Guide til automatisering av innkjøp-til-betaling (P2P)

Med en generell økonomisk avmatning som forventes i 2026, vil bedrifter ledere overalt legger strategier for å oppnå bedre synlighet på tvers av forbruk og spore avkastningen (ROI) på ulike investeringer og aktiviteter – spesielt innenfor anskaffelse-til-betaling-livssyklusen (P2P).

P2P omfatter alle prosessene, interessentene og applikasjonene en organisasjon bruker for å identifisere, anskaffe og betale for varer og tjenester de trenger for å drive virksomheten. På grunn av antall personer, prosesser og applikasjoner som er involvert, er P2P-livssyklusen ofte arbeidskrevende og full av prosesshull.

Av naturen krever bedriftsledere større innsyn i og kontroll over denne prosessen i perioder med langsommere vekst. Men å ha ende-til-ende-synlighet på tvers av bedriftens utgifter er noe som gagner organisasjoner på ubestemt tid – ikke bare i tider med økonomisk usikkerhet.

Ifølge Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) opplever organisasjoner over hele verden mister anslagsvis 5% av sine inntekter til svindel, på totalt nesten $3,7 billioner. Blant 1 388 tilfeller av arbeidsrelatert svindel (inkludert innkjøpssvindel) som ble undersøkt av ACFE, var median tapet $140,000, hvorav mer enn 20% av disse sakene førte til tap på minst $1 million.

Disse dataene understreker hvor avgjørende det er for innkjøps- og finansledere å ha en strømlinjeformet, organisert og svært oversiktlig P2P-prosessen for å håndtere risiko, beskytte mot svindel og opprettholde regel etterlevelse.

Å forstå prosessen er det første skrittet mot å ligge i forkant av risikoene.

Hvordan ser en vanlig P2P-prosess ut?

En typisk helhetlig innkjøpsprosesse starter med en bestillingsrekvisisjon og ender med reskontro for leverandører.

1. Opprettelse og godkjenning av bestilling: En ansatt eller avdeling sender inn en innkjøpsrekvisisjon for et produkt eller en tjeneste de trenger. Denne forespørselen blir deretter sendt videre til de aktuelle myndighetene for godkjenning.
2. Opprettelse og godkjenning av innkjøpsordreNår bestillingen er godkjent, opprettes det deretter en innkjøpsordre som spesifiserer bestillingsspesifikasjonene og totalkostnadene, og denne sendes til intern godkjenning. En godkjent innkjøpsordre sendes deretter til leverandøren for gjennomgang og bekreftelse, og det opprettes en kontrakt.
3. Ordrekvittering: Deretter leverer leverandøren varene eller tjenestene som avtalt. Produktene blir kontrollert for å sikre at de oppfyller kontraktsvilkårene.
4. Innsending og godkjenning av leverandørfaktura: Når ordren er levert eller tjenesten er utført, sender leverandøren en faktura for betaling. Fakturaen kontrolleres mot innkjøpsordren og ordrekvitteringen for eventuelle avvik. Hvis det ikke er noen problemer, blir den godkjent.
5. Leverandørreskontro En godkjent faktura sendes videre til Økonomi for betaling i henhold til kontraktens vilkår.

Når dette gjøres manuelt, er denne flertrinnsprosessen tungvint og ikke bærekraftig hvis du planlegger å skalere driften på sikt. Derfor trengs en raskere og mindre manuell tilnærming.

Slik kommer du i gang med P2P-automatisering.

Digitalisering og automatisering av kjedelige, manuelle oppgaver og flaskehalser i P2P-prosessen reduserer kostnader, forenkler driften og akselererer avkastningen (ROI). Her er noen skritt organisasjoner kan ta for å komme i gang med P2P-automatisering:

Velg de riktige innkjøpsverktøyene

Først velger du et BSM-verktøy med programvare for SaaS-innkjøp, slik som fra vår partner Coupa, som digitaliserer hele P2P-prosessen og fjerner fysiske papirer. Ved å utnytte en plattform som Coupa kan også innkjøps- og finansledere automatisere interne godkjenningsforespørsler for betalinger og enkelt administrere fakturaer.

