Guide de l'automatisation du processus d'achat au paiement (Procure-to-Pay ou P2P)

Face à un ralentissement économique général prévu en 2026, l'activité les dirigeants du monde entier élaborent des stratégies pour obtenir une meilleure visibilité sur l'ensemble des dépenses et de suivre le retour sur investissement (ROI) des différents investissements et activités – en particulier dans le cycle de l'achat au paiement (procure-to-pay ou P2P).

Le P2P englobe l'ensemble des processus, des parties prenantes et des applications qu'une organisation utilise pour identifier, acquérir et payer les biens et services dont elle a besoin pour exercer ses activités. En raison du nombre de personnes, de processus et d'applications impliqués, le cycle de vie du P2P exige souvent beaucoup de main-d'œuvre et présente de nombreuses lacunes de processus.

Par nature, les chefs d'entreprise exigent un accès et un contrôle accrus sur ce processus en période de croissance plus lente. Mais disposer d'une visibilité de bout en bout sur les dépenses de l'entreprise est un avantage indéfini pour les organisations, et pas seulement en période d'incertitude économique.

Selon l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), les organisations du monde entier perdre environ 51 TP 338 T de leurs revenus à la fraude, pour un total de près de $3,7 billions. Parmi les 1 388 cas de fraude professionnelle (y compris la fraude aux achats) étudiés par l'ACFE, la perte médiane était de $140,000, dont plus de 201 TP338T ont entraîné des pertes d'au moins 1 TP339T1 million.

Ces données renforcent à quel point il est crucial pour les responsables des achats et des finances de disposer d'un processus P2P rationalisé, organisé et parfaitement visible pour gérer les risques, se protéger contre la fraude et maintenir la conformité.

Comprendre le processus est la première étape pour devancer les risques.

À quoi ressemble un processus P2P classique ?

Un processus d'achat de bout en bout typique commence par une demande d'achat et se termine par le service des comptes fournisseurs.

1. Création et approbation des demandes d'achat Un employé ou un département soumet une demande d'achat pour un produit ou un service dont il a besoin. Cette demande est ensuite acheminée aux autorités compétentes pour approbation.
2. Création et approbation des bons de commande (BC)Une fois la demande d'achat approuvée, un bon de commande est alors créé, détaillant les spécifications de la commande et les coûts totaux, et soumis pour approbation interne. Un bon de commande approuvé est ensuite envoyé au vendeur ou au fournisseur pour examen et confirmation, et un contrat est créé.
3. Reçu de commande : Ensuite, le fournisseur livre les biens ou services demandés. Les produits sont inspectés pour s'assurer qu'ils respectent les termes du contrat.
4. Soumission et approbation des factures fournisseurs : Une fois la commande livrée ou le service rendu, le fournisseur soumet une facture pour paiement. La facture est examinée par rapport au bon de commande et à l'accusé de réception pour détecter d'éventuelles divergences. S'il n'y a pas de problème, elle est approuvée.
5. Comptes fournisseurs Une facture approuvée est acheminée au service des finances pour paiement conformément aux conditions du contrat.

Effectué manuellement, ce processus en plusieurs étapes est fastidieux et non viable si vous prévoyez d'étendre vos activités à long terme. Par conséquent, une approche plus rapide et moins manuelle est nécessaire.

Comment débuter avec l'automatisation P2P.

La numérisation et l'automatisation des tâches manuelles fastidieuses et des goulets d'étranglement dans le processus P2P réduisent les coûts, rationalisent les opérations et accélèrent le retour sur investissement. Voici quelques étapes que les organisations peuvent suivre pour débuter avec l'automatisation du P2P :

Choisissez les bons outils d'achat

Tout d'abord, choisissez un outil de gestion des dépenses (BSM) doté d'un logiciel d'achat SaaS, tel que celui de notre partenaire Coupa, qui numérise l'ensemble du processus P2P et élimine la paperasse physique. En tirant parti d'une plateforme comme Coupa, les responsables des achats et de la finance peuvent également automatiser les demandes d'approbation interne pour les paiements et gérer facilement les factures.

