Varför automation är affärskritiskt för inköps- och finansledare

av Nathan Bacnik, Global direktör, strategiska allianser

Weiwei wen, Senior Partner Marknadschef

Att koppla samman arbetsflödesautomatisering med en BSM-plattform (Business Spend Management) som Coupa minskar kostnaderna, förbättrar leverantörsrelationerna och accelererar avkastningen på investeringen.

Med samtal om en potentiell lågkonjunktur i år, affärer ledare överallt planerar sätt att få bättre synlighet över spendera och spåra avkastningen på investeringen för olika investeringar och aktiviteter – särskilt inom livscykeln för att köpa till betalning (P2P).

P2P involverar alla processer, intressenter och applikationer som en organisation använder för att identifiera, upphandla och betala för de varor och tjänster de behöver för att göra affärer. På grund av antalet personer, processer och applikationer som är involverade är P2P-livscykeln ofta arbetsintensiv och full av processluckor.

Av naturen kräver företagsledare mer tillgång och kontroll över denna process under lågkonjunktur. Men att ha en heltäckande synlighet över affärsutgifterna är något som gynnar organisationer på obestämd tid – inte bara under tider av ekonomisk osäkerhet.

Enligt Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), organisationer över hela världen förlora uppskattningsvis 5% av sina intäkter till bedrägeri, totalt nästan $ 3.7 biljoner. Bland 1,388 XNUMX fall av yrkesmässigt bedrägeri (inklusive upphandlingsbedrägerier) som studerades av ACFE var den medelstora förlusten $140,000, med mer än 20 % av dessa fall resulterade i förluster på minst 1 miljon USD.

Dessa data förstärker hur viktigt det är för inköps- och finansledare att ha en strömlinjeformad, organiserad och mycket synlig P2P-process för att hantera risker, skydda mot bedrägerier och upprätthålla efterlevnad.

Att förstå processen är det första steget för att komma före riskerna.

Hur ser en vanlig P2P-process ut?

En typisk end-to-end-upphandlingsprocess börjar med en inköpsrekvisition och slutar med leverantörsskulder.

1. Skapande och godkännande av rekvisition: En anställd eller avdelning lämnar in en inköpsrekvisition för en produkt eller tjänst de behöver. Denna begäran dirigeras sedan till lämpliga myndigheter för godkännande.
2. Skapande och godkännande av inköpsorder (PO).: När rekvisitionen har godkänts skapas en inköpsorder, som beskriver orderspecifikationerna och totala kostnader, och skickas in för internt godkännande. En godkänd PO skickas sedan till leverantören eller leverantören för granskning och bekräftelse, och ett kontrakt skapas.
3. Order kvitto: Därefter levererar leverantören varorna eller tjänsterna enligt önskemål. Produkter inspekteras för att säkerställa att de uppfyller avtalsvillkoren.
4. Inlämning och godkännande av leverantörsfakturor: När beställningen är levererad eller tjänsten utförd skickar leverantören en faktura för betalning. Fakturan granskas mot PO och orderkvitto för eventuella avvikelser. Om det inte finns några problem godkänns det.
5. Leverantörsskulder: En godkänd faktura skickas till Finans för betalning utifrån kontraktets villkor.

När den görs manuellt är denna flerstegsprocess besvärlig och ohållbar om du planerar att skala verksamheten på lång sikt. Som ett resultat behövs ett snabbare, mindre manuellt tillvägagångssätt.

Ett modernt förhållningssätt till P2P börjar med rätt teknikverktyg.

Att digitalisera och automatisera tråkiga, manuella uppgifter och flaskhalsar i P2P-processen minskar kostnaderna, effektiviserar verksamheten och accelererar ROI.

Välj först ett BSM-verktyg med SaaS-upphandlingsprogramvara som från vår partner, Coupa, som digitaliserar hela P2P-processen och eliminerar fysiskt pappersarbete. Genom att utnyttja en plattform som Coupa kan inköps- och finansledare också automatisera interna godkännandeförfrågningar för betalningar och enkelt hantera fakturor.

För mindre organisationer kan detta vara all automatisering som behövs. Men för större organisationer med hundratals eller tusentals anställda sprids P2P-applikationer och intressenter snabbt, vilket gör det nästan omöjligt att förlita sig på enbart inköpsprogramvara.

I större organisationer kan anställda initiera en inköpsrekvisition via sitt ITSM-system, såsom BMC eller ServiceNow, eller från deras affärssystem, som t.ex SAP, NetSuite eller Microsoft Dynamics 365. Med Coupa eller annan liknande plattform på plats filtreras processen för godkännande av rekvisitionen, inköpsorder och fakturaarbetsflöden genom inköpsprogrammet. När fakturan är godkänd behandlar sedan ekonomiteam betalningen via sitt eget leverantörsreskontrasystem, som t.ex SAP or QuickBooks. Dessutom används produktivitetsapplikationer som Slack och Microsoft Teams ofta för att hantera godkännandeförfrågningar och statusuppdateringar.

Vid det här laget kanske du tänker, Wow, jag kan relatera! or Wow, det är många separata appar!

Hur som helst, tänk på dessa applikationer som länkar i P2P-cykeln – integration är det som förbinder dessa länkar för att driva verklig automatisering.

Att integrera dessa nyckelapplikationer säkerställer konsekventa, exakta och dubbelriktade dataflöden, strömlinjeformar och automatiserar P2P-processen från slut till slut. Organisationer som gör det kommer att öka effektiviteten och synligheten för smartare beslutsfattande.

Men det är inte ens hälften.

Inköpsledare kommer att skörda frukterna av P2P-automatisering på organisations-, avdelnings- och individnivå.

Här är några av de affärskritiska fördelarna som din organisation kommer att dra ut på genom att implementera P2P-automatisering:

• Eliminera fel orsakade av manuell inmatning
  Organisationer som automatiserar upphandla-till-betala-processer minskar problem som dubbletter eller felaktig fakturering och att skicka betalningar till fel leverantörer.
• Öka kostnadsbesparingarna
  Minska driftskostnaderna genom att undvika kostsamma förseningar och eliminera tidskrävande manuell datainmatning. När data och processer automatiseras finns det mycket lite behov av att utöka omkostnader när verksamheten växer.
• Förbättra synlighet och utgiftsanalys
  Få en enhetlig bild av realtidsutgifter över en companys olika avdelningar för att utrusta ekonomiledare med bättre data för mer exakta prognoser och mer informerat beslutsfattande. Djupare insikter i upphandling gör det också möjligt för företag att förhandla fram bättre priser med leverantörer, förhindra obehöriga köp och säkerställa korrekta leverantörsfakturor.
• Säkerställa
  Utveckla affärsregler, importera regleringsdata i realtid och skapa arbetsflödeslogik för att hjälpa till att garantera och upprätthålla intern efterlevnad, oavsett om det är från statliga föreskrifter, leverantörskontrakt eller specifika company politik.
• Effektivisera leverantörshanteringen
  Förenkla och förbättra leverantörsrelationer genom att skapa ett konsekvent utbyte av information mellan köpare och leverantörer. Detta strömlinjeformade informationsutbyte minskar risken för försenade leveranser och fakturaavvikelser.

Låt oss se det i aktion.

Här är specifika exempel på vanliga P2P-arbetsflöden som kan automatiseras genom att integrera en companys affärsutgiftshanteringsprogram som Coupa med dess ERP- eller ITSM-plattformar.