For mindre organisasjoner kan dette være all den automatiseringen som trengs. Men for større organisasjoner med hundrevis eller tusenvis av ansatte spres P2P-applikasjoner og interessenter raskt, noe som gjør det nesten umulig å stole utelukkende på innkjøpsprogramvare.

Planlegg for skalerbarhet

I større organisasjoner kan ansatte opprette en innkjøpsforespørsel via sitt ITSM-system, for eksempel BMC eller ServiceNow, eller fra sitt ERP-system, for eksempel SAP, NetSuite eller Microsoft Dynamics 365. Med Coupa eller en annen lignende plattform på plass går godkjenningsprosessen for innkjøpsforespørsler, innkjøpsordrer og fakturaprosesser gjennom innkjøpsprogramvaren. Når fakturaen er godkjent, behandler økonomiteamene betalingen via sitt eget kreditorregnskapssystem, for eksempel SAP eller QuickBooks. I tillegg brukes produktivitetsapplikasjoner som Slack og Microsoft Teams ofte til å håndtere godkjenningsforespørsler og statusoppdateringer.

På dette tidspunktet tenker du kanskje, Å, jeg kjenner meg igjen! eller Å, det var en hel haug med separate apper!

Uansett må du tenke på disse applikasjonene som lenker i P2P-syklusen – integrasjon er det som knytter disse lenkene sammen for å drive ekte automatisering.

Bygg et sterkt datagrunnlag gjennom integrasjon

Integrering av disse nøkkelapplikasjonene sikrer konsistente, nøyaktige og toveis dataflyter, noe som forenkler og automatiserer P2P-prosessen fra ende til ende. Organisasjoner som gjør dette, vil øke effektiviteten og synligheten for smartere beslutningstaking.

Men det er ikke engang halvparten av det.

Hva er fordelene med automatisering av anskaffelse-til-betaling-prosessen?

Her er noen av de virksomhetskritiske fordelene organisasjonen din vil høste ved å implementere P2P-automatisering:

• Eliminer feil som skyldes manuell registrering
  Organisasjoner som automatisere innkjøp-til-betaling-prosesser redusere problemer som duplikatfakturering, feilaktige fakturaer og utbetalinger til feil leverandører.
• Øk kostnadsbesparelsene
  Reduser driftskostnadene ved å unngå kostbare forsinkelser og eliminere tidkrevende manuell dataregistrering. Når data og prosesser automatiseres, er det svært lite behov for å øke de faste kostnadene etter hvert som driften vokser.
• Økt synlighet og utgiftsanalyse
  Få en samlet oversikt over sanntidsforbruk på tvers av en bedrifts ulike avdelinger for å utstyre finansledere med bedre data for mer nøyaktige prognoser og mer informerte beslutninger. Dypere innsikt i innkjøp gjør det også mulig for bedrifter a forhandle fram bedre priser med leverandører, forhindre uautoriserte kjøp og sikre nøyaktige leverandørfakturaer.
• Sørg for etterlevelse
  Utvikle forretningsregler, importer sanntidsdata for regelverk, og lag arbeidsflytlogikk for å bidra til å garantere og håndheve intern etterlevelse, enten det gjelder offentlige forskrifter, leverandørkontrakter eller spesifikke bedriftsretningslinjer.
• Strømlinjeform leverandørstyringen
  Forenkl og forbedre leverandørforholdene ved å skape en konsekvent informasjonsutveksling mellom kjøpere og leverandører. Denne strømlinjeformede informasjonsutvekslingen reduserer risikoen for forsinkede forsendelser og fakturaavvik.

Nøkkeloppgaver i P2P-prosessen (innkjøp til betaling) som kan automatiseres gjennom integrasjon.

Her er spesifikke eksempler på vanlige P2P-arbeidsflyter som kan automatiseres ved å integrere en bedrifts programvare for virksomhetsutgifter, som Coupa, med ERP- eller ITSM-plattformene dens.