av Nathan Bacnik, Global direktør, strategiske allianser
Weiwei Wen, Senior Partner Marketing Manager
Å koble arbeidsflytautomatisering med en Business Spend Management-plattform (BSM) som Coupa reduserer kostnadene, forbedrer leverandørrelasjoner og akselererer avkastningen.
Med snakk om en potensiell resesjon i år, business ledere overalt planlegger måter å få bedre synlighet på på tvers av forbruk og spor avkastningen til ulike investeringer og aktiviteter – spesielt innenfor anskaffelse-til-betal-livssyklusen (P2P).
P2P involverer alle prosessene, interessentene og applikasjonene en organisasjon bruker for å identifisere, anskaffe og betale for varene og tjenestene de trenger for å gjøre forretninger. På grunn av antallet personer, prosesser og applikasjoner som er involvert, er P2P-livssyklusen ofte arbeidskrevende og full av prosesshull.
Av natur krever bedriftsledere mer tilgang og kontroll over denne prosessen i nedgangstider. Men å ha ende-til-ende-synlighet på tvers av forretningsutgifter er noe som er til fordel for organisasjoner på ubestemt tid – ikke bare i tider med økonomisk usikkerhet.
Ifølge Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organisasjoner over hele verden tap anslagsvis 5 % av sine inntekter til svindel, totalt nesten $ 3.7 billion. Blant 1,388 XNUMX tilfeller av yrkessvindel (inkludert svindel med anskaffelser) som ble studert av ACFE, var det middels tapet $140,000, med mer enn 20 % av disse tilfellene som resulterer i tap på minst $1 million.
Disse dataene forsterker hvor avgjørende det er for innkjøps- og økonomiledere å ha en strømlinjeformet, organisert og svært synlig P2P-prosess for å håndtere risikoer, beskytte mot svindel og opprettholde samsvar.
Å forstå prosessen er det første trinnet for å komme i forkant av risikoen.
Hvordan ser en vanlig P2P-prosess ut?
En typisk ende-til-ende anskaffelsesprosess begynner med en innkjøpsrekvisisjon og slutter med leverandørgjeld.
- Oppretting og godkjenning av rekvisisjon: En ansatt eller avdeling sender inn en innkjøpsrekvisisjon for et produkt eller en tjeneste de trenger. Denne forespørselen blir deretter sendt gjennom de aktuelle myndighetene for godkjenning.
- Oppretting og godkjenning av innkjøpsordre (PO).: Når rekvisisjonen er godkjent, opprettes en innkjøpsordre med detaljer om ordrespesifikasjonene og totale kostnader, og sendes inn for intern godkjenning. En godkjent PO sendes deretter til leverandøren eller leverandøren for gjennomgang og bekreftelse, og en kontrakt opprettes.
- Bestillingskvittering: Deretter leverer leverandøren varene eller tjenestene som forespurt. Produktene inspiseres for å sikre at de oppfyller kontraktsvilkårene.
- Innsending og godkjenning av leverandørfaktura: Når bestillingen er levert eller tjenesten er utført, sender leverandøren en faktura for betaling. Fakturaen gjennomgås mot innkjøpsordre og ordrekvittering for eventuelle avvik. Hvis det ikke er noen problemer, er det godkjent.
- Leverandørgjeld: Godkjent faktura rutes til Finans for betaling basert på kontraktens vilkår.
Når den gjøres manuelt, er denne flertrinnsprosessen tungvint og uholdbar hvis du planlegger å skalere driften på lang sikt. Som et resultat er det nødvendig med en raskere, mindre manuell tilnærming.
En moderne tilnærming til P2P starter med riktig teknologiverktøy.
Digitalisering og automatisering av kjedelige, manuelle oppgaver og flaskehalser i P2P-prosessen reduserer kostnadene, effektiviserer driften og akselererer avkastningen.