Pour les petites organisations, cela peut être toute l'automatisation nécessaire. Mais pour les plus grandes organisations comptant des centaines ou des milliers de collaborateurs, les applications P2P et les parties prenantes prolifèrent rapidement, rendant presque impossible de s'appuyer uniquement sur un logiciel d'achats.

Prévoir l'évolutivité

Dans les grandes entreprises, les collaborateurs peuvent lancer une demande d’achat via leur système ITSM, tel que BMC ou ServiceNow, ou depuis leur système ERP, tel que SAP, NetSuite ou Microsoft Dynamics 365. Avec Coupa ou une autre plateforme similaire en place, le processus de validation des demandes d’achat, les bons de commande et les flux de traitement des factures sont tous gérés par le logiciel d’approvisionnement. Une fois la facture validée, les équipes financières traitent le paiement via leur propre système de gestion des comptes fournisseurs, tel que SAP ou QuickBooks. De plus, des applications de productivité telles que Slack et Microsoft Teams sont fréquemment utilisées pour gérer les demandes d’approbation et les mises à jour de statut.

À ce stade, vous vous dites peut-être, Ouah, je vois tout à fait ! ou Waouh, ça fait beaucoup d'applications différentes !

Quoi qu'il en soit, considérez ces applications comme des maillons de la chaîne P2P : c'est l'intégration qui relie ces maillons pour parvenir à une véritable automatisation.

Construire une base de données solide grâce à l'intégration

L'intégration de ces applications clés garantit des flux de données cohérents, précis et bidirectionnels, rationalisant et automatisant ainsi le processus P2P de bout en bout. Les organisations qui procèdent ainsi accroîtront leur efficacité et leur visibilité pour une prise de décision plus intelligente.

Mais ce n'est même pas la moitié.

Quels sont les avantages de l'automatisation du processus d'achat à payer ?

Voici quelques-uns des avantages essentiels pour votre entreprise que vous tirerez de la mise en œuvre de l'automatisation P2P :

• Éliminez les erreurs causées par la saisie manuelle
  Les organisations qui automatiser les processus "achats à payer" réduire les problèmes tels que la double facturation ou les facturations incorrectes et l'envoi de paiements aux mauvais fournisseurs.
• Augmenter les économies de coûts
  Réduisez les coûts opérationnels en évitant les retards coûteux et en éliminant la saisie manuelle des données, qui est chronophage. Lorsque les données et les processus sont automatisés, il est presque inutile d'augmenter les frais généraux à mesure que les opérations se développent.
• Améliorer la visibilité et l'analyse des dépenses
  Obtenez une vue unifiée des dépenses en temps réel dans les différents départements d'une entreprise pour doter les responsables financiers de meilleures données afin de réaliser des prévisions plus précises et de prendre des décisions plus éclairées. Des analyses plus approfondies des achats permettent également aux entreprises de négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs, d'éviter les achats non autorisés et de garantir l'exactitude des factures des fournisseurs.
• Garantir la conformité
  Élaborer des règles métier, importer des données de réglementation en temps réel et créer une logique de flux de travail pour contribuer à garantir et à faire respecter la conformité interne, qu'il s'agisse de réglementations gouvernementales, de contrats fournisseurs ou de politiques spécifiques de l'entreprise.
• Optimiser la gestion des fournisseurs
  Simplifiez et améliorez les relations avec les fournisseurs en créant un échange d'informations cohérent entre acheteurs et fournisseurs. Cet échange d'informations rationalisé réduit le risque de retards de livraison et d'écarts de facturation.

Principaux flux de travail P2P pouvant être automatisés grâce à l'intégration.

Voici des exemples précis de flux de travail P2P courants qui peuvent être automatisés en intégrant le logiciel de gestion des dépenses professionnelles d'une entreprise, tel que Coupa, à ses plateformes ERP ou ITSM.