Par Nathan Bacnik, Directeur mondial, Alliances stratégiques
Weiwei Wen, Responsable marketing des partenaires senior
L'association de l'automatisation des flux de travail à une plateforme de gestion des dépenses commerciales (BSM) telle que Coupa réduit les coûts, améliore les relations avec les fournisseurs et accélère le retour sur investissement.
Avec des discussions sur une récession potentielle cette année, les entreprises Partout, les dirigeants élaborent des stratégies pour obtenir une meilleure visibilité sur l'ensemble des dépenses et suivez le retour sur investissement de différents investissements et activités, en particulier dans le cycle de vie de l'approvisionnement au paiement (P2P).
Le P2P implique tous les processus, parties prenantes et applications qu'une organisation utilise pour identifier, se procurer et payer les biens et services dont elle a besoin pour faire des affaires. En raison du nombre de personnes, de processus et d'applications impliqués, le cycle de vie P2P est souvent laborieux et criblé de lacunes de processus.
Par nature, les chefs d'entreprise ont besoin de plus d'accès et de contrôle sur ce processus en période de récession. Mais avoir une visibilité de bout en bout sur les dépenses de l'entreprise est quelque chose qui profite indéfiniment aux entreprises, et pas seulement en période d'incertitude économique.
Selon l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), les organisations du monde entier perdre environ 5% de leurs revenus à la fraude, totalisant près $3.7 billions. Parmi 1,388 XNUMX cas de fraude professionnelle (dont fraude aux achats) étudiés par l'ACFE, le préjudice moyen était $140,000, avec plus de 20% de ces cas entraînant des pertes d'au moins 1 million de dollars.
Ces données renforcent à quel point il est crucial pour les responsables des achats et des finances de disposer d'un processus P2P rationalisé, organisé et hautement visible pour gérer les risques, se protéger contre la fraude et maintenir la conformité.
Comprendre le processus est la première étape pour anticiper les risques.
À quoi ressemble un processus P2P courant ?
Un processus d'approvisionnement typique de bout en bout commence par une demande d'achat et se termine par les comptes créditeurs.
- Création et approbation de la demande : Un employé ou un service soumet une demande d'achat pour un produit ou un service dont il a besoin. Cette demande est ensuite acheminée par les autorités compétentes pour approbation.
- Création et approbation du bon de commande (PO): Une fois la demande approuvée, un bon de commande est alors créé, détaillant les spécifications de la commande et les coûts totaux, et soumis pour approbation interne. Un bon de commande approuvé est ensuite envoyé au vendeur ou au fournisseur pour examen et confirmation, et un contrat est créé.
- Récépissé de commande: Ensuite, le fournisseur livre les biens ou services demandés. Les produits sont inspectés pour s'assurer qu'ils respectent les conditions contractuelles.
- Soumission et approbation des factures des fournisseurs : Une fois la commande livrée ou le service rendu, le fournisseur soumet une facture pour paiement. La facture est examinée par rapport au bon de commande et au reçu de commande pour toute anomalie. S'il n'y a pas de problème, il est approuvé.
- Comptes à payer: Une facture approuvée est acheminée aux finances pour paiement selon les conditions du contrat.
Lorsqu'il est effectué manuellement, ce processus en plusieurs étapes est fastidieux et non durable si vous envisagez de faire évoluer les opérations à long terme. Par conséquent, une approche plus rapide et moins manuelle est nécessaire.
Une approche moderne du P2P commence par la bonne boîte à outils technologique.
La numérisation et l'automatisation des tâches manuelles fastidieuses et des goulots d'étranglement dans le processus P2P réduisent les coûts, rationalisent les opérations et accélèrent le retour sur investissement.
Tout d'abord, choisissez un outil BSM avec un logiciel d'approvisionnement SaaS, comme celui de notre partenaire Coupa, qui numérise l'intégralité du processus P2P et élimine la paperasserie physique. En tirant parti d'une plate-forme comme Coupa, les responsables des achats et des finances peuvent également automatiser les demandes d'approbation internes pour les paiements et gérer facilement les factures.
Pour les petites organisations, cela peut être toute l'automatisation nécessaire. Mais pour les grandes organisations comptant des centaines ou des milliers d'employés, les applications P2P et les parties prenantes prolifèrent rapidement, ce qui rend presque impossible de s'appuyer uniquement sur un logiciel d'approvisionnement.
Dans les grandes organisations, les employés peuvent lancer une demande d'achat via leur système ITSM, tel que BMC ou ServiceNow, ou de leur système ERP, comme SAP, NetSuite ou Microsoft Dynamics 365. Avec Coupa ou une autre plate-forme similaire en place, le processus d'approbation des demandes d'achat, les bons de commande et les workflows de facturation sont tous filtrés à travers le logiciel d'approvisionnement. Une fois la facture approuvée, les équipes financières traitent ensuite le paiement via leur propre système de comptes fournisseurs, tel que SAP or QuickBooks. De plus, les applications de productivité telles que Slack et Microsoft Teams sont fréquemment utilisées pour gérer les demandes d'approbation et les mises à jour de statut.
À ce stade, vous pensez peut-être, Wow, je peux m'identifier! or Wow, ça fait beaucoup d'applications séparées !
Quoi qu'il en soit, considérez ces applications comme des liens dans le cycle P2P - l'intégration est ce qui relie ces liens pour conduire une véritable automatisation.
L'intégration de ces applications clés garantit des flux de données cohérents, précis et bidirectionnels, rationalisant et automatisant le processus P2P de bout en bout. Les organisations qui le font augmenteront leur efficacité et leur visibilité pour une prise de décision plus intelligente.
Mais ce n'est même pas la moitié.
Les responsables des achats bénéficieront des avantages de l'automatisation P2P au niveau organisationnel, départemental et individuel.
Voici quelques-uns des avantages stratégiques que votre organisation tirera de la mise en œuvre de l'automatisation P2P :
- Éliminer les erreurs causées par la saisie manuelle
Les organisations qui automatisent les processus d'approvisionnement au paiement réduisent les problèmes tels que la facturation en double ou incorrecte et l'envoi de paiements aux mauvais fournisseurs. - Augmenter les économies de coûts
Réduisez les coûts opérationnels en évitant les retards coûteux et en éliminant la saisie manuelle de données chronophage. Lorsque les données et les processus sont automatisés, il est très peu nécessaire d'augmenter les frais généraux à mesure que les opérations se développent. - Améliorer la visibilité et l'analyse des dépenses
Obtenez une vue unifiée des dépenses en temps réel sur un companyLes différents départements de pour doter les responsables financiers de meilleures données pour des projections plus précises et une prise de décision plus éclairée. Des informations plus approfondies sur les achats permettent également aux entreprises de négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs, d'empêcher les achats non autorisés et de garantir des factures fournisseurs exactes. - Assurer la conformité
Développez des règles métier, importez des données réglementaires en temps réel et créez une logique de flux de travail pour garantir et appliquer la conformité interne, qu'il s'agisse de réglementations gouvernementales, de contrats de fournisseurs ou de réglementations spécifiques. company politiques. - Rationalisez la gestion des fournisseurs
Simplifiez et améliorez les relations avec les fournisseurs en créant un échange d'informations cohérent entre les acheteurs et les fournisseurs. Cet échange d'informations rationalisé réduit le risque de retards d'expédition et d'écarts de facturation.
Voyons-le en action.
Voici des exemples spécifiques de flux de travail P2P courants qui peuvent être automatisés en intégrant un companyLes logiciels de gestion des dépenses des entreprises comme Coupa avec ses plateformes ERP ou ITSM.