Velg først et BSM-verktøy med SaaS-anskaffelsesprogramvare, for eksempel fra vår partner, Coupa, som digitaliserer hele P2P-prosessen og eliminerer fysisk papirarbeid. Ved å utnytte en plattform som Coupa, kan innkjøps- og økonomiledere også automatisere interne godkjenningsforespørsler for betalinger og enkelt administrere fakturaer.
For mindre organisasjoner kan dette være all automatiseringen som trengs. Men for større organisasjoner med hundrevis eller tusenvis av ansatte, sprer P2P-applikasjoner og interessenter seg raskt, noe som gjør det nesten umulig å stole på innkjøpsprogramvare alene.
I større organisasjoner kan ansatte sette i gang en innkjøpsrekvisisjon via sitt ITSM-system, som BMC eller ServiceNow, eller fra deres ERP-system, som f.eks SAP, NetSuite eller Microsoft Dynamics 365. Med Coupa eller en annen lignende plattform på plass, filtreres rekvisisjonsgodkjenningsprosessen, innkjøpsordrer og fakturaarbeidsflyter gjennom innkjøpsprogramvaren. Når fakturaen er godkjent, behandler økonomiteam deretter betalingen via sitt eget kreditorsystem, som f.eks SAP or QuickBooks. I tillegg brukes produktivitetsapplikasjoner som Slack og Microsoft Teams ofte til å administrere godkjenningsforespørsler og statusoppdateringer.
På dette tidspunktet tenker du kanskje, Wow, jeg kan relatere! or Wow, det er mange separate apper!
Uansett, tenk på disse applikasjonene som koblinger i P2P-syklusen - integrasjon er det som forbinder disse koblingene for å drive ekte automatisering.
Integrering av disse nøkkelapplikasjonene sikrer konsistente, nøyaktige og toveis dataflyter, og effektiviserer og automatiserer P2P-prosessen fra ende til ende. Organisasjoner som gjør det vil øke effektiviteten og synligheten for smartere beslutningstaking.
Men det er ikke engang halvparten.
Innkjøpsledere vil høste fordelene av P2P-automatisering på organisasjons-, avdelings- og individnivå.
Her er noen av de forretningskritiske fordelene organisasjonen din vil høste ved å implementere P2P-automatisering:
- Eliminer feil forårsaket av manuell inntasting
Organisasjoner som automatiserer anskaffelse-til-betal-prosesser reduserer problemer som duplikat eller feilfakturering og sending av betalinger til feil leverandører. - Øk kostnadsbesparelser
Reduser driftskostnadene ved å unngå kostbare forsinkelser og eliminere tidkrevende manuell dataregistrering. Når data og prosesser er automatiserte, er det svært lite behov for å utvide overhead etter hvert som driften vokser. - Forbedre synlighet og kostnadsanalyse
Få en enhetlig oversikt over sanntidsforbruk på tvers av en companysine ulike avdelinger for å utstyre økonomiledere med bedre data for mer nøyaktige anslag og mer informert beslutningstaking. Dypere innsikt i anskaffelser gjør det også mulig for bedrifter å forhandle bedre priser med leverandører, forhindre uautoriserte kjøp og sikre nøyaktige leverandørfakturaer. - Sikre samsvar
Utvikle forretningsregler, importer reguleringsdata i sanntid og lag arbeidsflytlogikk for å garantere og håndheve intern overholdelse, enten det er fra offentlige forskrifter, leverandørkontrakter eller spesifikke company politikk. - Effektivisere leverandørstyring
Forenkle og forbedre leverandørforhold ved å skape en konsistent utveksling av informasjon mellom kjøpere og leverandører. Denne strømlinjeformede utvekslingen av informasjon reduserer risikoen for forsinkede forsendelser og fakturaavvik.
La oss se det i aksjon.
Her er spesifikke eksempler på vanlige P2P-arbeidsflyter som kan automatiseres ved å integrere en companysin programvare for administrasjon av forretningskostnader som Coupa med sine ERP- eller ITSM-plattformer.
