert sind, muss der Overhead kaum erweitert werden, wenn der Betrieb wächst. - Verbessern Sie die Sichtbarkeit und Ausgabenanalyse
Erhalten Sie einen einheitlichen Überblick über die Echtzeitausgaben in einem companyDie verschiedenen Abteilungen können Finanzleitern bessere Daten für genauere Prognosen und eine fundiertere Entscheidungsfindung zur Verfügung stellen. Durch tiefere Einblicke in die Beschaffung können Unternehmen außerdem bessere Preise mit Lieferanten aushandeln, unbefugte Käufe verhindern und korrekte Lieferantenrechnungen sicherstellen. - Sicherstellung der Compliance
Entwickeln Sie Geschäftsregeln, importieren Sie Regulierungsdaten in Echtzeit und erstellen Sie Workflow-Logik, um die interne Compliance zu gewährleisten und durchzusetzen, sei es aufgrund behördlicher Vorschriften, Lieferantenverträge oder spezifischer Vorschriften company Politik. - Optimieren Sie das Lieferantenmanagement
Vereinfachen und verbessern Sie Lieferantenbeziehungen, indem Sie einen konsistenten Informationsaustausch zwischen Käufern und Lieferanten schaffen. Dieser optimierte Informationsaustausch reduziert das Risiko von Lieferverzögerungen und Rechnungsabweichungen.
Sehen wir es uns in Aktion an.
Hier sind konkrete Beispiele für gängige P2P-Workflows, die durch die Integration eines automatisiert werden können companywie Coupa mit seinen ERP- oder ITSM-Plattformen.
